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Procore

(Bêta) Créer des ordres de changement au contrat principal

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Objectif

Créer un ordre de changement au contrat principal à partir d'un événement de changement.

Contexte

Si l'outil Événements de changement est activé sur votre projet, le paramètre de configuration du niveau d'ordre de changement de votre projet. Le paramètre de niveau détermine le nombre d'étapes qui ont lieu avant de créer un ordre de changement au contrat principal. Pour en savoir plus, voir Quels sont les différents paramètres de niveau d'ordre de changement dans Finances ?)

Paramètre de niveau d'ordre de changement Pour trois (3) niveaux, commencez ici... Pour deux (2) niveaux, commencez ici... Pour un (1) niveau, commencez ici...
Un (1) niveau N/A N/A Voir ci-dessous
Deux niveaux (2) N/A Créer un ordre de changement potentiel pour un contrat principal à partir d'un événement de changement Voir ci-dessous
Trois (3) niveaux Créer un ordre de changement potentiel pour un contrat principal à partir d'un événement de changement Créer une demande d'ordre de changement Voir ci-dessous
 Conseils

Invitez-vous les sous-traitants à soumettre des appels d'offres sur les événements de changement de votre projet à l'aide de la fonctionnalité DDD ? Pour en savoir plus sur la fonction DDD, consultez l'un des liens suivants :

Utilisez-vous la fonction « ODG approximatif des revenus » de Procore ?

Si votre équipe de projet a choisi d'utiliser la fonction ODG approximatif des revenus, la ventilation des coûts sur vos ordres de changement au contrat principal est également automatiquement mise à jour. Si vous avez masqué la fonction ODG approximatif des revenus, les mises à jour automatiques dépendent de la portée de l'événement de changement :

  • Lorsque les événements de changement sont « Dans la portée » ou « À déterminer », la VDC sur l'ordre de changement au contrat principal est automatiquement mise à jour avec une valeur de 0 $. 
  • Lorsque les événements de changement sont « Hors de la portée », la VDC de l'ordre de changement au contrat principal est automatiquement mise à jour à l'aide des données de la DDD lorsque le statut de DDD est établi à « En attente d'approbation finale ». 
  • Lorsque les événements de changement ne présentent pas l'un des statuts ci-dessus, la ventilation des coûts est automatiquement mise à jour à l'aide de l'ODG approximatif de coût. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil Événements de changement du projet.
      ET
    • Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil Contrats principaux du projet.
      Remarques
      Pour que les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Standard » sur l'outil Contrats principaux du projet puissent effectuer cette tâche, les conditions suivantes doivent également être remplies :
  • Paramètre de configuration requis :
  • Informations supplémentaires :
    • Après avoir créé un événement de changement, vous pouvez également créer une DDD à envoyer au (x) sous-traitant(s) concerné(s). Voir Créer des DDD.
  • Si votre entreprise a activé l'outil Intégrations ERP, gardez ces éléments à l'esprit :
    • QuickBooks® Desktop: 
      • Les exportations d'ordre de changement au contrat principal ne sont PAS prises en charge.
    • Sage 100 Contractor® :
      • Les exportations d'ordre de changement au contrat principal ne sont PAS prises en charge.
    • Sage 300 CRE® :
      • Titre. Le titre de l'OCCP ne peut pas comporter plus de 30 caractères.
      • Numéro (n°) . Le numéro d'ordres de changement au contrat principal doit être de cinq (5) caractères ou moins. 
      • Statut. Le contrat principal doit avoir le statut Approuvé.
      • Poste associé. Pour chaque poste que vous ajoutez à la ventilation des coûts (VDC) de l'ordre de changement, vous pouvez désigner un (1) poste associé pour chaque poste d'ordre de changement ou le même poste associé pour tous les postes d'ordre de changement. Remarque : la liste des postes associés n'est visible et disponible que lorsque l'outil Intégrations ERP a été configuré pour fonctionner avec Sage 300 CRE® et que la fonction d'exportation des ordres de changement au contrat principal a été activée dans Procore par votre spécialiste de l'implémentation des intégrations.
    • Intégration par Procore :
      • Les exportations d'ordre de changement au contrat principal ne sont PAS prises en charge.
    • Viewpoint® Vista™ :
      • Les exportations d'ordre de changement au contrat principal ne sont PAS prises en charge.
    • CMiC :
      • Rendez-vous. Champ obligatoire.
      • Statut. Le contrat principal doit avoir le statut Approuvé.
      • Poste associé. Pour chaque poste que vous ajoutez à la ventilation des coûts (VDC) de l'ordre de changement, vous pouvez désigner un (1) poste associé pour chaque poste d'ordre de changement ou le même poste associé pour tous les postes d'ordre de changement. Remarque : la liste des postes associés n'est visible et disponible que lorsque l'outil Intégrations ERP a été configuré pour fonctionner avec CMiC et que la fonction d'exportation des ordres de changement au contrat principal a été activée dans Procore par votre spécialiste de l'implémentation des intégrations.
      • Les marges.Les annotations horizontales sont autorisées. Les annotations verticales ne sont pas autorisées pour le moment. 

Conditions préalables

Procédure

  1. Accédez à l'outil Contrats principaux  du projet.
  2. Recherchez le contrat principal à modifier. Cliquez ensuite sur son lien Numéro. 
  3. Cliquez sur le bouton Créer et choisissez l'une de ces options :
    • Si votre projet utilise le paramètre d'ordre de changement de à un (1) niveau, choisissez l'option Créer un OC de contrat principal.
      DE
    • Si votre projet utilise le paramètre de niveau d'ordre de changement à deux (2) ou trois (3) niveaux, choisissez l'option Créer OCP principal. Vous devez créer un ordre de changement potentiel avant de pouvoir créer un ordre de changement au contrat principal (c'est-à-dire pour les ordres de changement à 2 niveaux) ou une demande d'ordre de changement (c'est-à-dire pour les ordres de changement à 3 niveaux). 
      Exemple
      L'illustration ci-dessous vous montre l'emplacement du bouton « Créer ». Les options de la liste déroulante varient en fonction du paramètre de niveau d'ordre de changement de votre projet.
      create-prime-contract-co.png
  4. Dans la section « Informations générales », remplissez les champs suivants

    • N°
      Acceptez le numéro par défaut, saisissez un nouveau numéro ou créez un schéma de numérotation personnalisé pour cet ordre de changement et les futurs. 

      Remarques
      • Procore attribue automatiquement à l'élément un nouveau numéro dans l'ordre séquentiel. Par exemple : 001, 002, 003, et ainsi de suite.
      • Pour utiliser un schéma de numérotation personnalisé, entrez n'importe quel ensemble de caractères alphanumériques. Procore attribue automatiquement les nouveaux numéros dans l'ordre séquentiel en utilisant votre schéma personnalisé. 

    • Créé par
      Procore remplit automatiquement ce champ avec le nom de l'utilisateur qui a créé l'ordre de changement. 

    • Révision
      Si vous révisez un ordre de changement ultérieurement, vous pouvez saisir le numéro de révision ici.

    • Créé par
      Procore remplit automatiquement ce champ avec le nom de l'utilisateur qui a créé l'ordre de changement. 

    • Titre
      Entrez un nom descriptif ici. 

    • Statut
      Sélectionnez le statut actuel de l'ordre de changement. Procore place automatiquement l'ordre de changement dans le statut « Ébauche ». Pour en savoir plus, voir Quels sont les statuts par défaut des ordres de changement dans Procore ?

    • Privé
      Cochez cette case si vous souhaitez que l'élément soit privé. Cela signifie qu'il n'est visible que pour les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Admin » sur le contrat (ou financement). 

    • Date d'échéance
      Sélectionnez une date d'échéance pour indiquer la date à laquelle le « réviseur désigné » doit approuver ou rejeter l'ordre de changement. 

    • Date de facturation
      Sélectionnez la date à laquelle l'ordre de changement a été facturé. 

    • Réviseur désigné

      Sélectionnez l'utilisateur Procore de votre entreprise qui est responsable de l'approbation ou du rejet de l'ordre de changement Pour apparaître comme une sélection dans cette liste, le compte utilisateur Procore du réviseur désigné doit être ajouté à l'annuaire du projet et avoir des autorisations de niveau « Standard » ou supérieur sur l'outil Contrat ou financement. Voir Ajouter un compte utilisateur dans l'annuaire du projet. 

       Conseil

      Êtes-vous le « réviseur désigné » d'un ordre de changement ? Pour savoir comment soumettre une réponse d'approbation ou de rejet, voir Approuver ou rejeter un ordre de changement.

    • Date de paiement
      Sélectionnez la date à laquelle le paiement a été reçu pour l'ordre de changement.

    • Réviseur
      Ce champ est vide pour un nouvel ordre de changement. Après l'approbation ou le rejet de l'ordre de changement par le « réviseur désigné », le nom de cette personne apparaît ici. 

    • Date de révision
      Ce champ est vide pour un nouvel ordre de changement. Après l'approbation ou le rejet de l'ordre de changement par le « réviseur désigné », la date à laquelle la personne a soumis sa réponse apparaît ici. 

    • Description
      Saisissez une description plus détaillée de l'ordre de changement. 

    • Description
      Saisissez une description plus détaillée de l'ordre de changement. 

    • Exécuté
      Cochez cette case une fois que l'ordre de changement est entièrement exécuté.

    • Date de réception de l'ordre de changement signé
      Ce champ est vide pour un nouvel ordre de changement. Après la réception de l'ordre de changement signé, sélectionnez la date dans la gestion du calendrier. 

    • Selon les paramètres du niveau d'ordre de changement de l'outil Contrat principal, une (1) de ces cases de liste apparaîtra :  
      OU

      Demandes d'ordre de changement
      Si l'outil est configuré pour des ordres de changement à trois (3) niveaux, sélectionnez dans cette liste déroulante toutes les demandes d'ordre de changement liées à cet ordre de changement. Voir Configurer le nombre de niveaux d'ordres de changement sur un outil Finances.

    • Impact sur le planning
      S'il est prévu que cet ordre de changement ait un impact sur le planning du projet de construction, entrez le nombre estimé de jours supplémentaires qui seraient ajoutés au planning. 

    • Date révisée d'achèvement substantiel
      Si l'ordre de changement modifie la date d'achèvement substantiel du contrat, sélectionnez cette date dans la gestion du calendrier. 

    • Pièces jointes
      Ajoutez tout document ou image pertinente en tant que pièce jointe. Vous pouvez joindre plusieurs fichiers en utilisant ces méthodes :

      • Cliquez sur Joindre un ou plusieurs fichiers et sélectionnez les fichiers à ajouter depuis votre ordinateur ou un autre outil Procore.
        OU
      • Utilisez une opération glisser-déposer sur votre ordinateur pour ajouter les pièces jointes dans Procore. 
  5. Choisissez une (1) de ces options :
    • Pour créer l'ordre de changement, cliquez sur Créer.
      OU
    • Pour créer l'ordre de changement et envoyer des notifications par e-mail, cliquez sur Créer et envoyer par e-mail. 
      OU
    • Si vous utilisez l'intégration Procore + DocuSign® pour recueillir des signatures, cliquez sur Terminer avec DocuSign. Pour en savoir plus, voir DocuSign®.