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Procore

Approuver une feuille horaire

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Objectif

Approuver une feuille horaire dans l'outil Feuilles horaires du projet.

Contexte

Selon le processus commercial de votre projet, vos employés et travailleurs peuvent être chargés de soumettre leurs propres pointages et entrées de pointage ou vos contremaîtres / responsables de chantier peuvent choisir de créer des entrées de pointage au nom de leur équipe. L'étape suivante consiste à vérifier l'exactitude et l'exhaustivité des données de la feuille horaire. En règle générale, cette approbation de premier niveau est effectuée par un contremaître ou un responsable de chantier qui modifie le statut de la feuille horaire à « Révisé ».

Le niveau suivant du processus d'approbation consiste pour un chef de projet (ou un autre responsable de projet) à approuver les entrées pour garantir la préparation de la paie. Les heures soumises semblent-elles exactes ? Les « heures supplémentaires » ont-elles été appliquées correctement ? Les heures sont-elles enregistrées dans le code de coût approprié ? Les étapes ci-dessous vous montrent comment approuver une feuille horaire.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
  • Informations supplémentaires :
    • Entrées de pointage « approuvées » :
      • Ne peut être modifié que par un utilisateur disposant des autorisations « Admin » sur l'outil Feuilles horaires au niveau entreprise.
      • Ne peut pas être supprimé.
      • Ne peut être marqué comme « Terminé » que dans l'outil Feuilles horaires au niveau entreprise.
    • Entrées de pointage « terminées » :
    • Si la section « Entrées individuelles » s'affiche dans une feuille horaire, l'heure a été saisie dans les outils Rapport journalier, Mes horaires ou Pointage de l'entreprise et peut être approuvée dans l'outil Feuilles horaires au niveau entreprise et au niveau projet.

Conditions préalables

Vidéo

 

Le contenu des vidéos peut ne pas refléter fidèlement l'état actuel du système et/ou être obsolète.

Procédure

Approuver une entrée de pointage

  1. Accédez à l'outil Feuilles horaires du projet. 
  2. Recherchez la ou les feuilles horaires que vous voulez approuver. Voir Rechercher et filtrer les feuilles horaires.
  3. Révisez les saisies des heures des employés et des travailleurs ligne par ligne pour en vérifier l'exactitude et l'exhaustivité. Les champs à approuver comprennent :
    Remarque : pour savoir comment apporter des modifications, consultez Modifier une feuille horaire.
    • Statut. Conservez le statut « En attente » jusqu'à ce que vous ayez approuvé la totalité de la saisie des heures.
    • Employés. Vérifiez que le nom de l'employé ou du travailleur affiché est le bon.
    • Sous-projet. Si la fonction Sous-Projet est activée sur le projet (voir Activer les sous-projets sur les projets pour la SDP), vérifiez que le bon sous-projet est sélectionné. 
    • Code de coût. Vérifiez que le code de coût sélectionné correspond exactement au travaux terminés.
    • Lieu. Si des lieux à plusieurs niveaux ont été ajoutés à votre projet, assurez-vous que le bon est sélectionné ici. Pour en savoir plus, voir Que sont les lieux à plusieurs niveaux ?
    • Méthode de saisie des heures totales  : si l'outil est configuré pour cette méthode de saisie, vérifiez que le nombre total d'heures saisi pour les combinaisons de sous-projet et de code de coût sélectionnées est exact.
    • Méthode de saisie des heures de début et de fin : si l'outil utilise cette méthode de saisie, vérifiez les entrées dans l'heure de début, l'heure de fin et la pause-repas.
    • Type d'horaires.
    • Facturable. Si le temps est facturable au projet, un Oui doit apparaître ici. S'il n'est PAS facturable au projet, un Non doit apparaître ici.
    • Facultatif : signature. Si vous souhaitez collecter les signatures de vos employés, vous pouvez les collecter avec votre appareil mobile. Pour obtenir des directives, consultez Signer une feuille horaire (Android) et Signer une feuille horaire (iOS).
    • Optionnel. Descriptif. Si vous souhaitez ajouter une note sur l'entrée, cliquez sur Ajouter une description et saisissez-en une ici.
  4. Cliquez sur une cellule dans la colonne Statut et sélectionnez Approuvé dans la liste déroulante.
    Remarque
    Le statut de l'entrée de pointage ne peut être modifié en "Terminé" que dans l'outil Feuilles horaires au niveau entreprise. Voir Approuver une entrée de pointage dans l'outil Feuilles horaires au niveau entreprise.

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  5. Répétez les étapes ci-dessus pour chaque entrée de pointage sur la feuille horaire jusqu'à ce que vous ayez approuvé toutes les entrées de la feuille horaire.
  6. Continuez avec Approuver une feuille horaire ci-dessous.

Approuver une feuille horaire

  1. Accédez à l'outil Feuilles horaires du projet. 
  2. Recherchez la ou les feuilles horaires que vous souhaitez approuver. Voir Rechercher et filtrer les feuilles horaires.
  3. Si toutes vos entrées de pointage sont exactes et complètes, cliquez sur le bouton Modifier le statut sur la feuille horaire et sélectionnez « Approuvé ».
  4. Répétez les étapes ci-dessus pour chaque feuille horaire.

CONSEIL : si vous devez modifier la feuille horaire ultérieurement, vous devez modifier son statut en « Révisé » ou « En attente ». Si vous collectez les signatures des employés sur votre appareil mobile, vous devrez à nouveau collecter ces signatures.

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel de gestion des feuilles horaires de Procore et sur la façon dont il peut aider votre entreprise, veuillez visiter notre page produit du logiciel de feuilles horaires de construction. .