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Procore

Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation

 Note

Le vendredi 18 décembre 2020, Procore a lancé la première phase du déploiement progressif du nouvel affichage collaborateur pour l'outil Facturation au niveau projet. Ce jour-là, cette fonctionnalité a été mise en place pour un nombre limité de comptes clients Procore. Au cours des semaines suivantes, le déploiement de la fonctionnalité s'est poursuit pour d'autres clients Procore jusqu'à ce que le processus soit terminé. Pour en savoir plus, voir Gestion financière : (bientôt disponible !) nouvelle vue Collaborateur pour l'outil Facturation.

Si vous êtes un contact de facturation et avez besoin de directives pour la version à accès anticipé, voir Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation et Comment facturer des matériaux entreposés sur une facture de sous-traitant ? au lieu des directives de cette page.

Important : si vous êtes un client Procore ayant acheté un flux de travail personnalisé (voir Solutions personnalisées Procore), votre compte d'entreprise ne recevra PAS cette mise à jour. En effet, l'outil Facturation de votre projet nécessite un chemin d'approbation personnalisé pour le traitement de vos factures de sous-traitant. Si vous avez des questions sur la facturation et votre flux de travail personnalisé, veuillez contacter le point de contact Procore de votre entreprise.  

Objectif

Soumettre une nouvelle facture de sous-traitant en tant que contact de facturation après avoir accepté une « invitation à facturer ». 

Contexte

Si vous êtes le contact de facturation désigné pour un bon de commande ou un contrat de sous-traitance, l'entreprise pour laquelle vous effectuez un travail crée une période de facturation afin de définir la « date d'échéance » pour la soumission de votre facture. Une fois la période de facturation créée, le gestionnaire des factures a la possibilité de vous envoyer un e-mail avec la ligne d'objet « [Nom du projet] : [nom d'utilisateur] vous a invité à facturer ». Cette invitation est un rappel de courtoisie pour rappeler de créer et d'envoyer votre facture avant la date d'échéance. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour créer une facture de sous-traitant en réponse à une « invitation à facturer » avant la « date d'échéance » de la période de facturation, autorisations de niveau « Lecture seule » dans l'outil Engagement du projet. Vous devez également être le « contact de facturation » désigné sur le bon de commande ou le contrat de sous-traitance.
       Notes
      • L'ajout d'un contact de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance ajoute également la personne à la liste « Privé(e) ».
      • Si vous êtes le contact de facturation désigné et que vous souhaitez soumettre une facture après la « Date d'échéance », vous devez contacter l'entreprise pour laquelle vous avez effectué le travail pour lui demander de créer la facture en votre nom. Voir Créer une facture pour le compte d'un contact de facturation. Les contacts de facturation ne peuvent pas soumettre de factures dans Procore après la date d'échéance. 
      • Si vous êtes le contact de facturation désigné et que vous ne trouvez pas l'« invitation à facturer » qui vous a été envoyée, vous n'avez PAS besoin de l'e-mail pour créer une facture. Tant que vous n'avez pas dépassé la « date d'échéance », vous pouvez vous connecter à Procore et accéder à l'outil Engagements pour créer la facture pour le bon de commande ou le contrat de sous-traitance.

Conditions préalables

Procédure

Étape 1 : saisir un numéro de facture

  1. Sur la page « Créer une nouvelle facture » de Procore, les champs suivants sont automatiquement remplis pour vous :
     Note
    Si les informations de cette page ne sont pas correctes, contactez l'administrateur des factures pour résoudre le problème. 
    • Début de la facture. Indique la date de début de la période de facturation. 
    • Fin de la facture. Indique la date de fin de la période de facturation. 
    • Date de facturation. Indique la date d'échéance pour la période de facturation. 
  2. Saisissez un numéro dans la case Nº de facture. En règle générale, vous entrez un numéro de référence qui correspond au numéro de facture de votre organisation. Si vous ne savez pas quoi entrer ici, contactez l'administrateur des factures pour résoudre le problème. 
  3. Passez à l'étape suivante. 

Étape 2 : mettre à jour la ventilation des coûts

  1. Faites défiler jusqu'à la section Remplir la ventilation des coûts.
    Le format des entrées de données dépend de la méthode comptable définie. Voir Comment définir la méthode comptable pour un engagement ou un contrat principal ?
  2. Choisissez ci-dessous la méthode qui correspond à ce que vous voyez à l'écran :
    • Méthode comptable basée sur le montant
      1. Choisissez l'une de ces options d'entrée :
        • Pourcentage (%). Saisissez le pourcentage de travail terminé. Ceci met automatiquement à jour la valeur de la colonne « De cette période ».
          OU
        • De cette période. Saisissez le montant du travail effectué pour la période de facturation.
          ET
      2. Saisissez un montant dans le champ Matériaux actuellement entreposés. Cette valeur restera dans cette colonne sur les futures factures que vous pourrez ensuite mettre à jour dans la colonne « De cette période » pour refléter tout nouveau travail effectué.  
      3. Facultatif. Si vous devez lever la retenue de garantie, choisissez l'une des options suivantes :
        • Pour libérer la totalité de la retenue de garantie sur tous les éléments :
          • Mettez à jour vos ordres de modification d'engagement approuvés et ajoutez les pièces jointes à votre facture maintenant.
          • Cliquez sur Enregistrer comme ébauche.
          • Sous « Libérer la retenue de garantie sur tous les éléments », entrez 100 % dans la case Travaux terminés.
          • Cliquez sur Libérer.
          • Cliquez sur Soumettre pour examen (au-dessus du tableau à côté du bouton Modifier).
            OU
        • Pour libérer un pourcentage de retenue de garantie différent :
          • Mettez à jour vos ordres de modification d'engagement approuvés et ajoutez les pièces jointes à votre facture maintenant.
          • Cliquez sur Enregistrer comme ébauche.
          • Cliquez sur Modifier.
          • Sous « Libérer la retenue sur tous les articles », entrez le pourcentage dans la case Travaux terminés.
          • Cliquez sur Enregistrer.
          • Cliquez sur Soumettre pour examen (au-dessus du tableau à côté du bouton Modifier).
    • Méthode comptable basée sur l'unité/la quantité
      1. Choisissez l'une de ces options d'entrée :
        • Saisissez le pourcentage d'achèvement dans la case %. Procore met automatiquement à jour les colonnes « Quantité » et « Valeur ».
          OU
        • Saisissez un montant dans la zone Quantité. Procore met automatiquement à jour les colonnes « % » et « Valeur ». 
      2. Facultatif. Si vous devez débloquer la retenue de garantie, saisissez le montant de la retenue que vous demandez dans le champ Débloqué cette période
  3. Passez à l'étape suivante.

Étape 3 : mettre à jour les ordres de changement de l'engagement approuvés

  1. Faites défiler jusqu'à la section Ordres de changement de l'engagement approuvés.
  2. Saisissez le montant ou le pourcentage d'achèvement pour chaque poste.
    Seuls les ordres de changement ayant le statut Approuvé apparaissent ici. Voir Approuver ou rejeter des ordres de changement de l'engagement (OCE).
  3. Passez à l'étape suivante.

Étape 4 : ajouter des pièces jointes

Si vous avez des fichiers à ajouter en pièce jointe à la facture, vous pouvez les ajouter maintenant. Par exemple, vous devrez peut-être ajouter une renonciation au privilège ou une copie PDF signée de la facture. 

  1. Faites défiler jusqu'à la section Pièces jointes.
  2. Cliquez sur Joindre des fichiers.
  3. Chargez tous les fichiers nécessaires à partir de votre ordinateur.
     Conseil
    Avez-vous besoin de fournir une copie PDF signée de la facture ? Si oui, suivez les étapes de la section Exporter une facture de sous-traitant. Après avoir signé le PDF, vous pouvez suivre les étapes ci-dessus pour le joindre à votre facture.
  4. Passez à l'étape suivante.

Étape 5 : enregistrer ou soumettre une facture

Si vous êtes prêt à soumettre la facture pour révision, vous pouvez le faire maintenant. Si vous souhaitez soumettre la facture ultérieurement, vous avez la possibilité d'enregistrer la facture. Choisissez une (1) de ces options :

  • Si vous n'êtes PAS prêt à soumettre la facture, cliquez sur Enregistrer. Ceci définit le statut de la facture sur Ébauche.
    OU
  • Si vous êtes prêt à soumettre la facture à l'entrepreneur, cliquez sur Soumettre pour examen. Cela définit automatiquement le statut de la facture sur En cours de révision. À moins que l'entrepreneur ne change le statut en Réviser et soumettre à nouveau, vous ne serez PAS en mesure de modifier la facture une fois qu'elle a été soumise.
 Note
Pour en savoir plus, consultez Quels sont les statuts par défaut des factures Procore?

 

 Note
Pour en savoir plus, consultez Quels sont les statuts par défaut des factures Procore?
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Pour en savoir plus, consultez Quels sont les statuts par défaut des factures Procore?