Créer un dossier d’appel d’offres avec l’expérience améliorée de la gestion des appels d’offres

Contexte

L’expérience améliorée de gestion des appels d’offres pour la création d’un dossier d’appel d’offres est conçue pour rationaliser votre flux de travail. Il se concentre sur la simplification de la création du dossier d’appel d’offres, qui est un ensemble complet de documents (y compris les plans, les spécifications et la portée des travaux). Ce dossier fournit toute l’information dont les entrepreneurs potentiels ont besoin pour préparer une proposition précise et concurrentielle.

Éléments à prendre en compte

• Autorisations utilisateur requises :
  • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Appels d'offres du projet.
• Informations supplémentaires :
  • Le projet n’a pas besoin d’être à l’étape d’appel d’offres pour créer un dossier d’appel d’offres.
  • Des autorisations de niveau « Admin » sont requises pour être assigné en tant que contact principal d’appel d’offres.

Conditions préalables

• Mise à jour vers la nouvelle expérience de gestion des enchères

Procédure

1. Accédez à l’outil Appels d’offres du projet.
2. Cliquez sur + Créer un dossier d’appel d’offres.
3. Saisissez les informations suivantes :
   • Renseignements:
     • Nom* : saisissez un nom pour votre dossier d’appel d’offres. Celui-ci apparaîtra sur la page de liste de l’outil Appels d’offres et dans l’e-mail envoyé à vos sous-traitants.
     • Numéro: entrez un numéro pour votre dossier d’appel d’offres. Si vous avez des dossiers d’appel d’offres existants, le numéro suivant de la séquence sera automatiquement renseigné dans ce champ.
     • Statut: sélectionnez « Ouvert » si le dossier d’appel d’offres est toujours en cours. Sélectionnez « Fermé » si l’appel d’offres a été attribué et fermé. Une fois qu’un appel d’offres est « fermé », les candidats ne peuvent pas voir les informations de l’appel d’offres.
     • Contact principal d’appel d’offres* : indiquez un contact principal au nom duquel vous souhaitez que l’invitation à soumissionner soit envoyée.
       • Le contact principal de l’appel d’offres sera répertorié sur toute la correspondance d’appel d’offres et recevra tous les e-mails relatifs à l’appel d’offres à la place du créateur du dossier d’appel d’offres.
     • Notifications de soumission d’appel d’offres: ajoutez à cette liste les membres qui seront informés lorsque les offres seront soumises.
       • Les utilisateurs disposant d’autorisations « Lecture seule » ou « Standard » recevront un accès au dossier d’appel d’offres lorsqu’ils seront ajoutés au champ Notifications de soumission d’appel d’offres .
   • Dates de l’événement:
     • Date d’échéance de l’appel d’offres* : définissez la date et l’heure auxquelles cet appel d’offres sera dû. Si l’appel d’offres est prolongé, modifiez immédiatement la date afin que les candidats puissent saisir les montants. 
       Note: Vous pouvez cocher la case « À déterminer » si la date d’échéance de l’appel d’offres est indéterminée.
     • Date limite de DDR: définissez une date limite de DDR.
     • Date d’attribution prévue: définissez une date d’attribution prévue.
     • Date de présentation du site: définissez la date de la présentation.
       • Remarques sur la procédure détaillée: entrez les informations pertinentes sur la procédure détaillée.
   • Appel d’offres :
     • Description du projet* : Saisissez la description qui apparaîtra dans l’e-mail d’invitation envoyé aux candidats invités.
     • Directives pour soumettre un appel d’offres* : Saisissez les directives d’appel d’offres et un lien vers la page d’assistance aux appels d’offres de Procore pour que les candidats puissent trouver rapidement des conseils pour télécharger des documents.
       • Définissez la valeur par défaut des champs Description du projet et Directives d’appel d’offres dans l’outil Admin de l’entreprise pour qu’ils soient automatiquement renseignés chaque fois que vous créez un dossier d’appel d’offres. Voir Définir la configuration par défaut des appels d’offres de l’entreprise.
   • Paramètres généraux : 
     • Date d’échéance flexible de l’appel d’offres : Cochez la case pour accepter les soumissions d’appel d’offres après la date d’échéance. 
       • Vous pouvez également activer les soumissions tardives pour tous les dossiers d’appel d’offres de projet. Voir Configurer les paramètres avancés : Appels d’offres pour plus d’informations. 
     • Documents d’appel d’offres : Cochez la case pour inclure les documents en tant que fichiers téléchargeables dans l’e-mail d’invitation à soumettre un appel d’offres.
       • Vous pouvez également inclure des documents sous forme de fichiers téléchargeables pour tous les dossiers d’appel d’offres du projet. Voir Configurer les paramètres avancés : Appels d’offres pour plus d’informations. 
     • E-mails de rappel d’appel d’offres : Entrez le nombre de jours avant la date d’échéance de l’appel d’offres pour commencer à envoyer des e-mails de rappel.
       • Les e-mails de rappel d’appel d’offres sont envoyés à 11 h 30 UTC (3 h 30 PST) tous les jours.
       • Vous pouvez également activer les e-mails de rappel d’appel d’offres pour tous les dossiers d’appel d’offres du projet. Voir Configurer les paramètres avancés : Appels d’offres pour plus d’informations. 
     • Appels d’offres hors ligne : Cochez la case pour autoriser uniquement les soumissions d’appels d’offres hors ligne.
       Note: Les candidats ne pourront pas soumettre d’offres dans Procore lorsque ce paramètre est activé.
     • Message de confirmation de la soumission d’appel d’offres : Saisissez un message qui sera envoyé aux candidats une fois qu’ils auront soumis leur offre.
       Note: Définissez la valeur par défaut de ce champ dans l’outil Admin de l’entreprise pour qu’il soit automatiquement renseigné chaque fois que vous créez un dossier d’appel d’offres. Voir Définir la configuration par défaut des appels d’offres de l’entreprise.
   • Paramètres de confidentialité et de visibilité : 
     • Appel d’offres à l’aveugle : Cochez la case pour activer l’appel d’offres à l’aveugle. L’appel d’offres à l’aveugle masque toutes les offres jusqu’à ce que la date d’échéance de l’appel d’offres soit dépassée. Voir Qu’est-ce qu’un appel d’offres à l’aveugle ?
       • Une fois activé, vous avez la possibilité de sélectionner un gestionnaire. L’affectation d’un gestionnaire contournera la date d’échéance de l’appel d’offres et permettra au gestionnaire de révéler les offres à tout moment.
         • Vous pouvez également activer l’appel d’offres à l’aveugle pour tous les dossiers d’appel d’offres du projet. Voir Configurer les paramètres avancés : Appels d’offres pour plus d’informations. 
     • Accord de non-divulgation (NDA) : Cochez la case Exiger un accord de confidentialité. Les candidats devront signer un accord de confidentialité pour voir le nom et les détails du projet. Pour plus d’informations , consultez la FAQ sur les accords de non-divulgation (NDA). 
       • Une fois cette option activée, vous avez la possibilité de cocher la case à côté de Afficher le nom du projet avant la signature de l’accord de confidentialité. Cela permet aux candidats de voir le nom du projet avant de signer l’accord de confidentialité. Tous les autres détails du projet seront masqués.
       • Cliquez sur Charger un fichier pour charger votre fichier NDA. Un seul fichier peut être ajouté à cette section.

Prochaines étapes

• Créez un formulaire d’appel d’offres avant de pouvoir ajouter des candidats. Voir Créer un formulaire d’appel d’offres et Ajouter des candidats à un formulaire d’appel d’offres.