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Procore

Quelles sont les meilleures pratiques pour utiliser plusieurs chargements de budget (par phases) ?

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Contexte

Lors de la mise en place d'un budget dans un nouveau projet Procore, deux choix s'offrent à votre équipe : Ajouter un poste budgétaire ou Importer un budget. Les utilisateurs commencent généralement un projet en important leurs données budgétaires. Ensuite, ils verrouillent ce budget au début du projet. Certains clients Procore chargent de nouvelles données budgétaires à un moment ultérieur du projet. 

Réponse

Vous trouverez ci-dessous des éléments à garder à l'esprit lors de l'utilisation de plusieurs chargements de budget dans un projet. 

Bonnes pratiques… Questions à poser… Options…
Gérer les autorisations des utilisateurs

Qui, dans votre équipe, devrait avoir l'autorisation de débloquer le budget d'un projet ? 

Voulez-vous permettre à vos chefs de projet de débloquer un budget à tout moment ? Même après la création de modifications et de changements budgétaires ? 
Option 1 : limiter l'accès à des utilisateurs spécifiques

Autoriser uniquement des utilisateurs spécifiques déverrouiller un budget
Pour empêcher les utilisateurs de déverrouiller votre budget, définissez qui est autorisé à effectuer cette tâche et assignez à ces utilisateurs « Admin » des autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Budget. 

Définir quels utilisateurs peuvent mettre à jour votre budget
Vous pouvez assigner des autorisations granulaires aux utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Budget, pour leur donner la possibilité d'effectuer des tâches spécifiques. Par exemple, si vous souhaitez qu’un utilisateur spécifique importe un budget et crée/modifiez des montants du budget d’origine, vous pouvez fournir à cet utilisateur des autorisations de niveau « Standard » et « Importer le budget à partir du fichier » et autorisations granulaires « Créer et modifier le montant du budget d’origine ». Pour en savoir plus sur vos options d’autorisation, voir Budget : autorisations. 

Option 2 : permettre à vos chefs de projet de débloquer un budget

Donnez à tous vos chefs de projet des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Budget. 
Importer un budget

Importez-vous un budget à partir d'un fichier CSV ? 

Importez-vous un budget à partir d'un système ERP intégré ?
Option 1 : importer un budget à partir d'un fichier CSV

Importez votre budget à partir d'un fichier CSV. Pour obtenir des instructions, voir Importer un fichier CSV de budget.

Option 2 : synchroniser les données budgétaires avec Procore + Intégrations ERP 
Selon le système ERP intégré de votre environnement, vous pouvez synchroniser les données de votre système ERP intégré avec Procore. Ou bien, vous pouvez synchroniser les données de Procore avec votre système ERP intégré. Pour en savoir plus, voir Intégrations ERP.
Verrouiller un budget Êtes-vous prêt à verrouiller votre budget ?

Pour obtenir des instructions, voir Verrouiller un budget.

Si le projet est intégré avec ERP et si l'option 1 de l'étape 2 a été utilisée, synchronisez avec ERP. Voir Envoyer un budget à Intégrations ERP pour approbation comptable.
Déverrouiller un budget

Êtes-vous prêt à importer votre budget pour la prochaine phase de votre projet ? 

Votre équipe a-t-elle créé des modifications budgétaires ? 

Votre compte utilisateur dispose-t-il des autorisations nécessaires pour débloquer un budget ?

Pour savoir comment débloquer un budget, voir Débloquer un budget. 

Pour savoir comment débloquer un budget après avoir créé des modifications budgétaires, voir Débloquer un budget avec des modifications budgétaires.
Prendre un instantané

Voulez-vous garder une trace de l'évolution de votre budget au fil du temps ? 

Voulez-vous prendre un instantané de votre budget à la fin de chaque phase ?

Avant d'effectuer des mises à jour, créez un instantané du budget. Voir Créer un instantané du budget.

Si vous importez un budget à partir d'un fichier CSV, Procore vous invite à prendre un instantané avant de procéder à l'importation. 

Si vous avez ajouté manuellement des postes budgétaires, modifié le montant du budget initial en ligne, ou synchronisé un budget de votre système ERP intégré à Procore, vous ne serez pas automatiquement invité à prendre un instantané. Cependant, prendre régulièrement des instantanés est toujours une bonne pratique. 

Veillez à nommer l'instantané en fonction de la phase du budget. Par exemple, PMG Phase 1, PMG Phase 2, et ainsi de suite. Après avoir créé un instantané, un clic sur les points de suspension verticaux à côté du budget d'origine révèle l'historique des instantanés.
Mettre à jour le budget

Avez-vous pensé à prendre un instantané du budget ?

Êtes-vous prêt à mettre à jour votre budget ?

Option 1 : réimporter un budget depuis un fichier CSV

Voir Importer un fichier CSV de budget. Pour les postes budgétaires existants, les montants actuels du budget d'origine apparaîtront dans le modèle CSV téléchargé. Si les montants restent inchangés, conservez-les dans le fichier CSV. Si les montants doivent être mis à jour/ajustés, écrasez le montant existant dans le fichier CSV avec le nouveau montant. Pour les nouveaux postes budgétaires, ajoutez le type de coût et le montant dans le fichier CSV. 

Option 2 : ajouter manuellement des postes ou modifier en ligne les montants du budget d'origine.

Vous pouvez modifier les « montants du budget d'origine » en ligne ou ajouter manuellement des postes à votre budget. Pour en savoir plus, voir Créer un poste budgétaire.

Option 3 : synchroniser des données budgétaires avec Procore + Intégrations ERP 

Synchronisez le budget de votre système ERP intégré avec le budget de votre projet dans Procore. Voir Intégrations ERP.