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Procore

Créer une facture pour le compte d'un contact de facturation

Contexte

Dans Procore, il existe deux façons de créer une facture de sous-traitant pour un bon de commande ou un contrat de sous-traitance :

  • Créer une facture au nom d'un contact de facturation
    Lorsque vous ne souhaitez PAS accorder à vos contacts de facturation les autorisations d'accès pour créer leurs propres factures dans Procore, suivez les étapes ci-dessous. Avec cette méthode, vous saisissez les données de facturation du sous-traitant dans Procore pour vos collaborateurs. Par exemple, si vous êtes un entrepreneur général, vous créerez une facture dans Procore au nom de votre sous-traitant.
  • Envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation
    Lorsque vous souhaitez inviter vos contacts de facturation à soumettre leur propre facture dans Procore, suivez les étapes pour Envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation au lieu des étapes ci-dessous. Si vous êtes le destinataire d'une invitation à facturer, vous pouvez alors suivre les étapes pour Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
       Notes
      • Les autorisations d'utilisateur ne sont PAS gérées dans l'outil Facturation du projet. Au lieu de ceci, l'outil Facturation est conçu pour les utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux et/ou Engagements.
      • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact de facturation pour une entreprise de sous-traitance qui effectue des travaux pour un entrepreneur général gérant votre contrat dans Procore), votre capacité à effectuer les tâches liées à la facturation est déterminée par l'équipe du projet qui contrôle ces paramètres pour votre compte utilisateur de Procore :
        • Les autorisations de votre compte utilisateur dans l'outil Engagements et/ou Contrats principaux du projet.
        • Votre appartenance à la liste « Privé(e) » d'un contrat principal spécifique, d'un bon de commande ou d'un contrat de sous-traitance.
        • Votre désignation en tant que « contact de facturation » sur un contrat principal, un bon de commande ou un engagement.
      • Pour en savoir plus sur les autorisations concernant les tâches réalisables avec l'outil Facturation, voir Autorisations : Facturation.
  • Informations supplémentaires :
    • Vous pouvez créer des factures pour les bons de commande et les contrats de sous-traitance.  
    • Si vous êtes le contact de facturation pour « l'entreprise sous-traitante » sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance, vous disposez des options suivantes pour soumettre une facture :
    • S'il existe plusieurs factures pour une même période de facturation, vous ne pouvez modifier les montants facturés que sur la dernière facture créée.
    • Si l'entrepreneur crée un planning de paiement une fois que la facture est approuvée, saisissez les montants correspondant aux travaux pour lesquels vous réclamez cette période dans la colonne « Montant réclamé par le sous-traitant cette période » du détail de la facture. Cette colonne n'apparaît que si la fonctionnalité de planning de paiement est activée dans les paramètres de configuration de l'outil Facturation. Voir Configurer les paramètres : Facturation.

Vidéo de formation

 Notes
  • Les autorisations d'utilisateur ne sont PAS gérées dans l'outil Facturation du projet. Au lieu de ceci, l'outil Facturation est conçu pour les utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux et/ou Engagements.
  • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact de facturation pour une entreprise de sous-traitance qui effectue des travaux pour un entrepreneur général gérant votre contrat dans Procore), votre capacité à effectuer les tâches liées à la facturation est déterminée par l'équipe du projet qui contrôle ces paramètres pour votre compte utilisateur de Procore :
    • Les autorisations de votre compte utilisateur dans l'outil Engagements et/ou Contrats principaux du projet.
    • Votre appartenance à la liste « Privé(e) » d'un contrat principal spécifique, d'un bon de commande ou d'un contrat de sous-traitance.
    • Votre désignation en tant que « contact de facturation » sur un contrat principal, un bon de commande ou un engagement.
  • Pour en savoir plus sur les autorisations concernant les tâches réalisables avec l'outil Facturation, voir Autorisations : Facturation.

Procédure

  1. Choisissez comment naviguer vers le contrat :
    • Depuis l'outil Engagements :
      1. Accédez à l'outil Engagements du projet. 
      2. Sous l'onglet « Contrats », recherchez le contrat avec lequel travailler.
      3. Cliquez sur le lien Numéro pour ouvrir le contrat.
        OU
    • Depuis l'outil Facturation du projet :
      1. Accédez à l'outil Facturation du projet.
      2. Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
      3. Dans l'onglet Sous-traitant, localisez le contrat avec lequel travailler.
      4. Cliquez sur le lien Contrat pour ouvrir le contrat.
  2. Cliquez sur le bouton Créer une facture.
    Note
  3. Vérifiez les informations suivantes pour la période de facturation. Procore saisira automatiquement ces dates pour vous, en fonction de la période de facturation en cours :
    • Période de facturation. Sélectionnez la plage de dates pour le cycle de facturation en cours. Les utilisateurs disposant de l'autorisation « Admin » peuvent sélectionner n'importe quelle période de facturation dans la liste déroulante. Les utilisateurs disposant d'une autorisation « Standard » ne peuvent sélectionner qu'une période de facturation à laquelle aucune facture n'est associée.
    • Début de la facture. Date de début de la période de facturation.
    • Fin de la facture. Date de fin de la période de facturation.
    • Date de facturation. Date à laquelle une facturation doit être soumise à l'entrepreneur.
  4. Facultatif : saisissez le numéro de facture.
  5. Si vous êtes un utilisateur « Admin », sélectionnez le statut approprié dans la liste déroulante.
     Notes
    • Pour en savoir plus sur les statuts, consultez Quels sont les statuts par défaut des factures Procore ?

    • Lorsqu'un contact de facturation crée une facture (ou si vous créez une facture en son nom), n'oubliez pas de définir le statut de la facture sur « En révision ».
    • Lorsque la personne chargée de la révision a inspecté la facture, le statut peut être modifié en « Approuvé » ou « Réviser et soumettre à nouveau » selon le cas.
    • Les utilisateurs disposant de l'autorisation « Standard » dans l'outil Engagements ne peuvent modifier que les factures dont le statut est « Ébauche » ou « Réviser et renvoyer ».
  6. Joignez tous les fichiers associés à la facture (renonciations de privilèges ou levées de privilèges, par exemple).
  7. Cliquez sur Enregistrer.
    Procore affiche automatiquement l'onglet Détail de la facture.
  8. Passez à l'étape suivante :

Pour les engagements utilisant la méthode comptable Basé sur une unité/quantité

Lorsqu'un engagement est configuré pour utiliser la méthode comptable « Basé sur une unité/quantité » (voir Comment définir la méthode comptable pour un engagement ou un contrat principal ?), procédez comme suit :

  1. Cliquez sur l'onglet Détails.
  2. Remplissez les champs suivants pour chaque poste qui sera payé par la facture :
    pour les factures formatées avec la méthode comptable Unité/Quantité :
    • Cette période (qté) : saisissez la quantité pour chaque poste. Le montant total en dollars sera automatiquement calculé.
    • Retenu cette période (%) (Admin uniquement) : saisissez un pourcentage de retenue de garantie pour la période de la facture. (Remarque : vous pouvez également définir la retenue de garantie sur tous les postes en saisissant une valeur dans la barre latérale de droite et en cliquant sur Définir.)
    • Débloqué cette période ($) : indiquez le montant en dollars de la retenue de garantie à débloquer pour cette période.
  3. Si vous souhaitez ajouter un ordre de changement de l'engagement approuvé à la facture, cliquez sur Ajouter à la facture à côté de l'ordre de changement dans la section Ordres de changement de l'engagement approuvés à ajouter à cette facture.
    La saisie et la modification des ordres de changement se feront toujours au niveau de détail du poste. Vous pouvez sélectionner un niveau de détail différent pour l'affichage des ordres de changement sur la page de détail de la facture lors de la visualisation ou de l'exportation à partir de Procore. Voir Modifier l'onglet Paramètres avancés d'un engagement.
  4. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications. 

Pour les engagements utilisant la méthode comptable Basé sur un montant

Lorsque l'engagement est configuré pour utiliser la méthode comptable « Basé sur un montant » (voir Comment définir la méthode comptable pour un engagement ou un contrat principal ?), procédez comme suit :

  1. Cliquez sur l'onglet Détails.
  2. Remplissez les champs suivants pour chaque poste qui sera payé par la facture : 
    • Travaux terminés (cette période) : indiquez le montant en dollars pour les travaux réalisés au cours de la période de paiement de la facture. Si vous préférez saisir un pourcentage de la valeur des travaux effectués, cliquez sur l'icône de la calculatrice et saisissez le pourcentage, puis cliquez sur Enregistrer. Procore convertira automatiquement le pourcentage des travaux en montant équivalent en dollars.
    • Matériaux actuellement entreposés : indiquez la valeur en dollars des matériaux qui sont actuellement entreposés sur le chantier ou dans les installations de stockage à proximité et qui n'ont pas été inclus dans les coûts pour les colonnes « Travaux terminés » (D et E). Veuillez noter que les valeurs saisies ici resteront dans cette colonne sur les futures factures jusqu'à ce qu'elles soient déplacées manuellement vers Travaux terminés. Voir Comment facturer des matériaux entreposés ?
    • Retenue de garantie sur les travaux / Débloqué cette période (Admin uniquement). Saisissez une retenue de garantie sur les travaux pour cette période de paiement. (Remarque : vous pouvez également définir la retenue sur tous les postes en saisissant une valeur dans la barre latérale droite et en cliquant sur Définir.)
    • Retenue de garantie des matériaux (%) Retenu cette période (Admin seulement) : indiquez le pourcentage de la retenue pour les matériaux et pour cette période. (Remarque : vous pouvez également définir une retenue de garantie sur tous les postes en saisissant une valeur dans la barre latérale de droite et en cliquant sur Définir.)
    • Retenue de garantie sur les travaux / Débloqué cette période : indiquez le montant en dollars de la retenue de garantie sur les travaux à débloquer pour cette période.
    • Retenue de garantie sur les travaux / Débloqué cette période : indiquez le montant en dollars de la retenue de garantie sur les matériaux à débloquer pour cette période.
  3. Si l'entrepreneur crée un planning de paiement une fois que la facture est approuvée, saisissez les montants correspondant aux travaux pour lesquels vous réclamez cette période dans la colonne « Montant réclamé par le sous-traitant cette période ». Cette colonne n'apparaît que si la fonctionnalité de planning de paiement est activée dans les paramètres de configuration de l'outil Facturation. Voir Configurer les paramètres : Facturation.
  4. Si vous souhaitez ajouter un ordre de changement de l'engagement approuvé à la facture, cliquez sur Ajouter à la facture à côté de l'ordre de changement dans la section Ordres de changement de l'engagement approuvés à ajouter à cette facture.
    La saisie et la modification des ordres de changement se feront toujours au niveau de détail du poste. Vous pouvez sélectionner un niveau de détail différent pour l'affichage des ordres de changement sur la page de détail de la facture lors de la visualisation ou de l'exportation à partir de Procore. Voir Modifier l'onglet Paramètres avancés d'un engagement.
  5. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

 

 Notes
  • Les autorisations d'utilisateur ne sont PAS gérées dans l'outil Facturation du projet. Au lieu de ceci, l'outil Facturation est conçu pour les utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux et/ou Engagements.
  • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact de facturation pour une entreprise de sous-traitance qui effectue des travaux pour un entrepreneur général gérant votre contrat dans Procore), votre capacité à effectuer les tâches liées à la facturation est déterminée par l'équipe du projet qui contrôle ces paramètres pour votre compte utilisateur de Procore :
    • Les autorisations de votre compte utilisateur dans l'outil Engagements et/ou Contrats principaux du projet.
    • Votre appartenance à la liste « Privé(e) » d'un contrat principal spécifique, d'un bon de commande ou d'un contrat de sous-traitance.
    • Votre désignation en tant que « contact de facturation » sur un contrat principal, un bon de commande ou un engagement.
  • Pour en savoir plus sur les autorisations concernant les tâches réalisables avec l'outil Facturation, voir Autorisations : Facturation.
 Notes
  • Les autorisations d'utilisateur ne sont PAS gérées dans l'outil Facturation du projet. Au lieu de ceci, l'outil Facturation est conçu pour les utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux et/ou Engagements.
  • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact de facturation pour une entreprise de sous-traitance qui effectue des travaux pour un entrepreneur général gérant votre contrat dans Procore), votre capacité à effectuer les tâches liées à la facturation est déterminée par l'équipe du projet qui contrôle ces paramètres pour votre compte utilisateur de Procore :
    • Les autorisations de votre compte utilisateur dans l'outil Engagements et/ou Contrats principaux du projet.
    • Votre appartenance à la liste « Privé(e) » d'un contrat principal spécifique, d'un bon de commande ou d'un contrat de sous-traitance.
    • Votre désignation en tant que « contact de facturation » sur un contrat principal, un bon de commande ou un engagement.
  • Pour en savoir plus sur les autorisations concernant les tâches réalisables avec l'outil Facturation, voir Autorisations : Facturation.