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Procore

Mettre à jour une ventilation des coûts du sous-traitant en tant que contact de facturation

Contexte

Une ventilation des coûts du sous-traitant (VDC du sous-traitant) sur un engagement est généralement remplie lorsque l'entrepreneur en amont (par exemple, un entrepreneur général) a besoin d'une ventilation détaillée par poste du travail effectué par un entrepreneur en aval (par exemple, un sous-traitant).

Exemple

Un entrepreneur général a créé un contrat de sous-traitance, et l'un des postes de l'onglet de ventilation générale des coûts est de 40 000,00 $ en matériaux. Pour mieux comprendre comment cet argent est alloué au projet, l'entrepreneur général demande une ventilation plus détaillée des lignes des matériaux du sous-traitant.

Dans un premier temps, l'entrepreneur général active l'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant de l'outil Engagements. Ensuite, l'entrepreneur général envoie une demande par e-mail au sous-traitant. Après avoir reçu la demande de l'entrepreneur général, le sous-traitant ajoute un poste à la ventilation des coûts du sous-traitant pour montrer que les matériaux sont fournis par quatre (4) fournisseurs différents avec lesquels il a ses propres accords. Lors de la mise à jour de la ventilation des coûts du sous-traitant, le sous-traitant ajoute quatre (4) postes à la ventilation pour montrer comment les 40 000,00 $ pour les matériaux sont alloués :

  • Fournisseur de matériaux 1 : 10 000,00 $
  • Fournisseur de matériaux 2 : 5 000,00 $
  • Fournisseur de matériaux 3 : 12 000,00 $
  • Fournisseur de matériaux 4 : 13 000,00 $

Dans Procore, un engagement comprend toujours un onglet de ventilation générale des coûts, et il peut également être configuré pour inclure un onglet Ventilation des coûts du sous-traitant supplémentaire. Voir Activer ou désactiver une ventilation des coûts du sous-traitant sur un engagement. Une fois que l'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant est activé, un entrepreneur peut transmettre l'engagement par e-mail au contact de facturation du sous-traitant avec un message demandant au contact d'ajouter des postes à l'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour mettre à jour des postes vers une ventilation des coûts du sous-traitant, vous devez être désigné comme « contact de facturation ». Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance. Vous devez également disposer des autorisations suivantes :
      • Autorisations de niveau « Lecture seule » dans l'outil Engagements du projet et être membre de la liste « Privé(e) » dans l'onglet Général de l'engagement.
        OU
      • Autorisations de niveau « Standard » dans l'outil Engagements du projet.
  • Informations supplémentaires :
  • Pour les entreprises utilisant l'outil Intégrations ERP :
    • Les postes ajoutés à une ventilation des coûts du sous-traitant ne sont PAS synchronisés avec un système ERP intégré. Actuellement, seuls les postes dans la ventilation des coûts d'un engagement sont synchronisés avec un système ERP intégré.

Procédure

Ouvrir la ventilation de votre invitation de ventilation des coûts

  1. Ouvrez l'e-mail « Décomposer votre ventilation des coûts pour l'e-mail de cet engagement ».
     Conseil
    Vous ne trouvez pas l'e-mail ? Recherchez dans votre programme de messagerie un e-mail de procoretech.com. La ligne d'objet de l'e-mail au format " "[Nom d'utilisateur Procore] vous invite à décomposer votre ventilation des coûts pour cet engagement.
  2. Passez en revue le contenu de ce message. Un exemple est illustré ci-dessous.
    commitment-ssov-breakdown-invite.png
  3. Choisissez parmi ces options :
    • Cliquez sur le lien Afficher en ligne à côté de « Plus de détails » en haut ou en bas de l'e-mail.
      OU
    • Cliquez sur le bouton Aller à Procore dans l'e-mail.
       Notes

Mettre à jour la ventilation des coûts du sous-traitant

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet. 
  2. Cliquez sur l'onglet Contrats.
  3. Localisez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance à mettre à jour. Cliquez ensuite sur son lien Numéro.
  4. Dans la facture, cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant.
  5. Dans l'onglet « Ventilation des coûts du sous-traitant », cliquez sur le bouton Modifier.
    edit-subcontractor-sov.png
  6. Pour chaque élément de l'onglet « Ventilation des coûts du sous-traitant », vous devez ajouter de nouveaux postes pour fournir une ventilation détaillée de la façon dont le montant « restant à allouer » sera alloué :
    sub-sov-remaining-to-allocate.png
    1. Pour chaque poste que vous devez allouer, procédez comme suit.
      1. Cliquez sur Ajouter une ligne.
      2. Dans le nouveau poste, saisissez une description de la tâche effectuée ou du coût de l'élément.
      3. Dans la zone Montant, entrez le montant en dollars pour le poste.
      4. Continuez à ajouter des postes jusqu'à ce que la valeur « reste à allouer » soit de 0,00 $.
      5. Répétez les étapes ci-dessus pour fournir une ventilation détaillée des éléments pour chaque code budgétaire répertorié dans la ventilation des coûts du sous-traitant. Voir Qu'est-ce qu'un code budgétaire ?
    2. Lorsque vous avez terminé d'allouer tous les postes et que le montant « Restant à allouer » est de 0,00 $, vous pouvez cliquer sur Soumettre.
       Notes
      • Le bouton Soumettre est grisé et indisponible jusqu'à ce que les champs Restant à allouer dans la ventilation des coûts du sous-traitant affichent tous 0,00 $.
      • Après avoir cliqué sur le bouton, Procore remplace le statut de la ventilation des coûts du sous-traitant par En cours de révision.
      • Vous ne serez PAS en mesure de modifier votre soumission à moins que le sous-traitant ne remplace le statut de la ventilation des coûts du sous-traitant par Réviser et renvoyer.

 

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