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Procore

Activer les règles de rétention à échelle mobile sur les factures de sous-traitant

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Remarque

flag-australia.png La fonction de rétention à échelle mobile a été conçue pour les utilisateurs de Procore en Australie et en Nouvelle-Zélande, où il s'agit d'une meilleure pratique à l'échelle du secteur économique et d'une norme légalement réglementée, pour garantir que les différents sous-traitants respectent toutes les obligations contractuelles du projet. Cependant, cette fonctionnalité est disponible dans tous les pays pour les clients de Finances. 

Objectif

Activer les règles de rétention à échelle mobile sur les factures de sous-traitants pour les bons de commande de votre projet ou les contrats de sous-traitance.

Contexte

La rétention à échelle mobile fait référence à la partie du montant du contrat dû qui est retenue à une partie contractée (la partie exécutant les travaux) par la partie contractante (la partie qui paie les travaux). Les montants retenus sont basés sur un ensemble de normes variables définies dans la portée des travaux du contrat. Il s'agit d'une pratique exemplaire à l'échelle du secteur d'activité en Australie, ainsi que réglementée par la loi, pour garantir que les entrepreneurs et les sous-traitants respectent toutes les obligations contractuelles du projet. 

Exemple : application de la rétention à échelle mobile dans Procore

Bien que les conditions de retenue sur les contrats de votre projet de construction varient d'un contrat à l'autre, voici un exemple montrant comment la rétention à échelle mobile est censée fonctionner :

  1. Supposons que vous soyez un entrepreneur général qui a exécuté un contrat de sous-traitance de 400 000,00 $ avec un opérateur d'équipement lourd.
  2. Au cours du projet, vous prévoyez de verser des acomptes au sous-traitant. Selon votre accord, supposons que vous ayez un contrat standard du secteur qui vous oblige à déduire 10 % du montant dû sur chaque facture de sous-traitant jusqu'à obtenir une retenue de 5 % (20 000,00 $) de la valeur du contrat de sous-traitance d'origine (400 000,00 $).
  3. Lorsque 100 % des travaux sur la ventilation des coûts (VDC) du contrat de sous-traitance sont terminés, votre accord vous oblige à débloquer la première partie du montant retenu. Dans cet exemple, vous devez débloquer les premiers 2,5 % (10 000,00 $) de la valeur du contrat de sous-traitance d'origine (400 000,00 $).
  4. Dans les six (6) ou douze (12) mois suivant le déblocage de la première partie du montant de la retenue, les conditions de votre contrat de sous-traitance vous obligent à débloquer les 2,5 % (10 000,00 $) restants qui ont été retenus au sous-traitant.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
  • Informations supplémentaires :
  • Restrictions :
    • Les étapes ci-dessous offrent aux utilisateurs un moyen de réduire automatiquement la rétention sur les factures. Il est important de noter qu'ils n'automatisent PAS le déblocage de la retenue accumulée pour les périodes de facturation précédentes.

Procédure

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Sous l'onglet Contrats, localisez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Cliquez ensuite sur Modifier.
  3. Cliquez sur l'onglet Paramètres avancés.
  4. Sous Paramètres avancés, cliquez sur Modifier.
  5. Faites défiler jusqu'à Rétention à échelle mobile.
  6. Cochez la case Activer la rétention à échelle mobile pour activer la fonction sur le bon de commande ou le contrat de sous-traitance.
  7. Cliquez sur Ajouter une règle.
  8. Procédez comme suit :

    add-a-rule-options.png
     
    1. Pourcentage 1. Saisissez le taux de rétention sous forme de pourcentage. Le taux de rétention fait référence au pourcentage des fonds du contrat qui seront retenus sur une facture jusqu'à ce que le critère de la règle de rétention (défini à l'étape suivante) soit satisfait.
      Exemple
      Si vous souhaitez retenir 10 % des fonds du contrat jusqu'à obtenir 5 % de la valeur d'engagement d'origine, le taux de rétention est de 10 %.
      Dans cet exemple, vous devez entrer 10,0 dans la première case de pourcentage.
    2. Pourcentage 2. Saisissez un nombre dans la deuxième case pour définir le critère de règle de rétention.
      Exemple
      Si vous souhaitez retenir 10 % des fonds du contrat jusqu'à obtenir 5,0 % de la valeur d'engagement d'origine, le critère de règle de rétention est de 5 %.
      Dans cet exemple, vous devez entrer 5,0 dans la deuxième zone de pourcentage.
    3. Règle. Sélectionnez la règle que vous souhaitez appliquer.
      Remarque : vous pouvez ajouter jusqu'à cinq (5) règles qui calculent automatiquement la rétention à échelle mobile. Vous pouvez appliquer une (1) de ces méthodes de calcul par règle :
      • X % retenu jusqu'à Y % de la valeur d'engagement d'origine
        Cette règle vous permet de retenir X % du montant de l'engagement d'origine jusqu'à Y % de la valeur de l'engagement d'origine.
      • X % retenu jusqu'à Y % de la valeur d'engagement révisée
        Cette règle vous permet de retenir X % du montant révisé de l'engagement jusqu'à Y % de la valeur d'engagement révisée. Le montant révisé de l'engagement est le montant après approbation des ordres de changement.
      • $ retenu
        Cette règle vous permet de retenir X % du montant d'un contrat jusqu'à un montant en dollars que vous spécifiez.
  9. Cliquez sur Enregistrer.