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Procore

Mettre à jour la ventilation des coûts pour un contrat principal

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Objectif

Décrire les différentes façons dont vous pouvez mettre à jour les postes sur la Ventilation des coûts (VDC) d'un contrat.

Contexte

Après avoir créé un contrat, vous pouvez choisir parmi trois (3) méthodes pour mettre à jour des postes à la VDC de votre contrat : 

  • Ajouter des postes à la VDC
    Si la VDC de votre contrat ne comporte que quelques postes ou si vous souhaitez y ajouter manuellement de nouveaux postes, utilisez le bouton « Ajouter une ligne » pour saisir manuellement chaque poste de la VDC. 
  • Créer la ventilation des coûts à partir du budget du projet
    Si vous souhaitez structurer la ventilation des coûts de votre contrat pour qu’elle corresponde à vos postes budgétaires, Procore vous offre la possibilité d’importer vos postes de ventilation des coûts directement depuis l’outil Budget de Procore. Cette méthode crée automatiquement la ventilation des coûts du contrat pour vous en utilisant les postes budgétaires de votre projet comme source de données. 
  • Importer la VDC à partir d'un fichier CSV
    Si vous préférez élaborer la ventilation des coûts de votre contrat à l'aide d'un tableur, tel que Microsoft Excel, vous pouvez télécharger un modèle vierge qui correspond à la structure du tableau de votre contrat, ajouter vos postes de VDC à la feuille de calcul, enregistrer le fichier dans le format de fichier à valeurs séparées par des virgules, puis importer vos postes. Vous pouvez également utiliser le processus d'importation pour remplacer tous les postes existants sur la ventilation des coûts de votre contrat ou vous pouvez conserver tous les postes existants et en ajouter d'autres. 

Éléments à prendre en compte

 Important
Note de l’auteur : Le contenu « Éléments à prendre en compte » dans (1) Mettre à jour la ventilation des coûts sur un contrat principal ci-dessous doit également être copié et collé dans la section Éléments à prendre en compte de (2) Créer une ventilation des coûts de contrat principal à partir du budget du projet. Un bloc de réutilisation de contenu ne peut pas être ajouté à (2) en raison du problème de récursivité Mindtouch. 

Conditions préalables

Procédure

Il existe plusieurs façons d'ajouter et de mettre à jour des postes dans la ventilation des coûts d'un contrat :

Définir la méthode comptable sur un nouveau contrat principal

Par défaut, les nouveaux contrats principaux sont configurés pour utiliser la méthode comptable « basée sur les montants ». Les utilisateurs peuvent définir cette option sur « Basé sur une unité/quantité » en cliquant sur le bouton Passer à une unité/quantité . Dans Procore, la méthode comptable d’un contrat ou d’un financement détermine la manière dont les postes sont traités sur les factures. La comptabilité basée sur le montant utilise des montants forfaitaires pour les postes, tandis que la comptabilité basée sur les unités/quantités utilise les quantités et les prix unitaires pour calculer les totaux. Une fois que la méthode comptable d’un contrat est définie et que les postes sont créés, elle ne peut pas être modifiée

prime-contract-default-accounting-method.png

Ajouter des postes à la ventilation des coûts

  1. Navigate to the project's Prime Contracts tool.
  2. Locate the contract to update and click its Number link. 
  3. Click the Schedule of Values tab.
  4. Click Add Line.
  5. Complete the data entry as follows:
    1. Budget Code
      Select a budget code or click Create Budget Code. See What is a budget code in Procore's WBS? 
    2. Description
      Enter a description for the line item. For example, type: Monthly Service Fee
    3. Qty
      Enter the number of units.
    4. UOM
      Select a Unit of Measure (UOM) from the drop-down list. To learn about the default selections in this list, see Which units of measure are included in Procore's master list? and Add a Unit of Measure to the Unit of Measure Master List.
    5. Unit Cost
      Enter the cost per unit in this box. You'll notice that the value in this column contains four (4) decimal points (for example, $0.0000) to allow you to enter the specific value required to calculate accurate pricing. 
      Example
      If you are buying 50,000 units for $1,006,625.00, you would enter a unit price of $20.1325. 
    6. Amount
      The system automatically calculates the subtotal for you, based on the Qty, UOM, and Unit Cost entries. 
  6. Repeat the above steps for all line items.
     Tip
    Want to arrange the line items on your schedule of values into groups? Click the Add Group menu and select the desired grouping options. The default options include Cost Code, Cost Type, Sub Job (if enabled), as well as any custom segments that have been added for your company or project. See What are Segments and Segment Items. 
  7. Choose one of these options:
    • Click Save
      OR
    • Click Save & Email.  

Créer la VDC à partir du budget du projet

Remarque

Si vous devez créer la VDC d'un contrat à partir du budget du projet comme décrit ci-dessous, assurez-vous que la VDC de votre contrat soit vide. Vous ne pouvez utiliser les étapes ci-dessous que lorsque la VDC comporte zéro (0) poste. Vous devez également :

  1. Navigate to the project's Prime Contracts tool. 
  2. Locate the contract to update. Then click its Number link.
  3. Click the Schedule of Values tab.
  4. ​Below the 'Schedule of Values' table, click Import. Then choose SOV from Budget from the drop-down menu.

    import-sov-from-budget.png
     
  5. In the 'Import Schedule of Values from Budget?' window, click Import. 
    • If the SOV is blank, the following message appears. 

      import-sov-blank.png
    • If the SOV has existing line items, all existing line items will be replaced with the line items in the budget.
      import-sov-from-budget-window.png

      Procore replaces any existing line items on the Schedule of Values with the line items current in the project's budget. This can take several minutes. Once the import is complete, a GREEN banner appears to indicate the action was successful and the line items appear in the 'Schedule of Values' table. 

Importer la VDC à partir d'un fichier CSV

  • Download a CSV Template
  • Add Line Items to a CSV Template
  • Import the Completed CSV Template to Procore

Download a CSV Template

  1. Navigate to the Prime Contracts tool. 
  2. In the table, click a Number link to open the contract.
  3. Under the General tab, click Schedule of Values.
  4. In the Schedule of Values card, click Edit. 
    This places the SOV into edit mode
  5. Below the table, click Import and choose SOV from CSV.
    This opens the Import Schedule of Values from CSV window. 

    prime-import-sov-from-csv.png
     
  6. Expand Customize CSV Delimiter.
  7. Choose a delimiter for the template file: Comma or Semicolon.
    The system's default option is Comma. 
  8. Click Download CSV Template and choose: Blank Template or Template with Existing Line Items. 
    The downloads the selected template to your web browser's configured location. 

Add Line Items to a CSV Template

  1. Open the downloaded template in a spreadsheet editor.
  2. Enter the line item data using the appropriate accounting method for the prime contract. See How do I set the accounting method for a contract or funding?

Import the Completed CSV Template to Procore

  1. Navigate to the Prime Contracts tool. 
  2. In the table, click a Number link to open the contract.
  3. Under the General tab, click Schedule of Values.
  4. In the Schedule of Values card, click Edit. 
    This places the SOV into edit mode.
  5. Below the table, click Import and choose SOV from CSV.
    This opens the Import Schedule of Values from CSV window. 

    prime-import-sov-from-csv.png
  6. Upload the file as follows:
    • Click Upload File and select the completed template to upload.
      OR
    • Drag-and-drop the completed template to the CSV File area.
  7. Depending on the state of your prime contract, choose the appropriate option:
    • To add more line items to the prime contract, select Add Additional Line Items, then click Import. 
    • To replace all existing line items on the prime contract with the template, select Replace Existing Line Items, then click Import.

Procore imports the template and displays a success banner. If you see an error message, click Show Error to learn why the import failed. 

 

If you would like to learn more about Procore's prime contract software and how it can help your business, please visit our construction contract management software product page icon-external-link.png.