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Procore

Ajouter une ventilation des coûts du sous-traitant à un engagement

Contexte

Dans Procore, l'onglet « Ventilation des coûts du sous-traitant » est activé par défaut dans l'outil Engagements. Cet onglet permet à vos sous-traitants en aval de fournir une ventilation détaillée des postes de projet spécifiques sur un engagement. Cette ventilation est saisie par vos sous-traitants dans un onglet distinct, pour garantir que les montants engagés sur chaque poste de l'onglet général « Ventilation des coûts » du contrat de sous-traitance restent cohérents avec l'accord approuvé.

Exemple

Supposons que vous soyez un entrepreneur général et que vous ayez un contrat de sous-traitance avec « ABC Béton ». Avant que votre entreprise n'approuve le paiement des postes de projet de ce contrat de sous-traitance, le sous-traitant doit fournir une ventilation des postes de chaque combinaison code de coût/type de coût pour décrire ses coûts plus en détail.

Pour ce faire, vous pouvez demander à Procore d'envoyer une notification par e-mail au « contact de facturation » désigné sur l'engagement. Cet e-mail demande à son entreprise de compléter la ventilation des coûts du sous-traitant. Une fois que le sous-traitant a ajouté sa ventilation détaillée des postes pour démontrer ses coûts de main-d'œuvre, de matériaux ou d'autres coûts associés aux éléments du projet, il peut ensuite renvoyer la saisie de données terminée pour votre révision.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour ajouter un poste à l'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant de tout contrat, autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
    • Pour ajouter un poste à l'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant d'un contrat spécifique, autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures si l'utilisateur est également le contact de facturation désigné sur le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce qu'un contact de facturation ?
    • Pour ajouter un poste à l'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant lorsqu'un contrat n'est pas désigné « Privé(e) », autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Engagements du projet avec l' autorisation granulaire « Créer un bon de commande » et/ou l'autorisation granulaire « Créer un contrat de sous-traitance » activées dans votre modèle d'autorisations.
    • Pour ajouter un poste à l'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant lorsqu'un contrat est marqué « Privé », autorisations de niveau « Standard » sur l'outil Engagements du projet et ajouté en tant que « Contact de facturation » et en tant que membre « Privé » liste déroulante avec le « La case Autoriser les utilisateurs à voir les éléments de la ventilation des coûts est activée sur le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Pour plus de détails, voir Créer un bon de commande ou Créer un contrat de sous-traitance.
  • Restrictions :
  • Informations supplémentaires :
    • Vous devez ajouter des postes à la ventilation des coûts du sous-traitant avant de créer des factures de sous-traitant pour le bon de commande ou le contrat de sous-traitance.
  • Pour les entreprises utilisant l'outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer
    • La ventilation des coûts du sous-traitant dans Procore détaillée ci-dessous ne se synchronise PAS avec le système ERP intégré.
    • Seule la ventilation des coûts générale sur l'engagement dans Procore est synchronisée avec le système ERP intégré. Voir Ajouter un poste à la ventilation des coûts d'un engagement.

Conditions préalables

Procédure

Créer un bon de commande ou un contrat de sous-traitance

Suivez les étapes décrites dans la section Créer un bon de commande ou Créer un contrat de sous-traitance. Mettez alors à jour la ventilation des coûts comme décrit à l'étape suivante.

Mettre à jour la ventilation des coûts (VDC)

Ces étapes vous montrent comment mettre à jour l'onglet Ventilation des coûts général.

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Sous l'onglet Contrats, recherchez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance.
  3. Cliquez sur le lien Numéro du contrat que vous souhaitez mettre à jour.
  4. Terminez la saisie des données dans l'onglet Général.
     Important

    Pour mettre à jour la ventilation des coûts, un utilisateur doit être désigné comme contact de facturation. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance

  5. Sous Ventilation des coûts, ajoutez des postes en cliquant sur le lien Cliquez ici pour ajouter.
    Ce sont les postes que votre sous-traitant décomposera plus en détail sur la ventilation des coûts du sous-traitant.
  6. Ajoutez tous les postes associés à l'engagement :
    • Modifier le poste de l'événement
      Si l'outil Événements de changement a été ajouté au projet, sélectionnez un poste d'événement de changement associé pour le lier à votre engagement. Si l'outil Événements de changement n'a PAS été ajouté, cette colonne ne s'affichera PAS dans l'onglet Ventilation des coûts.
    • Poste principal
      Si l'outil Événements de changement est désactivé sur le projet, la colonne poste principal apparaît à la place de la colonne « Poste de l'événement de changement ». Sélectionnez un poste de contrat principal connexe dans la liste déroulante.
       Note
      Si vous ajoutez un poste à la VDC du sous-traitant qui n'est PAS pris en compte dans le contrat principal, sélectionnez l'option Non budgété.
    • Code budgétaire
      Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu'est-ce qu'un code budgétaire ?
    • Description
      Entrez une description de poste.
    • Code fiscal
      Sélectionnez un code fiscal associé au poste. Ce champ n'est visible que lorsque la fonctionnalité des codes fiscaux est activée. Voir Comment puis-je utiliser des codes fiscaux sur un projet ?
    • Montant
      Entrez le coût associé à l'étendue des travaux pour le poste.
  7. Cliquez sur Ajouter un poste pour ajouter des postes supplémentaires, si nécessaire.
  8. Une fois que vous avez terminé d'ajouter des postes, effectuez l'une des opérations suivantes :

Mettre à jour la ventilation des coûts du sous-traitant

Ouvrir la ventilation de votre invitation de ventilation des coûts

  1. Ouvrez l'e-mail « Décomposer votre ventilation des coûts pour l'e-mail de cet engagement ».
     Conseil
    Vous ne trouvez pas l'e-mail ? Recherchez dans votre programme de messagerie un e-mail de procoretech.com. La ligne d'objet de l'e-mail au format " "[Nom d'utilisateur Procore] vous invite à décomposer votre ventilation des coûts pour cet engagement.
  2. Passez en revue le contenu de ce message. Un exemple est illustré ci-dessous.
    commitment-ssov-breakdown-invite.png
  3. Choisissez parmi ces options :
    • Cliquez sur le lien Afficher en ligne à côté de « Plus de détails » en haut ou en bas de l'e-mail.
      OU
    • Cliquez sur le bouton Aller à Procore dans l'e-mail.
       Notes

Mettre à jour la ventilation des coûts du sous-traitant

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet. 
  2. Cliquez sur l'onglet Contrats.
  3. Localisez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance à mettre à jour. Cliquez ensuite sur son lien Numéro.
  4. Dans la facture, cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant.
  5. Dans l'onglet « Ventilation des coûts du sous-traitant », cliquez sur le bouton Modifier.
    edit-subcontractor-sov.png
  6. Pour chaque élément de l'onglet « Ventilation des coûts du sous-traitant », vous devez ajouter de nouveaux postes pour fournir une ventilation détaillée de la façon dont le montant « restant à allouer » sera alloué :
    sub-sov-remaining-to-allocate.png
    1. Pour chaque poste que vous devez allouer, procédez comme suit.
      1. Cliquez sur Ajouter une ligne.
      2. Dans le nouveau poste, saisissez une description de la tâche effectuée ou du coût de l'élément.
      3. Dans la zone Montant, entrez le montant en dollars pour le poste.
      4. Continuez à ajouter des postes jusqu'à ce que la valeur « reste à allouer » soit de 0,00 $.
      5. Répétez les étapes ci-dessus pour fournir une ventilation détaillée des éléments pour chaque code budgétaire répertorié dans la ventilation des coûts du sous-traitant. Voir Qu'est-ce qu'un code budgétaire ?
    2. Lorsque vous avez terminé d'allouer tous les postes et que le montant « Restant à allouer » est de 0,00 $, vous pouvez cliquer sur Soumettre.
       Notes
      • Le bouton Soumettre est grisé et indisponible jusqu'à ce que les champs Restant à allouer dans la ventilation des coûts du sous-traitant affichent tous 0,00 $.
      • Après avoir cliqué sur le bouton, Procore remplace le statut de la ventilation des coûts du sous-traitant par En cours de révision.
      • Vous ne serez PAS en mesure de modifier votre soumission à moins que le sous-traitant ne remplace le statut de la ventilation des coûts du sous-traitant par Réviser et renvoyer.

 

Ouvrir la ventilation de votre invitation de ventilation des coûts

  1. Ouvrez l'e-mail « Décomposer votre ventilation des coûts pour l'e-mail de cet engagement ».
     Conseil
    Vous ne trouvez pas l'e-mail ? Recherchez dans votre programme de messagerie un e-mail de procoretech.com. La ligne d'objet de l'e-mail au format " "[Nom d'utilisateur Procore] vous invite à décomposer votre ventilation des coûts pour cet engagement.
  2. Passez en revue le contenu de ce message. Un exemple est illustré ci-dessous.
    commitment-ssov-breakdown-invite.png
  3. Choisissez parmi ces options :
    • Cliquez sur le lien Afficher en ligne à côté de « Plus de détails » en haut ou en bas de l'e-mail.
      OU
    • Cliquez sur le bouton Aller à Procore dans l'e-mail.
       Notes

Mettre à jour la ventilation des coûts du sous-traitant

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet. 
  2. Cliquez sur l'onglet Contrats.
  3. Localisez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance à mettre à jour. Cliquez ensuite sur son lien Numéro.
  4. Dans la facture, cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant.
  5. Dans l'onglet « Ventilation des coûts du sous-traitant », cliquez sur le bouton Modifier.
    edit-subcontractor-sov.png
  6. Pour chaque élément de l'onglet « Ventilation des coûts du sous-traitant », vous devez ajouter de nouveaux postes pour fournir une ventilation détaillée de la façon dont le montant « restant à allouer » sera alloué :
    sub-sov-remaining-to-allocate.png
    1. Pour chaque poste que vous devez allouer, procédez comme suit.
      1. Cliquez sur Ajouter une ligne.
      2. Dans le nouveau poste, saisissez une description de la tâche effectuée ou du coût de l'élément.
      3. Dans la zone Montant, entrez le montant en dollars pour le poste.
      4. Continuez à ajouter des postes jusqu'à ce que la valeur « reste à allouer » soit de 0,00 $.
      5. Répétez les étapes ci-dessus pour fournir une ventilation détaillée des éléments pour chaque code budgétaire répertorié dans la ventilation des coûts du sous-traitant. Voir Qu'est-ce qu'un code budgétaire ?
    2. Lorsque vous avez terminé d'allouer tous les postes et que le montant « Restant à allouer » est de 0,00 $, vous pouvez cliquer sur Soumettre.
       Notes
      • Le bouton Soumettre est grisé et indisponible jusqu'à ce que les champs Restant à allouer dans la ventilation des coûts du sous-traitant affichent tous 0,00 $.
      • Après avoir cliqué sur le bouton, Procore remplace le statut de la ventilation des coûts du sous-traitant par En cours de révision.
      • Vous ne serez PAS en mesure de modifier votre soumission à moins que le sous-traitant ne remplace le statut de la ventilation des coûts du sous-traitant par Réviser et renvoyer.

Ouvrir la ventilation de votre invitation de ventilation des coûts

  1. Ouvrez l'e-mail « Décomposer votre ventilation des coûts pour l'e-mail de cet engagement ».
     Conseil
    Vous ne trouvez pas l'e-mail ? Recherchez dans votre programme de messagerie un e-mail de procoretech.com. La ligne d'objet de l'e-mail au format " "[Nom d'utilisateur Procore] vous invite à décomposer votre ventilation des coûts pour cet engagement.
  2. Passez en revue le contenu de ce message. Un exemple est illustré ci-dessous.
    commitment-ssov-breakdown-invite.png
  3. Choisissez parmi ces options :
    • Cliquez sur le lien Afficher en ligne à côté de « Plus de détails » en haut ou en bas de l'e-mail.
      OU
    • Cliquez sur le bouton Aller à Procore dans l'e-mail.
       Notes

Mettre à jour la ventilation des coûts du sous-traitant

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet. 
  2. Cliquez sur l'onglet Contrats.
  3. Localisez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance à mettre à jour. Cliquez ensuite sur son lien Numéro.
  4. Dans la facture, cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant.
  5. Dans l'onglet « Ventilation des coûts du sous-traitant », cliquez sur le bouton Modifier.
    edit-subcontractor-sov.png
  6. Pour chaque élément de l'onglet « Ventilation des coûts du sous-traitant », vous devez ajouter de nouveaux postes pour fournir une ventilation détaillée de la façon dont le montant « restant à allouer » sera alloué :
    sub-sov-remaining-to-allocate.png
    1. Pour chaque poste que vous devez allouer, procédez comme suit.
      1. Cliquez sur Ajouter une ligne.
      2. Dans le nouveau poste, saisissez une description de la tâche effectuée ou du coût de l'élément.
      3. Dans la zone Montant, entrez le montant en dollars pour le poste.
      4. Continuez à ajouter des postes jusqu'à ce que la valeur « reste à allouer » soit de 0,00 $.
      5. Répétez les étapes ci-dessus pour fournir une ventilation détaillée des éléments pour chaque code budgétaire répertorié dans la ventilation des coûts du sous-traitant. Voir Qu'est-ce qu'un code budgétaire ?
    2. Lorsque vous avez terminé d'allouer tous les postes et que le montant « Restant à allouer » est de 0,00 $, vous pouvez cliquer sur Soumettre.
       Notes
      • Le bouton Soumettre est grisé et indisponible jusqu'à ce que les champs Restant à allouer dans la ventilation des coûts du sous-traitant affichent tous 0,00 $.
      • Après avoir cliqué sur le bouton, Procore remplace le statut de la ventilation des coûts du sous-traitant par En cours de révision.
      • Vous ne serez PAS en mesure de modifier votre soumission à moins que le sous-traitant ne remplace le statut de la ventilation des coûts du sous-traitant par Réviser et renvoyer.