Réviser une facture de sous-traitant en tant qu’administrateur des factures

Objectif

Approuver ou rejeter les postes d’une facture de sous-traitant en tant que administrateur de facture.

Contexte

Si vous êtes une facture administrateur pour votre projet, il est important de vous assurer que les factures soumises par vos collaborateurs en aval sont exactes. Pour ce faire, Procore vous permet d’approuver ou de rejeter des postes individuels sur la carte de ventilation des coûts d’une facture. Pour approuver ou rejeter les postes, votre compte utilisateur Procore doit être assigné aux autorisations utilisateur requises détaillées ci-dessous. Une fois les autorisations appropriées accordées, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous pour réviser les factures soumises à votre équipe pour paiement. 

Éléments à prendre en compte

• Autorisations utilisateur requises
• Informations supplémentaires :
  • Les administrateurs des factures peuvent examiner les postes de n'importe quelle facture et ne sont PAS limités à l'examen de la facture la plus récente. Toutefois, il est important de garder à l'esprit que le rejet d'un poste ne modifiera PAS la valeur de la facture.

Conditions préalables

• Créer une facture de sous-traitant
• La facture doit avoir le statut « En cours de révision ».

Procédure

1. Accédez à l'outil Facturation du projet. 
2. Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
3. Recherchez la facture à réviser et cliquez sur son lien Facture. 
4. Faites défiler jusqu’à la carte Ventilation des coûts .
5. Cliquez sur le bouton Modifier . 
6. Dans la colonne Approbation du poste , approuvez ou rejetez chaque poste de la facture comme suit :

   Remarques

   À mesure que vous passez en revue chaque ligne, gardez à l'esprit :

   • Les administrateurs des factures peuvent réviser les postes sur n’importe quelle facture :
     • Vous n’êtes PAS limité à réviser uniquement la facture la plus récente.
     • Le(s) poste(s) rejeté(s) ne modifie PAS le(s) montant(s) des postes. Les montants doivent être mis à jour par un administrateur de facture ou un contact de facturation.
     • Les contacts de facturation en aval ne peuvent mettre à jour les factures que lorsqu’elles disposent des autorisations utilisateur requises pour soumettre des factures. Voir Réviser et renvoyer une facture en tant que contact de facturation.
   • Si vous avez activé le bouton « Afficher les montants réclamés par les sous-traitants » dans l’outil Facturation, la colonne « Montant proposé » apparaît.
     • Pour savoir comment créer un planning de paiement à partir de l’outil Facturation, voir Créer un planning de paiement. 
     • Pour savoir comment créer un planning de paiement à partir de l’outil Facturations en cours, voir Créer un planning de paiement à partir de l’outil Facturations en cours.
     • Lorsque cette bascule est activée, Procore inclut le commentaire de rejet de la facture dans la case « Raisons de la différence » de la PDF exportation de la facture. 
   • La colonne « Montant proposé » peut refléter ce qu’un contact de facturation a soumis, un utilisateur disposant d’autorisations de niveau « Admin » peut ajuster séparément les colonnes « Travaux terminés cette période » et « Matériaux actuellement entreposés » pour définir les montants appropriés.
   • Pour approuver un poste, cliquez sur la coche GRISE pour l’approuver. Une coche VERTE indique que vous avez approuvé le poste.
      
   • Pour rejeter un poste:
     
     1. Cliquez sur le « x » GRIS pour le rejeter. Un « x » ROUGE indique que vous avez rejeté le poste. 
        La case Motif (facultatif) s’ouvre. 
     2. Saisissez un motif dans la case Motif (facultatif).
     3. Cliquez sur Ajouter.

         Important

        Les commentaires saisis dans la case Motif (facultatif) ne sont PAS inclus dans l'e-mail automatique envoyé au contact de facturation. Cependant, vous pouvez exporter un PDF qui inclut un tableau Motifs de la différence qui affiche les commentaires tels qu'ils ont été saisis. Consultez « Exporter une facture de sous-traitant ».

7. Cliquez sur l’une (1) des options d’enregistrement :
   • Enregistrer. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer la facture et la conserver au statut « En cours de révision ». 
     OU
   • Enregistrer et modifier le statut. Cliquez sur ce bouton pour ouvrir la fenêtre « Enregistrer les modifications et modifier le statut ». Sélectionnez ensuite le statut souhaité et saisissez les informations que vous souhaitez transmettre au contact de facturation dans la zone Commentaires généraux. Cliquez ensuite sur Enregistrer et modifier le statut.

      Conseils

     Quel statut dois-je changer la facture ? Pour en savoir plus sur les statuts disponibles, voir Quels sont les statuts par défaut des factures Procore ? 

Étape suivante

• Réviser et renvoyer une facture de sous-traitant en tant que contact de facturation

Voir aussi

• Créer un planning de paiement