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Procore

Créer une facture de sous-traitant pour débloquer la retenue de garantie

Objectif

Créez une facture de sous-traitant pour le déblocage de la retenue de garantie

Contexte

La première étape pour le déblocage de la retenue de garantie sur un projet consiste à créer une subcontractor invoice. Il existe deux façons de créer une facture dans l'outil Engagements :

Les étapes ci-dessous résument comment créer et envoyer une facture pour débloquer la retenue de garantie.

 Important
Lors de la création d'une facture pour débloquer la retenue de garantie, il est important de s'assurer que la facture a le statut « ébauche » avant d'entrer les montants de retenue dans l'onglet Détails de la facture. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour créer une facture de sous-traitant avant ou après la date d'échéance de la période de facturation, les autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
      OU
    • Pour créer un sous-traitant avant la date d'échéance de la période de facturation, les autorisations de niveau « Standard » dans l'outil Engagements du projet. Vous devez aussi être ajouté en tant que membre de la liste déroulante « Privé(e) » dans le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Ceci répertorie également votre nom d'utilisateur en tant que « contact de facturation » sur le bon de commande ou le contrat de sous-traitance.
      ET
    • Pour débloquer la retenue de garantie sur une facture de sous-traitant, des autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Engagements du projet.
       Notes
      Pour en savoir plus sur la définition et le déblocage de la retenue de garantie sur une facture de sous-traitant, voir Définir ou débloquer la retenue sur une facture de sous-traitant.

Conditions préalables

Procédure

Étape 1 : créez une « ébauche » de facture

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet. 
  2. Sous l'onglet Contrats, localisez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Cliquez ensuite sur Afficher.
  3. Cliquez sur Créer une facture
  4. Saisissez les informations suivantes :
    1. Nº de facture. Saisissez le numéro de la facture.
    2. Début de la facture. Affiche le début de la période de facturation. Les périodes de facturation sont définies dans Procore par le contractant.
    3. Fin de la facture. Affiche la fin de la période de facturation. Les périodes de facturation sont définies dans Procore par le contractant.
    4. Date de facturation. Affiche la date de facturation pour la période de facturation. Les périodes de facturation sont définies dans Procore par le contractant.
       Note

      Pour en savoir plus sur les périodes de facturation dans Procore, voir Créer des périodes de facturation automatique et Modifier une période de facturation pour les factures.

  5. Cliquez sur Enregistrer comme ébauche.

Étape 2 : mettez à jour les montants de retenue de garantie débloqués pour cette période

 Important
N'oubliez pas que, lors de la création d'une facture pour débloquer la retenue de garantie, il est important de s'assurer que la facture est au statut « Ébauche » avant de saisir les montants de retenue de garantie dans l'onglet Détails de la facture. Si vous êtes un sous-traitant qui a été invité à soumettre une facture et que vous accédez à cette facture à partir de l'invitation, assurez-vous toujours que la facture est au statut « Ébauche ».
  1. Cliquez sur l'onglet Détails dans la facture de sous-traitant.
  2. Cliquez sur Modifier.
  3. Dans la colonne Retenue de garantie – Débloqué cette période, procédez comme suit :
    • Retenue de garantie sur les travaux. Saisissez le montant de retenue de garantie que vous êtes invité à débloquer en utilisant le format de devise.
    • Retenue de garantie sur les matériaux. Saisissez le montant de retenue de garantie débloqué en utilisant le format de devise. 
       Conseil
      N'oubliez pas que les valeurs des colonnes Actuellement retenu indiquent les montants de retenue de garantie retenus par la partie contractante. 
      released-this-period.png
  4. Facultatif. Si la partie contractante a activé le paramètre « Afficher les montants réclamés par les sous-traitants » dans l'outil Engagements, vous pourrez saisir les montants des travaux réclamés pour la période de facturation dans la colonne Le sous-traitant a réclamé cette période.
     Note
    Le paramètre « Afficher les montants réclamés par les sous-traitants » a été conçu pour les clients de Procore en Australie et en Nouvelle-Zélande. Ceci permet aux entreprises de construction de créer des plannings de paiement qui facilitent les approbations de factures et les réclamations des travaux effectués par les entrepreneurs. Pour en savoir plus, voir Créer un planning de paiement.

     
  5. Cliquez sur Enregistrer en haut du tableau.

Étape 3 : signez le PDF des détails de la facture

Si la partie contractante vous demande de signer la facture que vous soumettez, procédez comme suit :

  1. Dans la facture, cliquez sur l'onglet Détail.

    invoice-detail.png
  2. Cliquez sur Exporter et choisissez l'option PDF dans la liste déroulante.
  3. Fournissez votre facture de sous-traitant signée à la partie contractante conformément aux conditions de votre contrat.  
  4. Facultatif. Si vous souhaitez inclure une copie de votre facture signée en pièce jointe, procédez comme suit :
    • Cliquez sur l'onglet Résumé.
    • Cliquez sur Modifier
    • Faites défiler jusqu'à la zone Pièces jointes et chargez une copie de votre facture signée. Vous pouvez également joindre des documents supplémentaires liés à votre facture, tels que des renonciations de privilège.
  5. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la facture en tant qu'« ébauche ».

Étape 4 : enregistrez et envoyez la facture

 Mise en garde
  • Avant d'envoyer votre facture, il est important de la réviser pour en vérifier l'exactitude et l'exhaustivité. Pour savoir comment procéder, voir Réviser les factures en tant que sous-traitant.
  • Une fois la facture envoyée, vous ne serez PAS en mesure d'apporter des modifications sans contacter la partie contractante pour modifier le statut de votre facture, puis la réviser et renvoyer.

Lorsque vous êtes prêt à envoyer votre facture, cliquez sur Soumettre pour révision. Ceci change le statut de la facture en En cours de révision.

 

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