Réaliser un plan d'action

Objectif

Effectuer un plan d'action qui a été créé et publié dans l'outil Plans d'action du projet.

Éléments à prendre en compte

• Autorisations utilisateur requises :
  • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Plans d'action du projet.
    OU
  • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » avec des autorisations granulaires supplémentaires. Voir Autorisations.
• Restrictions :
  • Le plan d'action ne peut pas être exécuté tant qu'il est en mode « Modifier ».
  • Les documents, soumissions et réunions ajoutés en tant que références ne sont actuellement pas disponibles sur mobile.
  • Les utilisateurs de mobiles ne peuvent actuellement pas voir si des documents, des soumissions ou des réunions sont demandés en tant qu'enregistrements.

Conditions préalables

• Créer un Plan d'action
• Approuver un plan d'action à exécuter

Procédure

1. Accédez à l'outil Plans d'action du projet.
2. Cliquez sur Afficher à côté du plan d'action que vous souhaitez exécuter.
   Remarque : si le bouton « Afficher » n'est pas cliquable, le plan d'action est en mode « Modifier » et n'est accessible qu'aux utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Plans d'action du projet.
3. Passez en revue les sections et les éléments.
   Remarque : il se peut que certaines sections et certains éléments ne soient pas disponibles si un ou plusieurs autres éléments ont été ajoutés avec une « fonctionnalité de blocage ». Voir What is 'Blocking Functionality' in an action plan?
4. Définir le statut des éléments individuels (Ouvert, En cours, Retardé, Fermé)
   Remarque : les éléments marqués comme « Fermé » mettent à jour la barre de progression dans la section « Informations générales ».
5. Facultatif : dans la colonne « Date d'échéance », modifiez ou supprimez la date d'échéance des éléments.
6. Dans la colonne « Personnes assignées », complétez les informations suivantes pour les éléments nécessitant des signatures :
   Remarque : les signatures requises des personnes assignées qui sont marquées d'un astérisque (*) ont une « fonctionnalité de blocage » configurée et doivent être effectuées pour libérer d'autres éléments à terminer.
   • Pour enregistrer la signature d'une entité (« Sous-traitant » par ex.) :
     • Cliquez sur le lien de l'entité pour laquelle vous souhaitez enregistrer une signature.
     • Sélectionnez vous-même ou une autre personne à partir du menu déroulant des utilisateurs.

       Remarque

       • Si vous assignez des utilisateurs en tant que personnes assignées, ils doivent être un utilisateur ou un contact actif dans l'outil Annuaire au niveau projet.
       • Les utilisateurs disposant de l'autorisation granulaire « Signer en tant que personne assignée du plan d'action » ne peuvent se sélectionner qu'eux-mêmes à partir de ce menu déroulant.
       • Si une personne (y compris vous-même) est déjà désignée comme personne assignée, elle ne peut pas être sélectionnée à partir de ce menu déroulant.
       • Si vous vous êtes sélectionné, ajoutez votre signature et cliquez sur Signer.
         OU
       • Si vous avez sélectionné un autre utilisateur, demandez-lui d'ajouter sa signature et cliquez sur Signer.

          Important

         En cliquant sur « Signer », vous signez ce formulaire électroniquement et acceptez que votre signature électronique équivaut à votre signature manuelle.
   • Pour enregistrer une signature pour vous-même ou pour une autre personne :
     • Cliquez sur le lien de la personne pour laquelle vous souhaitez enregistrer une signature ou pour vous-même.
     • Si vous vous êtes sélectionné, ajoutez votre signature et cliquez sur Signer.
       OU
     • Si vous avez sélectionné un autre utilisateur, demandez-lui d'ajouter sa signature et cliquez sur Signer.

        Important

       En cliquant sur « Signer », vous signez ce formulaire électroniquement et acceptez que votre signature électronique équivaut à votre signature manuelle.
7. Dans la colonne « Personnes assignées », procédez comme suit pour ajouter des personnes assignées supplémentaires à un élément :
   • Cliquez sur +Ajouter des personnes assignées. Dans la fenêtre « Ajouter des personnes assignées » :
     • Cliquez sur Sélectionner la personne assignée et sélectionnez la personne responsable (une entité ou une personne spécifique).
       OU : cliquez sur Sélectionner la personne assignée puis sur Créer une personne pour ajouter un nouveau contact comme responsable. Voir Qu'est-ce qu'un contact dans Procore et quels outils de projet prennent en charge ce concept ?
     • Cliquez sur +Ajouter une personne assignée afin d'ajouter des parties responsables supplémentaires.
     • Cliquez sur Sélectionner la méthode de vérification et sélectionnez la méthode que la partie responsable doit utiliser pour vérifier l'achèvement de l'élément. Voir Créer des méthodes de vérification de plan d'action .
       OU
       Pour créer une méthode de vérification lors de l'exécution du plan d'action avec des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Admin au niveau entreprise :
       • Cliquez sur +Créer une nouvelle méthode de vérification.
       • Saisissez un nom pour la méthode de vérification. 
       • Cliquez sur Créer.
     • Cliquez sur Enregistrer.
       Remarques :
       • Les personnes assignées ajoutées lors de la création ou de la modification d'un plan d'action sont considérées comme obligatoires et ne peuvent être supprimées que lors de la création ou de la modification d'un plan d'action.
       • Les personnes assignées supplémentaires ajoutées lors de l'exécution d'un plan d'action sont considérées comme facultatives et peuvent être supprimées lors de l'exécution ou de la modification d'un plan d'action.
       • La « fonctionnalité de blocage » ne peut être configurée que lorsqu'un plan d'action est en cours de création ou d'édition.
8. Dans la colonne « Enregistrements », fournissez les informations suivantes pour les éléments qui nécessitent la réalisation d'une nouvelle inspection ou l'association d'une inspection existante au plan d'action :
   • Cliquez sur le lien de l'élément (par exemple, Inspection de la sécurité du site).
   • Dans la barre latérale qui s'affiche, cliquez sur Créer Nouveau ou Lier les inspections.
     • Créer Nouveau : cliquez sur cette option pour accéder à l'outil Inspections au niveau projet où vous pouvez créer une inspection (en utilisant le modèle sélectionné) qui peut être liée au plan d'action après sa création.
       Remarques :
       • Seuls les utilisateurs disposant des autorisations appropriées dans l'outil Inspections au niveau projet peuvent créer une inspection. Voir Créer une inspection au niveau projet.
       • Une fois l'inspection créée, retournez au plan d'action et cliquez sur Lier les inspections (voir ci-dessous) pour l'ajouter au plan d'action.
     • Lier les inspections : cliquez sur cette option pour lier une inspection existante au plan d'action.
       • Dans la fenêtre « Lier les inspections », cochez une ou plusieurs cases à côté des inspections que vous souhaitez lier au plan d'action et cliquez sur Enregistrer.
9. Dans la colonne « Enregistrements », remplissez les informations suivantes pour les éléments qui nécessitent la création d'un élément de correspondance avec le plan d'action :
   • Cliquez sur le lien de l'élément (par exemple, Correspondance générale ).
   • Dans la barre latérale qui s'affiche, cliquez sur Créer une correspondance ou lier une correspondance .
     • Créer nouveau : cliquez sur cette option pour accéder à l'outil Correspondance du projet où vous pouvez créer un nouvel élément de correspondance (en utilisant le type de correspondance sélectionné) qui peut être lié au plan d'action une fois l'élément de correspondance créé.
       Remarques :
       • Seuls les utilisateurs disposant des autorisations appropriées sur le type de correspondance peuvent créer un élément de correspondance. Voir Créer un élément de correspondance .
       • Une fois l'élément de correspondance créé, revenez au plan d'action et cliquez sur Lier la correspondance (voir ci-dessous) pour l'ajouter au plan d'action.
     • Lier la correspondance : cliquez sur cette option pour lier un élément de correspondance existant au plan d'action.
       • Dans la fenêtre « Lier la correspondance », cochez une ou plusieurs cases à côté des éléments de correspondance que vous souhaitez lier au plan d'action et cliquez sur Enregistrer .
10. Dans la colonne « Dossiers », complétez les informations suivantes pour les éléments nécessitant l'ajout d'une pièce jointe :
    • Cliquez sur Pièces jointes demandées.
    • Dans la barre latérale « Pièces jointes demandées », cliquez sur +Ajouter une pièce jointe.
    • Pour ajouter une pièce jointe à partir de votre ordinateur :
      • Glissez-déposez une ou plusieurs pièces jointes depuis leur emplacement sur votre ordinateur.
        OU
        Cliquez sur Joindre un ou plusieurs fichier(s) et ajoutez une ou plusieurs pièces jointes à partir de leur emplacement sur votre ordinateur.
    • Pour ajouter un document en pièce jointe :
      • Cliquez sur Documents et cochez la ou les cases des documents à ajouter.
        Remarque : les documents ajoutés en tant qu'enregistrements reflètent la version du document au moment où il a été ajouté en tant qu'enregistrement.
    • Cliquez sur Enregistrer.
11. Dans la colonne « Dossiers », complétez les informations suivantes pour les éléments nécessitant l'ajout d'une photo :
    • Cliquez sur Photos demandées.
    • Dans la barre latérale « Photos », cliquez sur +Ajouter une photo.
    • Glissez-déposez une ou plusieurs photo(s) depuis leur emplacement sur votre ordinateur.
      OU
      Cliquez sur Joindre un ou plusieurs fichier(s) et ajoutez une ou plusieurs photo(s) à partir de leur emplacement sur votre ordinateur.
    • Cliquez sur Enregistrer.
12. Dans la colonne « Enregistrements », remplissez les informations suivantes pour les éléments nécessitant l'ajout d'une soumission :
    • Cliquez sur Soumissions.
    • Dans la barre latérale« Soumissions », cliquez sur + Créer ou lier des soumissions.
      • Créer un nouveau : Cliquez sur cette option pour accéder à l’outil Soumissions du projet où vous pouvez créer une soumission qui peut être liée au plan d’action une fois créé.
        Note: Seuls les utilisateurs disposant des autorisations appropriées dans l’outil Soumissions peuvent créer une soumission. Voir Créer une soumission.
      • Lier les soumissions : cliquez sur cette option pour lier une soumission existante au plan d'action.
    • Cliquez sur Enregistrer.
13. Dans la colonne « Enregistrements », procédez comme suit pour les éléments nécessitant l’ajout d’une réunion :
    • Cliquez sur Réunions.
    • Dans la barre latérale « Soumissions », cliquez sur +Créer un nouveau ou lier des  réunions.
      • Créer un nouveau : Cliquez sur cette option pour accéder à l’outil Réunions du projet où vous pouvez créer une réunion qui peut être liée au plan d’action une fois créé.
        Notes: 
        • Seuls les utilisateurs disposant des autorisations appropriées dans l'outil Réunions peuvent créer une réunion. Voir Créer une réunion.
        • Les réunions ne peuvent actuellement pas être créées à partir d'un modèle.
      • Lier la réunion : cliquez sur cette option pour lier une réunion existante au plan d'action.
    • Cliquez sur Enregistrer.

Prochaines étapes

Signer un plan d'action complété

Voir aussi

• Créer un Plan d'action
• Modifier un plan d'action