Prise en main de la gestion des documents – Introduction à l’outil
À propos de l’outil
Afficher les fonctionnalités
Processus général de l’outil
Une fois les paramètres configurés (comme expliqué plus tard dans ce guide), le processus général de l’outil Gestion des documents comprend les actions suivantes :
- Chargement, révision et soumission de documents
- Visualisation, téléchargement et partage de documents
Remarque
Les rubriques telles que les paramètres des outils et les autorisations, les vues enregistrées et les flux de travail d’approbation seront couverts plus tard dans ce guide.Diagramme des flux de travail
Chargement, révision et soumission de documents
Vidéo
Chargement de documents
Les documents sont chargés dans l'outil Gestion de documents, de la même manière que les fichiers sont chargés dans l'outil Documents de Procore. Cependant, l'outil de gestion des documents utilise l'apprentissage automatique sur le contenu du document et le nom du fichier pour remplir automatiquement les données (telles que le type de document, le numéro de plan et la description du plan).
Remarque : vous configurerez vos champs, vos normes de dénomination et vos exigences de chargement dans la section suivante de ce guide.
VOIR LE TUTORIELRéviser et remplir les attributs du document
Une fois les chargements terminés, tous les champs obligatoires restants devront être révisés et complétés avant de pouvoir être soumis au projet pour un accès plus large.
Remarque : vous pourrez définir ces exigences dans une section ultérieure de ce guide.
Soumettre et approuver des documents
Une fois les documents remplis tous les champs obligatoires, ils peuvent être soumis au projet et accessibles dans l’onglet « Tous les documents ».
Réviser des documents avec des flux de travail
Si les documents ont des flux de travail d'approbation configurés avec l'outil Flux de travail, ils sont déplacés vers l'onglet « En cours de révision » où les personnes assignées au flux de travail pourront réviser, fournir des commentaires et répondre avec un résultat d'approbation.
Visualisation, téléchargement et partage de documents
Vidéo
Une fois les documents soumis au projet, les personnes disposant des autorisations appropriées peuvent afficher, partager et télécharger les documents dont ils ont besoin.
Remarque : vous configurerez les autorisations relatives aux documents plus tard dans ce guide.
Visualisation de documents
Les documents soumis sont affichés dans les onglets « Tous les documents » et « En révision ». Les informations du document peuvent être affichées dans le tableau ou ouvertes dans le visualiseur de documents de Procore. La dernière révision dans un conteneur de document donné est affichée par défaut, mais les révisions précédentes sont également accessibles rapidement.
Les documents peuvent également être facilement accessibles et consultés sur l’application mobile de Procore pour iOS et Android.
Téléchargement de documents
Les documents peuvent être téléchargés individuellement à partir du tableau ou de la visionneuse, et par lot à partir du tableau de l'application Web de Procore.
Partage de documents
Les documents peuvent être ajoutés en tant que pièces jointes pour les éléments (tels que les transmissions) dans l'outil Correspondance.
Les documents peuvent ensuite être consultés et téléchargés par les destinataires de la correspondance qui ont l'autorisation de ces documents dans l'outil de gestion de Documents.
