(Bêta) Modifier les contrats principaux
Objectif
Modifier un contrat principal.
Contexte
Vous pouvez modifier un contrat à tout moment. Pour protéger les données financières de vos contrats contre les ajouts, les mises à jour ou les suppressions accidentelles, seuls les utilisateurs disposant des « autorisations utilisateur requises » peuvent modifier un contrat. De plus, le paramètre par défaut de Procore est d'empêcher les utilisateurs de modifier la ventilation des coûts (VDC) lorsque le contrat est dans le statut « Approuvé ».
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux du projet.
- Informations supplémentaires :
- Le paramètre par défaut de Procore est d'empêcher tous les utilisateurs de modifier la VDC d'un contrat principal lorsque celui-ci est dans le statut « Approuvé ». Par exemple, vous ne pouvez pas modifier une VDC sur un contrat principal en statut « Approuvé ». C'est également le cas lorsque la VDC d'un ordre de changement au contrat principal (OCCP) ou d'une facture au maître d'ouvrage a le statut « Approuvé ».
- Bien qu'il s'agisse d'un paramètre peu courant à activer, vous pouvez configurer un contrat pour que les utilisateurs disposant des « autorisations utilisateur requises » puissent le modifier, qu'importe son statut. Pour en savoir plus, consultez Qu'est-ce que le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable ?
Conditions préalables
Procédure
Modifier un contrat principal
- Accédez à l'outil Contrats principaux du projet.
- Recherchez le contrat à mettre à jour dans la liste.
- Cliquez sur son lien Numéro pour l'ouvrir.
- Cliquez sur le bouton Modifier le contrat.
- Choisissez parmi ces options :
Modifier les informations de base
Modifier les informations générales
Mise à jour du contrat avec des informations plus générales :
- Statut
Procore attribue automatiquement aux contrats le statut « Par défaut ». Pour sélectionner un autre statut, choisissez l'une des étiquettes de statut dans la liste déroulante. Les options comprennent Ébauche, Envoyé pour appel d'offres, Envoyé pour signature, Approuvé, Terminé, ou Résilié.Remarque
Pour créer des ordres de changement au contrat principal (OCCP) et des factures au maître d'ouvrage, le statut de votre contrat principal doit être établi sur Approuvé ou Terminé. - Exécuté
Cochez cette case si le contrat a été entièrement exécuté. Un contrat entièrement exécuté est un accord juridiquement valable qui a été signé par les représentants autorisés de chaque partie. - Retenue de garantie par défaut
Saisissez un nombre qui représentera le pourcentage servant de retenue de garantie sur les postes de la ventilation des coûts du contrat. Par exemple, si vous prévoyez de retenir dix (10) pour cent de la valeur du poste, saisissez 10 %. - Sous-traitant
Sélectionnez le « sous-traitant » dans cette liste déroulante. Il s'agit de l'entreprise que votre équipe a engagée pour effectuer le travail. Pour que l'option apparaisse dans la liste, consultez Ajouter une entreprise à l'annuaire du projet. - Architecte/ingénieur
Sélectionnez l'architecte ou l'ingénieur responsable du projet dans cette liste déroulante. Pour que l'option apparaisse dans la liste, l'entreprise doit être enregistrée dans l'annuaire du projet. - Description
Entrez une description plus détaillée du contrat principal. Vous pouvez appliquer les options de la barre d'outils de formatage à votre texte.
Modifier les privilèges d'accès
Par défaut, les contrats principaux sont visibles pour tous les utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Lecture seule » ou plus sur l'outil Contrats principaux du projet. Pour modifier les autorisations d'accès, procédez comme suit sur la carte « Accès au contrat » :
- Facultatif : Déplacez le curseur Limiter la visibilité de ce contrat aux seuls administrateurs du projet et sélectionner les utilisateurs non-admin vers la gauche ou la droite pour activer ou désactiver la restriction. Par défaut, Procore active ce paramètre.
Remarques
- Le curseur est BLEU lorsque les restrictions sont activées.
- Le curseur est GRIS lorsque les restrictions sont désactivées.
- Facultatif : Pour permettre aux utilisateurs disposant des autorisation de niveau « Lecture seule » ou « Standard » sur l'outil Contrats principaux du projet d'accéder au contrat, sélectionnez le nom de la personne dans la liste déroulante Accès pour les utilisateurs non-admin. Pour que l'option apparaisse dans la liste, l'utilisateur doit disposer d'un profil dans l'annuaire du projet.
- Facultatif : Pour permettre aux utilisateurs de la liste « Accès pour les utilisateurs non-admin » d'afficher la ventilation des coûts, cochez la case Autoriser ces utilisateurs non administrateurs à afficher les éléments de la VDC..
Modifier les dates
Modifier les inclusions et les exclusions
Les inclusions et exclusions du contrat varient d'un projet à l'autre. Toutefois, il est question de définir exactement ce qui est inclus et NON inclus dans le prix et la portée des travaux du contrat. Pour mettre à jour la carte « Inclusions et exclusions » du contrat, suivez ces étapes :
- Inclusions
Ajoutez les inclusions du contrat dans cette case. Vous pouvez appliquer les options de la barre d'outils de formatage à votre texte. - Exclusions
Ajoutez les exclusions du contrat dans cette case. Vous pouvez appliquer des options de la barre d'outils de formatage à votre texte.
Modifier la méthode comptable
Modifier la ventilation des coûts
Lorsque vous modifiez une VDC, vous disposez des options suivantes :
Modifier un poste
Vous pouvez modifier un poste existant à l'aide de la fonction d'édition en ligne. Il suffit de cliquer sur l'une des cellules de données et de remplacer le contenu existant.
Ajouter et supprimer des postes
- Accédez au contrat.
- Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
- Cliquez sur le points de suspension verticaux (⋮). Choisissez ensuite l'une des options suivantes :
- Ajouter au-dessus. Sélectionnez cette option pour ajouter un poste au-dessus du poste actuel. Les postes ajoutés sont enregistrés dans l'onglet « Historique des changements » du contrat.
- Ajouter au-dessous. Sélectionnez cette option pour ajouter un poste au-dessous du poste actuel. Les postes ajoutés sont enregistrés dans l'onglet « Historique des changements » du contrat.
- Supprimer. Sélectionnez cette option pour supprimer le poste actuel. Les postes supprimés sont enregistrés dans l'onglet « Historique des changements » du contrat.
- Cliquez sur Enregistrer.
Réorganiser les postes
Pour déplacer un poste en tête de liste, cliquez sur la cellule que vous souhaitez déplacer. Tapez ensuite « 1 » dans la liste. La ligne sélectionnée est ainsi déplacée en tête de liste et tous les postes existants sont remis dans l'ordre croissant.
Modifier les pièces jointes
Vous pouvez ajouter ou supprimer des pièces jointes à partir d'un contrat principal. Vous pouvez ajouter et supprimer des pièces jointes lorsque le contrat est dans un statut quelconque.
Ajouter des pièces jointes
Pour ajouter des pièces jointes à un contrat principal :
- Sur la carte « Pièces jointes », cliquez sur Modifier.
- Cliquez sur Joindre des fichiers.
- Dans la boîte de dialogue « Joindre des fichiers », mettez en surbrillance l'emplacement où sont stockés les fichiers à charger. Les options suivantes s'offrent à vous :
- Mon ordinateur. Cliquez sur Charger des fichiers pour ouvrir l'explorateur de votre ordinateur. Sélectionnez les fichiers à charger et cliquez sur Ouvrir.
- Photos. Si l'outil Photos est actif sur le projet, choisissez l'emplacement dans la liste Sélectionner un album, puis recherchez le ou les fichiers à charger.
- Plans. Si l'outil Plans est actif sur le projet, choisissez le secteur dans la liste Sélectionner le secteur, puis recherchez le ou les fichiers à charger.
- Formulaires. Si l'outil Formulaires est actif sur le projet, choisissez le modèle dans la liste Sélectionner le modèle, puis recherchez le ou les fichiers à charger.
- Documents. Si l'outil Documents est actif sur le projet, rendez-vous sur le dossier où le ou les fichiers à charger sont stockés, puis mettez-les en surbrillance.
- Cliquez sur Joindre.
Un indicateur de progression vous indique l'état d'avancement du chargement. - Cliquez sur l'icône (X) Fermer de la boîte de dialogue Joindre des fichiers.
Supprimer les pièces jointes
Pour supprimer une pièce jointe :
- Sur la fiche « Pièces jointes », cliquez sur Modifier.
- Cliquez sur le (x) du fichier que vous souhaitez supprimer.
- Sur la fiche « Pièces jointes », cliquez sur Enregistrer.