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Procore

Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance

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Ce tutoriel détaille l’expérience héritée de Procore pour ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance. Les informations de cette page seront remplacées par du contenu mis à jour lorsque l'expérience bêta repensée de la facture de sous-traitant sera généralement disponible. Pour en savoir plus sur cette version et son calendrier, voir Gestion financière : nouvelle vue Admin pour les factures de sous-traitants.

Important ! Si vous utilisez l'expérience bêta de la facture de sous-traitant, veuillez consulter le tutoriel Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance sous l'outil Facturation au lieu des informations ci-dessous.

Objectif 

Ajouter un contact de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance dans un projet Procore.

Contexte 

Éléments à prendre en compte

Conditions préalables

  • Ajoutez un compte utilisateur pour le contact de facturation à l'annuaire de l'entreprise. Si vous devez créer un compte d'utilisateur pour le contact de facturation, voir :
    • Ajouter un compte d'utilisateur à l'annuaire du projet. Ceci ajoute automatiquement le compte d'utilisateur à l'annuaire du projet et de l'entreprise.
      OU
    • Ajouter un compte d'utilisateur à l'annuaire de l'entreprise. Suivez ensuite les étapes de la section Ajouter un utilisateur existant aux projets du compte Procore de votre entreprise pour vous assurer que l'utilisateur est ajouté à votre projet.
      Remarques
      • Lors de l'ajout ou de la mise à jour du compte utilisateur du contact de facturation dans l'annuaire de l'entreprise, vérifiez les points suivants :
        • Le compte utilisateur dans l'outil Annuaire au niveau entreprise est défini sur Actif.
        • L'adresse e-mail saisie pour le compte utilisateur est valide.
        • Le paramètre « Envoyer ces messages utilisateur » dans le compte utilisateur doit être activé en sélectionnant l'option Par e-mail dans la liste déroulante.  
      • Lors de l'ajout ou de la mise à jour des « Coordonnées » dans l'onglet « Général » de la fiche de l'annuaire de l'entreprise, l'utilisateur doit être répertorié dans l'onglet « Utilisateurs » pour apparaître en tant que sélection dans la liste déroulante « Contacts de facturation » de l'outil Annuaire de l'entreprise liste.
      • Les utilisateurs que vous désignez comme « Contacts de facturation » dans l'annuaire de l'entreprise sont alors disponibles dans la liste déroulante « Contacts de facturation » sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance.
  • Vérifiez que le compte utilisateur est répertorié dans l'onglet « Utilisateurs » de la fiche de l'entreprise pour le « Contacter l'entreprise » dans l'annuaire de l'entreprise. Pour plus de détails, voir Ajouter une entreprise à l'annuaire de l'entreprise . 
  • Activez le paramètre « Notifier les sous-traitants lorsque les factures sont approuvées ». Voir Configurer les paramètres : engagements.
  • Suivez la procédure décrite dans Créer un bon de commande ou Créer un contrat de sous-traitance. 

Procédure

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Sous l'onglet Contrats, localisez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Cliquez ensuite sur Modifier.
  3. Assurez-vous que l'entreprise appropriée est sélectionnée dans le menu déroulant Entreprise sous-traitante.
  4. Sélectionnez une ou plusieurs personnes dans la liste déroulante Contacts de facturation. Les utilisateurs que vous sélectionnez ici sont automatiquement ajoutés au menu déroulant « Privé(e) ».
    Remarques

    Pour sélectionner un contact de facturation dans la liste « Contacts de facturation », ce qui suit doit être vrai :

  5. Cliquez sur Enregistrer.
     Conseils

    Quand Procore envoie-t-il des notifications par e-mail aux contacts de facturation ? Un contact de facturation reçoit une notification par e-mail de Procore lorsque :

    • Le statut d'une facture est mis à jour sur Réviser et renvoyer.
    • Le statut de la ventilation des coûts du sous-traitant sur une facture en aval est mis à jour sur Réviser et renvoyer.
    • Un utilisateur disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet effectue les actions suivantes :
      • Il clique sur le bouton Créer et envoyer par e-mail ou Enregistrer et envoyer par e-mail dans l'onglet Général d'un bon de commande ou du contrat de sous-traitance. 
      • Il envoie une « Invitation à facturer » au contact de facturation.
        Remarque : Procore n'envoie PAS de notifications par e-mail aux contacts de facturation lorsque :
        • Un administrateur des factures crée ou met à jour une ventilation des coûts du sous-traitant sur une facture en aval pour le compte d'un contact de facturation.
        • Un administrateur des factures modifie le statut d'une ventilation des coûts du sous-traitant sur une facture en aval Approuvé, Ébauche, ou En révision.

    Quand Procore envoie-t-elle des notifications par e-mail aux membres de la liste de distribution d'une facture ? Les membres ajoutés à la liste de distribution d'une facture reçoivent une notification par e-mail sur une facture en aval lorsque :

    • Un contact de facturation soumet une ventilation des coûts du sous-traitant.
    • Un contact de facturation modifie et envoie à nouveau une ventilation des coûts du sous-traitant.
    • Un administrateur des factures modifie le statut de la ventilation des coûts du sous-traitant, qui passe de n'importe quel statut à « En révision ».