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Procore

Créer une facture de sous-traitant au nom d'un contact de facturation

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 Pour les clients Procore aux États-Unis

flag-us.png  Lorsque votre entreprise applique le dictionnaire de point de vue « Anglais des maîtres d'ouvrage » ou « Anglais des entrepreneurs spécialisés », vous verrez différents noms d'outils et changements de termes dans l'interface utilisateur. Apprenez à appliquer les options du dictionnaire. 

  • Pour connaître les différences : Afficher/Masquer      

    • Ce tableau montre les différences entre les noms d'outils (en gras) et les termes dans les dictionnaires de points de vue pour Finances. Ces dictionnaires sont disponibles en anglais américain uniquement. Le dictionnaire par défaut est conçu pour les entrepreneurs généraux, ce qui signifie que vous devrez travailler avec votre administrateur Procore de votre entreprise et votre Point de contact Procore pour accéder aux autres options du dictionnaire. 

      Entrepreneurs généraux

      Anglais (États-Unis) - Par défaut

      Maîtres d'ouvrage

      Anglais (terminologie du maître d'ouvrage V2)

      Entrepreneurs spécialisés

      Anglais (terminologie des entrepreneurs spécialisés)
      Facturation Facturation Facturations proportionnelles
      Maître d’ouvrage Financement Maître d’ouvrage
      Maître d'ouvrage/client Maître d'ouvrage/client EG/client
      Ordre de changement au contrat principal Ordre de changement de financement Ordre de changement du contrat client
      Contrats principaux Financement Contrats clients
      Revenus Financement Revenus
      contrat de sous-traitance Contrat contrat de sous-traitance
      Sous-traitant Entrepreneur Sous-traitant
      Ventilation des coûts du sous-traitant Ventilation des coûts du sous-traitant (VDC) Ventilation des coûts du sous-traitant

Objectif

Créer une facture descendante en tant qu'administrateur des factures au nom d'un contact de facturation.

Contexte

Si votre entreprise ou votre projet ne souhaite pas accorder à des collaborateurs externes l'autorisation d'accéder à votre projet Procore afin qu'ils puissent soumettre leurs propres factures, votre équipe peut collecter les factures numériques ou papier à partir de vos contacts de facturation en dehors de Procore. Une fois recueillies, les administrateurs de factures peuvent les créer dans Procore au nom de chaque contact de facturation. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises
  • Informations supplémentaires :
    • Un administrateur des factures peut :
      • Créer des factures pour tous les engagements d'un projet.
      • Modifiez les montants dans la ventilation des coûts lorsque le statut de la facture est Ébauche ou Réviser et renvoyer  . Lorsqu'il existe plusieurs factures pour un engagement au cours d'une période de facturation, vous ne pouvez que les montants de la dernière facture.
      • Pour les utilisateurs légalement tenus de fournir aux demandeurs un planning de paiement, voir  Exporter un planning de paiement.
      • Révisez la « Date d'échéance du paiement » sur la facture pour les programmes de paiement anticipé.

Conditions préalables

Pour effectuer les étapes de ce tutoriel, l'engagement de la facture doit avoir les autorisations suivantes :

En outre, un administrateur des factures doit créer une période de facturation pour la facture. Voir Gérer les périodes de facturation. 

Procédure

  1. Ouvrir la page Nouvelle facture
  2. Mettre à jour de la carte des informations générales
  3. Mettre à jour de la carte de la ventilation des coûts
  4. Mettre à jour la carte de détails du paiement
  5. Ajouter des pièces jointes
  6. Sauvegarder la facture
  7. Facultatif : envoyer une facture avec DocuSign©

Ouvrir la page Nouvelle facture

Les utilisateurs créent toujours des factures dans l'outil Engagements du projet. 

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Recherchez l'engagement pour lequel créer une facture dans l'onglet « Contrats ». 
  3. Cliquez sur le lien Numéro pour l'ouvrir. 

    open-a-commitment.png
     
  4. En haut de l'engagement, cliquez sur Créer , puis choisissez Créer une facture dans le menu.
     Conseil
    L'option « Créer une facture » est-elle inactive ? Pour savoir pourquoi, passez le curseur de votre souris sur l'infobulle. Cette option s'active uniquement lorsque les conditions préalables sont remplies. 
    create-create-invoice.png

    Ceci ouvre la page « Nouvelle facture pour [numéro de contrat] » afin que vous puissiez mettre à jour la carte Informations générales. 

Mettre à jour de la carte des informations générales

Dans la page Nouvelle facture, mettez à jour la carte Informations générales . Une fois mis à jour, continuez en mettant à jour la ventilation des coûts. 

Remarque
L'élément entouré en ORANGE n'est disponible qu'avec Procore Pay. 

sub-invoice-general-info-with-pay.png

new-sub-invoice-general-information-card.png

  • Apprenez à mettre à jour la carte Informations générales en tant qu'administrateur des factures : Afficher/Masquer      

    • Carte d'informations générales

      Ce tableau détaille les éléments de la carte « Informations générales ». Un administrateur des factures peut mettre à jour ces informations lors de la création ou de la modification d'une facture au nom d'un contact de facturation. 

      Élément Type de champ Description En savoir plus
      Entreprise sous-traitante Lecture seule Indique le nom de l'entreprise sous-traitante désignée comme « entreprise sous-traitante » sur l'engagement. Pour modifier le nom de l'entreprise qui apparaît :
      Statut* Liste déroulante Acceptez le statut par défaut (Ébauche) ou sélectionnez un statut différent dans la liste déroulante. 
      • Lorsqu'une facture est prête à être révisée, n'oubliez pas de changer son statut sur En cours de révision.
      • Une fois révisé, n'oubliez pas de changer son statut en Approuvé ou Réviser et soumettre à nouveau. 
      		 Quels sont les statuts par défaut des factures Procore ?
      N° de facture Texte alphanumérique Procore attribue automatiquement les numéros de facture en séquence en utilisant son système de numérotation par défaut ou le système de numérotation personnalisé défini pour les factures de votre projet.  Lire Puis-je personnaliser le système de numérotation des objets financiers dans Procore ? avant de changer ce numéro. 
      Période de facturation* Liste déroulante Acceptez la période de facturation qui apparaît par défaut ou sélectionnez n'importe quelle période de facturation dans la liste déroulante. 

      Remarque : les contacts de facturation et les utilisateurs disposant de autorisations de niveau « Standard » sur l'outil Engagements peuvent sélectionner une période de facturation uniquement lorsqu'une facture n'y est PAS déjà associée.       		 Seuls les administrateurs des factures peuvent créer despériodes de facturation.
      Date de facturation* Contrôle du calendrier Affiche la date de facturation pour la période de facturation sélectionnée. Vous pouvez modifier la date de cette facture à l'aide du contrôle du calendrier. Seuls les administrateurs des factures peuvent créer despériodes de facturation.
      Début de la période* Contrôle du calendrier Affiche la date de début de la période de facturation sélectionnée. Vous pouvez modifier la date de cette facture à l'aide du contrôle du calendrier. Seuls les administrateurs des factures peuvent créer despériodes de facturation.
      Fin de la période* Contrôle du calendrier Affiche la date de fin de la période de facturation sélectionnée. Vous pouvez modifier la date de cette facture à l'aide du contrôle du calendrier.

      Remarque : pour aider les chefs de projet à suivre l'impact des factures sur le budget d'un projet, la date de la « période de facturation » d'une facture est alignée sur le travail effectué sur un projet.      		 Seuls les administrateurs des factures peuvent créer despériodes de facturation.
      Type de facturation : Facturation proportionnelle
             		 Bouton d'option Nécessite Procore Pay

      Si le sous-traitant soumet des facturations proportionnelles pour un projet en cours, choisissez cette option.      		 Lorsque votre entreprise dispose de Procore Pay, ce paramètre fonctionne avec les paramètres de facturation pour les renonciations de privilège Progression conditionnelle et Progression inconditionnelle . Voir Activer les renonciations au privilège et définir des modèles par défaut pour les projets.
      Type de facturation : Facturation finale
             		 Bouton d'option Nécessite Procore Pay

      Si le sous-traitant soumet une facture unique ou s'il s'agit de la facture finale d'un projet en cours, choisissez cette option.       		 Lorsque votre entreprise dispose de Procore Pay, ce paramètre fonctionne avec les paramètres de facturation pour les renonciations de privilège finales conditionnelles et finales inconditionnelles . Voir Activer les renonciations au privilège et définir des modèles par défaut pour les projets.
      Date de soumission Contrôle du calendrier Sélectionnez la date à laquelle la facture a été soumise à votre entreprise par le sous-traitant.  En règle générale, ceci est imprimé sur la facture que vous avez reçue de l'entreprise sous-traitante. 

Mettre à jour la carte de détails du paiement

La carte « Détails du paiement » apparaît à côté de la carte « Informations générales pour les administrateurs des factures avec Procore Pay ».

Carte de détails du paiement

Pour modifier la date d'échéance de paiement de cette facture, sélectionnez une nouvelle date dans le calendrier Date d'échéance de paiement .

 
sub-invoice-payment-details-card.png

​​Mettre à jour la carte de ventilation des coûts

Les champs de saisie de données dans la ventilation des coûts d'une facture dépendent de la méthode comptable de l'engagement correspondant (basée sur le montant ou sur l'unité/la quantité). Pour en savoir plus, voir Comment définir la méthode comptable d'un contrat ? 

 Conseils

Cliquez ici pour afficher les étapes de la saisie des données basées sur les montants.  

Saisie de données basée sur le montant

Pour les contrats d'engagement basés sur le montant , suivez ces étapes pour mettre à jour la ventilation des coûts d'une facture. 

 Conseil
La facture doit être la plus récente et son statut doit être Ébauche ou Réviser et soumettre à nouveau.
  1. Dans la carte Ventilation des coûts , cliquez sur l'une de ces options :
    • Pour modifier un ou plusieurs postes, cochez la ou les cases Numéro d'élément pour le(s) poste(s) à modifier.
    • Pour modifier tous les postes, cochez la case de l'en-tête de la colonne Numéro d'élément.
      Remarques

      Vous pouvez également mettre à jour la ventilation des coûts ligne par ligne. Pour ce faire, cliquez sur une ou plusieurs cellules modifiables et saisissez directement vos données.

      • Les champs qui acceptent la saisie directe des données sont les suivants : Travaux terminés cette période, Nouveaux matériaux entreposés, Matériaux antérieurs entreposés, Total terminé et entreposé à ce jour (%), Retenue de garantie sur les travaux cette période ($), Retenue de garantie sur les travaux cette période (%) et Total de la retenue de garantie. Publié. 
      • Si le paramètre Activer la retenue de garantie sur les matériaux entreposés est activé dans l'onglet Paramètres avancés de l'engagement, vous pouvez également saisir des données dans la colonne Retenue de garantie sur les matériaux ($) . Ce paramètre est désactivé par défaut, ce qui masque la colonne. 
  2. Cliquez sur Modifier les valeurs. 
    Ceci ouvre le panneau Modifier les valeurs . 
  3. Dans le panneau Modifier les valeurs , saisissez les valeurs pour cette période de facturation :

    sub-invoice-amount-based-edit-values.png
     
    • Facultatif. Travaux terminés cette période (%). Saisissez une valeur pour définir le pourcentage de travail terminé.
      Exemple
      Saisissez 25 % dans la colonne Travaux terminés cette période (%)  . Lorsque vous cliquez sur Appliquer, Procore calcule automatiquement les valeurs des cellules Total terminé et entreposé à ce jour ($), Total terminé et entreposé à ce jour (%), Solderestant et Retenue de garantie sur les travaux cette période ($)  . Elle applique également les mises à jour des totaux des factures.
    • Facultatif. Total terminé et entreposé à ce jour (%). Saisissez une valeur pour le pourcentage de matériaux installés et entreposés sur le chantier ou dans une installation de stockage. Cette entrée représente l'ensemble des travaux et des matériaux entreposés pour cette période de facturation, ainsi que toute facture soumise pour cet engagement dans le passé. 
      Exemple
      Saisissez 40 % dans la colonne Total terminé et entreposé à ce jour (%)  . Lorsque vous cliquez sur Appliquer, Procore calcule automatiquement les valeurs des champs Travaux terminés cette période (%), Total terminé et entreposé à ce jour ($), Solderestant et Retenue de garantie sur les travaux cette période ($). cellules. Elle applique également les mises à jour des totaux des factures.
    • Facultatif. Retenue de garantie sur les travaux pour cette période (%). Saisissez une valeur pour le pourcentage de retenue de garantie à retenir. 
    • Facultatif. Retenue de garantie totale libérée (%). Saisissez une valeur pour le pourcentage de retenue de garantie à libérer. 
  4. Cliquez sur Appliquer pour mettre à jour les postes sélectionnés dans la ventilation des coûts.
    Le système applique vos mises à jour aux postes sélectionnés et recalcule les totaux des factures.

    sub-invoice-updated-amount-based-line-items.png
     
  5. Répétez les étapes pour mettre à jour tous les postes souhaités, si nécessaire.
  6. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les mises à jour.

Cliquez ici pour afficher les étapes de saisie des données basées sur les unités/quantités.  

Saisie de données basée sur les unités/quantités

Pour les contrats d'engagement basés sur les unités/quantités , suivez ces étapes pour mettre à jour la ventilation des coûts d'une facture.

 Conseil
La facture doit être la plus récente et son statut doit être Ébauche ou Réviser et soumettre à nouveau.
  1. Dans la carte Ventilation des coûts , choisissez l'une de ces options :
    • Pour modifier un ou plusieurs postes, cochez la ou les cases Numéro d'élément pour le(s) poste(s) à modifier.
    • Pour modifier tous les postes, cochez la case de l'en-tête de la colonne Numéro d'élément.
      Remarque

      Vous pouvez également mettre à jour la ventilation des coûts ligne par ligne. Pour ce faire, cliquez sur une ou plusieurs cellules modifiables et saisissez directement vos données.

      • Les champs qui acceptent la saisie directe des données sont les suivants : Total terminé et entreposé à ce jour ($) et Nouvelle quantité.
      • Si le paramètre Activer la retenue de garantie sur les travaux terminés est activé dans l'onglet Paramètres avancés de l'engagement, vous pouvez également saisir des données dans les champs Retenue de garantie sur les travaux cette période ($), Retenue de garantie sur les travaux cette période ($) et Total de la retenue de garantie libérée. colonnes. Lorsque ce paramètre est désactivé, ces colonnes sont masquées.
  2. Cliquez sur Modifier les valeurs. 
    Ceci ouvre le panneau Modifier les valeurs . 
  3. Dans le panneau Modifier les valeurs , saisissez les valeurs pour cette période de facturation :

    sub-invoice-edit-values-panel.png
    • Facultatif. Total terminé et entreposé à ce jour (%). Saisissez une valeur pour définir le pourcentage de matériaux installés et entreposés sur le chantier ou dans une installation de stockage. Cette entrée représente l'ensemble des travaux et des matériaux entreposés pour cette période de facturation, ainsi que toute facture soumise pour cet engagement dans le passé. Voir 
    • Facultatif. Travaux terminés cette période (%). Saisissez une valeur pour définir le pourcentage de travail terminé.
    • Facultatif. Retenue de garantie sur les travaux pour cette période (%). Saisissez une valeur pour le pourcentage de retenue de garantie à retenir. 
    • Facultatif. Retenue de garantie totale libérée (%). Saisissez une valeur pour le pourcentage de retenue de garantie à libérer. 
  4. Cliquez sur Appliquer pour mettre à jour les postes sélectionnés dans la ventilation des coûts.
    Le système applique vos mises à jour aux postes sélectionnés et recalcule les totaux des factures.

    sub-invoice-updated-unit-qty-line-items.png
     
  5. Répétez les étapes pour mettre à jour tous les postes souhaités, si nécessaire.
  6. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les mises à jour.
 

Ajouter des pièces jointes

  1. Faites défiler jusqu'à la section Pièces jointes.
  2. Choisissez parmi ces options :

    admin-view-attachments-section.png
    • Cliquez sur le bouton Joindre des fichiers. Cette action ouvre la boîte de dialogue Joindre des fichiers, dans laquelle vous pouvez charger des fichiers depuis votre ordinateur. Cliquez sur le bouton Joindre lorsque vous avez terminé.
      OU
    • Effectuez un glisser-déposer pour déplacer les fichiers de votre ordinateur ou du réseau vers la zone des pièces jointes.

Sauvegarder la facture

Cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la page « Nouvelle facture ». 
Remarque : si les flux de travail sont activés pour les factures des sous-traitants, vous pouvez également choisir « Enregistrer comme brouillon » pour enregistrer votre travail et rester dans la même étape du flux de travail.

Envoyer une facture avec DocuSign©

Facultatif : si votre équipe de projet souhaite recueillir des signatures sur vos factures à l'aide de l'intégration Procore + DocuSign©, cliquez sur le bouton Envoyer avec DocuSign© en haut de la page. Pour utiliser ce bouton, l'intégration DocuSign© doit être activée sur le projet (consultez « Comment activer l'intégration DocuSign® ? ») et le statut de la facture doit être Approuvé, Approuvé avec note conditionnelle, ou En attente d'approbation. Pour en savoir plus sur l'intégration DocuSign© et sur la préparation des enveloppes à signer, consultez « DocuSign® ».

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