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Procore

Importer des postes de la ventilation des coûts d'engagement à partir d'un fichier CSV

Objectif

Importer les postes de la ventilation des coûts (VDC) pour un bon de commande ou un contrat de sous-traitance à l'aide d'un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV).

Contexte

Pour gagner du temps en ajoutant manuellement des postes à la ventilation des coûts d'un bon de commande ou d'un contrat de sous-traitance, vous pouvez télécharger un fichier CSV à partir de votre projet, ajouter vos postes à ce fichier, puis l'importer dans Procore.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
  • Exigences :
  • Restrictions :
    • N'ajoutez PAS et ne déplacez PAS de colonnes de données dans le modèle. Ceci entraînerait l'échec du processus d'importation. 
    • Le processus d'importation ne prend en charge que les fichiers CSV (valeurs séparées par des virgules). 
    • Procore n'importe PAS les postes lorsque ces champs ne contiennent aucune donnée :
      • Nom du code de coût. Celui-ci doit correspondre exactement au nom du code de coût dans l'outil Admin du projet. 
      • Numéro de code de coût. Celui-ci doit correspondre exactement au numéro de code de coût dans l'outil Admin du projet. 
      • Type de poste. 
      • Montant ou Quantité/Description/Prix unitaire. Ce champ doit comporter une valeur. Vos exigences en matière de saisie de données dépendent de la méthode comptable. Voir Comment définir la méthode comptable pour un contrat ?
    • Codes budgétaires :
  • Informations supplémentaires :
    • Vous pouvez ajouter plusieurs postes avec les mêmes codes de coût, y compris dans la même catégorie. Dans l'exemple ci-dessous, deux postes distincts sont créés.
      • 02-300 – Travaux de terrassement, M, 30 000
      • 02-300 – Travaux de terrassement, M, 60 500
    • Si vous avez activé la fonction de sous-projets (voir Activer les sous-projets et Ajouter un sous-projet à un projet Procore), vous pouvez ajouter un sous-projet à l'engagement.
    • Vous pouvez accéder aux types/catégories de postes via l'outil Admin de l'entreprise sur la page de configuration du contrat.
    • Si vous souhaitez ajouter manuellement des éléments à la ventilation des coûts, voir Ajouter un poste à une ventilation des coûts.

Conditions préalables

  • Le bon de commande ou l'engagement doit avoir le statut Ébauche.

Procédure

Télécharger le modèle CSV de ventilation des coûts

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Sous l'onglet Contrats, localisez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Cliquez ensuite sur Modifier.
  3. Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
  4. Faites défiler vers le bas de la page jusqu'à la section Importer la ventilation des coûts à partir de CSV.
  5. Facultatif : cliquez sur l'un (1) des liens de téléchargement :
    • Modèle vierge. Télécharge un fichier vierge nommé csv_import.csv sur votre ordinateur.
    • Un affichage des postes existants. Télécharge un fichier nommé csv_import.csv qui contient les éléments de ventilation des coûts des postes existants sur votre ordinateur.
      import-sov-from-csv-download.png
  6. Continuez avec Ajouter des postes de ventilation des coûts au modèle CSV.

Ajouter des postes de ventilation des coûts au modèle CSV

  1. Ouvrez le fichier csv_import.csv que vous avez téléchargé. 
  2. Identifiez la méthode comptable utilisée par le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Voir Comment définir la méthode comptable d'un contrat ?
  3. Suivez l'une des étapes suivantes pour ajouter des postes au fichier CSV :

Méthode comptable basée sur le montant

Lorsqu'un contrat utilise la méthode comptable basée sur le montant (voir Comment définir la méthode comptable d'un contrat ?), entrez les postes dans le fichier csv_import.csv comme suit :

  • Code de sous-projet
    Si les sous-projets sont activés sur votre projet, saisissez le code du sous-projet. Cette colonne n'apparaît que lorsque les sous-projets sont activés.
    Notes
  • Poste budgétaire
    Numéro de poste budgétaire de la ventilation des coûts du contrat principal. Il n'est pas nécessaire de le renseigner, car Procore liera automatiquement toutes les combinaisons de code de coûts/catégorie et les placera dans l'outil Budget.
  • Nom du code de coût
    Le nom détaillé du numéro de code de coût au format suivant : « Division-Code – Titre ». Par exemple, 01-100 – Résumé.
  • Numéro de code de coût
    Le numéro de code de coût au format suivant : « Division-Code ». Par exemple, 01-100.
  • Description
    Facultatif : description plus détaillée du poste.
  • Type de poste
    Saisissez l'abréviation de type de coût appropriée pour le code de coût.
     Notes
  • Montant
    Saisissez une valeur numérique ou le montant de l'engagement. (L'utilisation de virgules et/ou du symbole dollar ($) n'est pas obligatoire.) Par exemple, « 15000 » est la syntaxe correcte. S'il n'y a pas de montant en dollars à saisir, veillez à entrer 0,00 (l'importation n'acceptera pas de cellule vide). 
    Remarque : les lignes vierges comptent toujours comme des lignes dans le processus d'importation. Veillez donc à les supprimer de la fin du fichier CSV avant l'importation. 

Méthode comptable basée sur l'unité/la quantité

Lorsqu'un contrat utilise la méthode de comptable par unité/quantité (voir Comment définir la méthode comptable d'un contrat ?), saisissez les postes dans le fichier csv_import.csv comme suit :

  • Code de sous-projet
    Si les sous-projets sont activés sur votre projet, saisissez le code du sous-projet. Cette colonne n'apparaît que lorsque les sous-projets sont activés.
     Notes
  • Remplacement de sous-total
    Pour remplacer le calcul automatique du sous-total, saisissez une valeur ici. Si vous entrez une valeur ici, laissez toujours les champs de calcul automatique (« Quantité », « Description de l'unité » et « Prix unitaire ») vides. Ne remplissez PAS les deux.
    OU ALORS
  • Calcul automatique
    Pour utiliser la fonction de calcul automatique de Procore, entrez une valeur dans ces champs. Ne remplissez PAS les champs si vous avez entré une valeur dans le champ « Remplacement de sous-total ».
    Note
    • Quantité
      Entrez une valeur numérique représentant la quantité de l'unité.
    • Description de l'unité
      Entrez une description de l'unité.
    • Prix unitaire
      Entrez le prix unitaire.
    • Type de poste
      Saisissez une abréviation de type de coût valide pour le code de coût. Voir Quels sont les types de coûts par défaut de Procore ? et Définir les types de coûts par défaut. Si votre entrée de type de coût ne correspond PAS exactement à un type de coût dans le compte Procore de votre entreprise, Procore classera automatiquement l'entrée comme type de coût « Autre ».
  • Facultatif : Description
    Saisissez une description détaillée du poste.
  • Numéro de code de coût
    Entrez un numéro de code de coût au format suivant : « Division-Code ». Par exemple 01-100.
  • Nom du code de coût
    Entrez un nom détaillé du numéro de code de coût dans le format suivant : « Division-Code – Titre ». Par exemple 01-100 – Résumé.
  • Poste budgétaire
    Saisissez un numéro de poste budgétaire de la ventilation des coûts du contrat principal. Il n'est pas nécessaire de le remplir, car Procore liera automatiquement toutes les combinaisons de code de coûts/catégorie et les placera dans l'outil Budget.

Mettre à jour le modèle CSV rempli dans Procore

  1. Faites défiler jusqu'au bas de la page.
  2. Choisissez l'un (1) de ces boutons d'option :
    Note
    Un astérisque (*) indique le paramètre par défaut de Procore.
    • Supprimez les postes existants et ajoutez le fichier CSV en tant que nouveaux éléments. Supprime tous les postes existants sur la VDC et ajoute les postes du fichier CSV en tant que nouveaux postes.
    • * Conservez les postes existants et ajoutez des fichiers CSV en tant que nouveaux éléments. Conserve tous les postes existants sur la VDC et ajoute de nouveaux postes à partir du fichier CSV en tant que nouveaux poste.
      purchase-order-import-sov.png
  3. Sélectionnez le fichier CSV que vous avez mis à jour.
  4. Cliquez sur Importer.
    Note
  5. Attendez quelques secondes, puis cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts pour actualiser son contenu.
  6. Vérifiez l'importation et assurez-vous que tous les éléments de votre engagement ont été correctement importés.
  7. Si vous devez apporter d'autres modifications à la ventilation des coûts, cliquez sur Modifier.
    • Ajoutez manuellement des postes supplémentaires.
    • Supprimez des postes.
    • Mettez à jour le numéro de code de coût.
    • Modifiez la description, le type ou le montant d'un poste.
  8. Choisissez parmi ces options :
    • Cliquez sur Enregistrer. Ceci enregistre vos mises à jour.
      OU
    • Cliquez sur Enregistrer et envoyer par e-mail. Ceci enregistre vos mises à jour et envoie une copie de l'engagement aux destinataires d' e-mails que vous désignez.

 

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