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Procore

Créer une facture de sous-traitant au nom d'un contact de facturation

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Objectif

Créer une facture descendante en tant qu'administrateur des factures au nom d'un contact de facturation.

Contexte

Un administrateur des factures peut également collecter les factures numériques ou papier des collaborateurs externes d'un projet, en dehors de Procore. Une fois que vous avez les factures en main, vous pouvez créer des factures de sous-traitants dans Procore en leur nom. Lorsque vous utilisez cette option, vous n'avez pas besoin de fournir à des collaborateurs externes des autorisations de contact de facturation pour les engagements de votre projet. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
  • Informations supplémentaires :
    • Un administrateur des factures peut :
      • Créer des factures pour tous les engagements d'un projet.
      • Modifiez les montants dans la ventilation des coûts lorsque le statut de la facture est Ébauche ou Réviser et renvoyer  . Lorsqu'il existe plusieurs factures pour un engagement au cours d'une période de facturation, vous ne pouvez que les montants de la dernière facture.
      • Pour les utilisateurs légalement tenus de fournir un planning de paiement aux demandeurs, voir Créer un planning de paiement.

Conditions préalables

Procédure

  1. Ouvrir la page Nouvelle facture
  2. Mettre à jour de la carte des informations générales
  3. Mettre à jour de la carte de la ventilation des coûts
  4. Définir et libérer les retenues de garantie sur les postes de la VDC
  5. Ajouter des pièces jointes
  6. Sauvegarder la facture
  7. Facultatif : envoyer une facture avec DocuSign©

Ouvrir la page Nouvelle facture

Les nouvelles factures sont toujours créées dans l'outil Engagements du projet. La première étape consiste à ouvrir la page « Nouvelle facture » comme suit :

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Dans le tableau Contrats , recherchez l'engagement pour lequel vous souhaitez créer la facture. 
  3. Cliquez sur le lien Numéro pour ouvrir l'engagement.
    subcontract-number-link-status.png
     Conseil

    Vous souhaitez collecter des signatures à l'aide de l'intégration Procore + DocuSign© ? Pour ce faire, cliquez sur Modifier le contrat. Ensuite, cochez la case Signer avec DocuSign© sur la carte « Informations générales » de l'engagement. Si vous ajoutez une marque, cliquez sur Enregistrer . Sinon, cliquez sur Annuler. Points importants à noter :

  4. Dans le contrat, cliquez sur Créer. Choisissez ensuite Créer une facture dans le menu déroulant. 
    Remarques

    subcontract-create-button-create-invoice.png
  5. Passez à l'étape suivante. 

Mettre à jour de la carte des informations générales

Pour mettre à jour la carte des informations générales :

  1. Dans la nouvelle facture, ajoutez et/ou vérifiez les données de la fiche Informations générales :
     Conseil
    Besoin de modifier une facture existante ? Si vous modifiez une facture existante, vous pouvez cliquer sur le bouton Modifier qui apparaît dans le coin supérieur droit de la fiche Informations générales . Ce bouton n'apparaît sur la carte qu'une fois la nouvelle facture enregistrée.
    new-sub-invoice-general-information-card.png
    • Entreprise sous-traitante
      Affiche le nom de l'entreprise qui a terminé le travail sous-traité associé à cette facture. Cette entreprise est affectée au contrat d'engagement lors de la création. Voir Créer un engagement . 
    • Statut
      Sélectionnez un statut pour la facture dans la liste déroulante. Sur une nouvelle facture, le statut par défaut de Procore est Ébauche . 
      Remarques
      • Pour en savoir plus sur les statuts, consultez « Quels sont les statuts par défaut des factures Procore ? »
      • Si une facture est prête à être révisée par un administrateur des factures, n'oubliez pas de changer son statut en En révision .
      • Une fois que l'administrateur des factures a révisé une facture, son statut peut être modifié en Approuvé ou Réviser et soumettre à nouveau si nécessaire.
      • Les utilisateurs disposant de l'autorisation « Standard » dans l'outil Engagements ne peuvent modifier que les factures dont le statut est Ébauche ou Réviser et renvoyer . 
    • Facultatif : No de facture
      Saisissez le numéro de facture du collaborateur en aval dans la case No de la facture.
      Remarque

      Points importants à noter concernant le champ N° de facture :

      • Un numéro de facture n'est PAS nécessaire pour sauvegarder une facture. Vous pouvez laisser ce champ vide.
      • Un numéro de facture est un champ de saisie de forme libre qui permet aux contacts de facturation de saisir un numéro de référence qui correspond à leur propre système de numérotation des factures.
      • Un numéro de facture en double sur un engagement n'est PAS autorisé. Sur un engagement, chaque facture doit avoir un numéro de facture unique. 
      • Un numéro de facture ne s'affiche PAS automatiquement sur les factures du maître d'ouvrage. Voir Comment Procore remplit-il automatiquement les montants d'une facture ascendante ?
    • Période de facturation
      Sélectionnez la plage de dates pour la période de facturation. Par défaut, Procore sélectionne automatiquement la période de facturation en cours.
      Remarques
      • Les administrateurs des factures sont responsables de la création des périodes de facturation. Pour obtenir des instructions, voir Gérer les périodes de facturation.
      • Les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau Admin sur l'outil Engagements peuvent sélectionner n'importe quelle période de facturation dans la liste déroulante.
      • Les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau Standard sur l'outil Engagements peuvent uniquement sélectionner une période de facturation à laquelle n'est PAS associée une facture.
    • Date de facturation
      Procore sélectionne automatiquement la date par défaut définie dans la période de facturation en cours. Il s'agit d'un champ obligatoire.
    • Début de la période
      Procore sélectionne automatiquement la date de début par défaut définie dans la période de facturation en cours. Il s'agit d'un champ obligatoire.
    • Fin de la période
      Procore sélectionne automatiquement la date de fin par défaut définie dans la période de facturation en cours. Il s'agit d'un champ obligatoire.
      Remarque
      La date de la « période de facturation » dans Procore est destinée à s'aligner sur les travaux effectués sur un projet afin que les chefs de projet puissent suivre et signaler l'effet des factures sur le budget du projet. Cependant, si votre équipe comptable définit les périodes de facturation différemment, il est recommandé de conserver l'entrée « Période de facturation » et de saisir manuellement vos dates comptables uniques dans les champs « Date de facturation », « Début de la période » et « Fin de la période ». 
    • Facultatif : Date de paiement
      Indiquez la date à laquelle le paiement doit être effectué à l'entreprise sous-traitante.
    • Facultatif : Date de soumission
      Indiquez la date à laquelle le paiement doit être versé à l'entreprise sous-traitante.
  2. Passez à l'étape suivante. 
     Conseil
    Voulez-vous sauvegarder votre facture maintenant ? Si tel est le cas, cliquez sur Enregistrer sous Créez la facture maintenant. Pour procéder à l'entrée de données, vous devez cliquer sur Modifier sur chaque carte de la facture. 

Mettre à jour de la carte de la ventilation des coûts

L'étape suivante consiste à mettre à jour la fiche « Ventilation des coûts ». Les champs de saisie de données disponibles dépendent du paramètre de méthode comptable du contrat : la méthode Basé sur une unité/quantité ou la méthode Basé sur un montant .

 Conseil
Comment définir la méthode comptable d'un contrat ? Pour savoir comment procéder, voir Comment définir la méthode comptable d'un contrat ou d'un financement ?

Pour les engagements utilisant la méthode comptable Basé sur une unité/quantité

Si la méthode comptable basée sur les unités/quantités a été utilisée pour les données des postes, suivez ces étapes :

 Important
  • Ces directives décrivent comment mettre à jour les postes de la VDC. Il est supposé que vous utilisez la disposition des colonnes par défaut de Procore. Puisqu'il est possible de personnaliser la disposition des colonnes, il est important de noter que celle de votre environnement peut être différente.
  • Pour réinitialiser à tout moment une disposition de colonnes personnalisée au paramètre par défaut de Procore, cliquez sur l'ellipse verticale dans n'importe quel en-tête de colonne et sélectionnez Réinitialiser les colonnes à partir du menu de débordement .
  • Si vous êtes administrateur des factures et que vous souhaitez modifier ultérieurement la carte Ventilation des coûts, le statut de la facture doit être Ébauche ou Réviser et soumettre à nouveau. Consultez « Quels sont les statuts par défaut des factures Procore ? »
  1. Faites défiler la page jusqu'à la section Ventilation des coûts de la nouvelle facture.
  2. Cliquez sur un poste dans la section Ventilation des coûts pour le sélectionner.
  3. Examinez et remplissez les champs des colonnes suivantes pour chaque poste payé par la facture :
    • Progression totale en % : saisissez un montant en pourcentage pour représenter la progression totale des travaux à ce jour. Par exemple, s'il s'agit de votre première facture et que 50 % des travaux ont été avancés, saisissez 50 % dans ce champ. La quantité et les valeurs en dollars des colonnes Nouvelle quantité, Total terminé et entreposé à ce jour et Solde restant sont automatiquement mises à jour.
    • Nouvelle quantité : si vous le préférez, vous pouvez également saisir un montant en dollars pour représenter la valeur de la progression des travaux à ce jour. Par exemple, si vous n'avez pas saisi 50 % dans la colonne Progression totale, vous pouvez saisir 500,00 $ dans ce champ pour indiquer que la moitié de la quantité totale du contrat a été achevée. Le pourcentage du champ Progression totale en % est automatiquement mis à jour.
      Exemple

      L'illustration ci-dessous révèle comment Procore met automatiquement à jour les valeurs des colonnes d'un poste lorsque vous saisissez un pourcentage dans la colonne Progression totale. Si vous préférez saisir une quantité dans la colonne Nouvelle quantité, la valeur du pourcentage dans la colonne Progression totale en % est automatiquement mise à jour. Quelle que soit la méthode retenue pour la saisie des données, Procore calcule également automatiquement les valeurs des colonnes Total terminé et entreposé à ce jour et Solde restant.

      sov-unit-quantity-line-item-entry.png

Pour les engagements utilisant la méthode comptable Basé sur un montant

Si la méthode de comptabilité basée sur les montants a été utilisée pour les données des postes individuels, suivez ces étapes :

 Important
  • Ces directives décrivent comment mettre à jour les postes de la VDC. Il est supposé que vous utilisez la disposition des colonnes par défaut de Procore. Puisqu'il est possible de personnaliser la disposition des colonnes, il est important de noter que celle de votre environnement peut être différente.
  • Pour réinitialiser à tout moment une disposition de colonnes personnalisée au paramètre par défaut de Procore, cliquez sur l'ellipse verticale dans n'importe quel en-tête de colonne et sélectionnez Réinitialiser les colonnes à partir du menu de débordement .
  • Si vous êtes administrateur des factures et que vous souhaitez modifier ultérieurement la carte Ventilation des coûts, le statut de la facture doit être Ébauche ou Réviser et soumettre à nouveau. Consultez « Quels sont les statuts par défaut des factures Procore ? »
  1. Faites défiler la page jusqu'à la section Ventilation des coûts de la nouvelle facture.
  2. Cliquez sur un poste dans la section Ventilation des coûts pour le sélectionner.
  3. Révisez les données de chaque poste de la ventilation des coûts de la facture : 
    • Numéro d'article . Affiche le numéro de poste sur la ventilation des coûts de la facture. 
    • Code budgétaire . Affiche le code budgétaire assigné au poste de la facture dans la ventilation des coûts.
    • Description du travail . Affiche la description saisie dans le contrat d'engagement du poste de facture. 
    • Valeur planifiée . Affiche la valeur planifiée du poste sur le contrat d'engagement. Il s'agit de la valeur contractuelle de l'élément de ligne. 
    • Travail terminé à partir d'une demande précédente (%) . Si des factures précédentes ont été créées pour le contrat d'engagement, cette cellule affiche une valeur en pourcentage qui représente le travail effectué au cours des périodes de facturation précédentes pour le contrat d'engagement. 
  4. Si vous soumettez une facture pour des travaux terminés pendant la période de facturation en cours, vous disposez des options suivantes : 
    • Facultatif : total terminé et stocké à ce jour (%) . Saisissez le pourcentage de travail terminé et les matériaux stockés à ce jour. Par exemple, s'il s'agit de la première facture d'un contrat d'engagement et que vous avez effectué la moitié des travaux pour le poste au cours de cette période de facturation, vous pouvez saisir 50 % ici. S'il ne s'agit pas de la première facture pour l'engagement, vous préférerez peut-être ajouter votre entrée de données dans la colonne « Travaux terminés cette période » (détaillée ci-dessous). 
      Remarque
      Si vous avez déjà créé des factures pour ce contrat d'engagement, il est important de se rappeler que la valeur saisie ici représente le total des travaux terminés et le total des matériaux stockés à ce jour. Une entrée dans « Total terminé &amp ; La colonne Stocké à ce jour (%) représente tous les travaux et matériaux stockés pour la période de facturation actuelle pour cette facture et toutes les factures des périodes de facturation passées. 
      Si vous saisissez une valeur ici, Procore calcule automatiquement les données du poste comme suit :
      • Montant en devise dans la colonne « Travaux terminés cette période ». Si le poste a une valeur planifiée de 500,00 $, Procore saisit 250,00 $, ce qui représente 50 % du travail. 
      • La devise « Total terminé &amp ; Colonne Stocké à ce jour ($)'. Procore ajoute 250,00 $ à cette colonne. Cette colonne affiche également la valeur cumulée des factures précédentes. 
      • Montant indiqué dans la colonne « Solde à terminer ». Ceci soustrait votre entrée actuelle de la colonne « Valeur prévue » pour afficher le travail restant sur le contrat d'engagement. 
      • Montant de la colonne « Retenue des travaux cette période ($) ». Ce calcul est basé sur le montant saisi et l'entrée dans la colonne « Retenue de garantie des travaux cette période (%) sur le poste. 
        OU
    • Facultatif : travail terminé cette période . Saisissez un montant représentant les travaux terminés pour la période de facturation en cours. Par exemple, si vous avez terminé une moitié des travaux pour le poste, vous pouvez saisir le montant de la devise ici (au lieu d’une valeur de pourcentage dans la colonne « Total terminé et entreposé à ce jour ( %) ». Par exemple, vous pouvez saisir 250,00 $ dans la colonne (au lieu de 50 % dans la colonne « Total terminé & entreposé à ce jour »). Si vous saisissez une valeur ici, Procore calcule automatiquement les données du poste comme suit :
      • Montant du pourcentage dans la colonne « Total terminé et entreposé à ce jour (%) ». Si le poste a une valeur planifiée de 500,00 $, Procore ajoute 250,00 $, qui est de 50 % des travaux à la valeur. N'oubliez pas que la valeur de cette colonne représente le travail total sur la facture actuelle et toutes les factures des périodes de facturation précédentes. 
      • La devise « Total terminé &amp ; Colonne Stocké à ce jour ($)'. Procore ajoute 250,00 $ à cette colonne. Cette colonne affiche également la valeur cumulée des factures précédentes. 
      • Montant indiqué dans la colonne « Solde à terminer ». Ceci soustrait votre entrée actuelle de la colonne « Valeur prévue » pour afficher le travail restant sur le contrat d'engagement. 
      • Montant de la colonne « Retenue des travaux cette période ($) ». Ce calcul est basé sur le montant saisi et l'entrée dans la colonne « Retenue de garantie des travaux cette période (%) sur le poste. 
  5. Si vous soumettez une facture à facturer pour les nouveaux matériaux reçus et stockés pendant cette période de facturation, saisissez les informations suivantes :
    Remarque

    Nouveau dans la facturation des matériaux entreposés dans Procore ?Pour en savoir plus sur la facturation des matériaux entreposés dans une facture en aval, voir Comment facturer les matériaux entreposés dans une facture de sous-traitant ?

    • Nouveaux matériaux stockés . Saisissez le montant en devise de tout nouveau matériau stocké sur le chantier (ou dans un centre de stockage) pour la période de facturation en cours. Le montant que vous saisissez doit exclure les coûts saisis dans la colonne « Travaux terminés cette période ».
    • Matériaux entreposés précédemment. Saisissez un montant en devise pour les matériaux enregistrés comme entreposés sur la facture précédente. 
    • Matériaux actuellement entreposés . Affiche le montant en devise des matériaux stockés pendant la période de facturation en cours. 
    • Total terminé et entreposé à ce jour ($). Affiche le montant en devise des travaux terminés et des matériaux stockés sur le chantier pour la facture actuelle et sur la ou les factures des périodes de facturation passées.  
  6. Solde à terminer : affiche le montant en devise restant pour le poste. Il s'agit du travail qui n'est pas encore terminé. 
  7. Facultatif : si vous souhaitez définir ou libérer la retenue de garantie sur les postes de la VDC, passez à l'étape suivante.

Définir et libérer les retenues de garantie sur les postes de la VDC

Si vous souhaitez définir ou libérer la retenue de garantie sur les postes de la VDC, suivez ces étapes :

  1. Choisissez parmi ces options pour sélectionner les postes :
    • Pour sélectionner tous les postes de la ventilation des coûts, cochez la case dans l'en-tête « Numéro de poste » du tableau de données. 
      OU
    • Pour sélectionner des postes individuels, cochez la ou les cases dans la colonne « Numéro d'élément » pour le(s) poste(s) souhaité(s). 
  2. Dans la ventilation des coûts, cliquez sur le bouton Modifier . 
  3. Facultatif : si vous êtes un administrateur de factures et que vous souhaitez définir la retenue de garantie pour la facture, procédez comme suit : 
    • Cochez une ou plusieurs cases Numéro d'élément. Cliquez ensuite sur l'icône de crayon au-dessus du tableau de données dans la ventilation des coûts. 
      Ceci ouvre le volet Modifier sur le côté droit de la page. 
    • Saisissez les valeurs de retenue à la source à appliquer au(x) poste(s) sélectionné(s) :
      • Retenue des travaux cette période (%) . Saisissez un pourcentage pour indiquer le pourcentage de retenue de garantie sur les travaux à débloquer pour cette période de facturation. 
      • Retenue de garantie libérée . Saisissez un pourcentage pour indiquer le pourcentage de retenue de garantie libéré.
      • Rétention des matériaux (%) . Saisissez un pourcentage pour indiquer le pourcentage de retenue de garantie sur les travaux à débloquer pour cette période de facturation. 
    • Cliquez sur Appliquer.
  4. Choisissez parmi ces options pour saisir la retenue de garantie des travaux :
    • Retenue des travaux cette période ($) . Affiche le montant en devise de la retenue de garantie des travaux pour cette période. La valeur qui apparaît ici est basée sur votre entrée dans la colonne « Travaux terminés cette période ». Une entrée dans cette cellule permet à Procore de calculer automatiquement la valeur en pourcentage dans la colonne « Conservation des travaux cette période (%) ». 
      OU
    • Retenue des travaux cette période (%) . Saisissez un pourcentage pour la retenue de garantie sur les travaux dont vous demandez la libération pour cette période. Une entrée dans cette cellule permet à Procore de calculer automatiquement la valeur de la devise dans la colonne « Retenue de garantie des travaux cette période ($) ». 
  5. Dans la colonne Total de la retenue de garantie libérée, saisissez le montant total de la retenue de garantie sur les travaux demandé pour débloquer le poste. 
  6. Choisissez parmi ces options pour saisir la retenue de garantie des matériaux : 
    • Retenue des matériaux ($) . Saisissez un montant en devise pour la retenue de garantie sur les matériaux dont vous demandez la libération pour cette période. La valeur qui apparaît ici est basée sur vos entrées dans les colonnes Nouveaux matériaux stockés et Matériaux précédents stockés. Une entrée dans cette cellule permet à Procore de calculer automatiquement la valeur en pourcentage dans la colonne « Conservation des matériaux cette période (%) ». 
      OU
    • Rétention des matériaux (%) . Saisissez un pourcentage pour la retenue de garantie sur les matériaux dont vous demandez la libération pour cette période. La valeur qui apparaît ici est basée sur vos entrées dans les colonnes Nouveaux matériaux stockés et Matériaux précédents stockés. Une entrée dans cette cellule permet à Procore de calculer automatiquement la valeur en pourcentage dans la colonne « Conservation des matériaux cette période (%) ». 
  7. Dans la colonne Retenue de garantie totale , Procore calcule la somme du montant « Retenue de garantie des travaux cette période ($) » plus le montant « Retenue de garantie des matériaux ($) » pour représenter le montant total de la retenue de garantie sur la facture. 

Ajouter des pièces jointes

  1. Faites défiler jusqu'à la section Pièces jointes.
  2. Choisissez parmi ces options :

    admin-view-attachments-section.png
    • Cliquez sur le bouton Joindre des fichiers. Cette action ouvre la boîte de dialogue Joindre des fichiers, dans laquelle vous pouvez charger des fichiers depuis votre ordinateur. Cliquez sur le bouton Joindre lorsque vous avez terminé.
      OU
    • Effectuez un glisser-déposer pour déplacer les fichiers de votre ordinateur ou du réseau vers la zone des pièces jointes.

Sauvegarder la facture

Cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la page « Nouvelle facture ». 
Remarque : si les flux de travail sont activés pour les factures des sous-traitants, vous pouvez également choisir « Enregistrer comme brouillon » pour enregistrer votre travail et rester dans la même étape du flux de travail.

Envoyer une facture avec DocuSign©

Facultatif : si votre équipe de projet souhaite recueillir des signatures sur vos factures à l'aide de l'intégration Procore + DocuSign©, cliquez sur le bouton Envoyer avec DocuSign© en haut de la page. Pour utiliser ce bouton, l'intégration DocuSign© doit être activée sur le projet (consultez « Comment activer l'intégration DocuSign® ? ») et le statut de la facture doit être Approuvé, Approuvé avec note conditionnelle, ou En attente d'approbation. Pour en savoir plus sur l'intégration DocuSign© et sur la préparation des enveloppes à signer, consultez « DocuSign® ».

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