Créer une facture de sous-traitant au nom d'un contact de facturation
Important
Note de l’auteur : Enregistrer toutes les modifications apportées à la facturation et à la paie dans : https://procoretech.atlassian.net/browse/ILR-466Procore Interne UNIQUEMENT
Cette page détaille la modernisation de l’expérience des factures de sous-traitants. Pour les clients Procore qui utilisent toujours l’ancienne expérience, voir Créer une facture de sous-traitant au nom d’un contact de facturation (ancienne version).
For Procore Customers in the United States
When your company applies the 'Owners English' or 'Specialty Contractors English' point-of-view dictionary, you'll see different tool names and term changes in the user interface. Learn how to apply the dictionary options.
- To learn the differences: Show/Hide
Objectif
Créer une facture descendante en tant qu'administrateur des factures au nom d'un contact de facturation.
Contexte
Si votre entreprise ou votre projet ne souhaite pas accorder à des collaborateurs externes l'autorisation d'accéder à votre projet Procore afin qu'ils puissent soumettre leurs propres factures, votre équipe peut collecter les factures numériques ou papier à partir de vos contacts de facturation en dehors de Procore. Une fois recueillies, les administrateurs de factures peuvent les créer dans Procore au nom de chaque contact de facturation.
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises
- Informations supplémentaires :
- Un administrateur des factures peut :
- Créer des factures pour tous les engagements d'un projet.
- Modifiez les montants dans la ventilation des coûts lorsque le statut de la facture est Ébauche ou Réviser et renvoyer . Lorsqu'il existe plusieurs factures pour un engagement au cours d'une période de facturation, vous ne pouvez que les montants de la dernière facture.
- Pour les utilisateurs légalement tenus de fournir aux demandeurs un planning de paiement, voir Exporter un planning de paiement.
- Révisez la « Date d'échéance du paiement » sur la facture pour les programmes de paiement anticipé.
- Un administrateur des factures peut :
Conditions préalables
Pour effectuer les étapes de ce tutoriel, l'engagement de la facture doit avoir les autorisations suivantes :
- Une entreprise de sous-traitance désignée comme « entreprise sous-traitante ». Voir Créer un engagement.
- Un employé de « l'Entreprise sous-traitante » désigné en tant que « Contact de facturation ». Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
- Un statut Approuvé ou Terminé. Voir Quels sont les statuts d'engagement par défaut dans Procore ?
- Tous les postes de la ventilation des coûts du sous- traitant doivent avoir le statut Approuvé . Voir Réviser une facture de sous-traitant en tant qu'administrateur des factures. Pour savoir comment activer l'onglet facultatif Ventilation des coûts du sous-traitant, voir Ajouter une ventilation des coûts du sous-traitant à un engagement.
En outre, un administrateur de factures doit créer une période de facturation pour la facture. Voir Gérer les périodes de facturation.
Procédure
- Ouvrir la page Nouvelle facture
- Mettre à jour de la carte des informations générales
- Mettre à jour de la carte de la ventilation des coûts
- Mettre à jour la carte de détails du paiement
- Ajouter des pièces jointes
- Sauvegarder la facture
- Facultatif : envoyer une facture avec DocuSign©
Ouvrir la page Nouvelle facture
Users always create invoices in the project's Commitments tool.
- Navigate to the project's Commitments tool.
- Find the commitment to create an invoice for in the 'Contracts' tab.
- Click the Number link to open it.
- At the top of the commitment, click Create and choose Create Invoice from the menu.
Tip
Is the 'Create Invoice' option inactive? To learn why, hover your mouse cursor over the tooltip. This option only activates when Prerequisites are met.
This opens the 'New Invoice for [Contract Number]' page so you can update the General Information card.
Mettre à jour de la carte des informations générales
In the New Invoice page, update the General Information card. Once updated, continue by updating the Schedule of Values.
Note
The element circled in ORANGE is only available with Procore Pay.
- Learn how to update the General Information card as an invoice administrator: Show/Hide
-
General Information Card
This table details the elements in the 'General Information' card. An invoice administrator can update this information when creating or editing an invoice of behalf of an invoice contact.
Element Field Type Description Learn More Contract Company Read Only Shows the name of the subcontracting company designated as the 'Contract Company' on the commitment. To change the company name that appears: - Assign a different company to the commitment. See Create a Commitment.
OR - Change the company name by editing the company's record in the Project Directory or Company Directory.
Status* Drop-down list Accept the default status (Draft) or select a different status from the drop-down list. - When an invoice is ready for review, remember to change its status to Under Review.
- Once reviewed, remember to change its status to Approved or Revise and Resubmit.
What are the default statuses for Procore invoices? Invoice # Alphanumeric text Procore automatically assigns invoice numbers in sequence using its default numbering system or the custom numbering system defined for your project's invoices. Read Can I customize the numbering system for financial objects in Procore? before changing this number. Billing Period* Drop-down list Accept the billing period that appears by default or select any billing period from the drop-down list.
Note: Invoice contacts and users with 'Standard' level permissions on the Commitments tool can only select a billing period when an invoice is NOT already associated with it.Only invoice administrators can Create Billing Periods. Billing Date* Calendar control Shows the billing date for the selected billing period. You can change the date for this invoice with the calendar control. Only invoice administrators can Create Billing Periods. Period Start* Calendar control Shows the start date for the selected billing period. You can change the date for this invoice with the calendar control. Only invoice administrators can Create Billing Periods. Period End* Calendar control Shows the end date for the selected billing period. You can change the date for this invoice with the calendar control.
Note: To help project managers track how invoices impact a project's budget, the 'Billing Period' date on an invoice aligns with the work performed on a project.Only invoice administrators can Create Billing Periods. Billing Type: Progress Billing
Option button Requires Procore Pay
If the subcontractor is submitting progress billings for an ongoing project, choose this option.When your company has Procore Pay, this setting works with the Invoicing Settings for Progress Conditional and Progress Unconditional lien waivers. See Enable Lien Waivers & Set Default Templates on Projects. Billing Type: Final Billing
Option button Requires Procore Pay
If the subcontractor is submitting a one-time invoice or if this is the final invoice for an ongoing project, choose this option.When your company has Procore Pay, this setting works with the Invoicing Settings for Final Conditional and Final Unconditional lien waivers. See Enable Lien Waivers & Set Default Templates on Projects. Submitted Date Calendar control Select the date the invoice was submitted to your company by the subcontractor. Typically, this is printed on the invoice that you received from the subcontracting company. - Assign a different company to the commitment. See Create a Commitment.
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Update the Payment Details Card
Procore Internal ONLY
The Payment Details card is only visible for invoice administrators using Procore Pay. The content is marked locale-specific for en-US Support Site visitors only.
The 'Payment Details' card appears next to the 'General Information card for invoice administrators with Procore Pay.
Payment Details Card
To change the payment due date for this invoice, select a new date from the Payment Due Date calendar.
In Beta - Early Pay Programs
When a payee is enrolled in an Early Pay Program, this card shows the payee's Early Pay Program enrollment Status, Due Date, and Fee. See Review and Manage Early Pay Enrollments as a Payee. The Early Pay Program assigned to the Procore Project automatically determines the Due Date and Fee. See About Early Pay Programs.
Mettre à jour la carte de ventilation des coûts
Ajouter des pièces jointes
- Faites défiler jusqu'à la section Pièces jointes.
- Choisissez parmi ces options :
- Cliquez sur le bouton Joindre des fichiers. Cette action ouvre la boîte de dialogue Joindre des fichiers, dans laquelle vous pouvez charger des fichiers depuis votre ordinateur. Cliquez sur le bouton Joindre lorsque vous avez terminé.
OU - Effectuez un glisser-déposer pour déplacer les fichiers de votre ordinateur ou du réseau vers la zone des pièces jointes.
- Cliquez sur le bouton Joindre des fichiers. Cette action ouvre la boîte de dialogue Joindre des fichiers, dans laquelle vous pouvez charger des fichiers depuis votre ordinateur. Cliquez sur le bouton Joindre lorsque vous avez terminé.
Sauvegarder la facture
Cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la page « Nouvelle facture ».
Remarque : si les flux de travail sont activés pour les factures des sous-traitants, vous pouvez également choisir « Enregistrer comme brouillon » pour enregistrer votre travail et rester dans la même étape du flux de travail.
Envoyer une facture avec DocuSign©
Facultatif : si votre équipe de projet souhaite recueillir des signatures sur vos factures à l'aide de l'intégration Procore + DocuSign©, cliquez sur le bouton Envoyer avec DocuSign© en haut de la page. Pour utiliser ce bouton, l'intégration DocuSign© doit être activée sur le projet (consultez « Comment activer l'intégration DocuSign® ? ») et le statut de la facture doit être Approuvé, Approuvé avec note conditionnelle, ou En attente d'approbation. Pour en savoir plus sur l'intégration DocuSign© et sur la préparation des enveloppes à signer, consultez « DocuSign® ».
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