Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance (hérité)

Objectif 

Ajouter un contact de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance dans un projet Procore.

Contexte 

Éléments à prendre en compte

• Autorisations utilisateur requises :
  • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.

    Remarque

    • Un utilisateur disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet peut également effectuer cette tâche avec l'outil Facturation du projet. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
• Informations supplémentaires :
  • L'administrateur Procore de votre entreprise a également la possibilité de configurer des contacts de facturation par défaut dans l'annuaire de l'entreprise. Voir Ajouter une entreprise à l'annuaire de l'entreprise.

Conditions préalables

• Ajoutez un compte utilisateur pour le contact de facturation à l'annuaire de l'entreprise. Si vous devez créer un compte d'utilisateur pour le contact de facturation, voir :
  • Ajouter un compte d'utilisateur à l'annuaire du projet. Ceci ajoute automatiquement le compte d'utilisateur à l'annuaire du projet et de l'entreprise.
    OU
  • Ajouter un compte d'utilisateur à l'annuaire de l'entreprise. Suivez ensuite les étapes de la section Ajouter un utilisateur existant aux projets du compte Procore de votre entreprise pour vous assurer que l'utilisateur est ajouté à votre projet.

    Remarques

    • Lors de l'ajout ou de la mise à jour du compte utilisateur du contact de facturation dans l'annuaire de l'entreprise, vérifiez les points suivants :
      • Le compte utilisateur dans l'outil Annuaire au niveau entreprise est défini sur Actif.
      • L'adresse e-mail saisie pour le compte utilisateur est valide.
      • Le paramètre « Envoyer ces messages utilisateur » dans le compte utilisateur doit être activé en sélectionnant l'option Par e-mail dans la liste déroulante.  
    • Lors de l'ajout ou de la mise à jour des « Coordonnées » dans l'onglet « Général » de la fiche de l'annuaire de l'entreprise, l'utilisateur doit être répertorié dans l'onglet « Utilisateurs » pour apparaître en tant que sélection dans la liste déroulante « Contacts de facturation » de l'outil Annuaire de l'entreprise liste.
    • Les utilisateurs que vous désignez comme « Contacts de facturation » dans l'annuaire de l'entreprise sont alors disponibles dans la liste déroulante « Contacts de facturation » sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance.
• Vérifiez que le compte utilisateur est répertorié dans l'onglet « Utilisateurs » de la fiche de l'entreprise pour le « Contacter l'entreprise » dans l'annuaire de l'entreprise. Pour plus de détails, voir Ajouter une entreprise à l'annuaire de l'entreprise . 
• Activez le paramètre « Notifier les sous-traitants lorsque les factures sont approuvées ». Voir Configurer les paramètres : engagements.
• Suivez la procédure décrite dans Créer un bon de commande ou Créer un contrat de sous-traitance. 

Procédure

1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
2. Sous l'onglet Contrats, localisez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Cliquez ensuite sur Modifier.
3. Assurez-vous que l'entreprise appropriée est sélectionnée dans le menu déroulant Entreprise sous-traitante.
4. Sélectionnez une ou plusieurs personnes dans la liste déroulante Contacts de facturation. Les utilisateurs que vous sélectionnez ici sont automatiquement ajoutés au menu déroulant « Privé(e) ».

   Remarques

   Pour sélectionner un contact de facturation dans la liste « Contacts de facturation », ce qui suit doit être vrai :

   • Une entreprise sous-traitante doit être définie sur l'engagement. Ceci remplit la liste avec tous les profils d'entreprise dans l'annuaire de l'entreprise. Voir Ajouter un compte utilisateur à l'annuaire de l'entreprise.
   • Pour apparaître dans la liste « Contacts de facturation », l'utilisateur doit être un employé de l'entreprise sous-traitante sélectionnée. Voir Ajouter un compte utilisateur à l'annuaire du projet.
5. Cliquez sur Enregistrer.

    Conseils

   • Quand Procore envoie-t-il des notifications par e-mail aux contacts de facturation ?  Voir Les contacts de facturation reçoivent-ils des e-mails de Procore ? 
   • Quand Procore envoie-t-il des notifications par e-mail aux membres de la liste « Distribution des factures » ? Les membres ajoutés à la liste « Distribution des factures » de l'outil Engagement (voir Configurer les paramètres : engagements) reçoivent des notifications lorsque :
     • Un contact de facturation soumet ou soumet à nouveau une ventilation des coûts du sous-traitant. Voir Comment soumettre une ventilation des coûts du sous-traitant pour un engagement Procore ?
     • Un administrateur des factures modifie le statut de la ventilation des coûts du sous-traitant, qui passe de n'importe quel statut à « En révision ». Voir Réviser la ventilation des coûts du sous-traitant pour un engagement.

Prochaines étapes

• Créer des périodes de facturation automatique ou Créer des périodes de facturation manuelle

Voir également 

• Qu'est-ce qu'un contact de facturation ?
• Créer un bon de commande
• Créer un contrat de sous-traitance