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Procore

Réviser une facture de sous-traitant en tant qu’administrateur des factures

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 Procore Interne UNIQUEMENT

Cette page détaille la modernisation de l’expérience des factures de sous-traitants. Pour les clients Procore avec l’ancienne expérience, voir Réviser une facture de sous-traitant en tant qu’administrateur (hérité).

 Important

Remarque de l' auteur : cette page fait partie de la collection Gestion des factures. Vous n'avez pas à enregistrer les modifications apportées à un billet dans le tableau ILR. Cependant :

 For Procore Customers in the United States

flag-us.png  When your company applies the 'Owners English' or 'Specialty Contractors English' point-of-view dictionary, you'll see different tool names and term changes in the user interface. Learn how to apply the dictionary options. 

  • To learn the differences: Show/Hide      

    • This table shows the differences in tool names (bold) and terms across the point-of-view dictionaries for Project Financials. These dictionaries are available in US English only. The default dictionary is designed for general contractors, which means that you will need to work with your Procore Administrator at your company and your Procore point of contact to access the other dictionary options. 

      General Contractors

      English (United States) - Default

      Owners

      English (Owner Terminology V2)

      Specialty Contractors

      English (Specialty Contractor Terminology)
      Invoicing Invoicing Progress Billings
      Owner Funding Owner
      Owner/Client Owner/Client GC/Client
      Prime Contract Change Order Funding Change Order Client Contract Change Order
      Prime Contracts Funding Client Contracts
      Revenue Funding Revenue
      Subcontract Contract Subcontract
      Subcontractor Contractor Subcontractor
      Subcontractor Schedule of Values (SSOV) Contractor Schedule of Values (CSOV) Subcontractor Schedule of Values (SSOV)

Objectif

Approuver ou rejeter les postes d’une facture de sous-traitant en tant que administrateur de facture.

Contexte

Si vous êtes une facture administrateur pour votre projet, il est important de vous assurer que les factures soumises par vos collaborateurs en aval sont exactes. Pour ce faire, Procore vous permet d’approuver ou de rejeter des postes individuels sur la carte de ventilation des coûts d’une facture. Pour approuver ou rejeter les postes, votre compte utilisateur Procore doit être assigné aux autorisations utilisateur requises détaillées ci-dessous. Une fois les autorisations appropriées accordées, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous pour réviser les factures soumises à votre équipe pour paiement. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises
  • Informations supplémentaires :
    • Les administrateurs des factures peuvent examiner les postes de n'importe quelle facture et ne sont PAS limités à l'examen de la facture la plus récente. Toutefois, il est important de garder à l'esprit que le rejet d'un poste ne modifiera PAS la valeur de la facture.

Conditions préalables

Procédure

  1. Accédez à l'outil Facturation du projet. 
  2. Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
  3. Recherchez la facture à réviser et cliquez sur son lien Facture. 
  4. Faites défiler jusqu’à la carte Ventilation des coûts .
  5. Cliquez sur le bouton Modifier . 
  6. Dans la colonne Approbation du poste , approuvez ou rejetez chaque poste de la facture comme suit :
    Remarques

    À mesure que vous passez en revue chaque ligne, gardez à l'esprit :

    • Les administrateurs des factures peuvent réviser les postes sur n’importe quelle facture :
      • Vous n’êtes PAS limité à réviser uniquement la facture la plus récente.
      • Le(s) poste(s) rejeté(s) ne modifie PAS le(s) montant(s) des postes. Les montants doivent être mis à jour par un administrateur de facture ou un contact de facturation.
      • Les contacts de facturation en aval ne peuvent mettre à jour les factures que lorsqu’elles disposent des autorisations utilisateur requises pour soumettre des factures. Voir Réviser et renvoyer une facture en tant que contact de facturation.
    • Si vous avez activé le bouton « Afficher les montants réclamés par les sous-traitants » dans l’outil Facturation, la colonne « Montant proposé » apparaît.
    • La colonne « Montant proposé » peut refléter ce qu’un contact de facturation a soumis, un utilisateur disposant d’autorisations de niveau « Admin » peut ajuster séparément les colonnes « Travaux terminés cette période » et « Matériaux actuellement entreposés » pour définir les montants appropriés.
    • Pour approuver un poste, cliquez sur la coche GRISE pour l’approuver. Une coche VERTE indique que vous avez approuvé le poste.
       sub-invoice-sov-line-item-approval-green-checkmark.png
    • Pour rejeter un poste:
      sub-invoice-sov-line-item-reject-reason.png
      1. Cliquez sur le « x » GRIS pour le rejeter. Un « x » ROUGE indique que vous avez rejeté le poste. 
        La case Motif (facultatif) s’ouvre. 
      2. Saisissez un motif dans la case Motif (facultatif).
      3. Cliquez sur Ajouter.
         Important

        Les commentaires saisis dans la case Motif (facultatif) ne sont PAS inclus dans l'e-mail automatique envoyé au contact de facturation. Cependant, vous pouvez exporter un PDF qui inclut un tableau Motifs de la différence qui affiche les commentaires tels qu'ils ont été saisis. Consultez « Exporter une facture de sous-traitant ».

  7. Cliquez sur l’une (1) des options d’enregistrement :
    • Enregistrer. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer la facture et la conserver au statut « En cours de révision ». 
      OU
    • Enregistrer et modifier le statut. Cliquez sur ce bouton pour ouvrir la fenêtre « Enregistrer les modifications et modifier le statut ». Sélectionnez ensuite le statut souhaité et saisissez les informations que vous souhaitez transmettre au contact de facturation dans la zone Commentaires généraux. Cliquez ensuite sur Enregistrer et modifier le statut.
       Conseils
      Quel statut dois-je changer la facture ? Pour en savoir plus sur les statuts disponibles, voir Quels sont les statuts par défaut des factures Procore ? 

 

If you would like to learn more about Procore's invoice management software and how it can help your business, please visit our construction invoice management software product page icon-external-link.png.