Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation

Étape 1 : répondre à une invitation à facturer

Il existe deux façons de répondre à une « invitation à facturer » en tant que contact de facturation : (1) à partir de l'e-mail « Invitation à facturer » ou (2) à partir de l'outil Engagements au niveau projet du collaborateur en amont. Utilisez la deuxième option lorsque vous savez que vous disposez des autorisations de contact de facturation mais que l'invitation à facturer est manquante ou perdue.

Lorsque vous répondez à une invitation, vous pouvez l'accepter ou la refuser comme suit :

• Pour répondre à un e-mail « Invitation à facturer » : Afficher/Masquer      
  • 1. Ouvrez votre boîte de réception de e-mails.
    2. Recherchez l'e-mail contenant la ligne d'objet « [Nom du projet] : [nom d'utilisateur] vous a invité à facturer. »
    3. Ouvrez l’invitation à facturer. 
       
       
        
    4. Vérifiez les détails de la facture :
       • L’engagement. Indique le numéro et le nom de l’engagement. 
       • Type de facture. Indique le type de facture. Voir Configurer les paramètres : Facturation. 
       • Période de facturation. Plage de dates pour la période de facturation ouverte . 
       • Invité par. Le nom et le prénom de l’expéditeur. En règle générale, il s’agit de l’administrateur des factures. 
       • Date d’échéance. La date à laquelle votre facture est due. Les contacts de facturation ne peuvent pas créer ou soumettre une facture dans le projet Procore après cette date.  
    5. Cliquez sur l’un de ces boutons pour répondre à la question Voulez-vous facturer cette période ? prompt:
       • Oui. Acceptez l’invitation et envoyez une facture. Le statut de la facture devient alors Accepté. Continuez avec les étapes de Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation.
       • Non. Refusez l’invitation si vous ne souhaitez pas soumettre de facture pour la période de facturation ouverte . Le statut de la facture devient alors Refusé.  

• Pour répondre à une invitation à facturer dans l'outil Engagements : Afficher/Masquer      
  1. Accédez à l'outil Engagements du projet. 
  2. Recherchez l'engagement auquel vous avez été ajouté en tant que contact de facturation. 
  3. Sous Voulez-vous facturer cette période ?, indiquez votre intention de soumettre une facture en cliquant sur le bouton Oui . 
     
  4. Cliquez sur le bouton Publier une réponse . 

Étape 2 : saisir un numéro de facture

1. Saisissez un numéro de facture dans la case Numéro de facture. 

   Remarque

   Points importants à noter concernant le champ N° de facture :

   • Un numéro de facture n'est PAS nécessaire pour sauvegarder une facture. Vous pouvez laisser ce champ vide.
   • Un numéro de facture est un champ de saisie de forme libre qui permet aux contacts de facturation de saisir un numéro de référence qui correspond à leur propre système de numérotation des factures.
   • Un numéro de facture en double sur un engagement n'est PAS autorisé. Sur un engagement, chaque facture doit avoir un numéro de facture unique. 
   • Un numéro de facture ne s'affiche PAS automatiquement sur les factures du maître d'ouvrage. Voir Comment Procore remplit-il automatiquement les montants d'une facture ascendante ?
2. Vérifiez les dates de période de facturation définies par la facture administrateur :
   • Date de facturation
     Indique la date d'échéance de la période de facturation.
   • Début de la période
     Indique la date de début de la période de facturation.
   • Fin de la période
     Indique la date de fin de la période de facturation.
3. Passez à l'étape suivante. 

Étape 3 : mettre à jour la ventilation des coûts

1. Faites défiler jusqu'à la section Ventilation des coûts complète .
   Le format de saisie des données dépend de la méthode comptable définie sur l'engagement par l' administrateur des factures. Voir Comment définir la méthode comptable pour un contrat ou un financement ?
2. Choisissez ci-dessous la méthode qui correspond à ce que vous voyez à l'écran :
   • Méthode comptable basée sur le montant
     1. Choisissez l'une de ces options d'entrée :
        • Pourcentage (%) . Saisissez le pourcentage de travail terminé pour la facturation de cette facture. Une entrée ici met automatiquement à jour la valeur de la colonne « De cette période » pour vous. 
          OU
        • De cette période . Saisissez le montant en dollars des travaux terminés pour la période de facturation de cette facture.
          ET
     2. Saisissez un montant en dollars dans le champ Matériaux actuellement entreposés . Cette valeur reste dans cette colonne sur les futures factures. Sur une future facture, vous pouvez mettre à jour la colonne « De cette période » pour refléter tout nouveau travail effectué pour la période de facturation de cette facture.  
     3. Mettez à jour vos ordres de changement d'engagement approuvés et ajoutez les pièces jointes à votre facture maintenant.
   • Méthode comptable basée sur l'unité/la quantité
     1. Choisissez l'une de ces options d'entrée :
        • Saisissez le pourcentage d'achèvement dans la case %. Procore met automatiquement à jour les colonnes « Quantité » et « Valeur ».
          OU
        • Saisissez un montant dans la zone Quantité. Procore met automatiquement à jour les colonnes « % » et « Valeur ». 
     2. Facultatif . Si vous devez libérer une retenue de garantie, saisissez le montant en dollars de la retenue de garantie dont vous demandez la libération sur cette facture dans le champ Lancé cette période . 
3. Passez à l'étape suivante.

Étape 4 : Mettre à jour les ordres de changement de l'engagement approuvés

1. Faites défiler jusqu'à la section Ordres de changement de l'engagement approuvés.
2. Saisissez le montant ou le pourcentage d’achèvement pour chaque poste. 
   Seuls les ordres de changement au statut Approuvé apparaissent ici. Voir Approuver ou rejeter les ordres de changement de l’engagement.
3. Passez à l'étape suivante.

Étape 5 : ajouter des pièces jointes

Si vous avez des fichiers à ajouter en pièce jointe à la facture, vous pouvez les ajouter maintenant. Par exemple, vous devrez peut-être ajouter une renonciation au privilège ou une copie PDF signée de la facture. 

1. Faites défiler jusqu'à la section Pièces jointes.
2. Cliquez sur Joindre des fichiers.
3. Chargez toutes les pièces jointes que vous pourriez être tenu d'inclure avec votre facture.

    Conseil

   Avez-vous besoin de fournir une copie PDF signée de la facture ? Si oui, suivez les étapes de la section Exporter une facture de sous-traitant. Après avoir signé le PDF, vous pouvez suivre les étapes ci-dessus pour le joindre à votre facture.
4. Passez à l'étape suivante.

Étape 6 : enregistrer ou envoyer une facture

Si vous êtes prêt à soumettre la facture pour révision, vous pouvez le faire maintenant. Si vous souhaitez soumettre la facture ultérieurement, vous avez la possibilité d'enregistrer la facture. Choisissez une (1) de ces options :

• Si vous n'êtes PAS prêt à soumettre la facture, cliquez sur Enregistrer. Ceci définit le statut de la facture sur Ébauche.
  OU
• Si vous êtes prêt à soumettre votre facture au payeur pour révision, cliquez sur Envoyer . Ceci définit automatiquement le statut de la facture sur En révision . À moins qu'un administrateur de facturation ne change le statut en Réviser et renvoyer , vous ne serez PAS autorisé à modifier la facture après l'avoir soumise.