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Procore

Remplir les factures de sous-traitants avec DocuSign®

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 Pour les clients Procore aux États-Unis

flag-us.png  Lorsque votre entreprise applique le dictionnaire de point de vue « Anglais des maîtres d'ouvrage » ou « Anglais des entrepreneurs spécialisés », vous verrez différents noms d'outils et changements de termes dans l'interface utilisateur. Apprenez à appliquer les options du dictionnaire. 

  • Pour connaître les différences : Afficher/Masquer      

    • Ce tableau montre les différences entre les noms d'outils (en gras) et les termes dans les dictionnaires de points de vue pour Finances. Ces dictionnaires sont disponibles en anglais américain uniquement. Le dictionnaire par défaut est conçu pour les entrepreneurs généraux, ce qui signifie que vous devrez travailler avec votre administrateur Procore de votre entreprise et votre Point de contact Procore pour accéder aux autres options du dictionnaire. 

      Entrepreneurs généraux

      Anglais (États-Unis) - Par défaut

      Maîtres d'ouvrage

      Anglais (terminologie du maître d'ouvrage V2)

      Entrepreneurs spécialisés

      Anglais (terminologie des entrepreneurs spécialisés)
      Facturation Facturation Facturations proportionnelles
      Maître d’ouvrage Financement Maître d’ouvrage
      Maître d'ouvrage/client Maître d'ouvrage/client EG/client
      Ordre de changement au contrat principal Ordre de changement de financement Ordre de changement du contrat client
      Contrats principaux Financement Contrats clients
      Revenus Financement Revenus
      contrat de sous-traitance Contrat contrat de sous-traitance
      Sous-traitant Entrepreneur Sous-traitant
      Ventilation des coûts du sous-traitant Ventilation des coûts du sous-traitant (VDC) Ventilation des coûts du sous-traitant

Objectif

Terminer le processus de signature électronique d'une facture de sous-traitant à l'aide de Procore + DocuSign ® intégration.

Contexte

Une fois qu'un membre de l'équipe de projet ou votre collaborateur en aval a créé une facture de sous-traitant pour un engagement , les utilisateurs de Procore disposant d'un compte DocuSign ® peuvent préparer une enveloppe DocuSign ® pour la facture à envoyer au(x) destinataire(s) approprié(s) pour demander une signature.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises
  •   Informations supplémentaires :
    • Une fois que vous vous connectez à votre compte DocuSign® à partir de Procore, vous n'aurez PAS besoin de vous reconnecter tant que le jeton de connexion n'a pas expiré. Passé son expiration, la bannière Nouvelle authentification requise apparaît dans Procore. Pour en savoir plus, voir « Que signifient les différentes bannières DocuSign® dans Procore ? »
    • Pour effectuer les étapes ci-dessous, la facture doit avoir le statut Approuvé, Approuvé avec note conditionnelle ou En attente de l'approbation du maître d'ouvrage.

Conditions préalables

Procédure

Envoyer une facture de sous-traitant à DocuSign®

Cette étape vous montre comment ouvrir une facture de sous-traitant dans Procore.

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Sous l'onglet Contrats , procédez comme suit :
    • Dans le tableau Contrats, recherchez le contrat de sous-traitance qui contient la facture à signer.
    • Cliquez sur le lien Numéro pour ouvrir le contrat de sous-traitance.
  3. Dans le contrat de sous-traitance, cliquez sur l'onglet Factures.
    Remarque
    Pour envoyer une facture de sous-traitant à DocuSign®, elle doit avoir l'un (1) des statuts suivants : Approuvé, Approuvé avec note conditionnelle, ou En attente d'approbation du maître d'ouvrage.
  4. Dans le tableau Factures (réquisitions), recherchez la facture et cliquez sur Afficher.
  5. Examinez la facture et apportez les modifications nécessaires.
  6. Lorsque vous êtes prêt à envoyer la facture à DocuSign© :
    • BÊTA Si vous utilisez l'expérience de facturation des sous-traitants bêta, cliquez sur Envoyer avec DocuSign en haut de la page. 
      sub-invoice-beta-send-with-docusign.png
    • HÉRITAGE Si vous utilisez l'ancienne expérience de facturation des sous-traitants, cliquez sur Mettre à jour et configurer DocuSign en bas de la page. 

      legacy-sub-invoice-update-set-up-docusign.png

Envoyer par lot des factures de sous-traitant à DocuSign ®

Si vous disposez d'autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet, vous pouvez également utiliser l'outil Facturation du projet pour envoyer des factures à DocuSign ® par lot.

  1. Accédez à l'outil Facturation du projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
  3. Cochez les cases à côté des factures à envoyer par lot à DocuSign®.
    Remarque
    Pour envoyer une facture de sous-traitant à DocuSign®, elle doit avoir l’un (1) de ces statuts : Approuvé, Approuvé comme noté ou En attente d’approbation du maître d’ouvrage. Voir Quels sont les statuts par défaut des factures Procore ?
  4. Cliquez sur Envoyer à DocuSign®.
    Remarque
    Si le bouton Envoyer à DocuSign® est grisé et non disponible, survolez le bouton avec votre souris. Une info-bulle apparaît pour vous en informer la raison. En général, c'est parce que le bon de commande ou le contrat de sous-traitance n'est pas associé à un contact de facturation. Voir « Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance ».

    sub-invoice-bulk-send-to-docusign.png

    Procore envoie les factures sélectionnées à DocuSign®. Une bannière VERTE apparaît en haut de la page lorsqu’elle est terminée.
    Remarques
    • Lors de l'envoi de factures par lot avec l'intégration DocuSign®, les factures ne sont envoyées qu'aux personnes répertoriées comme « Contact(s) de facturation » sur le contrat dans Procore.
    • Certaines fonctionnalités de DocuSign® ne sont PAS disponibles lors de l'utilisation de l'option d'envoi par lot (ajouter ou supprimer des documents, ou ajouter des destinataires, par exemple).
    • Pour utiliser les fonctionnalités DocuSign® non disponibles, suivez les étapes décrites dans Remplir les factures de sous-traitants avec DocuSign®.

    compile-invoice-backups-successful.png

Se connecter à DocuSign®

Préparer l'enveloppe DocuSign®

Une fois que vous êtes connecté à DocuSign®, la page « Télécharger un document et ajouter un destinataire d'enveloppe » apparaît. Effectuez les étapes suivantes :

Ajouter des documents à l'enveloppe

Les informations Procore suivantes remplissent automatiquement l'enveloppe DocuSign® :

  • Une copie PDF de la facture est automatiquement ajoutée à la section Ajouter des documents à l'enveloppe.
  • Les cases de signature requises pour chaque « rôle » sur la facture. Par exemple, l'entreprise générale ou le sous-traitant, dont le contrat est concerné par la facture. Cela inclut le Nom et l'Adresse e-mail de chaque utilisateur. Voir Ajouter des destinataires à l'enveloppe ci-dessous.

Vous avez la possibilité d'ajouter d'autres documents comme suit :

  1. Facultatif : Si vous souhaitez ajouter des documents supplémentaires à l'enveloppe, choisissez l'une des options disponibles dans la section Ajouter des documents à l'enveloppe :

    docusign-sub-invoice-add-documents-to-the-envelope.png
    Remarque
    Les options disponibles dans la section Ajouter des documents à l'enveloppe sont développées et maintenues par DocuSign®. Pour apprendre à utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu du site support.docusign.com.
    1. Charger
    2. Utiliser un modèle
    3. Obtenir depuis le cloud

Ajouter des destinataires à l'enveloppe

Pour ajouter des destinataires à l'enveloppe :

  1. Sous Ajouter des destinataires à l'enveloppe, conservez les blocs de destinataires par défaut, leurs noms et leurs adresses e-mail. Ces données sont ajoutées à l'enveloppe automatiquement par l'intégration Procore+DocuSign®. Si les données ont été spécifiées dans Procore, les valeurs des champs Nom et Adresse e-mail des blocs destinataires correspondent aux champs suivants dans Procore :
    • Sous-traitant. Il s'agit de la personne désignée dans le champ Architecte/ingénieur de l'engagement associé à la facture de sous-traitant.
    • Entreprise générale. Il s'agit de la personne désignée dans le champ Contact principal de l'Annuaire du projet pour la société désignée dans le champ Sous-traitant de l'engagement associé à la facture de sous-traitant.

      docusign-sub-invoice-add-recipient-to-envelope.png

Ajouter un message à tous les destinataires

Prévisualiser les champs de signature et envoyer l'enveloppe

L'étape suivante consiste à prévisualiser les champs de signature sur le PDF. Les champs de signature correspondent aux rôles dans Procore. Par exemple, l'Entreprise générale et le Sous-traitant qui sont parties au contrat avec la facture. Ces champs sont automatiquement ajoutés à l'enveloppe DocuSign® par l'intégration Procore + DocuSign® .

  1. Faites défiler jusqu'au bas du PDF de la facture pour afficher les champs de signature. Un exemple est illustré ci-dessous.

    docusign-sign-invoice.png
  2. Conservez les champs de signature existants. Ces champs sont automatiquement remplis par Procore et le fait de les conserver dans leur position par défaut garantit que le flux de signatures de l'application Procore fonctionne comme prévu.
  3. Facultatif : Ajoutez les « Champs standard » de votre choix au formulaire.
    Remarque
    Les options de la zone Champs standard sont développées et gérées par DocuSign®. Pour apprendre à utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu du site support.docusign.com.
  4. Lorsque vous êtes prêt à collecter les signatures spécifiées, cliquez sur Envoyer . 
    DocuSign ® envoie l'enveloppe aux destinataires spécifiés. Les destinataires peuvent ensuite passer à l'étape suivante. 
     Conseil
    Modifiez-vous manuellement le statut en « En sortie pour signature » après l'avoir envoyé à DocuSign ® ?Si vous décidez de modifier le statut de la facture en « Envoyé pour signature » dans Procore après avoir envoyé la facture à DocuSign ® (rappelez-vous que vous ne pouvez envoyer des factures à DocuSign que si elles ont le statut Approuvé , Approuvé comme noté ou En attente d'approbation du maître d'ouvrage ) , vous devrez rétablir manuellement le statut de la facture dans Procore au statut Approuvé approprié une fois le processus de signature DocuSign ® terminé. 

Voir également