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Procore

Créer des périodes de facturation manuelle

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Objectif

Créer manuellement une nouvelle période de facturation pour les factures de sous-traitant d'un projet.

Contexte

Une période de facturation définit le cycle de facturation utilisé par l'équipe d'un projet et les contacts de facturation sur les factures et les facturations intermédiaires de Procore. En plus de définir la fréquence du cycle de facturation (par exemple, mensuelle ou hebdomadaire), une période de facturation définit également la date de début/de fin du cycle de facturation et la date d'échéance de la facture ou de la facturation progressive. 

Exemples

Les périodes de facturation courantes comprennent :

  • Mensuel
    Voici des exemples de périodes de facturation mensuelles courantes :
    • Commence le 1er jour d'un mois et se termine le 30 du même mois.
    • Commence le 15 d'un mois et se termine le 14 du mois suivant. 
  • Hebdomadaire 
    Voici des exemples de périodes de facturation hebdomadaires courantes :
    • Commence le dimanche de cette semaine et se termine le samedi de cette semaine.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet
      Remarques
      • Les autorisations d'accès aux outils Facturation et Facturation proportionnelle sont régies par les autorisations définies sur l'outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux. Les noms des outils Procore varient en fonction de la langue ou du dictionnaire de point de vue configuré dans Procore. Consultez « Quels sont les dictionnaires et les langues disponibles dans l'application Web de Procore ? »
      • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact de facturation) employé par une entreprise qui travaille sur un projet géré dans Procore, votre capacité à effectuer les tâches relatives à la facturation est déterminée par le titulaire du compte de l'entreprise Procore. Le titulaire du compte peut choisir de vous mettre les paramètres suivants à disposition :
        • Un compte utilisateur Procore.
        • Des autorisations d'accès aux outils Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
        • L'appartenance à la liste « privée » d'un contrat ou d'un financement spécifique.
        • Qualification de « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.
    Informations supplémentaires :
    • Vous ne pouvez créer des périodes de facturation que dans l'outil Facturation du projet. Vous ne pouvez pas créer de périodes de facturation au niveau Entreprise.
    • Une (1) seule période de facturation à la fois peut avoir le statut « Ouvert ».
    • Lorsque vous créez une nouvelle période de facturation, Procore définit automatiquement son statut sur Ouvert. Le statut de la période de facturation précédente est automatiquement défini sur Fermé.
    • Pour les projets utilisant l'outil Coûts directs, une période de facturation détermine également les coûts directs à inclure sur une facture. 
    • Pour réussir à compiler les sauvegardes de factures, la ou les périodes de facturation correspondantes à la ou les factures sélectionnées doivent exister. Pour en savoir plus, consultez « Créer des périodes de facturation automatiques » et « Créer des périodes de facturation manuelles ».

Procédure

  1. Rendez-vous sur l'outil Facturation du projet ou Facturation progressive.
    Remarque
    Le nom de l'outil Procore dans votre environnement dépend de la langue ou du dictionnaire de points de vue configurés dans Procore. Consultez la page Quels sont les dictionnaires et les langues disponibles dans l'application Web Procore ?
  2. Facultatif : cliquez sur l'onglet Périodes de facturation.
  3. Cliquez sur le bouton Créer une période de facturation.
    start-new-billing-period.png
  4. Dans la boîte de dialogue « Configurer la période de facturation », cliquez sur Manuel.
  5. Sous Manuel, cliquez sur les paramètres du calendrier pour sélectionner les dates de votre période de facturation :
    set-up-manual-billing-period.png
    • Du : indique la date de début de la période de facturation.
    • Au : indique la date de fin de la période de facturation.
    • Date d'échéance : indique la date à laquelle le contact chargé de la facturation doit soumettre la facture actuelle. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
      Remarques
      • Une fois la « Date d'échéance » passée, vous ne pouvez créer une facture que si votre compte utilisateur Procore dispose des autorisations « Admin » dans l'outil Engagements.
      • Une fois la date d'échéance passée, un contact de facturation ne peut plus créer de nouvelle facture de sous-traitant. Toutefois, vous pouvez modifier une facture existante et la soumettre pour paiement son statut est défini sur Ébauche ou Réviser et soumettre à nouveau. Pour plus de détails, consultez « Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation ».
  6. Cliquez sur Créer.
    Procore crée la nouvelle période de facturation et définit son statut sur « Ouvert ». De plus, si vous avez précédemment créé une période de facturation, Procore définit automatiquement le statut de cette période de facturation sur « Fermé ».
     Conseil

    Quelle est la prochaine étape ?Après avoir créé une période de facturation, choisissez l'une de ces options pour créer une facture :