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Procore

Envoyer par lot des factures de sous-traitants à DocuSign®

Objectif

Pour envoyer les factures de sous-traitants à DocuSign® par lot pour signature.

Contexte

Si vous avez un compte DocuSign®, vous pouvez suivre le statut d'un document signé dans Procore. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
       Notes
      • Les autorisations d'utilisateur ne sont PAS gérées dans l'outil Facturation du projet. Au lieu de ceci, l'outil Facturation est conçu pour les utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux et/ou Engagements.
      • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact de facturation pour une entreprise de sous-traitance qui effectue des travaux pour un entrepreneur général gérant votre contrat dans Procore), votre capacité à effectuer les tâches liées à la facturation est déterminée par l'équipe du projet qui contrôle ces paramètres pour votre compte utilisateur de Procore :
        • Les autorisations de votre compte utilisateur dans l'outil Engagements et/ou Contrats principaux du projet.
        • Votre appartenance à la liste « Privé(e) » d'un contrat principal spécifique, d'un bon de commande ou d'un contrat de sous-traitance.
        • Votre désignation en tant que « contact de facturation » sur un contrat principal, un bon de commande ou un engagement.
      • Pour en savoir plus sur les autorisations concernant les tâches réalisables avec l'outil Facturation, voir Autorisations : Facturation.
  • Informations supplémentaires :
    • Une fois que vous vous serez connecté à DocuSign® via Procore, vous n'aurez plus besoin de vous reconnecter.
    • Vous ne pouvez effectuer les étapes ci-dessous que si la facture du sous-traitant a le statut Approuvé, Approuvé avec note conditionnelle ou En attente de l'approbation du maître d'ouvrage.

Procédure

  1. Accédez à l'outil Facturation du projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
  3. Cochez les cases à côté des factures à envoyer par lot à DocuSign®.
  4. Cliquez sur Envoyer à Docusign®.
    Remarque : si le bouton Envoyer à Docusign® est grisé et non disponible, passez la souris sur le bouton. L'info-bulle qui s'affiche vous indique pourquoi il n'est pas disponible. En règle générale, c'est parce qu'aucun « Contact de facturation » n'est assigné au bon de commande ou au contrat de sous-traitance. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
    send-invoices-to-docusign.png
    Les factures sélectionnées sont envoyées vers DocuSign®. Une fois l'opération terminé, une bannière apparaît pour vous en informer.
    Remarques :
    • Lors de l'envoi de factures par lot avec l'intégration DocuSign®, les factures ne sont envoyées qu'aux personnes répertoriées comme « Contact(s) de facturation » sur le contrat dans Procore.
    • Certaines fonctionnalités de DocuSign® ne sont PAS disponibles lors de l'utilisation de l'option d'envoi par lot (ajouter ou supprimer des documents, ou ajouter des destinataires, par exemple).
    • Pour utiliser les fonctionnalités DocuSign® non disponibles, suivez les étapes décrites dans Remplir les factures de sous-traitants avec DocuSign®.
      compile-invoice-backups-successful.png

Voir également

 

 Notes
  • Les autorisations d'utilisateur ne sont PAS gérées dans l'outil Facturation du projet. Au lieu de ceci, l'outil Facturation est conçu pour les utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux et/ou Engagements.
  • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact de facturation pour une entreprise de sous-traitance qui effectue des travaux pour un entrepreneur général gérant votre contrat dans Procore), votre capacité à effectuer les tâches liées à la facturation est déterminée par l'équipe du projet qui contrôle ces paramètres pour votre compte utilisateur de Procore :
    • Les autorisations de votre compte utilisateur dans l'outil Engagements et/ou Contrats principaux du projet.
    • Votre appartenance à la liste « Privé(e) » d'un contrat principal spécifique, d'un bon de commande ou d'un contrat de sous-traitance.
    • Votre désignation en tant que « contact de facturation » sur un contrat principal, un bon de commande ou un engagement.
  • Pour en savoir plus sur les autorisations concernant les tâches réalisables avec l'outil Facturation, voir Autorisations : Facturation.
 Notes
  • Les autorisations d'utilisateur ne sont PAS gérées dans l'outil Facturation du projet. Au lieu de ceci, l'outil Facturation est conçu pour les utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux et/ou Engagements.
  • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact de facturation pour une entreprise de sous-traitance qui effectue des travaux pour un entrepreneur général gérant votre contrat dans Procore), votre capacité à effectuer les tâches liées à la facturation est déterminée par l'équipe du projet qui contrôle ces paramètres pour votre compte utilisateur de Procore :
    • Les autorisations de votre compte utilisateur dans l'outil Engagements et/ou Contrats principaux du projet.
    • Votre appartenance à la liste « Privé(e) » d'un contrat principal spécifique, d'un bon de commande ou d'un contrat de sous-traitance.
    • Votre désignation en tant que « contact de facturation » sur un contrat principal, un bon de commande ou un engagement.
  • Pour en savoir plus sur les autorisations concernant les tâches réalisables avec l'outil Facturation, voir Autorisations : Facturation.