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Procore

Créer une facture de sous-traitant pour débloquer la retenue de garantie

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Objectif

Créez une facture de sous-traitant pour le déblocage de la retenue de garantie. 

Contexte

La première étape pour le déblocage de la retenue de garantie sur un projet consiste à créer une facture de sous-traitant. Il existe deux façons de créer une facture dans l'outil Facturations proportionnelles : 

Les étapes ci-dessous résument la manière de créer et de soumettre une facturation proportionnelle pour libérer la retenue de garantie.

 Important
Lors de la création d'une facture pour débloquer la retenue de garantie, il est important de s'assurer que la facture a le statut « ébauche » avant d'entrer les montants de retenue dans l'onglet Détails de la facture. 

Éléments à prendre en compte

Remarques
  • Les autorisations d'accès au dossier Facturation & Les outils de facturation proportionnelle sont régis par les autorisations définies dans l'outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux. Les noms d'outils Procore varient en fonction du dictionnaire de points de vue configurés dans Procore. Voir Quels noms et termes d'outils sont différents dans Procore pour les entrepreneurs généraux, les maîtres d'ouvrage et les entrepreneurs spécialisés ?
  • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact de facturation) employé par une entreprise qui travaille sur un projet géré dans Procore, votre capacité à effectuer les tâches relatives à la facturation est déterminée par le titulaire du compte de l'entreprise Procore. Le titulaire du compte peut choisir de vous mettre les paramètres suivants à disposition :
    • Un compte utilisateur Procore.
    • Des autorisations d'accès aux outils Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
    • L'appartenance à la liste « privée » d'un contrat ou d'un financement spécifique.
    • Qualification de « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.
  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour définir et libérer la retenue de garantie lors de la modification d'une facturation proportionnelle avant, pendant ou après la période de facturation en cours, autorisations de niveau « Admin » sur l'outil Engagements du projet.
      OU
    • Pour libérer la retenue de garantie lors de la modification d'une facturation proportionnelle pendant la période de facturation en cours uniquement, vous devez disposer des autorisations de niveau « Standard » sur l'outil Engagements du projet et être le « contact de facturation » désigné sur l'engagement. Les contacts de facturation sont automatiquement ajoutés à la liste déroulante « Privé » sur l'engagement. Si vous disposez de ces autorisations, consultez ces tutoriels : Envoyer une « invitation à facturer » à un contact de facturation et Soumettre une nouvelle facturation proportionnelles en tant que contact de facturation ». 
      OU
    • En apprendre plus sur l'option des autorisations alternatives : Afficher/Masquer  
      • Certains clients Procore choisissent d'accorder à des utilisateurs externes des autorisations d'accès à l'outil Engagements du projet pour leur permettre de créer des factures. Les options suivantes sont disponibles, mais elles ne sont PAS recommandées : 
        • Une autorisation de niveau « Lecture seule » sur l'outil Engagements du projet et désignation comme « Contact de facturation » ​​​​​​sur le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Si les utilisateurs disposent de ces autorisations, ils peuvent modifier le montant de la retenue de garantie à libérer sur une facture avant la « date d'échéance » d'une période de facturation. 
  • Informations supplémentaires :
    • Vous pouvez uniquement créer des facturations proportionnelles pour des engagements (c'est-à-dire des bons de commande et des contrats de sous-traitance).  
    • Si vous êtes le contact de facturation pour « l'entreprise sous-traitante » sur l'engagement, vous disposez de ces options pour soumettre une facturation proportionnelle :
    • S'il existe plusieurs facturations proportionnelles pour une même période de facturation, vous ne pouvez modifier les montants facturés que sur la facture créée la plus récemment.
    • Si l'entrepreneur crée un échéancier de paiement une fois la facture approuvée, saisissez les montants pour les travaux que vous réclamez pour cette période dans la colonne « Montant proposé » du détail de la facturation progressive. Pour que cette colonne apparaisse, la fonction d'échéancier de paiement doit être activée sur la page « Configurer les paramètres » de l'outil Facturation progressive. Voir Configurer les paramètres : Facturation progressive . 

Conditions préalables

Procédure

  1. Accédez à l'outil Facturations proportionnelles du projet. 
  2. Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
  3. Localisez la facturation proportionnelle à mettre à jour dans le tableau. Cliquez ensuite sur son lien n° de facture pour l'ouvrir.
    La facturation proportionnelle s'ouvre alors dans l'outil Engagements du projet. 
    Remarque
    Vous devez disposer des autorisations utilisateur requises détaillées ci-dessus pour afficher une facturation proportionnelle dans l'outil Engagements du projet. 
  4. Sous l'onglet Résumé, vérifiez que les informations sont telles que vous l'entendez. 
  5. Cliquez sur l'onglet Détails.
  6. Cliquez sur Modifier.
  7. Faites défiler le tableau jusqu'aux colonnes Retenue de garantie.
  8. Dans la section Retenue de garantie - Débloqué cette période, saisissez un montant reflétant la retenue de garantie débloquée pour cette période de facturation.
  9. Dans la colonne Retenue de garantie - Actuellement retenu, le système met automatiquement à jour le montant de la retenue de garantie actuelle.
  10. Facultatif . Si l'entrepreneur crée un échéancier de paiement une fois la facturation progressive approuvée, saisissez les montants pour les travaux que vous demandez pour cette période dans la colonne Montant proposé .
    Remarque
    Pour que la colonne « Montant proposé » apparaisse, la fonction d'échéancier de paiement doit être activée dans la page « Configurer les paramètres » de l'outil Facturation progressive. Voir Configurer les paramètres : Facturation progressive .
  11. Cliquez sur Enregistrer.
  12. Facultatif. Si l'administrateur des factures vous demande d'inclure une copie signée du PDF, procédez comme suit :
    1. Choisissez Exporter > PDF.
    2. Signez le PDF.
       Conseil

      Comment ajouter une signature à un PDF ? Plusieurs options sont disponibles. Évaluez-les pour déterminer la meilleure option pour vous, selon les besoins de votre entreprise :

      • Signature manuscrite. Vous pouvez imprimer le fichier PDF exporté et y ajouter une signature physique. Utilisez ensuite un numériseur ou un appareil photo pour capturer le document signé et ajoutez-le en pièce jointe à la facture. 
      • Signature électronique. Vous pouvez ajouter une signature numérique ou électronique à la facture. Divers fournisseurs de logiciels tiers, tels que DocuSign© et Adobe® Acrobat™, proposent des fonctionnalités de signature pour les fichiers PDF. Après avoir signé le document, ajoutez-le en pièce jointe à la facture. 
  13. Cliquez sur l'onglet Résumé.
  14. Cliquez sur Modifier.
  15. Dans la section Pièces jointes, chargez toute documentation de sauvegarde requise, telle que les renonciations de privilège et le PDF d'exportation signé.
  16. Choisissez parmi les options suivantes :
    • Si vous êtes prêt à envoyer la facture à l'entrepreneur, cliquez sur Soumettre pour révision. Le statut de la facture devient alors En révision. 
    • Si vous n'êtes PAS prêt à soumettre la facture, cliquez sur Enregistrer. Le statut de la facture est alors établi sur Ébauche.
       Important
      Après avoir soumis une facture proportionnelle, vous ne pouvez plus la modifier, à moins que son statut ne soit changé en Réviser et soumettre à nouveau.