Afficher un dossier d'appel d'offres
Objectif
Visualiser un dossier d'appel d'offres dans l'outil Appel d'offres du projet.
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Appel d'offres du projet.
OU - Autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Appels d'offres du projet et ajoutées au groupe CC Appels d'offres.
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Appel d'offres du projet.
Vidéo
À propos de votre dossier d'appel d'offres Procore
Lorsque vous créez un dossier d'appel d'offres dans Procore, les informations de votre appel d'offres seront accessibles dans l'outil Appels d' offres du projet et dans l'outil Salle de planification de votre entreprise. Lorsque vous cliquez sur un dossier d'appel d'offres, six (6) onglets s'affichent qui vous aident à suivre et à organiser l'activité et les informations relatives à votre dossier d'appel d'offres :
- Vue d'ensemble
- Fichiers
- Candidats
- Correspondance
- Registre des téléchargements
- Historique des changements
Vue d'ensemble
Les informations générales sur votre dossier d'appel d'offres sont stockées sous l'onglet Aperçu, qui comprend le titre, les dates importantes, les préférences du dossier d'appel d'offres, ainsi que les informations incluses dans l'e-mail d'invitation à un appel d'offres.
Les actions suivantes peuvent être effectuées à partir de cet onglet :
Fichiers
Vous pouvez afficher, modifier et exporter les fichiers joints au dossier d'appel d'offres. Voir Mettre à jour les fichiers d'appel d'offres pour plus d'informations.
Candidats
Vous pouvez afficher des informations sur les candidats potentiels du dossier dans l'onglet Candidats. Ceci comprend les éléments suivants :
- Nom de l'entreprise : nom de chaque entreprise qui peut être invitée à un appel d'offres sur ce dossier d'appel d'offres spécifique.
- Liste des destinataires : personne spécifique de l'entreprise candidate à qui l'e-mail d'invitation a été envoyé.
- Coordonnées de l'entreprise : numéro de téléphone de chaque entreprise qui peut être invitée à un appel d'offres sur ce dossier d'appel d'offres spécifique.
- Dernière activité : l'activité la plus récente du candidat est répertoriée.
Remarque : si vous cliquez dans la case Dernière activité, l'activité complète du candidat peut être affichée. - Dernier envoi de l'invitation à soumettre un appel d'offres : horodatage de l'envoi de l'e-mail d'invitation à un appel d'offres au contact de l'entreprise candidate.
Remarque : « N/A » sera affiché si l'e-mail d'invitation à un appel d'offres n'a pas été envoyé à l'entreprise candidate. - Intention de soumettre un appel d'offres : indique l'intention de l'entreprise candidate de répondre à un appel d'offres sur le projet. Les candidats peuvent déclarer leurs intentions directement dans l'e-mail d'invitation à un appel d'offres.
Remarque : si un candidat a déclaré son intention de répondre à un appel d'offres, vous pouvez lui envoyer un e-mail de rappel concernant la date limite de soumission des offres. - Statut de l'appel d'offres : indique si le candidat a ou non soumis une offre.
- Montant de l'appel d'offres : montant total de l'offre. Si vous avez sélectionné « Appel d'offres à l'aveugle » pour la configuration du dossier d'appel d'offres, les montants des offres seront masqués jusqu'à ce que la date limite de l'appel d'offres soit passée.
- Codes de coût : codes de coût associés à chaque entreprise.
- Métiers : métiers associés à chaque entreprise.
- Remarque : toute information pertinente sur chaque entreprise.
Gérez vos candidats en effectuant les actions suivantes :
- Exportez les informations du dossier d'appel d'offres, qui comprennent également des informations sur l'entreprise, vers un fichier PDF en cliquant sur l'icône PDF.
- Supprimez l'entreprise de la liste d'appel d'offres uniquement si elle n'a pas reçu d'e-mail d'invitation. Cliquez sur le X pour supprimer l'entreprise de la liste d'appel d'offres.
- Si vous avez ajouté à votre dossier d'appel d'offres des candidats que vous n'avez pas invités à soumissionner, une bannière bleue apparaîtra en haut de la liste d'appel d'offres pour vous rappeler le nombre d'invitations en attente qui n'ont pas encore été envoyées.
Remarque : vous pouvez voir quels candidats n'ont pas encore été invités en voyant ceux qui ont le bouton Inviter sur leur ligne, par opposition au bouton Réinviter . Vous pouvez également inviter et réinviter individuellement vos candidats en cliquant sur ces boutons. - Recherchez des candidats en cliquant sur le bouton Ajouter des candidats . bouton. Voir Rechercher et filtrer les entreprises à ajouter à un formulaire d'appel d'offres pour plus d'informations.
- Renvoyez les invitations à soumettre un appel d'offres à tous vos candidats précédemment invités en cliquant sur Renvoyer les invitations. Voir Renvoyer les invitations à soumettre un appel d'offres.
Remarque : ce bouton n'enverra pas d'e-mail aux candidats qui n'ont pas encore été invités. - Supprimez le dossier d'appel d'offres en cliquant sur le bouton Supprimer le dossier d'appel d' offres dans le points de suspension verticaux (⋮). Voir Supprimer un dossier d'appel d'offres pour plus d'informations.
Options de filtrage, de recherche et de regroupement
Si vous avez une longue liste de candidats comprenant plusieurs métiers, intentions de soumettre un appel d'offres et/ou statuts de soumission, vous pouvez filtrer et rechercher dans votre liste d'appels d'offres. Ceci est également utile si vous avez une liste d'appels d'offres plus petite, mais que vous souhaitez voir si vous avez une couverture suffisante pour chaque transaction du dossier d'appel d'offres. Voir Filtrer et trier les informations relatives aux appels d'offres.
Configurer les colonnes
Vous pouvez configurer les colonnes de votre liste d'appels d'offres pour sélectionner les colonnes que vous souhaitez afficher et masquer. Vous pouvez également réorganiser les colonnes de votre liste d'appels d'offres ou réinitialiser pour afficher les colonnes par défaut dans la liste d'appels d'offres. Voir Personnaliser l'affichage des colonnes dans l'outil Appels d'offres pour plus d'informations.
Effectuer des actions groupées
Important
Il n'y a actuellement pas de fonction « Actions en masse » dans les projets mis à jour vers l'expérience améliorée de la gestion des appels d'offres, mais vous pouvez toujours envoyer une nouvelle correspondance et des invitations à tous les candidats invités en même temps. Voir Renvoyer les invitations à soumettre un appel d'offres et Envoyer une nouvelle correspondance dans l'outil Appel d'offres.Si vous souhaitez effectuer la même action pour un groupe de candidats, vous pouvez effectuer des actions groupées pour gagner du temps. Voir Envoyer des correspondances par lot et Inviter des candidats par lot pour plus d'informations.
Correspondance
Gérez tout ajout (appelé correspondance) lié à ce dossier d'appel d'offres à partir de cet onglet. Vous pouvez envoyer une nouvelle correspondance, ainsi qu'afficher des correspondances plus anciennes et y répondre. Voir Envoyer une nouvelle correspondance dans l'outil Appels d'offres.
Registre des téléchargements
Utilisez le registre des téléchargements pour suivre le téléchargement des documents d'appel d'offres. Chaque fois qu'un candidat télécharge des documents d'appel d'offres, ces derniers seront stockés dans cette liste comme référence utile. Par exemple, si vous avez apporté des modifications aux documents d'un dossier d'appel d'offres, vous pouvez utiliser le registre des téléchargements pour déterminer qui a pu télécharger une version obsolète. Si un candidat a déclaré son intention de répondre à un appel d'offres mais n'a pas encore téléchargé les documents d'appel d'offres, vous pouvez envoyer un rappel à télécharger les documents. En règle générale, les candidats n'enverront pas d'offres à temps s'ils n'ont pas téléchargé tous les documents d'appel d'offres au préalable.