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Procore

Créer un ordre de changement au contrat principal

Objectif

Créer un ordre de changement au contrat principal dans l'outil Contrats principaux au niveau projet. 

Contexte

Suivez les étapes ci-dessous lorsque vous devez créer un ordre de changement au contrat principal.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux du projet.
  • Informations supplémentaires :
  • Pour les entreprises utilisant l'outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer  
    • Integration by Procore : Viewpoint® Spectrum®
      Vous ne pourrez exporter un OCCP de Procore vers Viewpoint® Spectrum® que si les conditions suivantes sont remplies :
    • Integration by Ryvit : Viewpoint® Vista™
      Vous ne pourrez exporter un OCCP de Procore vers Viewpoint® Vista™ que si les conditions suivantes sont remplies :
      • Le champ Date d'un OCCP est obligatoire.
      • L'OCCP doit avoir le statut « Approuvé ».
      • Vous pouvez désigner un poste de contrat principal associé différent pour chaque poste associé que vous ajoutez à la ventilation des coûts de l'ordre de changement, ou désigner le même poste de contrat principal associé pour tous les postes de l'ordre de changement. Remarque : le poste associé n'est visible et disponible que lorsque l'outil Intégrations ERP a été configuré pour fonctionner avec Viewpoint® Vista™ et que la fonction d'exportation des ordres de changement au contrat principal a été activée dans Procore par votre spécialiste de l'implémentation d'intégration.
    • QuickBooks® : 
      • Les exportations d'OCCP ne sont PAS prises en charge.
    • Sage 100 Contractor®
      • Les exportations d'OCCP ne sont PAS prises en charge.
    • Sage 300 CRE® :
      Vous ne pourrez exporter un OCCP de Procore vers Sage 300 CRE® que si les conditions suivantes sont remplies :
      • Titre. Le titre de l'OCCP ne peut pas comporter plus de 30 caractères.
      • Numéro (n°). Le numéro de l'OCCP ne peut pas comporter plus de cinq (5) caractères.
      • Statut. Le contrat principal doit avoir le statut Approuvé.
      • Poste associé. Vous pouvez désigner un poste de contrat principal associé différent pour chaque poste que vous ajoutez à la ventilation des coûts de l'ordre de changement, ou désigner le même poste de contrat principal associé pour tous les postes de l'ordre de changement. Remarque : la liste des postes associés n'est visible et disponible que lorsque l'outil Intégrations ERP a été configuré pour fonctionner avec Sage 300 CRE® et que la fonction d'exportation des ordres de changement au contrat principal a été activée dans Procore par votre spécialiste de l'implémentation d'intégration.

Conditions préalables

Procédure

  1. Accédez à l'outil Contrats principaux du projet.
  2. Recherchez le contrat principal avec lequel travailler. Cliquez ensuite sur son lien Numéro.
  3. Cliquez sur Créer un ordre de changement de contrat principal.
    create-prime-contract-change-order.png
  4. Remplissez les champs suivants :

    • Acceptez le numéro par défaut, saisissez un nouveau numéro ou créez un schéma de numérotation personnalisé pour cet ordre de changement et les futurs. 

      Remarques
      • Procore attribue automatiquement à l'élément un nouveau numéro dans l'ordre séquentiel. Par exemple : 001, 002, 003, et ainsi de suite.
      • Pour utiliser un schéma de numérotation personnalisé, entrez n'importe quel ensemble de caractères alphanumériques. Procore attribue automatiquement les nouveaux numéros dans l'ordre séquentiel en utilisant votre schéma personnalisé. 
    • Date de Création
      Affiche la date et l'heure de création de l'ordre de changement dans Procore. Vous ne pouvez pas modifier cette date.

    • Révision
      Si vous révisez un ordre de changement ultérieurement, vous pouvez saisir le numéro de révision ici.

    • Créé par
      Procore remplit automatiquement ce champ avec le nom de l'utilisateur qui a créé l'ordre de changement. 

    • Titre
      Entrez un nom descriptif ici. 

    • Statut
      Sélectionnez le statut actuel de l'ordre de changement. Procore place automatiquement l'ordre de changement dans le statut « Ébauche ». Pour en savoir plus, voir Quels sont les statuts par défaut des ordres de changement dans Procore ?

       
    • Privé
      Cochez cette case si vous souhaitez que l'élément soit privé. Cela signifie qu'il n'est visible que pour les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Admin » sur le contrat (ou financement). 

    • Date d'échéance
      Sélectionnez une date d'échéance pour indiquer la date à laquelle le « réviseur désigné » doit approuver ou rejeter l'ordre de changement. 

    • Date de facturation
      Sélectionnez la date à laquelle l'ordre de changement a été facturé. 

    • Réviseur désigné

      Sélectionnez l'utilisateur Procore de votre entreprise qui est responsable de l'approbation ou du rejet de l'ordre de changement Pour apparaître comme une sélection dans cette liste, le compte utilisateur Procore du réviseur désigné doit être ajouté à l'annuaire du projet et avoir des autorisations de niveau « Standard » ou supérieur sur l'outil Contrat ou financement. Voir Ajouter un compte utilisateur dans l'annuaire du projet

       Conseil

      Êtes-vous le « réviseur désigné » d'un ordre de changement ? Pour savoir comment soumettre une réponse d'approbation ou de rejet, voir Approuver ou rejeter un ordre de changement.

    • Date de paiement
      Sélectionnez la date à laquelle le paiement a été reçu pour l'ordre de changement.

    • Description
      Saisissez une description plus détaillée de l'ordre de changement. 

    • Impact sur le planning
      S'il est prévu que cet ordre de changement ait un impact sur le planning du projet de construction, entrez le nombre estimé de jours supplémentaires qui seraient ajoutés au planning. 

    • Date révisée d'achèvement substantiel
      Si l'ordre de changement modifie la date d'achèvement substantiel du contrat, sélectionnez cette date dans la gestion du calendrier. 

      Remarque
      Si la date d'achèvement substantiel est activée sur la page « Configurer les paramètres » de l'outil, Procore met à jour le champ « Date d'achèvement substantiel révisée » de l'ordre de changement après avoir placé l'ordre de changement dans le statut Approuvé
    • Exécuté
      Cochez cette case une fois que l'ordre de changement est entièrement exécuté.

    • Selon les paramètres du niveau d'ordre de changement de l'outil Contrat principal, une (1) de ces cases de liste apparaîtra :
  5. Choisissez une (1) de ces options :
    • Pour créer l'ordre de changement, cliquez sur Créer.
      OU
    • Pour créer l'ordre de changement et envoyer des notifications par e-mail, cliquez sur Créer et envoyer par e-mail
      OU
    • Si vous utilisez l'intégration Procore + DocuSign® pour recueillir des signatures, cliquez sur  Terminer avec DocuSign. Pour en savoir plus, consultez DocuSign®.

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel de gestion des contrats principaux de Procore et sur la façon dont il peut aider votre entreprise, veuillez visiter notre page produit du logiciel de gestion des contrats de construction. .