Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation

Étape 1 : saisir un numéro de facture

1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
2. Sous l'onglet Contrats, recherchez le contrat dans le tableau. Ensuite, cliquez sur le lien Numéro pour l'ouvrir.
   
   
   
3. Cliquez sur le bouton Créer une facture.
   Cela ouvrira la page « Créer une nouvelle facture ».
4. Saisissez un numéro de facture dans la case Numéro de facture. 

   Remarque

   • Le numéro de facture n'est PAS un champ obligatoire. Vous pouvez laisser ce champ vide.
   • En règle générale, les utilisateurs de Procore utilisent ce champ de forme libre pour saisir un numéro de référence correspondant au numéro de facture du collaborateur en aval. Si vous saisissez un numéro de facture, il doit être unique parmi toutes les autres factures créées pour le contrat d'engagement correspondant. Si vous essayez de saisir un numéro en double, une bannière d'avertissement ROUGE apparaît en haut de la page pour vous rappeler de saisir un numéro unique. 
   • Procore ne remplit PAS automatiquement le « n° de facture » saisi ici sur les factures en amont associées. Pour quels champs sont automatiquement remplis, voir Comment Procore remplit-il automatiquement les montants d'une facture en amont ?
5. Vérifiez les informations dans les champs suivants. Procore automatiquement les dates suivantes pour vous :

   Remarque

   Les dates de période de facturation de votre facture sont définies par l' administrateur des factures du payeur. Si vous soumettez une facture pour une période de facturation différente, vous pouvez la sélectionner dans une liste de périodes de facturation existantes. Tous les champs de période de facturation sont obligatoires.
   • Date de facturation
     Indique la date d'échéance de la période de facturation.
   • Début de la période
     Indique la date de début de la période de facturation.
   • Fin de la période
     Indique la date de fin de la période de facturation.
6. Passez à l'étape suivante. 

Étape 2 : mettre à jour la ventilation des coûts

1. Faites défiler jusqu'à la section Ventilation des coûts complète .
   Le format de saisie des données dépend de la méthode comptable définie sur l'engagement par l' administrateur des factures. Voir Comment définir la méthode comptable pour un contrat ou un financement ?
2. Choisissez ci-dessous la méthode qui correspond à ce que vous voyez à l'écran :
   • Méthode comptable basée sur le montant
     1. Choisissez l'une de ces options d'entrée :
        • Pourcentage (%) . Saisissez le pourcentage de travail terminé pour la facturation de cette facture. Une entrée ici met automatiquement à jour la valeur de la colonne « De cette période » pour vous. 
          OU
        • De cette période . Saisissez le montant en dollars des travaux terminés pour la période de facturation de cette facture.
          ET
     2. Saisissez un montant en dollars dans le champ Matériaux actuellement entreposés . Cette valeur reste dans cette colonne sur les futures factures. Sur une future facture, vous pouvez mettre à jour la colonne « De cette période » pour refléter tout nouveau travail effectué pour la période de facturation de cette facture.  
     3. Mettez à jour vos ordres de changement d'engagement approuvés et ajoutez les pièces jointes à votre facture maintenant.
   • Méthode comptable basée sur l'unité/la quantité
     1. Choisissez l'une de ces options d'entrée :
        • Saisissez le pourcentage d'achèvement dans la case %. Procore met automatiquement à jour les colonnes « Quantité » et « Valeur ».
          OU
        • Saisissez un montant dans la zone Quantité. Procore met automatiquement à jour les colonnes « % » et « Valeur ». 
     2. Facultatif . Si vous devez libérer une retenue de garantie, saisissez le montant en dollars de la retenue de garantie dont vous demandez la libération sur cette facture dans le champ Lancé cette période . 
3. Passez à l'étape suivante.

Étape 3 : mettre à jour les ordres de changement de l'engagement approuvés

1. Faites défiler jusqu'à la section Ordres de changement de l'engagement approuvés.
2. Saisissez le montant ou le pourcentage d’achèvement pour chaque poste. 
   Seuls les ordres de changement au statut Approuvé apparaissent ici. Voir Approuver ou rejeter les ordres de changement de l’engagement.
3. Passez à l'étape suivante.

Étape 4 : ajouter des pièces jointes

Si vous avez des fichiers à ajouter en pièce jointe à la facture, vous pouvez les ajouter maintenant. Par exemple, vous devrez peut-être ajouter une renonciation au privilège ou une copie PDF signée de la facture. 

1. Faites défiler jusqu'à la section Pièces jointes.
2. Cliquez sur Joindre des fichiers.
3. Chargez toutes les pièces jointes que vous pourriez être tenu d'inclure avec votre facture.

    Conseil

   Avez-vous besoin de fournir une copie PDF signée de la facture ? Si oui, suivez les étapes de la section Exporter une facture de sous-traitant. Après avoir signé le PDF, vous pouvez suivre les étapes ci-dessus pour le joindre à votre facture.
4. Passez à l'étape suivante.

Étape 5 : enregistrer ou soumettre une facture

Si vous êtes prêt à soumettre la facture pour révision, vous pouvez le faire maintenant. Si vous souhaitez soumettre la facture ultérieurement, vous avez la possibilité d'enregistrer la facture. Choisissez une (1) de ces options :

• Si vous n'êtes PAS prêt à soumettre la facture, cliquez sur Enregistrer. Ceci définit le statut de la facture sur Ébauche.
  OU
• Si vous êtes prêt à soumettre votre facture au payeur pour révision, cliquez sur Envoyer . Ceci définit automatiquement le statut de la facture sur En révision . À moins qu'un administrateur de facturation ne change le statut en Réviser et renvoyer , vous ne serez PAS autorisé à modifier la facture après l'avoir soumise.