Envoyer par lot des factures de sous-traitant à DocuSign® avec l’outil Facturation

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Pour les clients Procore aux États-Unis

Lorsque votre entreprise applique le dictionnaire de point de vue « Anglais des maîtres d'ouvrage » ou « Anglais des entrepreneurs spécialisés », vous verrez différents noms d'outils et changements de termes dans l'interface utilisateur. Apprenez à appliquer les options du dictionnaire.

Pour connaître les différences : Afficher/Masquer

Ce tableau montre les différences entre les noms d'outils (en gras) et les termes dans les dictionnaires de points de vue pour Finances. Ces dictionnaires sont disponibles en anglais américain uniquement. Le dictionnaire par défaut est conçu pour les entrepreneurs généraux, ce qui signifie que vous devrez travailler avec votre administrateur Procore de votre entreprise et votre Point de contact Procore pour accéder aux autres options du dictionnaire.

Entrepreneurs généraux Anglais (États-Unis) - Par défaut	Maîtres d'ouvrage Anglais (terminologie du maître d'ouvrage V2)	Entrepreneurs spécialisés Anglais (terminologie des entrepreneurs spécialisés)
Facturation	Facturation	Facturations proportionnelles
Maître d’ouvrage	Financement	Maître d’ouvrage
Maître d'ouvrage/client	Maître d'ouvrage/client	EG/client
Ordre de changement au contrat principal	Ordre de changement de financement	Ordre de changement du contrat client
Contrats principaux	Financement	Contrats clients
Revenus	Financement	Revenus
contrat de sous-traitance	Contrat	contrat de sous-traitance
Sous-traitant	Entrepreneur	Sous-traitant
Ventilation des coûts du sous-traitant	Ventilation des coûts du sous-traitant (VDC)	Ventilation des coûts du sous-traitant

Objectif

Envoyer des factures de sous-traitant à DocuSign® par lot pour signature avec l’outil Facturation en tant que administrateur de facturation.

Contexte

Si vous disposez d'un compte DocuSign® valide et que l'intégration Procore + DocuSign® est activée sur votre projet Procore, suivez les étapes ci-dessous pour envoyer vos factures à l'application DocuSign® afin de recueillir de signatures en masse. Pour ce faire, vous devez connaître l'adresse e-mail et le mot de passe de votre compte DocuSign®. Une fois que vous vous êtes connecté et que vous avez accordé à Procore les autorisations d'accès requises, vous ajoutez le(s) document(s) et les destinataires à l'enveloppe et l'envoyez pour signature.

Éléments à prendre en compte

Autorisations utilisateur requises
Informations supplémentaires :
- Vous pouvez envoyer des factures de sous-traitant à DocuSign^® par lot uniquement avec l’outil Facturation.
- Une fois que vous vous connectez à votre^{compte DocuSign®}de Procore, vous n’aurez PAS besoin de vous connecter à nouveau jusqu’à ce que le jeton de connexion expire. Une fois expiré, la bannière « Réauthentification requise » apparaît dans Procore. Pour en savoir plus, voir Quels sont les différents DocuSign® bannières dans Procore ?
- La facture de sous-traitant doit avoir le statut Approuvé, Approuvé comme noté ou En attente d’approbation du maître d’ouvrage. Voir Quels sont les statuts par défaut des factures Procore ?

Conditions préalables

Activer l'intégration DocuSign sur le compte Procore de votre entreprise
Activer l'intégration DocuSign® sur un projet
Pour demander des signatures à l'aide de l'intégration Procore + DocuSign®, vous devez disposer d'un compte DocuSign® actif. Pour plus de détails, voir :
- Ai-je besoin d'un compte DocuSign© ?
- Comment obtenir un compte DocuSign® ?
Créer une facture de sous-traitant
- Attribuez un contact de facturation au contrat associé à la facture. Voir « Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance ».
- Définissez le statut de la facture sur Approuvé, Approuvé avec note conditionnelle, ou En attente d'approbation. Voir « Quels sont les statuts par défaut des factures Procore ? »

Procédure

Accédez à l'outil Facturation du projet.
Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
Cochez les cases à côté des factures à envoyer par lot à DocuSign^®.

Remarque
Pour envoyer une facture de sous-traitant à DocuSign^®, elle doit avoir l’un (1) de ces statuts : Approuvé, Approuvé comme noté ou En attente d’approbation du maître d’ouvrage. Voir Quels sont les statuts par défaut des factures Procore ?
Cliquez sur Envoyer à DocuSign^®.

Remarque
Si le bouton Envoyer à DocuSign^® est grisé et non disponible, survolez le bouton avec votre souris. Une info-bulle apparaît pour vous en informer la raison. En général, c'est parce que le bon de commande ou le contrat de sous-traitance n'est pas associé à un contact de facturation. Voir « Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance ».

Procore envoie les factures sélectionnées à DocuSign^®. Une bannière VERTE apparaît en haut de la page lorsqu’elle est terminée.
Remarques
- Lors de l'envoi de factures par lot avec l'intégration DocuSign^®, les factures ne sont envoyées qu'aux personnes répertoriées comme « Contact(s) de facturation » sur le contrat dans Procore.
- Certaines fonctionnalités de DocuSign^® ne sont PAS disponibles lors de l'utilisation de l'option d'envoi par lot (ajouter ou supprimer des documents, ou ajouter des destinataires, par exemple).
- Pour utiliser les fonctionnalités DocuSign^® non disponibles, suivez les étapes décrites dans Remplir les factures de sous-traitants avec DocuSign^®.

Étape suivante

Signer un document Procore avec DocuSign^®