Prise en main de la gestion de documents - Présentation de l’outil
À propos de l’outil
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Processus général de l’outil
Une fois les paramètres configurés (comme expliqué plus loin dans ce guide), le processus général d’utilisation de l’outil Gestion de documents est le suivant :
Remarque
D’autres sujets tels que les paramètres et les autorisations des outils, les vues enregistrées et les flux de travail d’approbation sont abordés plus loin dans ce guide.Diagramme des flux de travail
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Chargement, révision et soumission de documents
Vidéo
Chargement de documents
L’outil de gestion de documents charge les documents de la même manière que l’outil Documents d’origine de Procore. Cependant, l’outil Gestion de documents utilise l’apprentissage automatique sur le contenu du document et le nom du fichier pour remplir automatiquement les données, telles que le type de document, le numéro de plan et la description du plan.
Note: Vous allez configurer vos champs, vos normes de dénomination et vos exigences de chargement dans la section suivante de ce guide.
VOIR LE TUTORIELRévision et complétion des attributs du document
Une fois les chargements traités, tous les champs obligatoires restants sont examinés et complétés afin qu’ils puissent être soumis au projet pour un accès plus large. Vous définirez ces exigences dans une section ultérieure de ce guide.
Soumettre et approuver des documents
Les documents dont les champs obligatoires sont remplis sont soumis au projet afin qu’ils soient accessibles dans l’onglet « Documents ».
Révision de documents avec des flux de travail
Si des flux de travail d’approbation sont configurés avec l’outil Flux de travail, les utilisateurs peuvent y accéder dans des vues enregistrées, telles que « Mes éléments assignés », afin de pouvoir réviser, commenter et donner un résultat d’approbation.
Affichage, téléchargement et partage de documents
Une fois les documents soumis au projet, les personnes disposant des autorisations appropriées peuvent afficher, partager et télécharger les documents dont elles ont besoin.
Note: Les autorisations relatives aux documents sont définies plus loin dans ce guide.
Vidéo
Affichage des documents
Les documents soumis sont accessibles via l’onglet « Documents ». Les informations du document peuvent être affichées dans le tableau ou ouvertes dans le visualiseur de documents de Procore. Selon la façon dont l’administrateur a configuré les collections du projet et la vue enregistrée que vous affichez, la dernière révision dans un conteneur de documents donné peut être affichée par défaut, mais les révisions précédentes sont également rapidement accessibles.
Les documents sont également facilement accessibles et visualisés sur l’application mobile de Procore pour iOS et Android.
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Vidéo - Afficher sur un appareil mobile |
Téléchargement de documents
Les documents peuvent être téléchargés individuellement à partir du tableau ou de la visionneuse, et en masse à partir du tableau de l’application Web de Procore.
Partage de documents
Des documents peuvent être ajoutés en tant que pièces jointes à des éléments (tels que des transmissions) dans l’outil Correspondance.
Les documents peuvent ensuite être consultés et téléchargés par les destinataires de la correspondance qui ont l’autorisation d’accéder à ces documents dans l’outil Gestion de documents.
