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Procore

Mettre à jour la ventilation des coûts pour un contrat principal

Objectif

Décrire les différentes façons dont vous pouvez mettre à jour les postes sur la Ventilation des coûts (VDC) d'un contrat.

Contexte

Après avoir créé un contrat, vous pouvez choisir parmi trois (3) méthodes pour mettre à jour des postes à la VDC de votre contrat : 

  • Ajouter des postes à la VDC
    Si la VDC de votre contrat ne comporte que quelques postes ou si vous souhaitez y ajouter manuellement de nouveaux postes, utilisez le bouton « Ajouter une ligne » pour saisir manuellement chaque poste de la VDC. 
  • Créer la  VDC  à partir du budget du projet
    Si vous souhaitez structurer la VDC de votre contrat pour qu'elle corresponde à vos postes budgétaires, Procore vous offre la possibilité d'importer vos postes de VDC directement à partir de l'outil Budget de Procore. Cette méthode crée automatiquement la ventilation des coûts du contrat pour vous en utilisant les postes budgétaires de votre projet comme source de données. 
  • Importer la VDC à partir d'un fichier CSV
    Si vous préférez élaborer la ventilation des coûts de votre contrat à l'aide d'un tableur, tel que Microsoft Excel, vous pouvez télécharger un modèle vierge qui correspond à la structure du tableau de votre contrat, ajouter vos postes de VDC à la feuille de calcul, enregistrer le fichier dans le format de fichier à valeurs séparées par des virgules, puis importer vos postes. Vous pouvez également utiliser le processus d'importation pour remplacer tous les postes existants sur la ventilation des coûts de votre contrat ou vous pouvez conserver tous les postes existants et en ajouter d'autres. 

Éléments à prendre en compte

Conditions préalables

Procédure

Il existe plusieurs façons d'ajouter et de mettre à jour des postes dans la ventilation des coûts d'un contrat :

Ajouter des postes à la ventilation des coûts

  1. Accédez à l'outil Contrats principaux du projet.
  2. Localisez le contrat à mettre à jour et cliquez sur son lien Numéro
  3. Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
  4. Cliquez sur Ajouter une ligne.
  5. Saisissez les données comme suit :
    1. Code budgétaire
      Sélectionnez un code budgétaire ou cliquez sur Créer un code budgétaire. Voir Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SDP de Procore ? 
    2. Description
      Saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels
    3. Qté
      Saisissez le nombre d'unités.
    4. Unité de mesure (UDM)
      Sélectionnez une unité de mesure dans la liste déroulante. Pour en savoir plus sur les sélections par défaut dans cette liste, voir Quelles unités de mesure sont incluses dans la liste principale de Procore ? et Ajouter une unité de mesure à la liste principale des unités de mesure.
    5. Coût unitaire
      Saisissez le coût par unité dans cette case. Vous remarquerez que la valeur de cette colonne contient quatre (4) décimales (par exemple, 0,0000 $) pour vous permettre de saisir la valeur spécifique requise pour calculer un prix précis. 
      Exemple
      Si vous achetez 50 000 unités pour 1 006 625,00 $, vous devez saisir un prix unitaire de 20,1325 $.
    6. Montant
      Le système calcule automatiquement le sous-total, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire
  6. Répétez les étapes ci-dessus pour tous les postes.
     Conseil
    Vous souhaitez organiser les postes de votre ventilation des coûts en groupes ? Cliquez sur le menu Ajouter un groupe et sélectionnez les options de regroupement souhaitées. Les options par défaut incluent le code de coût, le type de coût, le sous-projet (si activé) , ainsi que tous les segments personnalisés qui ont été ajoutés pour votre entreprise ou votre projet. Voir Que sont les segments et les éléments de segment
  7. Choisissez l'une de ces options :
    • Cliquez sur Enregistrer
      OU
    • Cliquez sur Enregistrer et envoyer par e-mail.  

Créer la VDC à partir du budget du projet

Remarque

Si vous devez créer la VDC d'un contrat à partir du budget du projet comme décrit ci-dessous, assurez-vous que la VDC de votre contrat soit vide. Vous ne pouvez utiliser les étapes ci-dessous que lorsque la VDC comporte zéro (0) poste. Vous devez également :

  1. Accédez à l'outil Contrats principaux du projet.
  2. Localisez le contrat à mettre à jour. Cliquez ensuite sur son lien Numéro.
  3. Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
  4. ​Sous le tableau « Ventilation des coûts », cliquez sur Importer. Choisissez ensuite VDC dans le budget dans le menu déroulant.

    import-sov-from-budget.png
     
  5. Dans la fenêtre « Importer la ventilation des coûts depuis le budget ? », cliquez sur Importer
    • Si la VDC est vide, le message suivant apparaît. 

      import-sov-blank.png
    • Si la VDC comporte des postes existants, tous les postes existants seront remplacés par les postes du budget.
      import-sov-from-budget-window.png

      Procore remplace tous les postes existants de la ventilation des coûts par les postes actuels du budget du projet. Cette opération peut prendre plusieurs minutes. Une fois l'importation terminée, une bannière VERTE apparaît pour indiquer la réussite de l'action et les postes apparaissent dans le tableau de « ventilation des coûts ». 

Importer la VDC à partir d'un fichier CSV

Personnaliser le délimiteur & Télécharger un modèle vierge

  1. Accédez à l'outil Contrats principaux du projet. 
  2. Dans le tableau, cliquez sur le lien Numéro pour ouvrir le contrat. 
  3. Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts
  4. Au bas de la page Ventilation des coûts, cliquez sur Importer la ventilation des coûts à partir de CSV
  5. Dans la fenêtre Importer la ventilation des coûts à partir d'un fichier CSV , choisissez ces options :
    • Cliquez sur Personnaliser le délimiteur CSV pour afficher les options. 
    • Sous Choisir le délimiteur CSV , choisissez l'une de ces options :
      customize-delimiter.png
       Conseil
      Qu'est-ce qu'un délimiteur ?Un délimiteur est un caractère utilisé pour séparer des valeurs ou des chaînes de texte. Il marque à la fois le début et la fin d'une unité de données.
      • Virgule . Sépare les données par une virgule (,). Il s'agit de l'option par défaut de Procore. 
      • Point- virgule . Sépare les données par un point-virgule (;). 
  6. Cliquez sur le bouton Télécharger un modèle CSV vierge .
    Procore télécharge un fichier de modèle vierge nommé « Modèle de ventilation des coûts de sous-traitance » à l'emplacement de téléchargement spécifié pour votre navigateur Web.  

Ajouter des postes au modèle vierge

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez le modèle que vous venez de télécharger. 
  2. Suivez l'une (1) de ces étapes pour ajouter des postes à votre modèle vierge :
     Conseil
    Quelle méthode comptable est configurée pour l'engagement ?Consultez les en-têtes du modèle vierge. Si vous voyez une colonne « Montant », l'engagement est configuré pour la méthode basée sur le montant. Si vous voyez « Unité », l'engagement est configuré pour la méthode basée sur l'unité. Pour savoir comment définir la méthode comptable à utiliser, voir Comment définir la méthode comptable pour un contrat ou un financement ?

Méthode comptable basée sur le montant

  1. Lorsqu'un contrat utilise la méthode comptable basée sur les montants (voir Comment définir la méthode comptable d'un contrat ou d'un financement ?), entrez les postes dans le fichier modèle téléchargé comme suit :
    • # . Saisissez le numéro du poste. 
    • Code budgétaire . Saisissez le code budgétaire du poste. 
    • Code des impôts . Saisissez un code fiscal pour le poste. 
    • Montant . Saisissez le montant du poste. 
    • Facturé à ce jour . Saisissez le montant facturé à ce jour pour le poste, le cas échéant. 
    • Montant restant . Saisissez le montant restant pour le poste, le cas échéant. 
  2. Enregistrez votre saisie de données dans le modèle terminé. 

Méthode comptable basée sur l'unité/la quantité

  1. Lorsqu'un contrat utilise la méthode comptable basée sur les unités/quantités (voir Comment définir la méthode comptable d'un contrat ou d'un financement ?), entrez les postes dans le fichier modèle téléchargé comme suit :
    • # . Saisissez le numéro du poste. 
    • Code budgétaire . Saisissez le code budgétaire du poste. 
    • Description. Saisissez une description pour le poste.
    • Code des impôts . Saisissez un code fiscal pour le poste. 
    • Qté . Saisissez la quantité unitaire pour le poste. 
    • Unité de mesure . Saisissez une unité de mesure (UdM) pour le poste. 
    • Coût unitaire. Saisissez le coût unitaire du poste. 
    • Montant. Saisissez le montant total du poste. 
    • Facturé à ce jour . Saisissez le montant facturé à ce jour pour le poste, le cas échéant. 
    • Montant restant . Saisissez le montant restant pour le poste, le cas échéant. 
  2. Enregistrez votre saisie de données dans le modèle terminé.

Importer le modèle CSV rempli dans Procore

  1. Revenez à la fenêtre Importer la ventilation des coûts à partir de CSV
  2. Cliquez sur le bouton Charger un fichier
    import-sov-from-csv-window.png
  3. Accédez au modèle terminé sur votre ordinateur et chargez-le. 
  4. Choisissez parmi ces options :
    • Si la ventilation des coûts de l'engagement comporte zéro (0) poste, cliquez simplement sur le bouton Importer
      OU
    • Si la ventilation des coûts de l'engagement comporte des postes existants, choisissez l'une (1) de ces options :
      • Ajouter des postes supplémentaires . Cette option ajoute les postes du modèle aux postes existants de la ventilation des coûts. Cliquez ensuite sur le bouton Importer .
        Ou
      • Remplacer les postes existants . Cette option supprime tous les postes existants de la ventilation des coûts et les remplace par les postes du modèle.  Cliquez ensuite sur le bouton ImporterRemarque : si le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » est activé dans l'outil Engagements du projet, cette option est grisée et indisponible une fois qu'une facture est créée et que les postes sont facturés. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce que le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » ?
 Conseils
  • Comment savoir si l'importation a réussi ? Une bannière de réussite VERTE apparaît lorsque le processus d'importation a réussi. 
  • Comment obtenir des détails sur une erreur de fichier ?Une bannière d'erreur ROUGE apparaît en cas d'erreur de fichier. Cliquez sur le bouton Afficher les erreurs illustré ci-dessous pour afficher des informations plus spécifiques sur l'erreur à corriger. 
    show-errors-button.png

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel de gestion des contrats principaux de Procore et sur la façon dont il peut aider votre entreprise, veuillez visiter notre page produit du logiciel de gestion des contrats de construction. .