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Procore

Remplir les factures de sous-traitants avec DocuSign®

Objectif

Compléter les factures des sous-traitants pour un projet en utilisant l'intégration Procore + DocuSign®.

Contexte

Si vous disposez d'un compte DocuSign® valide et que l'intégration Procore + DocuSign® a été activée sur votre projet Procore, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous pour remplir une facture de sous-traitant à l'aide de DocuSign®. Pour ce faire, vous devrez connaître l'adresse e-mail et le mot de passe de votre compte DocuSign®. Une fois que vous vous êtes connecté et que vous accordez les autorisations demandées par Procore, vous pouvez utiliser DocuSign® pour ajouter des documents à une enveloppe, ajouter des destinataires et les envoyer pour signature.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
       Notes
      • Les autorisations d'utilisateur ne sont PAS gérées dans l'outil Facturation du projet. Au lieu de ceci, l'outil Facturation est conçu pour les utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux et/ou Engagements.
      • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact de facturation pour une entreprise de sous-traitance qui effectue des travaux pour un entrepreneur général gérant votre contrat dans Procore), votre capacité à effectuer les tâches liées à la facturation est déterminée par l'équipe du projet qui contrôle ces paramètres pour votre compte utilisateur de Procore :
        • Les autorisations de votre compte utilisateur dans l'outil Engagements et/ou Contrats principaux du projet.
        • Votre appartenance à la liste « Privé(e) » d'un contrat principal spécifique, d'un bon de commande ou d'un contrat de sous-traitance.
        • Votre désignation en tant que « contact de facturation » sur un contrat principal, un bon de commande ou un engagement.
      • Pour en savoir plus sur les autorisations concernant les tâches réalisables avec l'outil Facturation, voir Autorisations : Facturation.
  •   Informations supplémentaires :
    • Une fois que vous vous êtes connecté à votre DocuSign® via Procore, vous n'aurez plus besoin de vous reconnecter.
    • Pour effectuer les étapes ci-dessous, la facture du sous-traitant doit avoir le statut Approuvé, Approuvé avec note conditionnelle ou En attente de l'approbation du maître d'ouvrage.
    • Pour demander des signatures à l'aide de l'intégration Procore + DocuSign®, vous devez disposer d'un compte DocuSign® actif. Pour plus de détails, voir :

Procédure

Vous avez deux options pour envoyer les factures de sous-traitants à DocuSign® :

Remplir une seule facture de sous-traitant avec DocuSign®

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Sous l'onglet Contrats, localisez le contrat de sous-traitance avec la facture. Cliquez ensuite sur Afficher.
  3. Cliquez sur l'onglet Factures.
  4. Recherchez la facture à remplir et cliquez sur le bouton Modifier.
  5. Si vous êtes prêt à signer le contrat avec DocuSign®, cliquez sur Compléter avec DocuSign.
  6. Si vous n'êtes PAS connecté à DocuSign®, vous serez invité à vous connecter à votre compte comme suit :

    login-docusign.png
     
    1. Saisissez votre adresse e-mail DocuSign® dans la case Adresse e-mail.
    2. Cliquez sur Continuer.
    3. Saisissez votre mot de passe DocuSign® dans la case Mot de passe.
    4. Cliquez sur Connexion
    5. Cliquez sur Accepter pour accepter la demande d'autorisations requises de Procore Technologies.
      Remarque : si vous cliquez sur Annuler, vous ne pourrez pas vous connecter à DocuSign®.
  7. Une fois la page DocuSign® chargée, vous disposez des options suivantes :
    1. Supprimer un document :
      L'intégration affiche automatiquement tous les documents chargés sur la facture dans Procore. Pour supprimer un document, placez le curseur de votre souris sur l'icône de suppression (illustrée ci-dessous), puis cliquez sur cette icône.

      docusign-delete-from-envelope.png

      Remarques :
      • Pour d'autres options, cliquez sur les points de suspension verticaux vertical-ellipsis.png et sélectionnez l'option souhaitée dans le menu.
      • Pour en savoir plus sur les autres options, cliquez sur l'icône Point d'interrogation (?) pour afficher la documentation de support DocuSign®.
    2. Ajouter des documents à l'enveloppe :
      Si vous souhaitez ajouter des documents à l'enveloppe DocuSign®, utilisez une ou plusieurs de ces méthodes :
      • Cliquez sur le signe Plus (+) ou sur Charger pour ajouter des documents depuis votre ordinateur.
        OU
      • Cliquez sur Obtenir depuis le cloud pour ajouter des documents à partir d'un hôte sur un cloud tiers.
    3. Ajouter des destinataires à l'enveloppe :
      1. Cliquez sur Ajouter un destinataire pour ajouter un nouveau destinataire.
        Remarque : à moins que votre projet n'utilise un formulaire personnalisé, le rôle du destinataire (par exemple, entrepreneur général et sous-traitant) sera renseigné automatiquement en fonction des données saisies dans Procore.
      2. Choisissez l'une de ces options : Doit signer, Reçoit une copie ou Doit afficher.
        Remarques :
        • Pour d'autres options, cliquez sur le lien Plus.
        • Pour en savoir plus sur les autres options, cliquez sur l'icône Point d'interrogation (?) pour afficher la documentation de support DocuSign®.
  8. Cliquez sur Suivant pour consulter les documents dans DocuSign®.
  9. Lorsque vous êtes prêt à envoyer les documents de votre enveloppe aux destinataires nommés, cliquez sur Envoyer.

Envoyer plusieurs factures de sous-traitants à DocuSign®

Si vous disposez de l'autorisation « Admin » dans l'outil Engagements, vous pouvez également utiliser l'outil Facturation du projet pour envoyer par lot des factures à DocuSign®.

 Notes
  • Les autorisations d'utilisateur ne sont PAS gérées dans l'outil Facturation du projet. Au lieu de ceci, l'outil Facturation est conçu pour les utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux et/ou Engagements.
  • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact de facturation pour une entreprise de sous-traitance qui effectue des travaux pour un entrepreneur général gérant votre contrat dans Procore), votre capacité à effectuer les tâches liées à la facturation est déterminée par l'équipe du projet qui contrôle ces paramètres pour votre compte utilisateur de Procore :
    • Les autorisations de votre compte utilisateur dans l'outil Engagements et/ou Contrats principaux du projet.
    • Votre appartenance à la liste « Privé(e) » d'un contrat principal spécifique, d'un bon de commande ou d'un contrat de sous-traitance.
    • Votre désignation en tant que « contact de facturation » sur un contrat principal, un bon de commande ou un engagement.
  • Pour en savoir plus sur les autorisations concernant les tâches réalisables avec l'outil Facturation, voir Autorisations : Facturation.

 

 Notes
  • Les autorisations d'utilisateur ne sont PAS gérées dans l'outil Facturation du projet. Au lieu de ceci, l'outil Facturation est conçu pour les utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux et/ou Engagements.
  • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact de facturation pour une entreprise de sous-traitance qui effectue des travaux pour un entrepreneur général gérant votre contrat dans Procore), votre capacité à effectuer les tâches liées à la facturation est déterminée par l'équipe du projet qui contrôle ces paramètres pour votre compte utilisateur de Procore :
    • Les autorisations de votre compte utilisateur dans l'outil Engagements et/ou Contrats principaux du projet.
    • Votre appartenance à la liste « Privé(e) » d'un contrat principal spécifique, d'un bon de commande ou d'un contrat de sous-traitance.
    • Votre désignation en tant que « contact de facturation » sur un contrat principal, un bon de commande ou un engagement.
  • Pour en savoir plus sur les autorisations concernant les tâches réalisables avec l'outil Facturation, voir Autorisations : Facturation.
 Notes
  • Les autorisations d'utilisateur ne sont PAS gérées dans l'outil Facturation du projet. Au lieu de ceci, l'outil Facturation est conçu pour les utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux et/ou Engagements.
  • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact de facturation pour une entreprise de sous-traitance qui effectue des travaux pour un entrepreneur général gérant votre contrat dans Procore), votre capacité à effectuer les tâches liées à la facturation est déterminée par l'équipe du projet qui contrôle ces paramètres pour votre compte utilisateur de Procore :
    • Les autorisations de votre compte utilisateur dans l'outil Engagements et/ou Contrats principaux du projet.
    • Votre appartenance à la liste « Privé(e) » d'un contrat principal spécifique, d'un bon de commande ou d'un contrat de sous-traitance.
    • Votre désignation en tant que « contact de facturation » sur un contrat principal, un bon de commande ou un engagement.
  • Pour en savoir plus sur les autorisations concernant les tâches réalisables avec l'outil Facturation, voir Autorisations : Facturation.