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Procore

(Bêta) Créer des ordres de changement au contrat principal

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Objectif

Créer un ordre de changement au contrat principal à partir d'un événement de changement.

Contexte

Si l'outil Événements de changement est activé sur votre projet, le paramètre de configuration du niveau d'ordre de changement de votre projet. Le paramètre de niveau détermine le nombre d'étapes qui ont lieu avant de créer un ordre de changement au contrat principal. Pour en savoir plus, voir Quels sont les différents paramètres de niveau d'ordre de changement dans Finances ?)

Paramètre de niveau d'ordre de changement Pour trois (3) niveaux, commencez ici... Pour deux (2) niveaux, commencez ici... Pour un (1) niveau, commencez ici...
Un (1) niveau N/A N/A Voir ci-dessous
Deux niveaux (2) N/A Créer un ordre de changement potentiel pour un contrat principal à partir d'un événement de changement Voir ci-dessous
Trois (3) niveaux Créer un ordre de changement potentiel pour un contrat principal à partir d'un événement de changement Créer une demande d'ordre de changement Voir ci-dessous
 Conseils

Invitez-vous les sous-traitants à soumettre des appels d'offres sur les événements de changement de votre projet à l'aide de la fonctionnalité DDD ? Pour en savoir plus sur la fonction DDD, consultez l'un des liens suivants :

Utilisez-vous la fonction « ODG approximatif des revenus » de Procore ?

Si votre équipe de projet a choisi d'utiliser la fonction ODG approximatif des revenus, la ventilation des coûts sur vos ordres de changement au contrat principal est également automatiquement mise à jour. Si vous avez masqué la fonction ODG approximatif des revenus, les mises à jour automatiques dépendent de la portée de l'événement de changement :

  • Lorsque les événements de changement sont « Dans la portée » ou « À déterminer », la VDC sur l'ordre de changement au contrat principal est automatiquement mise à jour avec une valeur de 0 $. 
  • Lorsque les événements de changement sont « Hors de la portée », la VDC de l'ordre de changement au contrat principal est automatiquement mise à jour à l'aide des données de la DDD lorsque le statut de DDD est établi à « En attente d'approbation finale ». 
  • Lorsque les événements de changement ne présentent pas l'un des statuts ci-dessus, la ventilation des coûts est automatiquement mise à jour à l'aide de l'ODG approximatif de coût. 

Éléments à prendre en compte

SUPERUSER SEULEMENT

Il est important de connaître la case à cocher « Autoriser les utilisateurs de niveau standard à créer des OCCP » dans la page « Configurer les paramètres » de l’outil Contrats principaux. Cette case à cocher est activée par un paramètre Superuser dans la page « Paramètres généraux » de l’outil Admin de l’entreprise nommé « Activer la configuration pour permettre aux utilisateurs de niveau standard de créer des DOC, OCCP et OCE ». 

Étant donné que ce paramètre permet aux utilisateurs disposant d’autorisations de niveau « Standard » d’approuver leurs propres ordres de changement (par exemple, lorsque le flux de travail est activé) à la fois dans les contrats principaux et dans l’outil Engagements, il s’agit d’un paramètre peu courant à mettre en œuvre pour les clients Procore. Par défaut, ce paramètre Superuser est désactivé sur tous les nouveaux comptes d’entreprise Procore. 

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil Événements de changement du projet.
      ET
    • Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil Contrats principaux du projet.
      Remarques
      Pour que les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Standard » sur l'outil Contrats principaux du projet puissent effectuer cette tâche, les conditions suivantes doivent également être remplies :
  • Paramètre de configuration requis :
  • Informations supplémentaires :
    • Après avoir créé un événement de changement, vous pouvez également créer une DDD à envoyer au (x) sous-traitant(s) concerné(s). Voir Créer des DDD.
  • Si votre entreprise a activé l'outil Intégrations ERP, gardez ces éléments à l'esprit :
    • QuickBooks® Desktop : 
      • Les exportations d'ordre de changement au contrat principal ne sont PAS prises en charge.
    • Sous-traitant® de Sage 100 :
      • Les exportations d'ordre de changement au contrat principal ne sont PAS prises en charge.
    • Sage 300 CRE® :
      • Titre. Le titre de l'OCCP ne peut pas comporter plus de 30 caractères.
      • Numéro (n°) . Le numéro d'ordres de changement au contrat principal doit être de cinq (5) caractères ou moins. 
      • Statut. Le contrat principal doit avoir le statut Approuvé.
      • Poste associé. Pour chaque poste que vous ajoutez à la ventilation des coûts (VDC) de l’ordre de changement, vous pouvez désigner un (1) poste associé pour chaque poste d’ordre de changement ou le même poste associé pour tous les postes d’ordre de changement.  Remarque: la liste des postes associés n’est visible et disponible que lorsque l’outil Intégrations ERP a été configuré pour fonctionner avec Sage 300 CRE® et que la fonctionnalité d’exportation des ordres de changement au contrat principal a été activée dans Procore par votre spécialiste de l’implémentation de l’intégration.
    • Intégration par Procore :
      • Les exportations d'ordre de changement au contrat principal ne sont PAS prises en charge.
    • Vue:
      • Les exportations d'ordre de changement au contrat principal ne sont PAS prises en charge.
    • CMiC :
      • Rendez-vous. Champ obligatoire.
      • Statut. Le contrat principal doit avoir le statut Approuvé.
      • Poste associé. Pour chaque poste que vous ajoutez à la ventilation des coûts (VDC) de l’ordre de changement, vous pouvez désigner un (1) poste associé pour chaque poste d’ordre de changement ou le même poste associé pour tous les postes d’ordre de changement.  Remarque: la liste des postes associés n’est visible et disponible que lorsque l’outil Intégrations ERP a été configuré pour fonctionner avec CMiC et que la capacité d’exportation des ordres de changement au contrat principal a été activée dans Procore par votre spécialiste de la mise en œuvre de l’intégration.
      • Les marges.Les annotations horizontales sont autorisées. Les annotations verticales ne sont pas autorisées pour le moment. 

Conditions préalables

Procédure

  1. Accédez à l'outil Contrats principaux  du projet.
  2. Recherchez le contrat principal à modifier. Cliquez ensuite sur son lien Numéro. 
  3. Cliquez sur le bouton Créer et choisissez l'une de ces options :
    • Si votre projet utilise le paramètre d'ordre de changement de à un (1) niveau, choisissez l'option Créer un OC de contrat principal.
      DE
    • Si votre projet utilise le paramètre de niveau d'ordre de changement à deux (2) ou trois (3) niveaux, choisissez l'option Créer OCP principal. Vous devez créer un ordre de changement potentiel avant de pouvoir créer un ordre de changement au contrat principal (c'est-à-dire pour les ordres de changement à 2 niveaux) ou une demande d'ordre de changement (c'est-à-dire pour les ordres de changement à 3 niveaux). 
      Exemple
      L’illustration ci-dessous vous montre l’emplacement du bouton « Créer ». Les options de la liste déroulante varient en fonction du paramètre de niveau d’ordre de changement de votre projet.
      create-prime-contract-co.png
  4. Dans la section « Informations générales », remplissez les champs suivants

    • Sign with DocuSign®
      If you have enabled the Procore + DocuSign® integration (see Enable or Disable the DocuSign® Integration on a Procore Project), a checkmark appears in this box by default. If you do NOT want to collect signatures with DocuSign®, remove the mark.

       Tip
      How do you collect signatures with DocuSign? After the data entry for the item is complete, Procore recommends changing the item's status to 'Out for Signature' before clicking the Complete with DocuSign button to launch the DocuSign® application. If you have not previously signed in, you will be prompted to Log In to DocuSign®. Once you are signed in, you can prepare the DocuSign® envelope for signatures. After the signature process is complete, Procore automatically changes the status of the item to 'Approved' and marks the item as 'Executed'. To learn more, see DocuSign®.

    • #
      Accept the default number, enter a new number, or create a custom numbering scheme for this change order and future ones. 

       Notes
      • Procore automatically assigns the item a new number in sequential order. For example; 001, 002, 003, and so on.
      • To use a custom numbering scheme, enter any set of alphanumeric characters. Procore automatically assigns new numbers in sequential order using your custom scheme. 

    • Created By
      Procore automatically populates this field with the name of the user who created the change order. 

    • Revision
      If you revise a change order later, you can enter the revision number here.

    • Created By
      Procore automatically populates this field with the name of the user who created the change order. 

    • Title
      Enter a descriptive name here. 

    • Status
      Select the current status of the change order. Procore automatically places the change order in the 'Draft' status. To learn more, see What are the default statuses for change orders in Procore?

    • Private
      Mark this checkbox if you want the item to be private. This means it is only visible to users with 'Admin' level permissions on the contract (or funding). 

    • Due Date
      Select a due date to indicate the date by which the 'Designated Reviewer' must approve or reject the change order. 

    • Invoiced Date
      Select the date when the change order was invoiced. 

    • Designated Reviewer

      Select the Procore user at your organization who is responsible for approving or rejecting the change order. To appear as a selection in this list, the designated reviewer's Procore user account must be added to the Project Directory and have 'Standard' level permissions or higher to the contract or funding tool. See Add a User Account to the Project Directory. 

       Tip

      Are you the 'Designated Reviewer' on a change order? To learn how to submit an approve or reject response, see Approve or Reject a Change Order.

    • Paid Date
      Select the date that payment was received for the change order.

    • Reviewer
      This field is blank on a new change order. After the 'Designated Reviewer' approves or rejects the change order, that person's name appears here. 

    • Review Date
      This field is blank on a new change order. After the 'Designated Reviewer' approves or rejects the change order, the date the person submits their response appears here. 

    • Description
      Enter a more detailed description of the change order. 

    • Description
      Enter a more detailed description of the change order. 

    • Executed
      Mark this checkbox after the change order is fully executed.

    • Signed Change Order Received Date
      This field is blank on a new change order. After the signed change order is received, select the date from the calendar control. 

    • Selon les paramètres du niveau d'ordre de changement de l'outil Contrat principal, une (1) de ces cases de liste apparaîtra :  
      OU

      Change Order Requests
      If the tool is configured for three (3)-tier change orders, select any change order requests related to this change order from this drop-down list.  See Configure the Number of Change Order Tiers on a Project Financials Tool.

    • Schedule Impact
      If this change order is expected to impact the construction project's schedule, enter the estimated number of additional days this would add to the schedule. 

    • Revised Substantial Completion Date
      If the change order modifies the substantial completion date for the contract, select that date from the calendar control. 

    • Attachments
      Add any relevant document or image as a file attachment. You can attach multiple files using these methods:

      • Click Attach File(s) and select the files to add from your computer or another Procore tool.
        OR
      • Use a drag-and-drop operation on your computer to add the file attachments to Procore. 
  5. Choisissez une (1) de ces options :
    • Pour créer l'ordre de changement, cliquez sur Créer.
      OU
    • Pour créer l'ordre de changement et envoyer des notifications par e-mail, cliquez sur Créer et envoyer par e-mail. 
      OU
    • Si vous utilisez l'intégration Procore + DocuSign® pour recueillir des signatures, cliquez sur Terminer avec DocuSign. Pour en savoir plus, voir DocuSign®.

 

If you would like to learn more about Procore's change events management software and how it can help your business, please visit our construction change order product page icon-external-link.png.