Bonnes pratiques : configurations de projet de soumissions

Présentation

Afin de tirer le meilleur parti de l'outil de soumissions, vous devez vous assurer que toutes vos configurations au niveau projet sont en place avant de créer des soumissions. Cet article passe en revue les meilleures pratiques pour les paramètres les plus importants. Êtes-vous prêt ?

Numéroter les soumissions par section du cahier des charges

Ce paramètre active une option permettant de préfixer le numéro de soumission et la révision avec la section du cahier des charges liée. Par exemple, si une section du cahier des charges #03 30 00 est identifiée dans le champ Section du cahier des charges d'une soumission, le numéro de soumission (tel que #007) et le numéro de révision (tel que #01) seront au format #03 30 00- 007.01 lorsque le paramètre est activé. Si le paramètre n'est pas activé, le numéro de soumission et le numéro de révision seront au format #007.01.

De plus, les soumissions de chaque section du cahier des charges seront numérotées de manière séquentielle et indépendante des soumissions d'une autre section du cahier des charges lorsque ce paramètre est activé. Par exemple :

• Section du cahier des charges : 03 30 00
  • #03 30 00-001 : Conception du mélange de béton
  • #03 30 00-002 : Données du produit
  • #03 30 00-003 : Disposition du joint de dilatation
• Section du cahier des charges : 07 45 00
  • #07 45 00-001 : Données du produit
  • #07 45 00-002 : Échantillons

Dates d'échéance dynamiques

Les dates d'échéance dynamiques sont une configuration facultative mais recommandée qui définit les durées des étapes du flux de travail au lieu de dates d'échéance fixes. Cela garantit que chaque étape et chaque rôle du flux de travail a son délai contractuel pour réviser et répondre à chaque élément de soumission. Lorsque les étapes du flux de travail sont terminées, la date d'échéance de l'étape suivante s'ajuste automatiquement en avant (si l'étape précédente était en retard) ou en arrière (si l'étape précédente était en avance) pour toujours se conformer aux durées définies. Les règles de retard s'appliquent toujours si les étapes du flux de travail ne répondent pas avant leur date d'échéance. Voir Que sont les dates d'échéance des approbateurs dynamiques ?

Calculs du planning des livrables

Les calculs du planning des soumissions sont une fonctionnalité facultative mais fortement recommandée qui affiche les dates d'étape pertinentes pour un élément de soumission. Ces champs sont constitués des éléments suivants :

• Date d'intervention sur le site requise : un champ de saisie utilisateur pour la date à laquelle le livrable doit être installé ou utilisé sur le site. 
• Délai : champ de saisie utilisateur pour le nombre de jours civils nécessaires au traitement, à la fabrication et à l'expédition de la soumission. 
• Heure de révision de l'équipe de conception : champ de saisie utilisateur pour les jours civils alloués aux équipes externes pour réviser et approuver la soumission.
• Heure de révision interne : champ de saisie utilisateur pour les jours calendaires alloués aux équipes internes pour réviser la soumission.
• Date de retour prévue : champ généré par le système pour afficher la date du jalon à laquelle vous avez besoin d'une soumission approuvée par vos réviseurs externes pour respecter le jalon de la date sur site requise, également connue sous le nom de « date limite d'envoi ».
  • Le calcul utilisé pour déterminer ceci est le suivant : Date de présence sur le site requise - Délai d'exécution
• Date de fin de la révision interne planifiée : champ généré par le système pour afficher la date du jalon à laquelle vous avez besoin d'une soumission révisée de la part de vos réviseurs internes pour atteindre le jalon de la date sur site requise.
  • Le calcul utilisé pour déterminer ceci est le suivant : Date de présence sur le site requise - Délai - Temps de révision par l'équipe de conception
• Date de soumission prévue avant le : champ généré par le système pour afficher la date du jalon à laquelle vous avez besoin qu'une soumission soit soumise à partir de votre rôle de Soumissionnaire pour atteindre le jalon de la date de présence requise.
  • Le calcul utilisé pour déterminer ceci est le suivant : Date de présence sur le site requise - Délai - Durée de révision de l'équipe de conception - Durée de révision interne

Ces champs permettent de recalculer les dates d'échéance planifiées pour chaque membre du processus de flux de travail en fonction des dates sur site, des délais et des délais de révision impartis spécifiques requis. Ce paramètre facilite la création de rapports sur la progression d'une soumission pour déterminer si elle est sur la bonne voie.

Lorsque l'option « Calculs du planning de soumissions » est activée :

• Saisissez d'abord une date dans le champ Date de présence obligatoire sur le site . 
• Ensuite, saisissez les jours dans le champ Délai . Par exemple, si vous saisissez 10 jours, le système ajoutera automatiquement la date de retour prévue en soustrayant le délai de 10 jours de la date d'intervention sur le site requise.
• Il en va de même pour les dates saisies dans le champ Heure de révision de l'équipe de conception . Par exemple, si vous saisissez 7 jours, le système soustrait 7 jours de la date de retour planifiée pour calculer la saisie automatique pour la date de fin de la révision interne planifiée. 
• Enfin, saisissez les jours dans le champ Heure de révision interne . Par exemple, si vous entrez 5 jours, le système soustraira 5 jours à la date de l' heure de révision interne pour calculer automatiquement la date de soumission prévue avantle .

E-mails de soumission

Ces paramètres déterminent les rôles de soumission qui seront copiés dans les notifications par e-mail résultant d'une action de soumission spécifique. Ces notifications peuvent être configurées selon les besoins pour modifier le nombre de notifications envoyées. Voir Quand l'outil Livrables envoie-t-il des notifications par e-mail aux utilisateurs de Procore ?

Définir les rôles de souscripteur, d'approbateur et de réviseur

Ces rôles identifient les actions spécifiques requises de la personne assignée sur un élément de soumission. Les rôles et leurs actions spécifiques incluent :

• Soumissionnaire : en tant que première étape facultative mais recommandée du flux de travail, le rôle de soumissionnaire est responsable de la soumission de la documentation demandée. Plusieurs utilisateurs peuvent être ajoutés à l'outil « Soumetteur ». rôle, mais il ne peut y avoir qu'une seule étape de Soumissionnaire dans un flux de travail. 
• Approbateur : ces utilisateurs sont chargés de répondre à l'élément de soumission. Les options de réponse peuvent être configurées dans les configurations de l'outil Livrables du projet. Voir Gérer les réponses aux soumissions personnalisées.
• Réviseur : ce rôle est généralement utilisé pour fournir au rôle d'approbateur la flexibilité d'envoyer un élément pour révision à un autre utilisateur qui n'a pas encore été ajouté à la même étape du flux de travail. Un approbateur ne peut le faire que lorsque l'élément est dans sa responsabilité. Une fois que l'élément lui est transmis, le réviseur peut prendre des mesures de réponse similaires à celles d'un approbateur. La responsabilité revient à l'approbateur pour sa réponse finale. Voir Transférer une soumission pour révision.

Voir Livrables - Diagrammes de flux de travail pour un visuel de la façon dont ces rôles fonctionnent ensemble dans le cycle de vie d'un livrable.

Réponses à la soumission

Ces paramètres vous permettent de personnaliser les réponses pouvant être utilisées par les réviseurs et les approbateurs. Par exemple, vous pouvez ajouter « Révisé » comme réponse préférée de votre projet au lieu de « Approuvé ». Les administrateurs de soumissions peuvent créer jusqu'à 12 réponses personnalisées pour chaque réponse par défaut, à l'exception des réponses « En attente ». et "Soumis" qui autorisent chacun une réponse personnalisée. Les réponses personnalisées ne peuvent pas être supprimées si elles sont utilisées dans une soumission. Elles peuvent être modifiées, mais notez que la réponse modifiée remplacera la réponse précédente à tous les endroits où la réponse précédente a été utilisée. Voir Gérer les réponses aux soumissions personnalisées.

Modèles de flux de travail

Tout au long d'un projet, les équipes réutilisent constamment le même flux de travail dans plusieurs soumissions. Les équipes doivent pouvoir définir ces flux de travail en tant que modèles et les appliquer si nécessaire, plutôt que de devoir recréer manuellement le même flux de travail pour plusieurs soumissions. Si un ingénieur de projet doit créer le même flux de travail sur 10 éléments différents, cela représente beaucoup de temps supplémentaire passé à effectuer une action répétitive. Avec cette fonctionnalité, les modèles peuvent être créés et réutilisés si nécessaire. 

Prochaines étapes

Maintenant que les configurations de livrables de votre projet sont en place, vous pouvez commencer à créer des livrables. Les méthodes les plus rapides pour créer un registre de livrables sont d'utiliser le générateur de livrables de Procore ou les importations de livrables. Voir Bonnes pratiques : Générateur de livrables et Bonnes pratiques : Importations de livrables pour plus d'informations et des recommandations sur l'utilisation de ces méthodes.