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Procore

(Bêta) Modifier des financements

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 Version limitée
flag-us.png L'outil Financement est disponible en version limitée pour les clients Procore aux États-Unis qui ont implémenté le dictionnaire de point de vue Procore pour les maîtres d'ouvrage. Pour en savoir plus, voir Quels noms et termes d'outils sont différents dans Procore pour les entrepreneurs généraux, les maîtres d'ouvrage et les entrepreneurs spécialisés ?

Objectif

Modifier un financement.

Contexte

Vous pouvez modifier un financement à tout moment. Afin de protéger votre financement contre les ajouts, les mises à jour ou les suppressions par inadvertance, seuls les utilisateurs disposant des autorisations adéquates peuvent modifier un financement. En outre, le paramètre par défaut de Procore empêche les utilisateurs de modifier la ventilation des coûts (VDC) lorsque le statut d'un financement est Approuvé.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau Admin dans l'outil Financement du projet.
  • Informations supplémentaires :
    • Le paramètre par défaut de Procore empêche les utilisateurs de modifier la ventilation des coûts (VDC) lorsque le statut d'un financement est Approuvé. Par exemple, vous ne pouvez pas modifier la VDC d'un financement si son statut est Approuvé. C'est également le cas lorsque le statut de la VDC d'un ordre de changement de financement (OCF) ou d'une facture au maître d'ouvrage est Approuvé.
    • Bien qu'il s'agisse d'un paramètre peu courant à activer, vous pouvez configurer un financement pour que les utilisateurs disposant des autorisations d'utilisateur adéquates puissent le modifier, qu'importe son statut. Pour en savoir plus, consultez « Qu'est-ce que le paramètre Activer la ventilation des coûts toujours modifiable ? »

Procédure

Modifier un financement

  1. Rendez-vous sur l'outil Financement du projet.
  2. Localisez le financement à mettre à jour dans la liste.
  3. Cliquez sur le lien Numéro pour l'ouvrir.
  4. Cliquez sur le bouton Modifier le contrat.
  5. Choisissez parmi ces options :

Modifier les informations de base

Mettez à jour les informations de base du contrat comme suit :

clipboard_eb5ac63876d803e00842701feb7151fcb.png

Remarques
  • Il n'y a pas de champs obligatoires lors de l'ajout des informations de base du contrat.
  • Si vous cliquez sur le bouton Créer sans avoir terminé la saisie des données, Procore enregistre le financement, vous inscrit comme créateur et le définit automatiquement au statut d'ébauche.
  • Numéroter
    Pour numéroter votre ou vos financements, choisissez parmi ces options :
    • Si vous numérotez vos contrats en utilisant un système de numérotation séquentielle, vous pouvez saisir n'importe quelle combinaison de caractères alphanumériques dans cette case. Pour les contrats suivants, Procore applique automatiquement une numérotation consécutive par ordre croissant.
      Exemple

      Les exemples ci-dessous vous montrent comment fonctionne la numérotation consécutive ascendante de Procore :

      • Si le contrat précédent était 1, les contrats suivants sont 2, 3, et ainsi de suite.
      • Si le contrat précédent était PC-0001, les contrats suivants sont PC-0002, PC-0003, et ainsi de suite.
      • Si le contrat précédent était DCA00010-12-G-0001, les contrats suivants sont DCA00010-12-G-0002, DCA00010-12-G-0003, et ainsi de suite.
    • Si vous ne numérotez PAS vos contrats en utilisant la numérotation séquentielle, vous pouvez saisir manuellement un numéro unique pour chaque financement. Pour ce faire, écrasez l'entrée existante dans la case Numéroter. Les numéros de contrat dupliqués ne sont PAS autorisés.
  • Entreprise du financement
    Sélectionnez le nom de l'entreprise du maître d'ouvrage du projet ou de son client dans la liste déroulante. Il s'agit de l'entreprise à laquelle appartient le projet de construction ou du client qui a engagé votre entreprise pour superviser les travaux du projet. Pour que l'option apparaisse dans la liste, consultez « Ajouter une entreprise à l'annuaire du projet ».
  • Titre
    Saisissez un nom descriptif pour le contrat.

Modifier les informations générales

Mettez à jour le contrat avec des informations plus générales :clipboard_e4ff8c1cb4f2238d8af6ed474621b0449.png

  • Statut
    Procore attribue automatiquement aux contrats le statut d'ébauche. Pour sélectionner un autre statut, choisissez l'une des étiquettes de statut dans la liste déroulante. Les options comprennent Ébauche , Envoyé pour appel d'offres, Envoyé pour signature, Approuvé, Terminé, ou Achevé.
    Remarque
    Pour créer des ordres de changement de financement (OCF) et des factures de financement, le statut de votre financement doit être  défini comme suit : Approuvé ou Terminé.
  • Exécution
    Cochez cette case si le contrat a été entièrement exécuté. Un contrat entièrement exécuté est un accord juridiquement valable qui a été signé par les représentants autorisés de chaque partie.
  • Retenue de garantie par défaut
    Saisissez un nombre qui représentera le pourcentage servant de retenue de garantie sur les postes de la ventilation des coûts du contrat. Par exemple, si vous prévoyez de retenir dix (10) pour cent de la valeur de l'article, saisissez 10 %.
  • Source de financement
    Sélectionnez la source de financement dans la liste déroulante éponyme. Il s'agit de l'entreprise que votre équipe a engagée pour effectuer le travail. Pour que l'option apparaisse dans la liste, consultez « Ajouter une entreprise à l'annuaire du projet ».
  • Architecte/ingénieur
    Sélectionnez l'architecte ou l'ingénieur responsable du projet dans cette liste déroulante. Pour que l'option apparaisse dans la liste, l'entreprise doit avoir un enregistrement dans l'annuaire du projet.
  • Description
    Saisissez une description plus détaillée du financement. Vous pouvez appliquer les options de formatage dans la barre d'outils prévue à cet effet.

Modifier les privilèges d'accès

Par défaut, les financements sont visibles pour tous les utilisateurs disposant des autorisations de niveau Lecture seule ou supérieur sur l'outil Financement du projet. Pour modifier les autorisations d'accès, procédez comme suit sur la carte Accès au financement :

  1. Facultatif : Déplacez le curseur Limiter la visibilité de ce financement aux seuls administrateurs du projet et sélectionner les utilisateurs non-admin. vers la gauche ou la droite pour activer ou désactiver la restriction. Par défaut, Procore active ce paramètre.
    Remarques
    • La bascule est BLEUE lorsque les restrictions sont activées.
    • La bascule est GRISE lorsque les restrictions sont désactivées.
  2. Facultatif : Pour permettre aux utilisateurs disposant des autorisation de niveau Lecture seule ou Standard sur l'outil Financement du projet d'accéder au contrat, sélectionnez le nom de la personne dans la liste déroulante Accès pour les utilisateurs non-admin. Pour que l'option apparaisse dans la liste, l'utilisateur doit disposer d'un profil dans l'annuaire du projet.

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  3. Facultatif : Pour permettre aux utilisateurs de la liste Accès pour les utilisateurs non-admin de visualiser la ventilation des coûts, cochez la case Autoriser ces utilisateurs non administrateurs à afficher les éléments de la ventilation des coûts..

Modifier les dates

Pour mettre à jour le financement avec les dates importantes, procédez comme suit :

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Remarque
L'administrateur Procore de votre entreprise gère les dates qui apparaissent dans la section Dates du financement à l'aide de la fonctionnalité des ensembles de champs configurables. Pour plus de détails, consultez « Quels champs de l'outil Financement peuvent être configurés comme obligatoires, optionnels ou masqués ? »
  • Date de début
    Sélectionnez la date officielle de début du projet de construction.
  • Date d'achèvement approximative
    Sélectionnez la date d'achèvement approximative du projet de construction dans le contrôle du calendrier.
  • Date d'achèvement substantiel
    Sélectionnez la date d'achèvement substantiel du projet de construction dans les paramètres du calendrier.
     Conseil
    Si le champ Date d'achèvement substantiel est disponible sur votre projet, gardez à l'esprit que Procore met automatiquement à jour la Date d'achèvement substantiel pour qu'elle corresponde à la date d'achèvement substantiel révisée de chaque ordre de changement de financement (OCF) lorsque chaque ordre de changement est approuvé.
  • Date d'achèvement réelle
    Sélectionnez la date d'achèvement réelle du projet de construction .
  • Date du financement
    Sélectionnez la date du contrat dans les paramètres du calendrier.
  • Date de réception du financement signé
    Sélectionnez la date dans les paramètres du calendrier. La date de réception du contrat signé représente la date à laquelle le contrat exécuté a été reçu.
  • Date d'exécution
    Sélectionnez la date dans les paramètres du calendrier. La date d'exécution représente la date à laquelle l'accord a été signé par les représentants autorisés de toutes les parties contractantes.
  • Date d'émission
    Sélectionnez la date dans les paramètres du calendrier. La date d'émission représente la date à laquelle l'accord contractuel a été délivré aux deux parties.
  • Date de retour
    Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date de retour représente la date à laquelle le contrat a été retourné.
  • Date de la lettre d'intention
    Sélectionnez la date de la lettre d'intention (LI) dans le contrôle du calendrier.
  • Date de la lettre d'approbation
    Sélectionnez la date de la lettre d'approbation (LA) dans les paramètres du calendrier.
  • Date de fin de financement
    Sélectionnez la date dans les paramètres du calendrier. Une date de fin de contrat est une date indiquée dans le fichier principal à laquelle toutes les parties ont rempli toutes les obligations et conditions contractuelles.
  • Date de livraison
    Sélectionnez la date dans les paramètres du calendrier.

Modifier les inclusions et les exclusions

Par défaut, vous pouvez saisir des postes sur la VDC du contrat à tout moment, tant que le statut du contrat n'est pas Approuvé.

Remarque
Votre équipe de projet peut choisir d'activer un paramètre de contrat, lequel permet aux utilisateurs disposant des autorisations pour modifier la VDC d'apporter des changements à la VDC à tout moment. Pour en savoir plus sur ce paramètre, consultez « Qu'est-ce que le paramètre Activer la ventilation des coûts toujours modifiable ? »
Ajouter des postes à la VDC du financement

Pour ajouter manuellement des postes à la VDC du financement :

  1. Choisissez parmi ces options :
    • Si la VDC est vide, cliquez sur une ligne sous Vous n'avez pas encore de postes.
      OU
    • Si vous avez des postes existants, cliquez sur Ajouter une ligne.
      Procore crée de nouveaux postes en commençant par le numéro 1. Les lignes suivantes sont créées dans l'ordre numérique.
  2. Attribuez un code budgétaire pour le nouveau poste. Ces options s'offrent à vous :
    • Pour attribuer au poste un code budgétaire existant, commencez à taper un code dans la case Rechercher et sélectionnez le code correspondant dans la liste.
      OU
    • Pour créer un nouveau code budgétaire pour le poste, cliquez sur le bouton Créer un code budgétaire. Ensuite, sélectionnez les éléments de segment pertinents dans la ou les listes déroulantes de sorte à ce qu'ils correspondent aux exigences du schéma de code budgétaire de votre projet. Enfin, cliquez sur Créer.
  3. Selon la méthode comptable utilisée, suivez les étapes adaptées pour ajouter un poste :
    • Pour un contrat basé sur le montant :
      Une VDC basée sur le montant requiert la saisie de ces données :
      • Code budgétaire
        Sélectionnez un code budgétaire ou cliquez sur Créer un code budgétaire. Consultez « Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SDP de Procore ? »
      • Description
        Saisissez une description pour le poste. Par exemple, « Frais de service mensuels ».
      • Montant
        Saisissez le montant total du poste.
      • Facturé à ce jour
        À l'avenir, lorsque vous créerez des factures, cette colonne indiquera automatiquement le montant déjà facturé à ce jour.
      • Montant restant
        À l'avenir, lorsque vous créerez des factures, cette colonne indiquera automatiquement le montant qui n'a PAS encore été facturé à ce jour.
    • Pour un contrat basé sur les unités/quantités :
      Une VDC basée sur le montant requiert la saisie de ces données :
      • Code budgétaire
        Sélectionnez un code budgétaire ou cliquez sur Créer un code budgétaire. Consultez « Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SDP de Procore ? »
      • Description
        Saisissez une description pour le poste. Par exemple, « Frais de service mensuels ».
      • Qté
        Saisissez le nombre d'unités.
      • Unité de mesure
        Sélectionnez l'unité de mesure (UdM) dans la liste. Consultez « Quelles unités de mesure figurent sur la liste principale de Procore ? » et « Ajouter une unité de mesure à la liste principale des unités de mesure ».
      • Coût unitaire
        Saisissez le coût unitaire dans cette case. Vous remarquerez que la valeur dans cette colonne contient quatre (4) points décimaux (par exemple, 0,0000 $). Vous pouvez ainsi saisir la valeur spécifique requise pour calculer un prix précis.
        Exemple
        Si vous achetez 50 000 unités pour 1 006 625,00 $, vous devez saisir un prix unitaire de 20,1325 $.
      • Montant
        Le système calcule automatiquement le sous-total, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire.
      • Facturé à ce jour
        À l'avenir, lorsque vous créerez des factures, cette colonne indiquera automatiquement le montant déjà facturé à ce jour.
      • Montant restant
        À l'avenir, lorsque vous créerez des factures, cette colonne indiquera automatiquement le montant qui n'a PAS encore été facturé à ce jour.
  4. Facultatif : répétez les étapes ci-dessus pour ajouter autant de postes que nécessaire.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
    Procore enregistre les postes sur la VDC du contrat.
Importez des postes dans la VDC du financement à partir d'un fichier CSV.
  1. Dans la carte Ventilation des coûts, cliquez sur le bouton Importer une VDC depuis un CSV.
    import-sov-from-csv.png
  2. Cliquez sur le bouton Télécharger le modèle CSV et choisissez l'une de ces options :
    • Modèle vierge. Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle vierge.
      OU
    • Modèle avec des postes existants. Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle qui inclut toutes les données des postes existants du budget de votre projet.
      Remarque
      • Procore télécharge un fichier modèle au format CSV à l'emplacement de téléchargement de fichiers de votre navigateur Web.
      • Le nom du fichier est : Modèle de la VDC du financement.csv
  3. Ouvrez le modèle que vous avez téléchargé sur votre ordinateur.
  4. Saisissez les données que vous souhaitez charger directement dans le modèle.
     Important
    Ne modifiez ou ne réorganisez PAS les titres des colonnes dans le fichier modèle.
  5. Après avoir saisi les données relatives aux postes, veillez à enregistrer les mises à jour de votre fichier au format « Comma Separated Values » (Valeurs séparées par des virgules).
  6. Rendez-vous à nouveau sur Procore. Dans la section Fichier CSV, choisissez l'une de ces options :
    • Cliquez sur Charger un fichier.
      OU
    • Effectuez un glissé-déposé pour déplacer le modèle que vous venez de mettre à jour dans la section Fichier CSV.
  7. Choisissez l'une de ces options :
    • Ajouter des postes supplémentaires. Choisissez cette option si vous souhaitez créer de nouveaux postes en utilisant les données de votre modèle.
      OU
    • Remplacer les postes existants. Choisissez cette option si vous souhaitez effacer tous les postes existants du financement et les remplacer par les données de votre modèle.
  8. Cliquez sur Importer.

Modifier la méthode comptable

La première étape de la mise à jour d'une ventilation des coûts consiste à définir la méthode comptable pour le contrat. La méthode que vous choisissez s'applique également à tous les ordres de changement ou factures pour ce contrat. La méthode comptable ne peut être modifiée qu'AVANT d'ajouter des postes à une VDC. Procore ne permet PAS de modifier la méthode comptable d'un contrat après l'ajout de postes.

 Conseil
Quelle est la différence entre le contrat basé sur le montant et le contrat basé sur les unités/quantités ? Pour plus de détails, consultez « Comment puis-je définir la méthode comptable pour un contrat ou un financement ? »
  • Pour modifier la méthode comptable en Unités/Quantités, cliquez sur le bouton Changer pour Unités/Quantités.
  • Pour revenir à la méthode comptable basée sur les montants, cliquez sur le bouton Changer pour une base sur les montants.

Modifier la ventilation des coûts

Lorsque vous modifiez une VDC, vous disposez des options suivantes :

Modifier un poste

Vous pouvez modifier un poste existant à l'aide de la fonction de modification en ligne. Il suffit de cliquer sur l'une des cellules de données et de remplacer le contenu existant.

Ajouter et supprimer des postes
  1. Rendez-vous sur le financement.
  2. Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
  3. Cliquez sur points de suspension verticaux (⋮). Choisissez ensuite l'une des options suivantes :
    • Ajouter au-dessus. Sélectionnez cette option pour ajouter un poste au-dessus du poste actuel. Les postes ajoutés sont enregistrés dans l'onglet Historique des changements du financement.
    • Ajouter au-dessous. Sélectionnez cette option pour ajouter un poste au-dessous du poste actuel. Les postes ajoutés sont enregistrés dans l'onglet Historique des changements du financement.
    • Supprimer. Sélectionnez cette option pour supprimer le poste actuel. Les postes supprimés sont enregistrés dans l'onglet Historique des changements du financement.
  4. Cliquez sur Enregistrer.
Réorganiser les postes

Pour déplacer un poste en tête de liste, cliquez sur la cellule que vous souhaitez déplacer. Tapez ensuite « 1 » dans la liste. La ligne sélectionnée est ainsi déplacée en tête de liste et tous les éléments de ligne existants sont remis dans l'ordre croissant.

Modifier les pièces jointes

Vous pouvez ajouter ou supprimer des pièces jointes à partir d'un financement, qu'importe son statut.

Ajouter des pièces jointes

Pour ajouter des fichiers en pièce jointe à un financement :

  1. Sur la carte Pièces jointes, cliquez sur Modifier.
  2. Cliquez sur Joindre des fichiers.
  3. Dans la boîte de dialogue Joindre des fichiers, mettez en surbrillance l'emplacement où sont stockés les fichiers à charger. Les options suivantes s'offrent à vous :
    • Mon ordinateur. Cliquez sur Charger des fichiers pour ouvrir l'explorateur de votre ordinateur. Sélectionnez les fichiers à charger et cliquez sur Ouvrir.
    • Photos. Si l'outil Photos est actif sur le projet, choisissez l'emplacement dans la liste Sélectionner un album, puis recherchez le ou les fichiers à télécharger.
    • Plans. Si l'outil Plans est actif sur le projet, choisissez le secteur dans la liste Sélectionner le secteur, puis recherchez le ou les fichiers à télécharger.
    • Forms. Si l'outil Forms est actif sur le projet, choisissez le modèle dans la liste Sélectionner le modèle, puis recherchez le ou les fichiers à télécharger.
    • Documents. Si l'outil Documents est actif sur le projet, rendez-vous sur le dossier où le ou les fichiers à télécharger sont stockés, puis mettez-les en surbrillance.
  4. Cliquez sur Joindre.

    create-prime-contract-attach-files.png

    Un indicateur de progression vous indique l'état d'avancement du chargement.
  5. Cliquez sur l'icône Fermer (X) de la boîte de dialogue Joindre des fichiers.
Supprimer les pièces jointes

Pour supprimer une pièce jointe :

  1. Sur la carte Pièces jointes, cliquez sur Modifier.
  2. Cliquez sur le (x) du fichier que vous souhaitez supprimer.
    prime-contract-delete-attachment.png
  3. Sur la carte Pièces jointes, cliquez sur Enregistrer.