Passer au contenu principal
Procore

Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation

 Ancien contenu

Ce tutoriel détaille l'ancienne expérience de Procore pour soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation. Les informations de cette page seront remplacées par un contenu mis à jour lorsque la version bêta de la facture de sous-traitant sera disponible. Pour en savoir plus sur cette version et son calendrier, voir Gestion financière : Nouvel affichage administratif pour les factures de sous-traitant.

Important !Si vous utilisez l'expérience bêta de la facture de sous-traitant, veuillez consulter le tutoriel Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation dans l'outil Facturation au lieu des informations ci-dessous.

Objectif

Soumettre une nouvelle facture de sous-traitant en tant que contact de facturation après avoir accepté une « invitation à facturer ». 

Contexte

Si vous êtes le contact de facturation désigné pour un bon de commande ou un contrat de sous-traitance, l'entreprise pour laquelle vous effectuez un travail crée une période de facturation afin de définir la « date d'échéance » pour la soumission de votre facture. Une fois la période de facturation créée, le gestionnaire des factures a la possibilité de vous envoyer un e-mail avec la ligne d'objet « [Nom du projet] : [nom d'utilisateur] vous a invité à facturer ». Cette invitation est un rappel de courtoisie pour rappeler de créer et d'envoyer votre facture avant la date d'échéance. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour créer une facture de sous-traitant en réponse à une « invitation à facturer » avant la « date d'échéance » de la période de facturation, autorisations de niveau « Lecture seule » dans l'outil Engagements du projet. Vous devez également être le « contact de facturation » désigné sur le bon de commande ou le contrat de sous-traitance.
      Remarques
      • L'ajout d'un contact de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance ajoute également la personne à la liste « Privé(e) ».
      • Si vous êtes le contact de facturation désigné et que vous souhaitez soumettre une facture après la « Date d'échéance », vous devez contacter l'entreprise pour laquelle vous avez effectué le travail pour lui demander de créer la facture en votre nom. Voir Créer une facture pour le compte d'un contact de facturation. Les contacts de facturation ne peuvent pas soumettre de factures dans Procore après la date d'échéance. 
      • Si vous êtes le contact de facturation désigné et que vous ne trouvez pas l'« invitation à facturer » qui vous a été envoyée, vous n'avez PAS besoin de l'e-mail pour créer une facture. Tant que vous n'avez pas dépassé la « date d'échéance », vous pouvez vous connecter à Procore et accéder à l'outil Engagements pour créer la facture pour le bon de commande ou le contrat de sous-traitance.

Conditions préalables

Procédure

Étape 1 : saisir un numéro de facture

Remarques
  • Si vous avez répondu à une « Invitation à facturer » en cliquant sur « Oui » (voir Accepter ou refuser une invitation à facturer en tant que contact de facturation), passez les étapes 1 à 3 et commencez à l'étape 4 ci-dessous.
  • Si vous êtes déjà connecté à Procore ou si vous ne trouvez pas votre invitation à facturer, vous pouvez créer une facture en commençant par l'étape 1 ci-dessous.
  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Sous l'onglet Contrats, recherchez le contrat dans le tableau. Ensuite, cliquez sur le lien Numéro pour l'ouvrir.

    commitments-contracts-number-link.png
  3. Cliquez sur le bouton Créer une facture.
    Cela ouvrira la page « Créer une nouvelle facture ».
  4. Saisissez le numéro de facture du collaborateur en aval dans la case No de facture.
    Remarque
    • Le numéro de facture n'est PAS un champ obligatoire. Vous pouvez laisser ce champ vide.
    • En règle générale, les utilisateurs de Procore utilisent ce champ de forme libre pour saisir un numéro de référence correspondant au numéro de facture du collaborateur en aval. Si vous saisissez un numéro de facture, il doit être unique parmi toutes les autres factures créées pour le contrat d'engagement correspondant. Si vous essayez de saisir un numéro en double, une bannière d'avertissement ROUGE apparaît en haut de la page pour vous rappeler de saisir un numéro unique. 
    • Procore ne complète PAS automatiquement le numéro de facture saisi à cette étape sur les factures ascendantes liées. Pour savoir quels champs sont automatiquement renseignés, consultez « Comment Procore renseigne-t-il automatiquement les montants sur une facture ascendante ? »
  5. Vérifiez les informations des champs suivants. Procore renseigne automatiquement les dates suivantes pour vous.
    Remarque
    Les dates de la période de facturation sont définies par l'administrateur des factures. Si vous utilisez une période de facturation différente, vous pouvez modifier les valeurs de ces champs le cas échéant. Tous ces champs sont obligatoires.
    • Date de facturation
      Indique la date d'échéance de la période de facturation.
    • Début de la période
      Indique la date de début de la période de facturation.
    • Fin de la période
      Indique la date de fin de la période de facturation.
  6. Passez à l'étape suivante. 

Étape 2 : mettre à jour la ventilation des coûts

  1. Faites défiler jusqu'à la section Remplir la ventilation des coûts.
    Le format des entrées de données dépend de la méthode comptable définie. Voir Comment définir la méthode comptable pour un contrat ou un financement ?
  2. Choisissez ci-dessous la méthode qui correspond à ce que vous voyez à l'écran :
    • Méthode comptable basée sur le montant
      1. Choisissez l'une de ces options d'entrée :
        • Pourcentage (%). Saisissez le pourcentage de travail terminé. Ceci met automatiquement à jour la valeur de la colonne « De cette période ».
          OU
        • De cette période. Saisissez le montant du travail effectué pour la période de facturation.
          ET
      2. Saisissez un montant dans le champ Matériaux actuellement entreposés. Cette valeur restera dans cette colonne sur les futures factures que vous pourrez ensuite mettre à jour dans la colonne « De cette période » pour refléter tout nouveau travail effectué.  
      3. Mettez à jour vos ordres de changement d'engagement approuvés et ajoutez les pièces jointes à votre facture maintenant.
    • Méthode comptable basée sur l'unité/la quantité
      1. Choisissez l'une de ces options d'entrée :
        • Saisissez le pourcentage d'achèvement dans la case %. Procore met automatiquement à jour les colonnes « Quantité » et « Valeur ».
          OU
        • Saisissez un montant dans la zone Quantité. Procore met automatiquement à jour les colonnes « % » et « Valeur ». 
      2. Facultatif. Si vous devez débloquer la retenue de garantie, saisissez le montant de la retenue que vous demandez dans le champ Débloqué cette période
  3. Passez à l'étape suivante.

Étape 3 : mettre à jour les ordres de changement de l'engagement approuvés

  1. Faites défiler jusqu'à la section Ordres de changement de l'engagement approuvés.
  2. Saisissez le montant ou le pourcentage d’achèvement pour chaque poste. 
    Seuls les ordres de changement au statut Approuvé apparaissent ici. Voir Approuver ou rejeter les ordres de changement de l’engagement.
  3. Passez à l'étape suivante.

Étape 4 : ajouter des pièces jointes

Si vous avez des fichiers à ajouter en pièce jointe à la facture, vous pouvez les ajouter maintenant. Par exemple, vous devrez peut-être ajouter une renonciation au privilège ou une copie PDF signée de la facture. 

  1. Faites défiler jusqu'à la section Pièces jointes.
  2. Cliquez sur Joindre des fichiers.
  3. Chargez tous les fichiers nécessaires à partir de votre ordinateur.
     Conseil
    Avez-vous besoin de fournir une copie PDF signée de la facture ? Si oui, suivez les étapes de la section Exporter une facture de sous-traitant. Après avoir signé le PDF, vous pouvez suivre les étapes ci-dessus pour le joindre à votre facture.
  4. Passez à l'étape suivante.

Étape 5 : enregistrer ou soumettre une facture

Si vous êtes prêt à soumettre la facture pour révision, vous pouvez le faire maintenant. Si vous souhaitez soumettre la facture ultérieurement, vous avez la possibilité d'enregistrer la facture. Choisissez une (1) de ces options :

  • Si vous n'êtes PAS prêt à soumettre la facture, cliquez sur Enregistrer. Ceci définit le statut de la facture sur Ébauche.
    OU
  • Si vous êtes prêt à soumettre la facture au sous-traitant, cliquez sur Envoyer. Ceci définit automatiquement le statut de la facture sur En cours de révision. À moins que le sous-traitant ne change le statut en Réviser et soumettre à nouveau, vous ne serez PAS en mesure de modifier la facture une fois qu'elle a été soumise.
Remarque
Pour en savoir plus, consultez Quels sont les statuts par défaut des factures Procore ?

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel d'engagements de Procore et sur la façon dont il peut aider votre entreprise, veuillez visiter notre page produit de l'outil Finances de la construction. .