Passer au contenu principal
Procore

Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance

 Ancien contenu

Ce tutoriel détaille l'ancienne expérience de Procore pour l'ajout de contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance. Les informations de cette page seront remplacées par un contenu mis à jour lorsque la version bêta de la facture de sous-traitant sera disponible. Pour en savoir plus sur cette version et son calendrier, voir Gestion financière : Nouvel affichage administratif pour les factures de sous-traitant.

Important ! Si vous utilisez l'expérience bêta de la facture de sous-traitant, veuillez consulter le tutoriel Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance sous l'outil Facturation au lieu des informations ci-dessous.

Objectif 

Ajouter un contact de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance dans un projet Procore.

Contexte 

Éléments à prendre en compte

Conditions préalables

  • Ajoutez un compte utilisateur pour le contact de facturation à l'annuaire de l'entreprise. Si vous devez créer un compte d'utilisateur pour le contact de facturation, voir :
    • Ajouter un compte d'utilisateur à l'annuaire du projet. Ceci ajoute automatiquement le compte d'utilisateur à l'annuaire du projet et de l'entreprise.
      OU
    • Ajouter un compte d'utilisateur à l'annuaire de l'entreprise. Suivez ensuite les étapes de la section Ajouter un utilisateur existant aux projets du compte Procore de votre entreprise pour vous assurer que l'utilisateur est ajouté à votre projet.
      Remarques
      • Lors de l'ajout ou de la mise à jour du compte utilisateur du contact de facturation dans l'annuaire de l'entreprise, vérifiez les points suivants :
        • Le compte utilisateur dans l'outil Annuaire au niveau entreprise est défini sur Actif.
        • L'adresse e-mail saisie pour le compte utilisateur est valide.
        • Le paramètre « Envoyer ces messages utilisateur » dans le compte utilisateur doit être activé en sélectionnant l'option Par e-mail dans la liste déroulante.  
      • Lors de l'ajout ou de la mise à jour des « Coordonnées » dans l'onglet « Général » de la fiche de l'annuaire de l'entreprise, l'utilisateur doit être répertorié dans l'onglet « Utilisateurs » pour apparaître en tant que sélection dans la liste déroulante « Contacts de facturation » de l'outil Annuaire de l'entreprise liste.
      • Les utilisateurs que vous désignez comme « Contacts de facturation » dans l'annuaire de l'entreprise sont alors disponibles dans la liste déroulante « Contacts de facturation » sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance.
  • Vérifiez que le compte utilisateur est répertorié dans l'onglet « Utilisateurs » de la fiche de l'entreprise pour le « Contacter l'entreprise » dans l'annuaire de l'entreprise. Pour plus de détails, voir Ajouter une entreprise à l'annuaire de l'entreprise
  • Activez le paramètre « Notifier les sous-traitants lorsque les factures sont approuvées ». Voir Configurer les paramètres : engagements.
  • Suivez la procédure décrite dans Créer un bon de commande ou Créer un contrat de sous-traitance. 

Procédure

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Sous l'onglet Contrats, localisez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Cliquez ensuite sur Modifier.
  3. Assurez-vous que l'entreprise appropriée est sélectionnée dans le menu déroulant Entreprise sous-traitante.
  4. Sélectionnez une ou plusieurs personnes dans la liste déroulante Contacts de facturation. Les utilisateurs que vous sélectionnez ici sont automatiquement ajoutés au menu déroulant « Privé(e) ».
    Remarques

    Pour sélectionner un contact de facturation dans la liste « Contacts de facturation », ce qui suit doit être vrai :

  5. Cliquez sur Enregistrer.
     Conseils

    Quand Procore envoie-t-il des notifications par e-mail aux contacts de facturation ? Un contact de facturation reçoit une notification par e-mail de Procore lorsque :

    • Le statut d'une facture est mis à jour sur Réviser et renvoyer.
    • Le statut de la ventilation des coûts du sous-traitant sur une facture en aval est mis à jour sur Réviser et renvoyer.
    • Un utilisateur disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet effectue les actions suivantes :
      • Il clique sur le bouton Créer et envoyer par e-mail ou Enregistrer et envoyer par e-mail dans l'onglet Général d'un bon de commande ou du contrat de sous-traitance. 
      • Il envoie une « Invitation à facturer » au contact de facturation.
        Remarque : Procore n'envoie PAS de notifications par e-mail aux contacts de facturation lorsque :
        • Un administrateur des factures crée ou met à jour une ventilation des coûts du sous-traitant sur une facture en aval pour le compte d'un contact de facturation.
        • Un administrateur des factures modifie le statut d'une ventilation des coûts du sous-traitant sur une facture en aval Approuvé, Ébauche, ou En révision.

    Quand Procore envoie-t-elle des notifications par e-mail aux membres de la liste de distribution d'une facture ? Les membres ajoutés à la liste de distribution d'une facture reçoivent une notification par e-mail sur une facture en aval lorsque :

    • Un contact de facturation soumet une ventilation des coûts du sous-traitant.
    • Un contact de facturation modifie et envoie à nouveau une ventilation des coûts du sous-traitant.
    • Un administrateur des factures modifie le statut de la ventilation des coûts du sous-traitant, qui passe de n'importe quel statut à « En révision ».

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel d'engagements de Procore et sur la façon dont il peut aider votre entreprise, veuillez visiter notre page produit de l'outil Finances de la construction. .