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Procore

(Bêta) Créer une facture de sous-traitant au nom d'un contact de facturation

Remarque
Si vous disposez de l'ancienne version des factures de sous-traitant, suivez les étapes de la rubrique Créer une facture au nom d'un contact de facturation au lieu de celles ci-dessous.
Version limitée
flag-us.png flag-canada.png L'outil Facturation progressive n'est disponible que pour les clients de Procore aux États-Unis et au Canada qui ont implémenté le dictionnaire de points de vue Procore for Specialty Contractors. Pour en savoir plus, voir (version limitée) Options du dictionnaire de points de vue des maîtres d'ouvrage et entrepreneurs spécialisés

Contexte

Dans Procore, pour les administrateurs des factures, il existe deux (2) façons de créer une facture descendante pour un contrat d'engagement.

  • Créer une facture au nom d'un contact de facturation
    Lorsque vous ne souhaitez PAS accorder aux contacts de facturation de vos collaborateurs les autorisations d'accès pour créer leurs propres factures dans Procore, suivez les étapes ci-dessous. Avec cette méthode, vous saisissez les données de la facture descendante dans Procore au nom de vos collaborateurs. Ici, le collaborateur est la personne ou l'entreprise que vous avez engagée pour effectuer des travaux de votre projet.
  • Envoyer une " invitation à facturer " à un contact de facturation
    Si vous souhaitez inviter les contacts de facturation de votre collaborateur à soumettre leur propre facture dans Procore, suivez les étapes de Envoyer une " invitation à facturer " à un contact de facturation au lieu des étapes ci-dessous. Si vous êtes le destinataire d'une " Invitation à facturer ", vous pouvez alors suivre les étapes de Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation.
Exemples

Dans Procore, les factures descendantes facturent les contrats d'engagement de votre projet. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de relations de factures descendantes :

  • Si votre projet utilise le dictionnaire par défaut de Procore pour les entreprises générales, vous devez créer une facture descendante dans Procore au nom du sous-traitant qui a effectué les travaux pour votre projet. Ces factures sont appelées « factures de sous-traitant » dans Procore.
  • Si votre projet utilise le dictionnaire des maîtres d'ouvrage de Procore, vous devrez créer une facture descendante dans Procore au nom de l'entreprise générale qui a effectué les travaux pour votre projet. Ces factures sont appelées « factures de sous-traitant » dans Procore.
  • Si votre projet utilise le dictionnaire des entreprises spécialisées de Procore, vous pouvez créer une facture descendante dans Procore au nom d'un sous-traitant qui a effectué des travaux pour votre projet. Ces factures sont appelées « factures de sous-traitant » dans Procore.

Pour en savoir plus sur les dictionnaires disponibles dans Procore, consultez « Quels sont les dictionnaires et les langues disponibles dans l'application Web de Procore ? »

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet. 
      Remarques
      • Les autorisations d'accès aux outils Facturation et Facturation proportionnelle sont régies par les autorisations définies sur l'outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux. Les noms des outils Procore varient en fonction de la langue ou du dictionnaire de point de vue configuré dans Procore. Consultez « Quels sont les dictionnaires et les langues disponibles dans l'application Web de Procore ? »
      • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact de facturation) employé par une entreprise qui travaille sur un projet géré dans Procore, votre capacité à effectuer les tâches relatives à la facturation est déterminée par le titulaire du compte de l'entreprise Procore. Le titulaire du compte peut choisir de vous mettre les paramètres suivants à disposition :
        • Un compte utilisateur Procore.
        • Des autorisations d'accès aux outils Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
        • L'appartenance à la liste « privée » d'un contrat ou d'un financement spécifique.
        • Qualification de « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.
  • Informations supplémentaires :
    • Vous pouvez créer des factures pour tous les contrats d'engagement.
    • Si vous êtes le contact de facturation de l'entreprise sous-traitante dans le cadre d'un contrat d'engagement, vous pouvez soumettre un facture selon les options suivantes :
    • S'il existe plusieurs factures pour une même période de facturation, vous ne pouvez modifier les montants facturés que sur la dernière facture créée.
    • Si vous êtes administrateur des factures et que vous souhaitez modifier ultérieurement la carte Ventilation des coûts, le statut de la facture doit être Ébauche ou Réviser et soumettre à nouveau. Consultez « Quels sont les statuts par défaut des factures Procore ? »
      Remarque
      flag-australia.pngCette fonctionnalité a été conçue pour les clients Procore en Australie et en Nouvelle-Zélande qui ont une obligation légale de fournir aux demandeurs un planning de paiement. Cependant, cette fonctionnalité est disponible pour une utilisation par tous les clients Procore à l’aide des outils Engagements, Facturation et Facturation au niveau projet.

Conditions préalables

Procédure

  1. Ouvrir la page Nouvelle facture
  2. Mettre à jour de la fiche d'informations générales
  3. Mettre à jour de la fiche de ventilation des coûts
  4. Définir et libérer la retenue de garantie sur les postes de la VDC
  5. Ajouter des pièces jointes
  6. Enregistrer la facture

Ouvrir la page Nouvelle facture

Les nouvelles factures sont toujours créées dans l'outil Engagements du projet. La première étape consiste à ouvrir la page « Nouvelle facture » comme suit :

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Dans le tableau Contrats , recherchez l'engagement pour lequel vous souhaitez créer la facture. 
  3. Cliquez sur le lien Numéro pour ouvrir l'engagement.
    subcontract-number-link-status.png
     Conseil

    Vous souhaitez collecter des signatures à l'aide de l'intégration Procore + DocuSign © ? Pour ce faire, cliquez sur le bouton Modifier le contrat . Ensuite, cochez la case Signer avec DocuSign © sur la carte « Informations générales » du contrat d'engagement. Si vous ajoutez une marque, cliquez sur Enregistrer maintenant. Sinon, cliquez sur Annuler . Points importants à noter :

  4. Dans le contrat, cliquez sur le bouton Créer . Choisissez ensuite l'option Créer une facture dans le menu déroulant. 
    Remarques

    subcontract-create-button-create-invoice.png
  5. Passez à l'étape suivante. 

Mettre à jour de la fiche d'informations générales

Définir et libérer la retenue de garantie sur les postes de la VDC

Ajouter des pièces jointes

  1. Faites défiler jusqu'à la section Pièces jointes.
  2. Choisissez parmi ces options :

    admin-view-attachments-section.png
    • Cliquez sur le bouton Joindre des fichiers. Cette action ouvre la boîte de dialogue Joindre des fichiers, dans laquelle vous pouvez charger des fichiers depuis votre ordinateur. Cliquez sur le bouton Joindre lorsque vous avez terminé.
      OU
    • Effectuez un glisser-déposer pour déplacer les fichiers de votre ordinateur ou du réseau vers la zone des pièces jointes.

Enregistrer la facture

Envoyer une facture avec DocuSign©