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Procore

Ajouter une VDC de sous-traitant à un engagement

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Objectif

Ajouter une ventilation des coûts du sous- traitant (VDCS) à un engagement .

Contexte

Dans Procore, l'onglet « Ventilation des coûts du sous-traitant » est activé par défaut dans l'outil Engagements. Cet onglet permet à vos sous-traitants en aval de fournir une ventilation détaillée des postes de projet spécifiques sur un engagement. Cette ventilation est saisie par vos sous-traitants dans un onglet distinct, pour garantir que les montants engagés sur chaque poste de l'onglet général « Ventilation des coûts » du contrat de sous-traitance restent cohérents avec l'accord approuvé.

Exemple

Supposons que vous soyez un entrepreneur général et que vous ayez un contrat de sous-traitance avec « ABC Béton ». Avant que votre entreprise n'approuve le paiement des postes de projet de ce contrat de sous-traitance, le sous-traitant doit fournir une ventilation des postes de chaque combinaison code de coût/type de coût pour décrire ses coûts plus en détail.

Pour ce faire, vous pouvez demander à Procore d'envoyer une notification par e-mail au « contact de facturation » désigné sur l'engagement. Cet e-mail demande à son entreprise de compléter la ventilation des coûts du sous-traitant. Une fois que le sous-traitant a ajouté sa ventilation détaillée des postes pour démontrer ses coûts de main-d'œuvre, de matériaux ou d'autres coûts associés aux éléments du projet, il peut ensuite renvoyer la saisie de données terminée pour votre révision.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour ajouter un poste à l'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant de tout contrat, autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
    • Pour ajouter un poste à l'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant d'un contrat spécifique , autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures et vous devez être le contact de facturation désigné de l'engagement. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce qu'un contact de facturation ?
    • Pour ajouter un poste à l' tab Ventilation des coûts du sous-traitant lorsqu'un contrat n'est pas marqué des autorisations de niveau « Privé », « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Engagements du projet avec l' autorisation granulaire « Créer un Contrat de bon de commande » et/ou « Créer Autorisation granulaire Contrat d'ordre de travail activée dans votre modèle d'autorisations.
    • Pour ajouter un poste à l'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant lorsqu'un contrat est marqué « Privé » , autorisations de niveau « Standard » dans l'outil Engagements du projet et ajoutée en tant que « Contact de facturation » et en tant que membre « Privé » dans la liste déroulante avec l'icône « Case à cocher Autoriser les utilisateurs à voir les éléments de la ventilation des coûts activée sur le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Pour plus de détails, voir Créer un engagement .
  • Restrictions :
    • L'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant est uniquement pris en charge par la méthode comptable basée sur le montant. Il n'est pas pris en charge par la méthode comptable basée sur l'unité. Voir Comment définir la méthode comptable pour un contrat ou un financement ?
    • Seuls les postes de détail ajoutés dans l'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant seront reportés sur la facture.
  • Informations supplémentaires :
    • Pour mettre à jour une ventilation des coûts du sous-traitant, elle doit avoir le statut « Ébauche » ou « Réviser et renvoyer ».
    • Vous devez ajouter des postes à la ventilation des coûts du sous-traitant avant de créer des factures de sous-traitant pour le bon de commande ou le contrat de sous-traitance.
  • Pour les entreprises utilisant icon-erp-synced2.png l'outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer  
    • La ventilation des coûts du sous-traitant dans Procore détaillée ci-dessous ne se synchronise PAS avec le système ERP intégré.
    • Seule la ventilation des coûts générale sur l'engagement dans Procore est synchronisée avec le système ERP intégré. Voir Ajouter un poste à la ventilation des coûts d'un engagement.

Conditions préalables

Procédure

Mettre à jour la ventilation des coûts

Ces étapes vous montrent comment mettre à jour la Ventilation des coûts générale.

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Sous l'onglet Contrats, recherchez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance.
  3. Cliquez sur le lien Numéro du contrat pour l'ouvrir.
  4. Dans l'onglet Général, cliquez sur Modifier le contrat.
     Important

    Pour mettre à jour la ventilation des coûts, un utilisateur doit être désigné comme contact de facturation. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance

  5. Faites défiler l'écran jusqu'à la section Ventilation des coûts.
    Remarque
    Si la bannière « Les postes de ce contrat ne peuvent pas être ajoutés ou modifiés » apparaît, cliquez sur Afficher les détails pour obtenir une explication.
  6. Si vous êtes autorisé à ajouter des postes à la Ventilation des coûts , cliquez sur le bouton Ajouter un poste.
  7. Ajoutez un poste comme suit :

    Ventilation des coûts

    Ce tableau détaille les colonnes de la saisie des postes.

    Nom de la colonne Procédez comme suit... Informations importantes Pour en savoir plus...
    Poste d'événement de changement Sélectionnez dans la liste déroulante un poste d'événement de changement à lier au contrat. Cette colonne n'apparaît que si l'outil Événements de changement est actif sur le projet. Ajoutez l'outil Événement de changement au projet comme décrit dans Ajouter et supprimer des outils de projet.
    Poste principal Dans la liste déroulante, sélectionnez un poste dans la ventilation des coûts du contrat principal. Cette colonne apparaît toujours. Si vous ajoutez un poste à la ventilation des coûts du contrat qui n'est PAS comptabilisé dans le contrat principal, sélectionnez l'option Non budgétisé. Mettre à jour la ventilation des coûts pour un contrat principal
    Code budgétaire Sélectionnez un code budgétaire dans la liste déroulante ou cliquez sur Créer un code budgétaire. Les codes budgétaires sont créés dans la structure de découpage du projet de Procore. Voir Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SDP de Procore ?

    Créer des codes budgétaires dans les outils Finances de Procore
    Description Saisissez une description pour le nouveau poste que vous ajoutez à la ventilation des coûts du contrat d'engagement. N/A N/A
    Code fiscal Sélectionnez un code fiscal à associer au poste. Cette colonne n'est disponible que lorsque la fonctionnalité des codes fiscaux est activée dans Procore. Comment puis-je utiliser les codes fiscaux sur un projet ?
    Montant Entrez le coût associé à la portée des travaux du poste. Il s'agit d'une valeur monétaire. N/A
    Facturé à ce jour Cette colonne se met à jour automatiquement. Après avoir créé une (1) ou plusieurs factures pour ce poste, la valeur de cette colonne est mise à jour pour indiquer le montant facturé à ce jour. À propos des factures de sous-traitants
    Montant restant Cette colonne se met à jour automatiquement. Après avoir créé une (1) ou plusieurs factures pour ce poste, Procore met à jour la valeur de cette colonne pour indiquer le montant restant à facturer. À propos des factures de sous-traitants

     
  8. Répétez les étapes ci-dessus pour tous les postes que vous souhaitez ajouter à la ventilation des coûts du contrat.
  9. Une fois que vous avez terminé d'ajouter des postes, effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Si vous créez un nouveau contrat, cliquez sur Créer.
      OU
    • Si vous modifiez un contrat existant, cliquez sur Enregistrer.
  10. Facultatif : Si vous avez activé la ventilation des coûts du sous-traitant (VDCST) et que vous souhaitez envoyer une alerte au contact de facturation pour qu'il mette à jour la VDCST, passez à l'étape suivante.

Envoi d'une notification de ventilation des coûts du sous-traitant

Si l'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant est activé sur le projet (voir Activer ou désactiver l'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant dans l'outil Engagements ), vous pouvez envoyer une notification au contact de facturation de votre collaborateur en aval (voir Qu'est-ce qu'un contact de facturation ? ) pour l'alerter de terminer la ventilation détaillée des postes requise dans la ventilation des coûts du sous-traitant du contrat. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce qu'une ventilation des coûts de sous-traitant ?

Remarque
Pour envoyer la notification de ventilation des coûts du sous-traitant, le contrat d'engagement doit être dans le statut Ébauche ou Réviser et renvoyer. Le bouton Envoyer la notification VDCST n'est PAS disponible lorsque le contrat est dans un autre statut.
  1. Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant.
  2. Facultatif : Si vous souhaitez modifier la ventilation des coûts du sous-traitant avant d'envoyer une notification au contact de facturation de votre collaborateur en aval, cliquez sur le bouton Modifier VDCST. Mettez ensuite à jour la VDCST si nécessaire et cliquez sur Enregistrer.
  3. Cliquez sur Envoyer la notification VDCST.

    send-ssov-notification-button.png

    Une bannière VERTE apparaît lorsque Procore envoie un message électronique à la personne désignée comme contact de facturation sur le contrat d'engagement. L'e-mail alerte le contact de facturation pour qu'il mette à jour la ventilation des coûts du sous-traitant avec une ventilation détaillée pour chaque poste de la ventilation des coûts générale du contrat.

Mettre à jour la ventilation des coûts du sous-traitant

Ouvrir la ventilation des coûts du sous-traitant à partir de l'outil Engagements.

 Conseil

Avez-vous reçu un e-mail vous invitant à fournir une ventilation de votre ventilation des coûts sur un engagement ? Si vous êtes un contact de facturation pour l'entreprise sous-traitante dans le cadre d'un contrat d'engagement, l'entreprise pour laquelle vous effectuez des travaux peut vous inviter à fournir une ventilation détaillée de la ventilation des coûts sur un contrat d'engagement. Pour répondre à cet e-mail au lieu d'utiliser les étapes ci-dessous, voir Comment soumettre une ventilation des coûts de sous-traitant pour un engagement Procore ?

  1. Accédez à l’outil Engagements du projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Contrats.
  3. Recherchez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance avec lequel travailler et cliquez sur le lien Numéro.
  4. Cliquez sur l'onglet VDC de sous-traitant.
  5. Passez à l'étape suivante.

Mettre à jour la ventilation des coûts du sous-traitant

Si vous êtes un administrateur des factures (ou un contact de facturation invité à mettre à jour une VDC du sous-traitant), vous pouvez effectuer ces étapes sur le contrat d'engagement.

  1. Dans l'engagement, cliquez sur l'onglet VDC du sous-traitant.
    Remarque
    Si vous ne voyez PAS d'onglet VDC du sous-traitant sur le contrat d'engagement, un utilisateur disposant des autorisations de niveau « Admin » sur l'outil Engagements doit l'activer. Voir « Ajouter une VDC du sous-traitant à un engagement » et « Activer ou désactiver l'onglet VDC du sous-traitant dans l'outil Engagements ».
  2. Cliquez sur Modifier.
  3. Saisissez la répartition détaillée des postes dans l'onglet VDC du sous-traitant comme suit :
    sub-sov-remaining-to-allocate.png
    • Cliquez sur le lien +Ajouter un poste.
    • Dans la zone Description, ajoutez une description détaillée du travail à effectuer.
    • Dans la zone Montant, ajoutez le montant spécifique pour ce travail.
    • Continuez cette étape jusqu'à ce que le montant restant à allouer pour ce code budgétaire et cette description indique 0,00 $.
  4. Lorsque vous avez alloué tous les montants dans l'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant, cliquez sur le bouton Soumettre.
    Remarques
    • Le bouton Soumettre est grisé et indisponible jusqu'à ce que les champs Restant à allouer dans la ventilation des coûts du sous-traitant affichent tous 0,00 $.
    • Après avoir cliqué sur le bouton, Procore remplace le statut de la ventilation des coûts du sous-traitant par En cours de révision.
    • Vous ne serez PAS en mesure de modifier votre livrable à moins que l'administrateur des factures ne remplace le statut de la ventilation des coûts du sous-traitant par Réviser et renvoyer.