(Bêta) Créer une facture de sous-traitant au nom d'un contact de facturation
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Remarque
Si vous disposez de l'ancienne version des factures de sous-traitant, suivez les étapes de la rubrique Créer une facture au nom d'un contact de facturation au lieu de celles ci-dessous.Version limitée


Objectif
Créer une facture descendante en tant qu'administrateur des factures au nom d'un contact de facturation.
Contexte
Dans Procore, pour les administrateurs des factures, il existe deux (2) façons de créer une facture descendante pour un contrat d'engagement.
- Créer une facture au nom d'un contact de facturation
Lorsque vous ne souhaitez PAS accorder aux contacts de facturation de vos collaborateurs les autorisations d'accès pour créer leurs propres factures dans Procore, suivez les étapes ci-dessous. Avec cette méthode, vous saisissez les données de la facture descendante dans Procore au nom de vos collaborateurs. Ici, le collaborateur est la personne ou l'entreprise que vous avez engagée pour effectuer des travaux de votre projet. - Envoyer une " invitation à facturer " à un contact de facturation
Si vous souhaitez inviter les contacts de facturation de votre collaborateur à soumettre leur propre facture dans Procore, suivez les étapes de Envoyer une " invitation à facturer " à un contact de facturation au lieu des étapes ci-dessous. Si vous êtes le destinataire d'une " Invitation à facturer ", vous pouvez alors suivre les étapes de Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation.
Exemples
Dans Procore, les factures descendantes facturent les contrats d'engagement de votre projet. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de relations de factures descendantes :
- Si votre projet utilise le dictionnaire par défaut de Procore pour les entreprises générales, vous devez créer une facture descendante dans Procore au nom du sous-traitant qui a effectué les travaux pour votre projet. Ces factures sont appelées « factures de sous-traitant » dans Procore.
- Si votre projet utilise le dictionnaire des maîtres d'ouvrage de Procore, vous devrez créer une facture descendante dans Procore au nom de l'entreprise générale qui a effectué les travaux pour votre projet. Ces factures sont appelées « factures de sous-traitant » dans Procore.
- Si votre projet utilise le dictionnaire des entreprises spécialisées de Procore, vous pouvez créer une facture descendante dans Procore au nom d'un sous-traitant qui a effectué des travaux pour votre projet. Ces factures sont appelées « factures de sous-traitant » dans Procore.
Pour en savoir plus sur les dictionnaires disponibles dans Procore, consultez « Quels sont les dictionnaires et les langues disponibles dans l'application Web de Procore ? »
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
Remarques
- Les autorisations d'accès aux outils Facturation et Facturation proportionnelle sont régies par les autorisations définies sur l'outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux. Les noms des outils Procore varient en fonction de la langue ou du dictionnaire de point de vue configuré dans Procore. Consultez « Quels sont les dictionnaires et les langues disponibles dans l'application Web de Procore ? »
- Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact de facturation) employé par une entreprise qui travaille sur un projet géré dans Procore, votre capacité à effectuer les tâches relatives à la facturation est déterminée par le titulaire du compte de l'entreprise Procore. Le titulaire du compte peut choisir de vous mettre les paramètres suivants à disposition :
- Un compte utilisateur Procore.
- Des autorisations d'accès aux outils Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
- L'appartenance à la liste « privée » d'un contrat ou d'un financement spécifique.
- Qualification de « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
- Informations supplémentaires :
- Vous pouvez créer des factures pour tous les contrats d'engagement.
- Si vous êtes le contact de facturation de l'entreprise sous-traitante dans le cadre d'un contrat d'engagement, vous pouvez soumettre un facture selon les options suivantes :
- Demandez à une personne disposant d'une autorisation d'accès suffisante dans Procore de créer la facture en votre nom.
OU - Suivez les étapes décrites dans Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation.
- Demandez à une personne disposant d'une autorisation d'accès suffisante dans Procore de créer la facture en votre nom.
- S'il existe plusieurs factures pour une même période de facturation, vous ne pouvez modifier les montants facturés que sur la dernière facture créée.
- Si vous êtes administrateur des factures et que vous souhaitez modifier ultérieurement la carte Ventilation des coûts, le statut de la facture doit être Ébauche ou Réviser et soumettre à nouveau. Consultez « Quels sont les statuts par défaut des factures Procore ? »
Remarque
Cette fonctionnalité a été conçue pour les clients Procore en Australie et en Nouvelle-Zélande qui ont une obligation légale de fournir aux demandeurs un planning de paiement. Cependant, cette fonctionnalité est disponible pour une utilisation par tous les clients Procore à l’aide des outils Engagements, Facturation et Facturation au niveau projet.
- Si vous prévoyez de créer un échéancier de paiement après l'approbation de la facture, saisissez les montants pour les travaux réclamés pour cette période dans la colonne « Montant proposé » de l'onglet Détails de la facture. Pour que cette colonne apparaisse dans l'outil, cochez la case « Afficher les montants réclamés par les sous-traitants ». Voir Configurer les paramètres : Facturation ou Configurer les paramètres : Facturation progressive .
- Pour en savoir plus sur les échéanciers de paiement pour les utilisateurs avec l'outil Facturation, voir Créer un échéancier de paiement .
- Pour en savoir plus sur les plannings de paiement pour les utilisateurs avec l’outil Facturations en cours, voir Créer un planning de paiement à partir de l’outil Facturations en cours
- Si vous prévoyez de créer un échéancier de paiement après l'approbation de la facture, saisissez les montants pour les travaux réclamés pour cette période dans la colonne « Montant proposé » de l'onglet Détails de la facture. Pour que cette colonne apparaisse dans l'outil, cochez la case « Afficher les montants réclamés par les sous-traitants ». Voir Configurer les paramètres : Facturation ou Configurer les paramètres : Facturation progressive .
Conditions préalables
- Créez un engagement et attribuez-lui le statut Approuvé ou Terminé . Voir Quels sont les statuts d'engagement par défaut dans Procore ?
Procédure
- Ouvrir la page Nouvelle facture
- Mettre à jour de la fiche d'informations générales
- Mettre à jour de la fiche de ventilation des coûts
- Définir et libérer la retenue de garantie sur les postes de la VDC
- Ajouter des pièces jointes
- Enregistrer la facture
Ouvrir la page Nouvelle facture
Les nouvelles factures sont toujours créées dans l'outil Engagements du projet. La première étape consiste à ouvrir la page « Nouvelle facture » comme suit :
- Accédez à l'outil Engagements du projet.
- Dans le tableau Contrats , recherchez l'engagement pour lequel vous souhaitez créer la facture.
- Cliquez sur le lien Numéro pour ouvrir l'engagement.
Conseil
Vous souhaitez collecter des signatures à l'aide de l'intégration Procore + DocuSign © ? Pour ce faire, cliquez sur le bouton Modifier le contrat . Ensuite, cochez la case Signer avec DocuSign © sur la carte « Informations générales » du contrat d'engagement. Si vous ajoutez une marque, cliquez sur Enregistrer maintenant. Sinon, cliquez sur Annuler . Points importants à noter :
- L'intégration DocuSign © doit être activée. Voir Activer ou désactiver l'intégration DocuSign® sur un projet Procore.
- Votre compte DocuSign © doit être lié à Procore. Voir Lier votre compte DocuSign® à un projet Procore .
- Dans le contrat, cliquez sur le bouton Créer . Choisissez ensuite l'option Créer une facture dans le menu déroulant.
Remarques
- Pour utiliser l'option de menu Créer une facture , le contrat d'engagement doit avoir le statut Approuvé ou Terminé . Voir Quels sont les statuts d'engagement par défaut dans Procore ?
- Pour accélérer le processus de création de factures, il est également utile de s’assurer que les éléments suivants sont terminés avant de procéder à la création d’une facture :
- Une entreprise sous-traitante est assignée au contrat d'engagement. Voir Créer un engagement .
- Un contact de facturation de l'entreprise sous-traitante est assigné au contrat d'engagement. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance .
- Les postes de la ventilation des coûts du contrat de sous- traitance du contrat d'engagement sont approuvés. Voir Qu'est-ce qu'une ventilation des coûts de sous-traitant ?
- La période de facturation de la nouvelle facture a été créée dans l'outil Facturation du projet. Voir Créer des périodes de facturation automatique ou Créer des périodes de facturation manuelle .
- Passez à l'étape suivante.
Mettre à jour de la fiche d'informations générales
Définir et libérer la retenue de garantie sur les postes de la VDC
Ajouter des pièces jointes
- Faites défiler jusqu'à la section Pièces jointes.
- Choisissez parmi ces options :
- Cliquez sur le bouton Joindre des fichiers. Cette action ouvre la boîte de dialogue Joindre des fichiers, dans laquelle vous pouvez charger des fichiers depuis votre ordinateur. Cliquez sur le bouton Joindre lorsque vous avez terminé.
OU - Effectuez un glisser-déposer pour déplacer les fichiers de votre ordinateur ou du réseau vers la zone des pièces jointes.
- Cliquez sur le bouton Joindre des fichiers. Cette action ouvre la boîte de dialogue Joindre des fichiers, dans laquelle vous pouvez charger des fichiers depuis votre ordinateur. Cliquez sur le bouton Joindre lorsque vous avez terminé.