Mettre à jour la ventilation des coûts pour un contrat principal
Objectif
Décrire les différentes façons dont vous pouvez mettre à jour les postes sur la Ventilation des coûts (VDC) d'un contrat.
Contexte
Après avoir créé un contrat, vous pouvez choisir parmi trois (3) méthodes pour mettre à jour des postes à la VDC de votre contrat :
- Ajouter des postes à la VDC
Si la VDC de votre contrat ne comporte que quelques postes ou si vous souhaitez y ajouter manuellement de nouveaux postes, utilisez le bouton « Ajouter une ligne » pour saisir manuellement chaque poste de la VDC. - Créer la VDC à partir du budget du projet
Si vous souhaitez structurer la VDC de votre contrat pour qu'elle corresponde à vos postes budgétaires, Procore vous offre la possibilité d'importer vos postes de VDC directement à partir de l'outil Budget de Procore. Cette méthode crée automatiquement la ventilation des coûts du contrat pour vous en utilisant les postes budgétaires de votre projet comme source de données. - Importer la VDC à partir d'un fichier CSV
Si vous préférez élaborer la ventilation des coûts de votre contrat à l'aide d'un tableur, tel que Microsoft Excel, vous pouvez télécharger un modèle vierge qui correspond à la structure du tableau de votre contrat, ajouter vos postes de VDC à la feuille de calcul, enregistrer le fichier dans le format de fichier à valeurs séparées par des virgules, puis importer vos postes. Vous pouvez également utiliser le processus d'importation pour remplacer tous les postes existants sur la ventilation des coûts de votre contrat ou vous pouvez conserver tous les postes existants et en ajouter d'autres.
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux du projet.
Remarque
Pour empêcher les utilisateurs de Procore de consulter les données de votre contrat, configurez la fonctionnalité d'autorisations granulaires lors de l'application des modèles d'autorisation. Voir Gérer les modèles d'autorisations de projet et Accorder des autorisations granulaires dans un modèle d'autorisation.
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux du projet.
- Informations supplémentaires :
- Pour suivre les étapes ci-dessous, le contrat doit avoir le statut « Ébauche ». Cependant, si le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » est activé dans cet outil, les utilisateurs disposant de l'autorisation utilisateur requise pour Modifier les contrats principaux peuvent modifier la ventilation des coûts lorsqu'un contrat a un statut quelconque. Pour en savoir plus, qu'est-ce que le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » ?
Remarque
Si vous avez des postes entrants de l’outil Budget du projet (voir Créer la VDC à partir du budget du projet) et les montants de ces postes sont inférieurs aux montants facturés sur ces postes dans une, facture de financement ou facture maître d'ouvrage, un message d’erreur vous avertit que les postes ne peuvent pas être importés du budget du projet.
- Pour suivre les étapes ci-dessous, le contrat doit avoir le statut « Ébauche ». Cependant, si le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » est activé dans cet outil, les utilisateurs disposant de l'autorisation utilisateur requise pour Modifier les contrats principaux peuvent modifier la ventilation des coûts lorsqu'un contrat a un statut quelconque. Pour en savoir plus, qu'est-ce que le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » ?
- Restrictions :
- Si vous avez créé plusieurs contrats principaux, vous pouvez importer des postes budgétaires dans la ventilation des coûts d'un contrat principal. Cependant, vous ne pouvez PAS choisir les postes budgétaires à importer. Pour en savoir plus, voir Existe-t-il des limitations du système lors de la création de plusieurs contrats principaux ?
Conditions préalables
- Créez un contrat avec le statut « Ébauche ». Voir Créer des contrats principaux.
- Définissez la méthode comptable sur le contrat. Voir Comment définir la méthode comptable d'un contrat ou d'un financement ? et Modifier les paramètres avancés d'un contrat principal.
- Si vous devez créer une VDC d'un contrat à partir du budget du projet comme décrit ci-dessous, assurez-vous que la VDC de votre contrat soit vide. Vous ne pouvez utiliser les étapes ci-dessous que lorsque la VDC d'un contrat comporte zéro (0) poste. Vous devez également :
- Créer le budget de votre projet. Voir Configurer un budget.
- Verrouiller le budget de votre projet. Voir Verrouiller un budget.
Procédure
Il existe plusieurs façons d'ajouter et de mettre à jour des postes dans la ventilation des coûts d'un contrat :
- Définir la méthode comptable sur un nouveau contrat principal
- Ajouter des postes à la ventilation des coûts
- Créer la VDC à partir du budget du projet
- Importer la VDC à partir d'un fichier CSV
Définir la méthode comptable sur un nouveau contrat principal
Par défaut, les nouveaux contrats principaux sont configurés pour utiliser la méthode comptable « basée sur les montants ». Les utilisateurs peuvent définir cette option sur « Basé sur une unité/quantité » en cliquant sur le bouton Passer à une unité/quantité . Dans Procore, la méthode comptable d’un contrat ou d’un financement détermine la manière dont les postes sont traités sur les factures. La comptabilité basée sur le montant utilise des montants forfaitaires pour les postes, tandis que la comptabilité basée sur les unités/quantités utilise les quantités et les prix unitaires pour calculer les totaux. Une fois que la méthode comptable d’un contrat est définie et que les postes sont créés, elle ne peut pas être modifiée
Ajouter des postes à la ventilation des coûts
Créer la VDC à partir du budget du projet
Remarque
Si vous devez créer la VDC d'un contrat à partir du budget du projet comme décrit ci-dessous, assurez-vous que la VDC de votre contrat soit vide. Vous ne pouvez utiliser les étapes ci-dessous que lorsque la VDC comporte zéro (0) poste. Vous devez également :
- Créer le budget de votre projet. Voir Configurer un budget.
- Verrouiller le budget de votre projet. Voir Verrouiller un budget.
- Accédez à l'outil Contrats principaux du projet.
- Localisez le contrat à mettre à jour. Cliquez ensuite sur son lien Numéro.
- Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
- Sous le tableau « Ventilation des coûts », cliquez sur Importer. Choisissez ensuite VDC dans le budget dans le menu déroulant.
- Dans la fenêtre « Importer la ventilation des coûts depuis le budget ? », cliquez sur Importer.
- Si la VDC est vide, le message suivant apparaît.
- Si la VDC comporte des postes existants, tous les postes existants seront remplacés par les postes du budget.
Procore remplace tous les postes existants de la ventilation des coûts par les postes actuels du budget du projet. Cette opération peut prendre plusieurs minutes. Une fois l'importation terminée, une bannière VERTE apparaît pour indiquer la réussite de l'action et les postes apparaissent dans le tableau de « ventilation des coûts ».
- Si la VDC est vide, le message suivant apparaît.
Importer la VDC à partir d'un fichier CSV
- Télécharger un modèle CSV
- Ajouter des postes à un modèle CSV
- Importer le modèle CSV rempli dans Procore
Télécharger un modèle CSV
- Accédez à l’outil Contrats principaux.
- Dans le tableau, cliquez sur un lien Numéro pour ouvrir le contrat.
- Sous l’onglet Général , cliquez sur Ventilation des coûts.
- Dans la fiche Ventilation des coûts, cliquez sur Modifier.
Ceci place la VDC en mode d’édition - Sous le tableau, cliquez sur Importer et choisissez VDC à partir d’un fichier CSV.
La fenêtre Importer la ventilation des coûts à partir d’un fichier CSV s’ouvre.
- Développez Personnaliser le délimiteur CSV.
- Choisissez un délimiteur pour le fichier modèle : Virgule ou Point-virgule.
L’option par défaut du système est Virgule. - Cliquez sur Télécharger le modèle CSV et choisissez : Modèle vierge ou Modèle avec des postes existants.
télécharge le modèle sélectionné à l’emplacement configuré de votre navigateur Web.
Ajouter des postes à un modèle CSV
- Ouvrez le modèle téléchargé dans un éditeur de feuille de calcul.
- Saisissez les données des postes en utilisant la méthode comptable appropriée pour le contrat principal. Voir Comment définir la méthode comptable d'un contrat ou d'un financement ?
- Comment saisir des données pour la comptabilité basée sur les montants : Afficher/Masquer
- Pour importer un contrat principal en utilisant la méthode comptable basée sur les montants, saisissez les données comme suit :
- Sous-projet. Saisissez un code de sous-projet pour le poste. Ceci n'apparaît que lorsque les sous-projets sont activés. Voir Activer les sous-projets pour la SDP et Quels systèmes ERP intégrés prennent en charge le concept de sous-projets ?
- Code de coût. Saisissez un code de coût pour le poste. Pour en savoir plus, voir Quels sont les codes de coût par défaut de Procore ?
- Type de coût. Saisissez un type de coût pour le poste. Voir Quels sont les types de coût par défaut de Procore ?
Informations importantes sur les types de coûts
- Si vous laissez cette cellule vide, Procore la classe comme Autre.
- Cette liste peut être personnalisée pour votre entreprise. Voir Ajouter les types de coûts de l'entreprise ou demander à l'administrateur de votre entreprise d'obtenir la liste des types de coûts valides.
- La saisie des données est requise si votre système ERP intégré synchronise les données avec Procore. Voir Quels systèmes ERP intégrés prennent en charge le concept de « Type de coût » ?
- Description. Saisissez une déclaration pour décrire le poste.
- Code fiscal. Saisissez le code fiscal du poste.
Informations importantes sur les codes fiscaux
- Cette liste peut être personnalisée pour votre entreprise. Voir Configurer les paramètres des codes fiscaux ou demander à l’administrateur de votre entreprise une liste des codes fiscaux valides.
- Montant. Saisissez un montant numérique sans virgule ni signe dollar (par exemple, 15 000) ; Saisissez « 0,00 » s’il n’y a pas de montant en dollars, car les cellules vides ne sont pas acceptées.
- Pour importer un contrat principal en utilisant la méthode comptable basée sur les montants, saisissez les données comme suit :
- Comment saisir les données pour la comptabilité basée sur les unités/quantités : Afficher/Masquer
- Pour importer un contrat principal en utilisant la méthode comptable basée sur les montants, saisissez les données comme suit :
- Sous-projet. Saisissez un code de sous-projet pour le poste. Ceci n'apparaît que lorsque les sous-projets sont activés. Voir Activer les sous-projets pour la SDP et Quels systèmes ERP intégrés prennent en charge le concept de sous-projets ?
- Code de coût. Saisissez un code de coût pour le poste. Pour en savoir plus, voir Quels sont les codes de coût par défaut de Procore ?
- Type de coût. Saisissez un type de coût pour le poste. Voir Quels sont les types de coût par défaut de Procore ?
Informations importantes sur les types de coûts
- Si vous laissez cette cellule vide, Procore la classe comme Autre.
- Cette liste peut être personnalisée pour votre entreprise. Voir Ajouter des types de coûts de l’entreprise.
- La saisie des données est requise si votre système ERP intégré synchronise les données avec Procore. Voir Quels systèmes ERP intégrés prennent en charge le concept de « Type de coût » ?
- Description. Saisissez une déclaration pour décrire le poste.
- Quantité. Entrez une valeur numérique représentant la quantité de l’unité.
- Unité de mesure. Saisissez une abréviation UdM. Voir Quelles unités de mesure sont incluses dans la liste principale de Procore ?
- Prix unitaire. Saisissez le prix unitaire du poste.
- Sous-total. Saisissez le sous-total pour le poste.
- Remplacer. Vous avez ces options, choisissez une (1) option :
- Pour remplacer le calcul automatique de sous-total, saisissez une valeur ici et laissez les champs Quantité, Description unitaire et Prix unitaire vides.
OU - Pour utiliser le calcul automatique de Procore, saisissez des valeurs dans les champs Quantité, Description de l’unité et Prix unitaire , en laissant le champ Remplacer vide.
Informations importantes sur le calcul automatique
- Si votre système ERP intégré synchronise les données avec Procore, la saisie des données dans les champs Quantité, Description unitaire et Prix unitaire est requise. Voir Quels systèmes ERP intégrés prennent en charge le concept de « type de coût » ?
- Pour remplacer le calcul automatique de sous-total, saisissez une valeur ici et laissez les champs Quantité, Description unitaire et Prix unitaire vides.
- Code fiscal. Saisissez le code fiscal du poste. Voir Configurer les paramètres des codes fiscaux.
- Pour importer un contrat principal en utilisant la méthode comptable basée sur les montants, saisissez les données comme suit :
Importer le modèle CSV rempli dans Procore
- Accédez à l’outil Contrats principaux.
- Dans le tableau, cliquez sur un lien Numéro pour ouvrir le contrat.
- Sous l’onglet Général, cliquez sur Ventilation des coûts.
- Dans la carte Ventilation des coûts, cliquez sur Modifier.
Ceci place la VDC en mode édition. - Sous le tableau, cliquez sur Importer et choisissez VDC à partir d’un fichier CSV.
La fenêtre Importer la ventilation des coûts à partir d’un fichier CSV s’ouvre.
- Chargez le fichier comme suit :
- Cliquez sur Charger un fichier et sélectionnez le modèle terminé à charger.
OU - Faites glisser et déposez le modèle complété dans la zone Fichier CSV .
- Cliquez sur Charger un fichier et sélectionnez le modèle terminé à charger.
- En fonction de l’état de votre contrat principal, choisissez l’option appropriée :
- Pour ajouter d’autres postes au contrat principal, sélectionnez Ajouter des postes supplémentaires, puis cliquez sur Importer.
- Pour remplacer tous les postes existants sur le contrat principal par le modèle, sélectionnez Remplacer les postes existants, puis cliquez sur Importer.
Procore importe le modèle et affiche une bannière de réussite. Si vous voyez un message d'erreur, cliquez sur Afficher l'erreur pour savoir pourquoi l'importation a échoué.