Bonnes pratiques : importations de soumissions

Pourquoi utiliser les importations de livrables ?

Vous pouvez ajouter de nombreux détails aux éléments de la soumission au moment de la création en utilisant une feuille de calcul XLSX ou CSV et l'application Procore Imports. Il est beaucoup plus efficace de dupliquer des données sur plusieurs éléments dans une feuille de calcul que d'ajouter les données individuellement pour chaque élément de soumission.

Avant de commencer

• Assurez-vous que l'utilisateur ou les utilisateurs assignés en tant que gestionnaire des livrables ont été ajoutés à l'outil Annuaire du projet. Voir Ajouter un compte utilisateur à l'annuaire du projet.
• Si vous assignez une autre entreprise comme « entrepreneur responsable » pour une ou plusieurs soumissions, assurez-vous que chaque entreprise a été ajoutée à l'outil Annuaire du projet. Voir Ajouter une entreprise à l'annuaire du projet.
• Si votre projet utilise des lieux et que vous souhaitez ajouter des informations de lieu à vos soumissions, les niveaux de lieu doivent déjà exister dans Procore. Voir Ajouter des lieux à plusieurs niveaux à un projet.
• Si votre entreprise utilise l'outil Cahier des charges du projet pour gérer le cahier des charges, chargez le cahier des charges du projet dans Procore (voir Charger le cahier des charges) ou ajoutez-le manuellement dans Procore.
• Si vous utilisez la fonctionnalité de calcul du planning des livrables, veillez à l'activer dans les paramètres de configuration des livrables du projet avant l'importation. Voir Activer les calculs du planning des livrables.

Meilleures pratiques

• Ne supprimez ni ne déplacez aucune colonne du modèle. Cela entraînera l'échec de l'importation. Vous pouvez toutefois masquer les colonnes inutilisées.
• Les importations de soumissions ne peuvent être utilisées que pour créer de nouvelles soumissions, et non pour mettre à jour celles qui existent déjà.
• Tous les formats de date doivent être saisis en utilisant le format de date MM/JJ/AAAA, quels que soient les paramètres du projet. D'autres champs, tels que Numéro de section du cahier des charges, peuvent être formatés selon vos besoins.
• Pour la plupart des champs référençant des données existantes dans Procore, les données saisies lors de l'importation doivent correspondre exactement à ce qui se trouve dans Procore. Sinon, l'importation affichera un message d'erreur ou créera de nouveaux enregistrements indésirables.
• Si vous préférez numéroter les soumissions au fur et à mesure que vous les recevez, vous pouvez laisser les cellules Numéro de soumission vides ou ajouter le numéro 0 à toutes. 
• Les modèles d'importation terminés n'ont pas besoin d'être uniques pour chaque projet. Si vous créez systématiquement des éléments de soumission identiques ou similaires pour chaque projet, vous pouvez créer un modèle principal à dupliquer et à modifier si nécessaire pour chaque nouveau projet. Cela peut servir de registre de soumissions de modèles et vous fera gagner un temps considérable sur les projets futurs. 
• Il n'y a pas de limite au nombre d'importations de soumissions que vous pouvez effectuer sur un projet. Il peut être utile de séparer les importations par priorité pour les grands projets. 
• Les lots de livrables (colonnes A-D du modèle) ne sont pas obligatoires mais fortement recommandés. Voir Bonnes pratiques : Lots de livrables - Introduction pour plus d'informations.
• Les champs de calcul du planning des livrables (colonnes R-U du modèle) sont fortement recommandés pour vous aider à comprendre si vos livrables respectent l'objectif. Voir Bonnes pratiques : Configurations de projet de soumissions pour plus d'informations.

Voir Préparer les soumissions pour l’importation dans l’application Procore Imports pour plus d’informations.

Importations de livrables par rapport au générateur de livrables

Les importations de livrables et le générateur de livrables de Procore sont les deux méthodes les plus efficaces pour créer un registre des livrables, mais ils ne doivent pas être utilisés en tandem. Les listes ci-dessous présentent les avantages et les inconvénients de chaque option afin de vous aider à déterminer quel est le meilleur choix pour vos projets.