Examiner une feuille horaire

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Objectif

Passer en revue les entrées de pointage sur une feuille horaire.

Contexte

Après avoir créé une feuille horaire, vous avez la possibilité de collecter les signatures de vos employés sur le chantier. Voir Signer une feuille horaire (Android) et Signer une feuille horaire (iOS). Ensuite, vous pouvez commencer à vérifier l'exactitude et l'exhaustivité de vos feuilles horaires.

Exemple

Étant donné que chaque entreprise de construction est différente, les membres de l'équipe que vous choisissez pour effectuer votre processus de chronométrage peuvent différer des rôles et des considérations de cet exemple :

Contremaîtres, responsables de chantier et autres superviseurs. Ce sont les membres de l'équipe qui créeront des entrées de pointage et des feuilles horaires sur un projet. Au minimum, vous devez fournir à ces membres de l'équipe des autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » sur l'outil Feuilles horaires au niveau projet et l'autorisation granulaire « Examiner et modifier les feuilles horaires » sur un modèle d'autorisation de projet. Cela permet à ces utilisateurs de créer de nouvelles feuilles horaires avec le statut « En attente » et de changer le statut d'une feuille horaire à « Révisé » dans l'outil Feuilles horaires au niveau projet. Ils peuvent également modifier le statut de « En attente » à « Révisé » sur les feuilles horaires du projet qu'ils sont autorisés à consulter à l'aide de l'outil Feuilles horaires au niveau entreprise.
Chefs de projet et autres administrateurs ou exécutifs. Ce sont les membres de l'équipe qui approuveront les feuilles horaires « Révisées » avant de les remettre à votre équipe de comptabilité/paie pour traitement. Au minimum, vous devez fournir à ces membres de l'équipe « Admin » sur l'outil Feuilles horaires au niveau projet. Cependant, s'ils sont responsables de la surveillance du temps sur plusieurs projets, vous pouvez également leur accorder des autorisations de niveau « Admin » sur l'outil Feuilles horaires au niveau entreprise.
Comptabilité, paie et autres administrateurs ou exécutifs. Ce sont les membres de l'équipe qui marqueront les feuilles horaires comme « Terminées ». Cette fonctionnalité n'est disponible que dans l'outil Feuilles horaires au niveau entreprise, vous devez donc assigner à ces utilisateurs des autorisations de niveau « Admin » sur l'outil Feuilles horaires au niveau projet. Ceci permet aux utilisateurs d'accéder à l'outil Feuilles horaires au niveau entreprise. Il permet également aux utilisateurs de voir les données du projet dans l'outil au niveau entreprise.

Éléments à prendre en compte

Autorisations utilisateur requises :
- Pour modifier le statut d'une entrée de pointage ou feuille horaire à « Révisé » :
  - Autorisations de niveau « Admin » sur l'outil Feuilles horaires du projet.
    OU
  - Autorisations de niveau 'Lecture seule' ou 'Standard' sur l'outil Feuilles horaires du projet avec les autorisations granulaires 'Réviser et modifier les feuilles horaires activées sur votre modèle d'autorisations de projet.
Important :
- Certains champs peuvent être configurés comme obligatoires, facultatifs ou masqués. Voir Quels champs de l'outil Feuilles horaires peuvent être configurés comme obligatoires, facultatifs ou masqués ?

Conseil

Besoin de modifier une entrée de pointage ? Pour une explication détaillée des autorisations utilisateur requises pour la modification, consultez Modifier une feuille horaire.

Conditions préalables

Effectuez au moins une (1) de ces tâches :

Réviser une entrée de pointage

Accédez à l'outil Feuilles horaires du projet.
Recherchez la ou les feuilles horaires que vous souhaitez consulter. Voir Rechercher et filtrer les feuilles horaires au niveau projet.
Examinez les entrées de temps des employés et des travailleurs ligne par ligne pour en vérifier l'exactitude et l'exhaustivité. Les champs à examiner comprennent :
Remarque
- La modification des champs d'une entrée de pointage nécessite des autorisations d'utilisateur spécifiques et, si l'administrateur Procore de votre entreprise a attribué un ensemble de champs configurables à l'outil Feuilles horaires au niveau projet, vous pouvez également être invité à saisir les données de champ requises qui sont manquantes. Pour plus de détails, voir Modifier une Feuille horaire.
- Statut : Conservez le statut « En attente » jusqu'à ce que vous ayez examiné l'intégralité de la saisie des heures.
- Employés : Vérifiez que le nom de l'employé ou du travailleur est le bon.
- Facultatif : Classification : sélectionnez dans le menu déroulant la classification de l'employé associée à la saisie des heures Voir Activer les classifications sur un projet.
- Facultatif : Sous-projet : Si la fonction Sous-projet est activée sur le projet (voir Activer les sous-projets sur les projets pour la SDP), vérifiez que le bon sous-projet est sélectionné.
- Code de coût : vérifiez que le code de coût sélectionné correspond exactement au travaux terminés.
- Lieu. Si des lieux à plusieurs niveaux ont été ajoutés à votre projet, assurez-vous que le bon est sélectionné ici. Pour en savoir plus, voir Que sont les lieux à plusieurs niveaux ?
- Saisie des heures
  Selon la méthode « Saisie des heures » définie sur votre projet (voir Configurer les paramètres avancés : feuilles horaires au niveau projet), vous verrez les champs suivants :
  - Méthode de saisie des heures de début et de fin :
    - *Heure de début : vérifiez l'heure à laquelle l'employé a commencé à travailler.
    - *Heure d'arrêt : vérifiez l'heure à laquelle l'employé a cessé de travailler.
    - Pause-repas : vérifiez que la sélection dans la liste déroulante est équivalente au temps pris pour une pause-repas. Les options sont :
      - 0 min (par défaut)
      - 30 min
      - 45 min
      - 60 min
  - Méthode de saisie des heures totales :
    si votre entreprise utilise configuré pour utiliser cette méthode de « Saisie des heures », entrez le nombre total d'heures travaillées dans le champ Heures.
- Type d'horaires : sélectionnez le type d'horaires correct pour l'entrée de pointage. Par exemple, les heures normales, les heures supplémentaires, etc. Les types d'horaires peuvent être créés dans l'outil Fiche horaires au niveau entreprise (voir Ajouter une catégorie d'horaires personnalisée) ou dans l'outil Feuilles horaires au niveau entreprise (voir "Gérer les types d'horaires" dans Configurer les paramètres avancés : Feuilles horaires au niveau entreprise).
- Facturable : si le temps est facturable au projet, un Oui doit apparaître ici. S'il n'est PAS facturable au projet, un Non doit apparaître ici.
- Facultatif : signature : si vous souhaitez collecter les signatures de vos employés, vous pouvez les collecter avec votre appareil mobile. Pour obtenir des directives, consultez Signer une feuille horaire (Android) et Signer une feuille horaire (iOS).
- Optionnel. Description : si vous souhaitez ajouter une note sur l'entrée, cliquez sur Ajouter une description et saisissez-en une ici.
Changez le statut en "Révisé" en cliquant sur la bulle Statut sur chaque entrée de pointage. Une bannière VERTE confirme votre mise à jour.
Répétez les étapes ci-dessus pour toutes les entrées de pointage sur la feuille horaire.
Continuez avec Réviser une feuille horaire ci-dessous.