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Procore

Créer une facture pour le compte d'un contact de facturation

Objectif

Créer une facture de sous-traitant pour le compte d'un contact de facturation.

Contexte

Dans Procore, il existe deux types d'engagements financiers que les utilisateurs finaux peuvent créer : (1) un bon de commande, qui est une demande légale pour commander un bien ou un service à un acheteur, et (2) un contrat de sous-traitance, qui définit la tarification et les conditions d'achat légalement convenus. La facture, qui est une déclaration légale émise par un vendeur à un acheteur, est liée à l'achat. La facture énumère les types et les quantités de biens (par exemple, les équipements, les matériaux, etc.) et/ou de services (par exemple, les inspections, les installations, etc.) qui ont été fournis. Elle accompagne souvent un état de compte qui précise le montant total dû en échange des biens fournis/services rendus. Dans de nombreuses organisations, un bon de commande est généralement émis pour des montants monétaires faibles et un contrat de sous-traitance est initié lorsque la valeur des biens/services est plus élevée.

Dans un projet Procore, les factures relatives aux bons de commande et aux contrats de sous-traitance peuvent être créées dans l'outil Engagements au niveau projet. Elles sont également formatées selon un format typique de facturation proportionnelle avec une page de couverture et une page détaillée des postes.  

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
  • Informations supplémentaires :
    • Les factures de sous-traitant peuvent être créées pour les bons de commande ou les contrats de sous-traitance.
    • Les sous-traitants peuvent (1) demander à une personne disposant d'une autorisation d'accès suffisante de créer la facture en leur nom ou (2) suivre les étapes décrites dans la section Soumettre une facture en tant que contact de facturation.
    • Vous ne pouvez modifier que les montants facturés sur la facture la plus récente.
    • Si l'entrepreneur crée un échéancier de paiement une fois que la facture est approuvée, saisissez les montants correspondant aux travaux pour lesquels vous réclamez cette période dans la colonne Sous-traitant a réclamé cette période du détail de la facture. Pour que la colonne Sous-traitant a réclamé cette période apparaisse, la fonctionnalité d'échéancier de paiement doit être activée dans l'outil Engagement du projet. Voir Configurer les paramètres : engagements.

Vidéo de formation

 

Le contenu vidéo peut ne pas refléter avec précision l'état actuel du système, et/ou il peut être obsolète.

 

Procédure

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Sous l'onglet Contrats, recherchez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Cliquez ensuite sur Modifier.
  3. Cliquez sur Créer une facture
     Notes
    • Les valeurs Début de la période, Fin de la période et Date de facturation de la période de facturation que vous avez créée sont automatiquement saisies pour vous.
    • Les utilisateurs disposant d'une autorisation « Admin » dans l'outil Engagements peuvent choisir parmi les périodes de facturation qui ont été créées. Vous ne pouvez sélectionner que les périodes de facturation qui ne sont pas encore liées à une facture. 
  4. Indiquez le numéro de la facture, le cas échéant.
  5. Sélectionnez l'un des statuts suivants :
    Remarque : vous devez être un utilisateur avec des autorisations « Admin » dans l'outil Engagements pour modifier le statut.
    • Ébauche. Indique que la facture doit être approuvée. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget du projet.
    • En cours de révision. Indique que la facture est en cours de révision par un approbateur. Les coûts ne sont PAS reflétés dans le budget du projet.
    • Réviser et renvoyer. Indique que les factures doivent être révisées et renvoyées. Les coûts ne sont PAS reflétés dans le budget du projet.
    • En attente de l'approbation du maître d'ouvrage. Indique que la facture est en attente d'approbation par le maître d'ouvrage. Les coûts ne sont PAS reflétés dans le budget du projet.
    • Approuvé avec note conditionnelle. Indique que la facture est approuvée avec les mentions éventuellement incluses dans la réponse. Les coûts ne sont PAS reflétés dans le budget du projet.
    • Approuvé. Indique que la facture est approuvée. Les coûts sont reflétés dans la colonne Coûts du projet à ce jour dans le budget du projet.
       Notes
      • Lorsque l'entreprise de l'engagement crée la facture (ou lorsque vous la créez en son nom), vous pouvez définir le statut sur « En cours de révision » lorsqu'elle est prête à être révisée. Le réviseur peut alors la marquer comme « Approuvé » ou « Réviser et renvoyer » en conséquence.
      • Les contacts de facturation ne peuvent modifier les factures que lorsque leur statut est défini sur « Ébauche » ou « Réviser et renvoyer » pendant la période de facturation ouverte. Seuls les utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet peuvent modifier une facture dans d'autres statuts.
  6. Joignez toute documentation connexe requise. Par exemple, les renonciations ou effacements de privilèges. 
  7. Cliquez sur Enregistrer.
  8. En fonction de la méthode comptable de l'engagement (voir Comment définir la méthode comptable pour un engagement ou un contrat principal ?), effectuez l'une des opérations suivantes :

Ajouter le détail de la facture pour un engagement basé sur l'unité/la quantité

  1. Dans la facture, cliquez sur l'onglet Détails.
  2. Remplissez les champs suivants pour chaque poste qui sera payé par la facture :
    • Cette période (Qté). Saisissez une quantité pour chaque poste. Procore calcule automatiquement le montant total en dollars.
    • Retenu cette période (%) (Admin uniquement). Saisissez la retenue de garantie sous forme de pourcentage pour la période de facturation actuelle. 
      Remarque : vous pouvez également définir la retenue de garantie pour tous les postes de la facture en entrant des valeurs dans les cases Définir la retenue de garantie sur tous les postes et en cliquant sur Définir
    • Débloqué cette période ($). Saisissez la retenue de garantie sous forme de montant en dollars pour la période de facturation en cours.
  3. Facultatif : pour ajouter un ordre de changement de l'engagement approuvé à la facture, cliquez sur Ajouter à la facture.
    Remarques :
    • La saisie et la modification des ordres de changement se feront toujours au niveau de détail du poste.
    • Vous pouvez sélectionner un niveau de détail différent pour la manière dont les ordres de changement seront affichés sur la page de détail de la facture lors de la visualisation ou de l'exportation à partir de Procore. Voir Modifier les paramètres avancés d'un engagement.
  4. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications. 

Ajouter le détail de la facture pour un engagement basé sur le montant

  1. Dans la facture, cliquez sur l'onglet Détails.
  2. Remplissez les champs suivants pour chaque poste qui sera payé par la facture :
    • Travaux terminés (cette période). Indiquez le montant en dollars pour les travaux réalisés au cours de la période de paiement de la facture. Si vous préférez entrer un pourcentage de la valeur des travaux effectués, cliquez sur l'icône de la calculatrice et saisissez le pourcentage, puis cliquez sur Enregistrer. Procore convertira automatiquement le pourcentage des travaux en montant équivalent en dollars. 
    • Matériaux actuellement entreposés. Indiquez la valeur en dollars des matériaux actuellement entreposés sur le chantier ou dans les installations d'entreposage à proximité qui n'ont pas été inclus dans les coûts pour les colonnes « Travaux terminés » (D et E). Veuillez noter que les valeurs saisies ici resteront dans cette colonne sur les futures factures jusqu'à ce qu'elles soient déplacées manuellement vers Travaux terminés. Voir Comment facturer les matériaux entreposés ? pour plus d'informations.
    • Retenue de garantie sur les travaux (%) pour cette période (Admin uniquement). Saisissez une retenue de garantie sur les travaux pour cette période de paiement. (Remarque : vous pouvez également définir la retenue sur tous les postes en saisissant une valeur dans la barre latérale droite et en cliquant sur Définir.)
    • Retenue de matériaux (%) pour cette période (Admin uniquement). Saisissez le pourcentage de matériaux conservés pendant cette période. (Remarque : vous pouvez également définir la retenue sur tous les postes en saisissant une valeur dans la barre latérale droite et en cliquant sur Définir.)
    • Retenue de garantie sur les travaux ($) Débloqué cette période. Indiquez le montant en dollars de la retenue de garantie sur les travaux à débloquer cette période. 
    • Retenue de garantie sur les matériaux ($) Débloqué cette période. Indiquez le montant en dollars de la retenue de garantie sur les matériaux à débloquer cette période.
  3. Si l'entrepreneur crée un échéancier de paiement une fois que la facture est approuvée, saisissez les montants correspondant aux travaux pour lesquels vous réclamez cette période dans la colonne Sous-traitant a réclamé cette période. Pour que la colonne Sous-traitant a réclamé cette période apparaisse, la fonctionnalité d'échéancier de paiement doit être activée dans les paramètres de configuration de l'outil Engagement. Voir Configurer les paramètres : engagements.
  4. Si vous souhaitez ajouter un ordre de changement de l'engagement approuvé à la facture, cliquez sur Ajouter à la facture à côté de l'ordre de changement dans la section Ordres de changement de l'engagement approuvés pour l'ajouter à cette section de la facture. 
    La saisie et la modification des ordres de changement se feront toujours au niveau de détail du poste. Vous pouvez sélectionner un niveau de détail différent pour la façon dont les ordres de changement seront affichés sur la page de détails de la facture lorsqu'ils seront affichés ou exportés depuis Procore. Voir Modifier les paramètres avancés d'un engagement.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

 

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