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Procore

(Bêta) Créer des contrats principaux

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 En version bêta
Ce contenu est destiné aux participants au programme bêta Finances : Expérience modernisée pour les contrats principaux. 

Objectif

Créer un contrat principal ou plusieurs contrats principaux pour un projet Procore. 

Contexte

Un contrat principal est un accord formel et légal entre un maître d'ouvrage de projet de construction et un sous-traitant. Dans cette relation, le maître d'ouvrage est généralement l'autorité contractante qui initie l'accord,  possède les droits de développer une propriété et finance le projet. Le sous-traitant (également appelé sous-traitant principal, entreprise générale ou entrepreneur général) est embauché par le maître d'ouvrage du projet et accepte la responsabilité et l'obligation de l'achèvement du projet de construction. Le sous-traitant conclut également d'autres accords avec des sous-traitants, appelés engagements  dans Procore, afin de mener à bien les travaux du projet. 

Si votre entreprise a acheté Procore pour gérer vos projets de construction, vous pouvez créer un (1) ou plusieurs contrats principaux pour chaque nouveau projet de construction.

Exemples

Quand créer un contrat principal unique ?

La plupart des clients Procore qui gèrent leurs projets de construction dans Procore créent un seul contrat principal pour un seul projet de construction. Si vous êtes un entrepreneur général, la création d'un seul contrat principal est le moyen le plus simple de gérer un projet de construction lorsqu'il a un seul maître d'ouvrage et une seule source de financement.

Quand créer plusieurs contrats principaux ?

Si un projet a plusieurs maîtres d'ouvrage, plusieurs sources de financement et/ou plusieurs méthodes de livraison de projet, vous pouvez également choisir de créer des contrats principaux multiples pour un même projet. Si vous choisissez de créer des contrats principaux multiples dans un seul projet Procore, il existe certaines limitations. Pour plus de détails, voir Y a-t-il des limitations du système lorsque les projets ont des contrats principaux multiples ? Les raisons du choix de créer des contrats principaux multiples incluent :

  • Sources de financement multiples. Un projet peut avoir plusieurs maîtres d'ouvrage, chacun apportant un montant du financement du projet. Par exemple, une personne, une entreprise, une autorité publique, ou une combinaison de tous ces exemples.  Voir Configurer les paramètres avancés : contrats principaux. 
  • Plusieurs étapes. Un projet peut être découpé en étapes. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de contrats principaux distincts pour la pré-construction, le cours de la construction et l'entretien/la maintenance.
  • Plusieurs phases. Un projet peut être divisé en phases. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de contrats principaux distincts pour les fondations, la plomberie, le CVC, etc.
  • Contrats à prix maximum garanti (PMG). Un projet peut être accéléré ou un travail à PMG par étapes. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de contrats principaux multiples pour chaque lot de travaux établi.
  • Modes de livraison de gestionnaire de construction en tant que conseiller (GCc). Un entrepreneur général opérant en tant que GCc peut avoir besoin de gérer des contrats principaux multiples entre un maître d'ouvrage et divers entrepreneurs.

Après avoir créé un contrat principal, vous pouvez ensuite mettre à jour sa ventilation des coûts (VDC). Pour plus de détails, voir Mettre à jour la ventilation des coûts sur un contrat principal.

 Conseil

La ventilation des coûts du contrat principal de votre projet est-elle similaire aux postes du budget de votre projet ? Si tel est le cas, Procore recommande de créer le budget du projet avant le contrat principal. Cela vous permet d'utiliser les fonctionnalités d'importation de l'outil Contrats principaux pour créer rapidement la ventilation des coûts du contrat principal à partir du budget du projet, ce qui élimine la saisie de données répétitive. 

Éléments à prendre en compte

Conditions préalables

Procédure

Dans Procore, vous avez la possibilité de créer un seul contrat principal ou plusieurs contrats principaux comme décrit ci-dessous :

Créer un contrat principal unique

  1. Accédez à l'outil Contrats Principaux du projet.
  2. Choisissez parmi ces options :
    • S'il s'agit du premier contrat du projet, cliquez sur Créer un contrat principal sur la page « Créer un contrat principal pour démarrer ». 
      OU
    • Si vous avez déjà créé au moins un (1) contrat principal, cliquez sur Créer en haut à droite de la page.
      create-a-single-prime-contract.png
  3. Continuez avec les étapes suivantes :

Ajouter les informations de base du contrat

Mettez à jour les informations de base du contrat comme suit :

create-prime-contract-basic.png

Remarques
  • Il n'y a pas de champs obligatoires lors de l'ajout des informations de base du contrat. 
  • Si vous cliquez sur le bouton Créer sans avoir terminé la saisie des données, Procore enregistre le contrat principal, vous inscrit comme créateur et le place automatiquement en statut Ébauche.
  • Numéroter
    Pour numéroter votre ou vos contrats, choisissez parmi ces options :
    • Si vous numérotez vos contrats en utilisant un système de numérotation séquentielle, vous pouvez saisir n'importe quelle combinaison de caractères alphanumériques dans cette case. Pour les contrats suivants, Procore applique automatiquement une numérotation consécutive dans un ordre croissant.
      Exemple

      Les exemples ci-dessous vous montrent comment fonctionne la numérotation consécutive par ordre croissant de Procore :

      • Si le contrat précédent était 1, les contrats suivants seront 2, 3, et ainsi de suite.
      • Si le contrat précédent était PC-0001, les contrats suivants seront PC-0002, PC-0003, et ainsi de suite.
      • Si le contrat précédent était DCA00010-12-G-0001, les contrats suivants seront DCA00010-12-G-0002, DCA00010-12-G-0003, et ainsi de suite.
    • Si vous ne numérotez PAS vos contrats en utilisant la numérotation séquentielle, vous pouvez saisir manuellement un numéro unique pour chaque contrat principal. Pour ce faire, écrasez l'entrée existante dans la case Numéroter. Les numéros de contrat dupliqués ne sont PAS autorisés.
  • Entreprise sous-traitante
    Sélectionnez le nom de l'entreprise effectuant les travaux ou fournissant les matériaux pour ce contrat. Pour apparaître comme une option de liste, voir Ajouter une entreprise à l'annuaire du projet . 
  • Titre
    Saisissez un nom descriptif pour le contrat.

Mise à jour des informations générales sur le contrat principal

Mise à jour du contrat avec des informations plus générales :

create-prime-contract-general-information.png

  • Statut
    Procore attribue automatiquement aux contrats le statut « Par défaut ». Pour sélectionner un autre statut, choisissez l'une des étiquettes de statut dans la liste déroulante. Les options comprennent Ébauche, Envoyé pour appel d'offres, Envoyé pour signature, Approuvé, Terminé, ou Résilié. 
    Remarque
    Pour créer des ordres de changement au contrat principal (OCCP) et des factures au maître d'ouvrage, le statut de votre contrat principal doit être établi sur Approuvé ou Terminé.
  • Exécuté
    Cochez cette case si le contrat a été entièrement exécuté. Un contrat entièrement exécuté est un accord juridiquement valable qui a été signé par les représentants autorisés de chaque partie.
  • Retenue de garantie par défaut
    Saisissez un nombre qui représentera le pourcentage servant de retenue de garantie sur les postes de la ventilation des coûts du contrat. Par exemple, si vous prévoyez de retenir dix (10) pour cent de la valeur du poste, saisissez 10 %.
  • Sous-traitant 
    Sélectionnez le « sous-traitant » dans cette liste déroulante. Il s'agit de l'entreprise que votre équipe a engagée pour effectuer le travail. Pour que l'option apparaisse dans la liste, consultez Ajouter une entreprise à l'annuaire du projet. 
  • Architecte/ingénieur
    Sélectionnez l'architecte ou l'ingénieur responsable du projet dans cette liste déroulante. Pour que l'option apparaisse dans la liste, l'entreprise doit être enregistrée dans l'annuaire du projet. 
  • Description
    Entrez une description plus détaillée du contrat principal. Vous pouvez appliquer les options de la barre d'outils de formatage à votre texte. 

Mise à jour de « l'accès au contrat » pour le contrat principal

Par défaut, les contrats principaux sont visibles pour tous les utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Lecture seule » ou plus sur l'outil Contrats principaux du projet. Pour modifier les autorisations d'accès, procédez comme suit sur la carte « Accès au contrat » :

  1. Facultatif : Déplacez le curseur Limiter la visibilité de ce contrat aux seuls administrateurs du projet et sélectionner les utilisateurs non-admin vers la gauche ou la droite pour activer ou désactiver la restriction. Par défaut, Procore active ce paramètre. 
    Remarques
    • Le curseur est BLEU lorsque les restrictions sont activées.
    • Le curseur est GRIS lorsque les restrictions sont désactivées.
  2. Facultatif : Pour permettre aux utilisateurs disposant des autorisation de niveau « Lecture seule » ou « Standard » sur l'outil Contrats principaux du projet d'accéder au contrat, sélectionnez le nom de la personne dans la liste déroulante Accès pour les utilisateurs non-admin. Pour que l'option apparaisse dans la liste, l'utilisateur doit disposer d'un profil dans l'annuaire du projet.

    create-prime-contract-contract-access.png
     
  3. Facultatif : Pour permettre aux utilisateurs de la liste « Accès pour les utilisateurs non-admin » d'afficher la ventilation des coûts, cochez la case Autoriser ces utilisateurs non administrateurs à afficher les éléments de la VDC.. 

Mettre à jour les dates de contrat pour le contrat principal

Pour mettre à jour le contrat principal avec les dates importantes, procédez comme suit :

prime-contract-contract-dates.png

Remarque
L'administrateur Procore de votre entreprise gère les dates qui apparaissent dans la section « Dates du contrat » à l'aide de la fonctionnalité des ensembles de champs configurables. Pour plus de détails, voir Quels champs de l'outil Contrats principaux peuvent être configurés comme étant obligatoires, optionnels ou masqués ?
  • Date de début
    Sélectionnez la date officielle de début du projet de construction.
  • Date d'achèvement approximative
    Sélectionnez la date d'achèvement approximative du projet de construction dans le contrôle du calendrier.
  • Date d'achèvement substantiel
    Sélectionnez la date d'achèvement substantiel du projet de construction dans les paramètres du calendrier. 
     Conseil
    Si le champ « Date d'achèvement substantielle » est disponible sur votre projet, gardez à l'esprit que Procore met automatiquement à jour la « Date d'achèvement substantielle » pour qu'elle corresponde à la « Date d'achèvement substantielle révisée » de chaque ordre de changement au contrat principal (OCCP) lorsque chaque ordre de changement est « Approuvé »
  • Date d'achèvement réelle
    Sélectionnez la date d'achèvement réelle du projet de construction .
  • Date du contrat
    Sélectionnez la date du contrat dans les paramètres du calendrier. 
  • Date de réception du contrat signé
    Sélectionnez la date dans les paramètres du calendrier. La date de réception du contrat signé représente la date à laquelle le contrat exécuté a été reçu.
  • Date d'exécution
    Sélectionnez la date dans les paramètres du calendrier. La date d'exécution représente la date à laquelle l'accord a été signé par les représentants autorisés de toutes les parties contractantes. 
  • Date d'émission
    Sélectionnez la date dans les paramètres du calendrier. La date d'émission représente la date à laquelle l'accord contractuel a été délivré aux deux parties.
  • Date de retour
    Sélectionnez la date dans les paramètres du calendrier. La date de retour représente la date à laquelle le contrat a été retourné.
  • Date de la lettre d'intention
    Sélectionnez la date de la lettre d'intention (LI) dans le contrôle du calendrier.
  • Date de la lettre d'approbation
    Sélectionnez la date de la lettre d'approbation (LA) dans les paramètres du calendrier.
  • Date de résiliation du contrat
    Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date de résiliation de contrat est la date, indiquée dans le contrat principal, où toutes les parties ont satisfait à toutes les obligations et conditions contractuelles.
  • Date de livraison
    Sélectionnez la date dans les paramètres du calendrier. 

Ajout des inclusions et des exclusions au contrat principal

Les inclusions et exclusions du contrat varient d'un projet à l'autre. Toutefois, il est question de définir exactement ce qui est inclus et NON inclus dans le prix et la portée des travaux du contrat. Pour mettre à jour la carte « Inclusions et exclusions » du contrat, suivez ces étapes :
create-prime-contract-inclusions-exclusions.png

  • Inclusions
    Ajoutez les inclusions du contrat dans cette case. Vous pouvez appliquer les options de la barre d'outils de formatage à votre texte. 
  • Exclusions
    Ajoutez les exclusions du contrat dans cette case. Vous pouvez appliquer des options de la barre d'outils de formatage à votre texte. 

Définir la méthode comptable

La première étape de la mise à jour d'une ventilation des coûts consiste à définir la méthode comptable pour le contrat. La méthode que vous choisissez s'applique également à tous les ordres de changement et/ou factures pour ce contrat. La méthode comptable ne peut être modifiée qu'AVANT d'ajouter des postes à une VDC. Procore ne permet PAS de modifier la méthode comptable d'un contrat après l'ajout de postes. 

 Conseils
  • Quelle est la différence entre le contrat basé sur le montant et le contrat basé sur les unités/quantités ? Pour plus de détails, voir Comment puis-je définir la méthode comptable pour un contrat ou un financement ?
  • La méthode comptable du contrat est-elle automatiquement appliquée aux événements de changement d'un contrat ? Non. Si vous voulez que votre équipe saisisse les montants unitaires/quantités lors des événements de changement, vous devez cocher la case « Afficher les colonnes Unité de mesure, Qté unitaire des revenus, Coût unitaire des revenus, Qté unitaire ODG approximatif et Coût unitaire ODG approximatif » dans la page Configurer les paramètres du changement. Outil Événements. Voir Configurer les paramètres : Événements de changement.
  • La méthode comptable du contrat est-elle automatiquement appliquée aux ordres de changement et aux factures d'un contrat ? Oui. Si vous choisissez un contrat basé sur le montant, Procore génère des ordres de changement et des factures basés sur le montant. De même, un contrat basé sur les unités/quantités produit des ordres de changement et des factures basés sur les unités/quantités.
  • Le fichier d'exportation PDF d'un contrat reflète-t-il la méthode comptable du contrat ? Oui. Si vous choisissez un contrat basé sur le montant, le fichier d'exportation PDF est basé sur le montant. De même, une unité/quantité génère un fichier d'exportation PDF basé sur les unités/quantités. Si vous avez un contrat basé sur le montant et que vous souhaitez inclure des informations sur l'unité/la quantité dans le fichier d'exportation PDF, l' administrateur Procore de votre entreprise doit effectuer une demande de services à l'équipe des solutions personnalisées.
  • Pour modifier la méthode comptable en Unités/quantités, cliquez sur le bouton Changer pour Unités/quantités. 
  • Pour revenir à la méthode comptable basée sur les montants, cliquez sur le bouton Changer être basé sur les montants. 

Mise à jour de la ventilation des coûts du contrat principal

Par défaut, vous pouvez saisir des postes sur la VDC du contrat à tout moment, tant que le statut du contrat n'est PAS « Approuvé ».

Remarque
Votre équipe de projet peut choisir d'activer un paramètre de contrat, lequel permet aux utilisateurs disposant des autorisations pour modifier la VDC d'apporter des changements à la VDC à tout moment. Pour en savoir plus sur ce paramètre, voir Qu'est-ce que le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable ? »
Ajouter des postes à la VDC d'un contrat principal

Pour ajouter manuellement des postes à la VDC du contrat principal :

  1. Choisissez parmi ces options :
    • Si la VDC est vide, cliquez sur Ajouter une ligne sous « Vous n'avez pas encore de postes ». 
      OU
    • Si vous avez des postes existants, cliquez sur Ajouter une ligne. 
      Procore crée de nouveaux postes en commençant par le numéro « 1 ». Les lignes suivantes sont créées dans l'ordre numérique. 
  2. Attribuez un code budgétaire pour le nouveau poste. Ces options s'offrent à vous :
    • Pour attribuer au poste un code budgétaire existant, commencez à entrer un code dans la case Rechercher et sélectionnez le code correspondant dans la liste. 
      OU
    • Pour créer un nouveau code budgétaire pour le poste, cliquez sur le bouton Créer un code budgétaire. Ensuite, sélectionnez les éléments de segment pertinents dans la ou les listes déroulantes de manière à correspondre aux exigences du schéma de code budgétaire de votre projet. Enfin, cliquez sur Créer.
  3. Selon la méthode comptable utilisée, suivez les étapes adaptées pour ajouter un poste :
    • Pour un contrat basé sur le montant : 
      Une VDC basée sur le montant requiert la saisie de ces données :
      • Code budgétaire
        Sélectionnez un code budgétaire ou cliquez sur Créer un code budgétaire. Voir Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SDP de Procore ? 
      • Description
        Saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez :  Frais de service mensuels
      • Montant
        Saisissez le montant total du poste.
      • Facturé à ce jour
        À l'avenir, lorsque vous créerez des factures, cette colonne indiquera automatiquement le montant déjà facturé à ce jour. 
      • Montant restant
        À l'avenir, lorsque vous créerez des factures, cette colonne indiquera automatiquement le montant qui n'a PAS encore été facturé à ce jour.
    • Pour un contrat basé sur les unités/quantités :
      Une VDC basée sur les unités/quantités requiert la saisie de ces données : 
      • Code budgétaire
        Sélectionnez un code budgétaire ou cliquez sur Créer un code budgétaire. Voir Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SDP de Procore ? 
      • Description
        Saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez :  Frais de service mensuels
      • Qté
        Saisissez le nombre d'unités.
      • Unité de mesure
        Sélectionnez l'unité de mesure (UDM) dans la liste. Voir Quelles unités de mesure figurent sur la liste principale de Procore ? et Ajouter une unité de mesure à la liste principale des unités de mesure.
      • Coût unitaire
        Entrez le coût unitaire dans cette case. Vous remarquerez que la valeur de cette colonne contient quatre (4) décimales (par exemple, 0,0000 $) pour vous permettre d'entrer la valeur spécifique requise pour calculer une tarification précise. 
        Exemple
        Si vous achetez 50 000 unités pour 1 006 625,00 $, vous devez saisir un prix unitaire de 20,1325 $.
      • Montant
        Le système calcule automatiquement le sous-total, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire.
      • Facturé à ce jour
        À l'avenir, lorsque vous créerez des factures, cette colonne indiquera automatiquement le montant déjà facturé à ce jour. 
      • Montant restant
        À l'avenir, lorsque vous créerez des factures, cette colonne indiquera automatiquement le montant qui n'a PAS encore été facturé à ce jour.
  4. Facultatif : Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter autant de postes que nécessaire. 
  5. Cliquez sur Enregistrer. 
    Procore enregistre les postes sur la VDC du contrat. 
Importer des postes dans la VDC du contrat principal à partir d'un fichier CSV
  1. Dans la carte « Ventilation des coûts », cliquez sur le bouton Importer une VDC depuis un fichier CSV. 
    import-sov-from-csv.png
  2. Cliquez sur le bouton Télécharger le modèle CSV et choisissez l'une de ces options :
    • Modèle vierge. Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle vierge. 
      OU
    • Modèle avec des postes existants. Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle qui inclut toutes les données des postes existants du budget de votre projet. 
      Remarque
      • Procore télécharge un fichier modèle au format CSV à l'emplacement de téléchargement de fichiers de votre navigateur Web.
      • Le nom du fichier est : Modèle de la VDC du contrat principal.csv
  3. Ouvrez le modèle que vous avez téléchargé sur votre ordinateur. 
  4. Saisissez les données que vous souhaitez charger directement dans le modèle. 
     Important
    Ne PAS modifier ou réorganiser les en-têtes de colonne dans le fichier modèle. 
  5. Après avoir saisi les données relatives aux postes, veillez à enregistrer les mises à jour de votre fichier au format « Comma Separated Values » (Valeurs séparées par des virgules). 
  6. Rendez-vous à nouveau sur Procore. Dans la section « Fichier CSV », choisissez l'une de ces options :
    • Cliquez sur Charger un fichier. 
      OU
    • Effectuez un glissé-déposé pour déplacer le modèle que vous venez de mettre à jour dans la section « Fichier CSV ». 
  7. Choisissez l'une de ces options :
    • Ajouter des postes supplémentaires. Choisissez cette option si vous souhaitez créer de nouveaux postes en utilisant les données de votre modèle.
      OU
    • Remplacer les postes existants. Choisissez cette option si vous souhaitez effacer tous les postes existants du contrat principal et les remplacer par les données de votre modèle. 
  8. Cliquez sur Importer.

Rattachement des fichiers au contrat principal

Pour ajouter des pièces jointes à un contrat principal :

  1. Sur la carte « Pièces jointes », cliquez sur Modifier.
  2. Cliquez sur Joindre des fichiers. 
  3. Dans la boîte de dialogue « Joindre des fichiers », mettez en surbrillance l'emplacement où sont stockés les fichiers à charger. Les options suivantes s'offrent à vous :
    • Mon ordinateur. Cliquez sur Charger des fichiers pour ouvrir l'explorateur de votre ordinateur. Sélectionnez les fichiers à charger et cliquez sur Ouvrir. 
    • Photos. Si l'outil Photos est actif sur le projet, choisissez l'emplacement dans la liste Sélectionner un album, puis recherchez le ou les fichiers à charger. 
    • Plans. Si l'outil Plans est actif sur le projet, choisissez le secteur dans la liste Sélectionner le secteur, puis recherchez le ou les fichiers à charger. 
    • Formulaires. Si l'outil Formulaires est actif sur le projet, choisissez le modèle dans la liste Sélectionner le modèle, puis recherchez le ou les fichiers à charger. 
    • Documents. Si l'outil Documents est actif sur le projet, rendez-vous sur le dossier où le ou les fichiers à charger sont stockés, puis mettez-les en surbrillance. 
  4. Cliquez sur Joindre. 

    create-prime-contract-attach-files.png

    Un indicateur de progression vous indique l'état d'avancement du chargement. 
  5. Cliquez sur l'icône (X) Fermer de la boîte de dialogue Joindre des fichiers.  

Créer plusieurs contrats principaux

Répétez les étapes de la section Créer un contrat principal unique ci-dessus pour chaque nouveau contrat principal.

Mise en garde
Il existe quelques limitations importantes à connaître avant que vos équipes ne commencent à créer plusieurs contrats principaux sur un projet Procore. Pour plus de détails, nous vous conseillons de consulter Quelles sont les limitations à la création de plusieurs contrats principaux ?