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Procore

Réviser une facture de sous-traitant en tant qu'administrateur

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Phase de lancement : nouvel affichage des Admins et des collaborateurs pour les factures des sous-traitants
Le 23 mars 2022, l'expérience de facturation des sous-traitants modernisée a été activée dans tous les projets Procore utilisant les outils de gestion des factures de Procore. Pour vous donner le temps de prévisualiser les modifications de conception, Procore offre aux utilisateurs la possibilité de basculer entre l'expérience modernisée et héritée jusqu'en septembre 2023. Après septembre 2023, la possibilité de quitter la nouvelle expérience sera supprimée et l'ancienne expérience ne sera plus disponible dans Procore. Pour en savoir plus, voir Gestion financière : nouvelles vues Admin et collaborateur pour la facturation des sous-traitants.
Remarque
Si vous êtes revenu à l'ancienne version des factures de sous-traitant, suivez les étapes décrites dans Réviser une facture de sous-traitant en tant qu'administrateur au lieu de celles ci-dessous.

Objectif

Pour approuver ou rejeter les postes d'une facture descendante en tant qu'administrateur des factures.

Contexte

Si vous êtes administrateur de factures pour votre projet, il est important de vous assurer que les factures soumises par vos collaborateurs en aval sont exactes. Pour ce faire, Procore vous offre la possibilité d'approuver ou de rejeter des postes individuels sur la fiche Ventilation des coûts d'une facture. Pour approuver ou rejeter des postes, votre compte utilisateur Procore doit disposer des autorisations utilisateur requises détaillées ci-dessous. Une fois que vous avez obtenu les autorisations appropriées, vous pouvez suivre la procédure ci-dessous pour réviser les factures soumises à votre équipe pour paiement. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour réviser une facture de sous-traitant en tant qu'administrateur à partir de l'outil Facturation, autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
      Remarques
      • Les autorisations d'accès aux outils Facturation et Facturation proportionnelle sont régies par les autorisations définies sur l'outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux. Les noms des outils Procore varient en fonction de la langue ou du dictionnaire de point de vue configuré dans Procore. Consultez « Quels sont les dictionnaires et les langues disponibles dans l'application Web de Procore ? »
      • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact de facturation) employé par une entreprise qui travaille sur un projet géré dans Procore, votre capacité à effectuer les tâches relatives à la facturation est déterminée par le titulaire du compte de l'entreprise Procore. Le titulaire du compte peut choisir de vous mettre les paramètres suivants à disposition :
        • Un compte utilisateur Procore.
        • Des autorisations d'accès aux outils Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
        • L'appartenance à la liste « privée » d'un contrat ou d'un financement spécifique.
        • Qualification de « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.
  • Informations supplémentaires :
    • Les administrateurs des factures peuvent examiner les postes de n'importe quelle facture et ne sont PAS limités à l'examen de la facture la plus récente. Toutefois, il est important de garder à l'esprit que le rejet d'un poste ne modifiera PAS la valeur de la facture.
    • Pour en savoir plus sur la révision d'une facture de projet à l'aide de l'outil Engagements du projet, consultez Réviser les factures de sous-traitant en tant qu'administrateur.

Conditions préalables

La facture doit avoir le statut « En cours de révision ». Selon la personne qui crée la facture, consultez les tutoriels suivants. 

Procédure

  1. Accédez à l'outil Facturation du projet. 
  2. Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
  3. Recherchez la facture à réviser et cliquez sur son lien Facture . 
  4. Faites défiler jusqu'à la fiche Ventilation des coûts .
  5. Cliquez sur le bouton Modifier . 
  6. Dans la colonne Approbation du poste , approuvez ou rejetez chaque poste de la facture comme suit :
    Remarques

    À mesure que vous passez en revue chaque ligne, gardez à l'esprit :

    • Pour approuver un poste , cliquez sur la coche GRISE pour l'approuver. Une coche VERTE indique que vous avez approuvé le poste.
      sub-invoice-sov-line-item-approval-green-checkmark.png
    • Pour rejeter un poste :
      sub-invoice-sov-line-item-reject-reason.png
      1. Cliquez sur le « x » GRIS pour le rejeter. Un « x » ROUGE indique que vous avez rejeté le poste. 
        Ceci ouvre la boîte de dialogue Motif (facultatif). 
      2. Saisissez un motif dans la case Motif (facultatif).
      3. Cliquez sur Ajouter.
         Important

        Les commentaires saisis dans la case Motif (facultatif) ne sont PAS inclus dans l'e-mail automatique envoyé au contact de facturation. Cependant, vous pouvez exporter un PDF qui inclut un tableau Motifs de la différence qui affiche les commentaires tels qu'ils ont été saisis. Consultez « Exporter une facture de sous-traitant ».

  7. Cliquez sur l'une (1) des options d'enregistrement :
    • Enregistrer . Cliquez sur ce bouton pour enregistrer la facture et la conserver au statut « En cours de révision ». 
      OU
    • Enregistrer et modifier le statut . Cliquez sur ce bouton pour ouvrir la fenêtre « Enregistrer les modifications et changer le statut ». Sélectionnez ensuite le statut souhaité et saisissez les informations que vous souhaitez transmettre au contact de facturation dans la zone Commentaires généraux. Cliquez ensuite sur Enregistrer et modifier le statut .
       Conseils
      Quel statut puis-je changer la facture ? Pour en savoir plus sur les statuts disponibles, consultez Quels sont les statuts par défaut des factures Procore ?