Passer au contenu principal
Procore

Remplir les factures de sous-traitants avec DocuSign®

  1. Dernière mise à jour
  2. Enregistrer en tant que PDF
 For Procore Customers in the United States

flag-us.png  When your company applies the 'Owners English' or 'Specialty Contractors English' point-of-view dictionary, you'll see different tool names and term changes in the user interface. Learn how to apply the dictionary options. 

  • To learn the differences: Show/Hide      

    • This table shows the differences in tool names (bold) and terms across the point-of-view dictionaries for Project Financials. These dictionaries are available in US English only. The default dictionary is designed for general contractors, which means that you will need to work with your Procore Administrator at your company and your Procore point of contact to access the other dictionary options. 

      General Contractors

      English (United States) - Default

      Owners

      English (Owner Terminology V2)

      Specialty Contractors

      English (Specialty Contractor Terminology)
      Invoicing Invoicing Progress Billings
      Owner Funding Owner
      Owner/Client Owner/Client GC/Client
      Prime Contract Change Order Funding Change Order Client Contract Change Order
      Prime Contracts Funding Client Contracts
      Revenue Funding Revenue
      Subcontract Contract Subcontract
      Subcontractor Contractor Subcontractor
      Subcontractor Schedule of Values (SSOV) Contractor Schedule of Values (CSOV) Subcontractor Schedule of Values (SSOV)

Objectif

Terminer le processus de signature électronique d'une facture de sous-traitant à l'aide de Procore + DocuSign ® intégration.

Contexte

Une fois qu'un membre de l'équipe de projet ou votre collaborateur en aval a créé une facture de sous-traitant pour un engagement , les utilisateurs de Procore disposant d'un compte DocuSign ® peuvent préparer une enveloppe DocuSign ® pour la facture à envoyer au(x) destinataire(s) approprié(s) pour demander une signature.

If you are the recipient of a signature request, you do not need a DocuSign® account. However, if you do have a DocuSign® account and the email address matches the email you use in Procore, a copy of any documents you sign will be saved in your DocuSign® account. See Do I need a DocuSign© account?

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises
  •   Informations supplémentaires :
    • Une fois que vous vous connectez à votre compte DocuSign® à partir de Procore, vous n'aurez PAS besoin de vous reconnecter tant que le jeton de connexion n'a pas expiré. Passé son expiration, la bannière Nouvelle authentification requise apparaît dans Procore. Pour en savoir plus, voir « Que signifient les différentes bannières DocuSign® dans Procore ? »
    • Pour effectuer les étapes ci-dessous, la facture doit avoir le statut Approuvé, Approuvé avec note conditionnelle ou En attente de l'approbation du maître d'ouvrage.
 Important

If your company is paying subcontractor invoices with Procore Pay. The Procore + DocuSign© integration exclusively collects signatures for invoices. It does not collect signatures for an invoice's lien waivers. To collect lien waiver signatures with Procore's Invoice Management tools, your company must Enable Procore Pay as a Payor. For more guidance, see Sign Lien Waivers on Project Invoices.

Conditions préalables

Procédure

Envoyer une facture de sous-traitant à DocuSign®

Cette étape vous montre comment ouvrir une facture de sous-traitant dans Procore.

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Sous l'onglet Contrats , procédez comme suit :
    • Dans le tableau Contrats, recherchez le contrat de sous-traitance qui contient la facture à signer.
    • Cliquez sur le lien Numéro pour ouvrir le contrat de sous-traitance.
  3. Dans le contrat de sous-traitance, cliquez sur l'onglet Factures.
    Remarque
    Pour envoyer une facture de sous-traitant à DocuSign®, elle doit avoir l'un (1) des statuts suivants : Approuvé, Approuvé avec note conditionnelle, ou En attente d'approbation du maître d'ouvrage.
  4. Dans le tableau Factures (réquisitions), recherchez la facture et cliquez sur Afficher.
  5. Examinez la facture et apportez les modifications nécessaires.
  6. Lorsque vous êtes prêt à envoyer la facture à DocuSign© :
    • BÊTA Si vous utilisez la version bêta de la facture de sous-traitant, cliquez sur Envoyer avec DocuSign en haut de la page. 
      sub-invoice-beta-send-with-docusign.png
    • HÉRITAGE Si vous utilisez l’ancienne expérience de facturation des sous-traitants, cliquez sur Mettre à jour et configurer DocuSign au bas de la page. 

      legacy-sub-invoice-update-set-up-docusign.png

Envoyer par lot des factures de sous-traitant à DocuSign ®

Si vous disposez d'autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet, vous pouvez également utiliser l'outil Facturation du projet pour envoyer des factures à DocuSign ® par lot.

  1. Navigate to the project's Invoicing tool.
  2. Click the Subcontractor tab.
  3. Mark the checkboxes next to the invoices to bulk send to DocuSign®. 
     Note
    To send a subcontractor invoice to DocuSign®, it must be in one (1) of these statuses: Approved, Approved as Noted, or Pending Owner Approval. See What are the default statuses for Procore invoices?
  4. Click Send to DocuSign®. 
     Note
    If the Send to DocuSign® button is grayed out and unavailable, hover your mouse cursor over the button. A tooltip appears to inform you of the reason. Typically, it is because the purchase order or subcontract does not have an 'Invoice Contact' assigned to it. See Add Invoice Contacts to a Purchase Order or Subcontract.

    sub-invoice-bulk-send-to-docusign.png

    Procore sends the selected invoices to DocuSign®. A GREEN success banner appears at the top of the page when complete.
     Notes
    • When sending invoices in bulk, the DocuSign®  integration only sends invoices to the individuals listed as 'Invoice Contact(s)' on the contract in Procore.
    • Some DocuSign®  features are NOT available when using the bulk send option. For example, adding or removing documents, adding recipients, and so on.
    • To use the unavailable DocuSign®  features, follow the steps in Complete Subcontractor Invoices with DocuSign®.

    compile-invoice-backups-successful.png

Se connecter à DocuSign®

If you are NOT logged into your DocuSign® account when you launch the DocuSign® application from Procore:

 Notes
  1. At the DocuSign® Log In page, type your email address in the Email box:


     
  2. Click Next. 
  3. Enter your password. 
  4. Click Log In.

Préparer l'enveloppe DocuSign®

Une fois que vous êtes connecté à DocuSign®, la page « Télécharger un document et ajouter un destinataire d'enveloppe » apparaît. Effectuez les étapes suivantes :

Ajouter des documents à l'enveloppe

Les informations Procore suivantes remplissent automatiquement l'enveloppe DocuSign® :

  • Une copie PDF de la facture est automatiquement ajoutée à la section Ajouter des documents à l'enveloppe.
  • Les cases de signature requises pour chaque « rôle » sur la facture. Par exemple, l’entreprise générale ou le sous-traitant dont le contrat est concerné par la facture. Cela inclut le Nom et l’Adresse e-mail de chaque utilisateur.  Voir Ajouter des destinataires à l’enveloppe ci-dessous. 

Vous avez la possibilité d'ajouter d'autres documents comme suit :

  1. Optionnel: Si vous souhaitez ajouter des documents supplémentaires à l’enveloppe, choisissez l’une des options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe » :

    docusign-sub-invoice-add-documents-to-the-envelope.png
    Remarque
    Les options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe » sont développées et maintenues par DocuSign®. Pour apprendre à utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu sur support.docusign.com. 
    1. Charger
    2. Utiliser un modèle
    3. Obtenir depuis le cloud

Ajouter des destinataires à l'enveloppe

Pour ajouter des destinataires à l'enveloppe :

  1. Sous Ajouter des destinataires à l'enveloppe, conservez les blocs de destinataires par défaut, leurs noms et leurs adresses e-mail. Ces données sont ajoutées à l'enveloppe automatiquement par l'intégration Procore+DocuSign®. Si les données ont été spécifiées dans Procore, les valeurs des champs Nom et Adresse e-mail des blocs destinataires correspondent aux champs suivants dans Procore :
    • Sous-traitant. Il s'agit de la personne désignée dans le champ Architecte/ingénieur de l'engagement associé à la facture de sous-traitant.
    • Entreprise générale. Il s'agit de la personne désignée dans le champ Contact principal de l'Annuaire du projet pour la société désignée dans le champ Sous-traitant de l'engagement associé à la facture de sous-traitant.
       Tip

      docusign-sub-invoice-add-recipient-to-envelope.png
       Tip
      • Want to add, change, or remove recipients DocuSign®?  The options in the 'Add Recipients to the Envelope' section are developed and maintained by DocuSign®. If you change the recipient information in DocuSign®, keep in mind that any changes made in DocuSign® do NOT update in Procore and can lead to unwanted results. To ensure the integration works as designed, Procore recommends keeping the recipient fields that were added by the integration. To learn how to use DocuSign®, Procore recommends reviewing the content on support.docusign.com. 

Ajouter un message à tous les destinataires

  1. In the 'Message to All Recipients' section, do the following:

    • Email Subject
      Type a subject line for the outgoing email message. 
    • Email Message
      Type the content of your outgoing email message. 
  2. Click Next. 

Prévisualiser les champs de signature et envoyer l'enveloppe

L'étape suivante consiste à prévisualiser les champs de signature sur le PDF. Les champs de signature correspondent aux rôles dans Procore. Par exemple, l'Entreprise générale et le Sous-traitant qui sont parties au contrat avec la facture. Ces champs sont automatiquement ajoutés à l'enveloppe DocuSign® par l'intégration Procore + DocuSign® .

  1. Faites défiler jusqu’au bas du PDF de la facture pour afficher les champs de signature. Un exemple est illustré ci-dessous. 

    docusign-sign-invoice.png
     
  2. Conservez les champs de signature existants. Ces champs sont automatiquement remplis par Procore et le fait de les conserver dans leur position par défaut garantit que le flux de signatures de l'application Procore fonctionne comme prévu.
  3. Facultatif : Ajoutez les « Champs standard » de votre choix au formulaire.
    Remarque
    Les options de la zone « Champs standard » sont développées et gérées par DocuSign®. Pour apprendre à utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu sur support.docusign.com. 
  4. Lorsque vous êtes prêt à collecter les signatures spécifiées, cliquez sur Envoyer . 
    DocuSign ® envoie l'enveloppe aux destinataires spécifiés. Les destinataires peuvent ensuite passer à l'étape suivante. 
     Conseil
    Modifiez-vous manuellement le statut en « En sortie pour signature » après l'avoir envoyé à DocuSign ® ?Si vous décidez de modifier le statut de la facture en « Envoyé pour signature » dans Procore après avoir envoyé la facture à DocuSign ® (rappelez-vous que vous ne pouvez envoyer des factures à DocuSign que si elles ont le statut Approuvé , Approuvé comme noté ou En attente d'approbation du maître d'ouvrage ) , vous devrez rétablir manuellement le statut de la facture dans Procore au statut Approuvé approprié une fois le processus de signature DocuSign ® terminé. 

Voir également