Mettre à jour la ventilation des coûts d'un sous-traitant en tant que contact de facturation depuis l'outil Engagements (ancienne version)
Ancien contenu
Ce tutoriel détaille l'ancienne expérience de Procore pour la mise à jour d'une ventilation des coûts sur une facture de sous-traitant en tant que contact de facturation. Les informations de cette page seront remplacées par un contenu mis à jour lorsque l'expérience de facturation des sous-traitants modernisée sera généralement disponible.
Important ! Si vous utilisez l'expérience bêta pour les factures des sous-traitants, veuillez consulter Mettre à jour une ventilation des coûts du sous-traitant en tant que contact de facturation à partir de l'outil de Facturation au lieu de la page ci-dessous.
Objectif
Mettre à jour la ventilation des coûts du sous-traitant sur un contrat d'engagement en tant que contact de facturation à partir de l'outil Engagements.
Contexte
Si vous êtes un contact de facturation qui a été invité à fournir une répartition détaillée de votre ventilation des coûts pour un engagement, vous recevrez un message électronique de Procore avec pour objet : « [Nom d'utilisateur Procore] vous invite à détailler votre ventilation des coûts pour cet engagement ». La ventilation des coûts du sous-traitant (VDC du sous-traitant) permet aux sous-traitants en aval de fournir une répartition détaillée de postes spécifiques sur la ventilation des coûts générale du contrat.
Exemple
Supposons que la ventilation des coûts générale d'un contrat de sous-traitance comprenne un poste de 8 500,00 $ et que la partie en amont du contrat vous ait invité, en tant que contact de facturation, à fournir une répartition plus détaillée pour montrer comment vous allouez ces 8 500,00 $. Vous trouverez ci-dessous un exemple de formulaire de déclaration de sous-traitance rempli. Dans cet exemple, le contact de facturation a réussi à ajouter cinq (5) postes distincts à la « VDC du sous-traitant ». Vous savez que vous avez réussi à mettre à jour la « VDC du sous-traitant » lorsque la somme de vos nouveaux postes est égale à 8 500,00 $ et que la valeur du champ « Reste à attribuer » est de 0,00 $.
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
- Pour mettre à jour les postes d'une ventilation des coûts de sous-traitant en tant que collaborateur en aval, vous devez être désigné comme « Contact de facturation ». Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance . Vous devez également avoir :
- Autorisations de niveau « Lecture seule » dans l'outil Engagements du projet et être membre de la liste « Privé(e) » dans l'onglet Général de l'engagement.
OU - Autorisations de niveau « Standard » dans l'outil Engagements du projet.
- Autorisations de niveau « Lecture seule » dans l'outil Engagements du projet et être membre de la liste « Privé(e) » dans l'onglet Général de l'engagement.
- Pour mettre à jour les postes d'une ventilation des coûts de sous-traitant en tant que collaborateur en aval, vous devez être désigné comme « Contact de facturation ». Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance . Vous devez également avoir :
- Informations supplémentaires :
- La ventilation des coûts du sous-traitant doit avoir le statut « Ébauche » ou « Réviser et renvoyer ».
- La ventilation des coûts du sous-traitant doit être sur « Approuvé » avant que les utilisateurs puissent créer des factures de sous-traitance pour l'engagement.
- Pour les entreprises utilisant
l'outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer
- La ventilation des coûts du sous-traitant dans Procore détaillée ci-dessous ne se synchronise PAS avec le système ERP intégré.
- Seule la ventilation des coûts générale sur l'engagement dans Procore est synchronisée avec le système ERP intégré. Voir Ajouter un poste à la ventilation des coûts d'un engagement.
Conditions préalables
- Créer un contrat de sous-traitance
- Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance
- Activer ou désactiver l'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant dans l'outil Engagements ou Activer ou désactiver une ventilation des coûts du sous-traitant sur un engagement
Procédure
- Ouvrir la ventilation des coûts du sous-traitant à partir de l'outil Engagements.
- Mettre à jour la ventilation des coûts du sous-traitant
Ouvrir la ventilation des coûts du sous-traitant à partir de l'outil Engagements.
- Accédez à l’outil Engagements du projet.
- Cliquez sur l'onglet Contrats.
- Recherchez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance avec lequel travailler et cliquez sur le lien Numéro.
- Cliquez sur l'onglet VDC de sous-traitant.
- Passez à l'étape suivante.
Mettre à jour la ventilation des coûts du sous-traitant
Si vous êtes un administrateur des factures (ou un contact de facturation invité à mettre à jour une VDC du sous-traitant), vous pouvez effectuer ces étapes sur le contrat d'engagement.
- Dans l'engagement, cliquez sur l'onglet VDC du sous-traitant.
Remarque
Si vous ne voyez PAS d'onglet VDC du sous-traitant sur le contrat d'engagement, un utilisateur disposant des autorisations de niveau « Admin » sur l'outil Engagements doit l'activer. Voir « Ajouter une VDC du sous-traitant à un engagement » et « Activer ou désactiver l'onglet VDC du sous-traitant dans l'outil Engagements ». - Cliquez sur Modifier.
- Saisissez la répartition détaillée des postes dans l'onglet VDC du sous-traitant comme suit :
- Cliquez sur le lien +Ajouter un poste.
- Dans la zone Description, ajoutez une description détaillée du travail à effectuer.
- Dans la zone Montant, ajoutez le montant spécifique pour ce travail.
- Continuez cette étape jusqu'à ce que le montant restant à allouer pour ce code budgétaire et cette description indique 0,00 $.
- Lorsque vous avez alloué tous les montants dans l'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant, cliquez sur le bouton Soumettre.
Remarques
- Le bouton Soumettre est grisé et indisponible jusqu'à ce que les champs Restant à allouer dans la ventilation des coûts du sous-traitant affichent tous 0,00 $.
- Après avoir cliqué sur le bouton, Procore remplace le statut de la ventilation des coûts du sous-traitant par En cours de révision.
- Vous ne serez PAS en mesure de modifier votre livrable à moins que l'administrateur des factures ne remplace le statut de la ventilation des coûts du sous-traitant par Réviser et renvoyer.