(Bêta) Créer des financements

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Objectif

Créer un financement unique ou des financements multiples pour un projet Procore.

Contexte

Un financement est un accord formel et juridique entre une source de financement et un maître d'ouvrage. Dans cette relation, la source de financement finance le projet. Le maître d'ouvrage est engagé par la source de financement et accepte la responsabilité et le devoir d'achever du projet de construction. Le maître d'ouvrage conclut également d'autres accords avec les sources de financement, appelés engagements dans Procore, afin de mener à bien les travaux du projet.

Si votre entreprise a acheté Procore pour gérer vos projets de construction, vous pouvez créer un (1) ou plusieurs financements pour chaque nouveau projet de construction.

Exemples

Quand créer un financement unique ?

La plupart des clients Procore qui gèrent leurs projets de construction dans l'outil créent un seul financement pour un seul projet de construction. Si vous êtes un maître d'ouvrage, la création d'un seul financement est le moyen le plus simple de gérer un projet de construction lorsqu'il ne fait intervenir qu'un seul maître d'ouvrage et qu'une seule source de financement.

Quand créer des financements multiples ?

Si un projet a plusieurs maîtres d'ouvrage, plusieurs sources de financement ou plusieurs méthodes de livraison de projet, vous pouvez également choisir de créer des financements multiples pour un même projet. Si vous choisissez de créer des financements multiples dans un seul projet Procore, il existe certaines limitations. Pour plus de détails, consultez « Existe-t-il des limitations du système lors de la création de financements ? »

Sources de financement multiples. Un projet peut disposer de plusieurs maîtres d'ouvrage, dont chacun fournit un montant du financement du projet. Par exemple, une personne, une entreprise, une autorité publique, ou une combinaison de tous ces exemples. Consultez « Configurer les paramètres : Financement ».
Plusieurs étapes. Un projet peut être divisé en étapes. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de financements distincts pour la pré-construction, le déroulement de la construction et l'entretien ou la maintenance.
Phases multiples. Un projet peut être divisé en plusieurs phases. Par exemple, vous pouvez demander des financements distincts pour les fondations, la plomberie, le chauffage, la ventilation et la climatisation, etc.
Financements à prix maximum garanti (PMG). Un projet peut être accéléré ou un travail peut disposer d'un PMG par étapes. Par exemple, vous pouvez avoir besoin de plusieurs financements pour chaque dossier de portée des travaux.
Modes de livraison du directeur des travaux en tant que conseiller (DTC). Un maître d'ouvrage opérant en tant que DTC peut avoir à gérer des financements multiples entre un maître d'ouvrage et diverses sources de financement.

Après avoir créé un financement, vous pouvez ensuite mettre à jour sa ventilation des coûts (VDC). Pour plus de détails, consultez « Mettre à jour la ventilation des coûts d'un financement ».

Conseil

La VDC du financement de votre projet est-elle similaire aux postes budgétaires de votre projet ? Si tel est le cas, Procore recommande de créer le budget du projet avant le financement. Vous pourrez ainsi utiliser les fonctionnalités d'importation de l'outil Financement pour créer rapidement la VDC du financement à partir du budget du projet. Vous évitez ainsi la saisie de données répétitive.

Éléments à prendre en compte

Autorisations utilisateur requises :
- Pour créer des financements :
  - Autorisations de niveau Admin dans l'outil Financement du projet.
    OU
  - Autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Financement du projet avec l' autorisation granulaire « Créer un financement » activée dans votre modèle d'autorisation.
Restrictions :
Avant de créer des financements multiples sur un projet, consultez « Existe-t-il des limitations du système lors de la création de financements multiples ? »
Au vu du caractère sensible des données de financement, Procore n'envoie PAS de notifications automatiques par e-mail aux utilisateurs ou aux listes de distribution. Consultez plutôt « Envoyer un financement par e-mail ».

Conditions préalables

Ajoutez l'outil Financement au menu Outils de projet. Consultez « Ajouter et supprimer des outils de projet ».
Configurez l'outil de financement. Consultez « Configurer les paramètres : Financement ».
Pour effectuer la signature du financement grâce à l'intégration Procore + DocuSign^©, suivez les étapes décrites dans « Activer l'intégration DocuSign^© dans un projet ».

Procédure

Dans Procore, vous avez la possibilité de créer un financement unique ou des financements multiples comme décrit ci-dessous :

Créer un financement unique
Créer des financements multiples

Créer un financement unique

Rendez-vous sur l'outil Financement du projet
Choisissez parmi ces options :
- S'il s'agit du premier contrat du projet, cliquez sur Créer un financement sur la page Créer un financement pour commencer.
  OU
- Si vous avez déjà créé au moins un (1) financement, cliquez sur Créer en haut à droite de la page.
Continuez avec les étapes suivantes :

Ajouter les informations de base sur le financement

Mettez à jour les informations de base du contrat comme suit :

Remarques

Il n'y a pas de champs obligatoires lors de l'ajout des informations de base du contrat.
Si vous cliquez sur le bouton Créer sans avoir terminé la saisie des données, Procore enregistre le financement, vous inscrit comme créateur et le définit automatiquement au statut d'ébauche.

Numéroter
Pour numéroter votre ou vos financements, choisissez parmi ces options :
- Si vous numérotez vos contrats en utilisant un système de numérotation séquentielle, vous pouvez saisir n'importe quelle combinaison de caractères alphanumériques dans cette case. Pour les contrats suivants, Procore applique automatiquement une numérotation consécutive par ordre croissant.
  Exemple
  
  Les exemples ci-dessous vous montrent comment fonctionne la numérotation consécutive ascendante de Procore :
  - Si le contrat précédent était 1, les contrats suivants sont 2, 3, et ainsi de suite.
  - Si le contrat précédent était PC-0001, les contrats suivants sont PC-0002, PC-0003, et ainsi de suite.
  - Si le contrat précédent était DCA00010-12-G-0001, les contrats suivants sont DCA00010-12-G-0002, DCA00010-12-G-0003, et ainsi de suite.
- Si vous ne numérotez PAS vos contrats en utilisant la numérotation séquentielle, vous pouvez saisir manuellement un numéro unique pour chaque financement. Pour ce faire, écrasez l'entrée existante dans la case Numéroter. Les numéros de contrat dupliqués ne sont PAS autorisés.
Entreprise du financement
Sélectionnez le nom de l'entreprise du maître d'ouvrage du projet ou de son client dans la liste déroulante. Il s'agit de l'entreprise à laquelle appartient le projet de construction ou du client qui a engagé votre entreprise pour superviser les travaux du projet. Pour que l'option apparaisse dans la liste, consultez « Ajouter une entreprise à l'annuaire du projet ».
Titre
Saisissez un nom descriptif pour le contrat.

Mettre à jour les informations générales sur le financement

Mettez à jour le contrat avec des informations plus générales :

Statut
Procore attribue automatiquement aux contrats le statut d'ébauche. Pour sélectionner un autre statut, choisissez l'une des étiquettes de statut dans la liste déroulante. Les options comprennent Ébauche , Envoyé pour appel d'offres, Envoyé pour signature, Approuvé, Terminé, ou Achevé.

Remarque
Pour créer des ordres de changement de financement (OCF) et des factures de financement, le statut de votre financement doit être défini comme suit : Approuvé ou Terminé.
Exécution
Cochez cette case si le contrat a été entièrement exécuté. Un contrat entièrement exécuté est un accord juridiquement valable qui a été signé par les représentants autorisés de chaque partie.
Retenue de garantie par défaut
Saisissez un nombre qui représentera le pourcentage servant de retenue de garantie sur les postes de la ventilation des coûts du contrat. Par exemple, si vous prévoyez de retenir dix (10) pour cent de la valeur de l'article, saisissez 10 %.
Source de financement
Sélectionnez la source de financement dans la liste déroulante éponyme. Il s'agit de l'entreprise que votre équipe a engagée pour effectuer le travail. Pour que l'option apparaisse dans la liste, consultez « Ajouter une entreprise à l'annuaire du projet ».
Architecte/ingénieur
Sélectionnez l'architecte ou l'ingénieur responsable du projet dans cette liste déroulante. Pour que l'option apparaisse dans la liste, l'entreprise doit avoir un enregistrement dans l'annuaire du projet.
Description
Saisissez une description plus détaillée du financement. Vous pouvez appliquer les options de formatage dans la barre d'outils prévue à cet effet.

Mettre à jour l'accès au financement pour le financement

Par défaut, les financements sont visibles pour tous les utilisateurs disposant des autorisations de niveau Lecture seule ou supérieur sur l'outil Financement du projet. Pour modifier les autorisations d'accès, procédez comme suit sur la carte Accès au financement :

Facultatif : Déplacez le curseur Limiter la visibilité de ce financement aux seuls administrateurs du projet et sélectionner les utilisateurs non-admin. vers la gauche ou la droite pour activer ou désactiver la restriction. Par défaut, Procore active ce paramètre.
Remarques
- La bascule est BLEUE lorsque les restrictions sont activées.
- La bascule est GRISE lorsque les restrictions sont désactivées.
Facultatif : Pour permettre aux utilisateurs disposant des autorisation de niveau Lecture seule ou Standard sur l'outil Financement du projet d'accéder au contrat, sélectionnez le nom de la personne dans la liste déroulante Accès pour les utilisateurs non-admin. Pour que l'option apparaisse dans la liste, l'utilisateur doit disposer d'un profil dans l'annuaire du projet.
Facultatif : Pour permettre aux utilisateurs de la liste Accès pour les utilisateurs non-admin de visualiser la ventilation des coûts, cochez la case Autoriser ces utilisateurs non administrateurs à afficher les éléments de la ventilation des coûts..

Mettre à jour les dates de financement pour le financement.

Pour mettre à jour le financement avec les dates importantes, procédez comme suit :

Remarque

L'administrateur Procore de votre entreprise gère les dates qui apparaissent dans la section Dates du financement à l'aide de la fonctionnalité des ensembles de champs configurables. Pour plus de détails, consultez « Quels champs de l'outil Financement peuvent être configurés comme obligatoires, optionnels ou masqués ? »

Date de début
Sélectionnez la date officielle de début du projet de construction.
Date d'achèvement approximative
Sélectionnez la date d'achèvement approximative du projet de construction dans le contrôle du calendrier.
Date d'achèvement substantiel
Sélectionnez la date d'achèvement substantiel du projet de construction dans les paramètres du calendrier.

Conseil
Si le champ Date d'achèvement substantiel est disponible sur votre projet, gardez à l'esprit que Procore met automatiquement à jour la Date d'achèvement substantiel pour qu'elle corresponde à la date d'achèvement substantiel révisée de chaque ordre de changement de financement (OCF) lorsque chaque ordre de changement est approuvé.
Date d'achèvement réelle
Sélectionnez la date d'achèvement réelle du projet de construction .
Date du financement
Sélectionnez la date du contrat dans les paramètres du calendrier.
Date de réception du financement signé
Sélectionnez la date dans les paramètres du calendrier. La date de réception du contrat signé représente la date à laquelle le contrat exécuté a été reçu.
Date d'exécution
Sélectionnez la date dans les paramètres du calendrier. La date d'exécution représente la date à laquelle l'accord a été signé par les représentants autorisés de toutes les parties contractantes.
Date d'émission
Sélectionnez la date dans les paramètres du calendrier. La date d'émission représente la date à laquelle l'accord contractuel a été délivré aux deux parties.
Date de retour
Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date de retour représente la date à laquelle le contrat a été retourné.
Date de la lettre d'intention
Sélectionnez la date de la lettre d'intention (LI) dans le contrôle du calendrier.
Date de la lettre d'approbation
Sélectionnez la date de la lettre d'approbation (LA) dans les paramètres du calendrier.
Date de fin de financement
Sélectionnez la date dans les paramètres du calendrier. Une date de fin de contrat est une date indiquée dans le fichier principal à laquelle toutes les parties ont rempli toutes les obligations et conditions contractuelles.
Date de livraison
Sélectionnez la date dans les paramètres du calendrier.

Ajouter des inclusions et des exclusions au financement

Les inclusions et exclusions de financement varient d'un projet à l'autre. Toutefois, il est question de définir exactement ce qui est inclus et NON inclus dans le prix et la portée des travaux du contrat. Pour mettre à jour la carte Inclusions et exclusions du contrat, suivez ces étapes :

Inclusions
Ajoutez les inclusions du contrat dans cette case. Vous pouvez appliquer des options de formatage à votre texte dans la barre d'outils prévue à cet effet.
Exclusions
Ajoutez les exclusions du contrat dans cette case. Vous pouvez appliquer des options de formatage à votre texte dans la barre d'outils prévue à cet effet.

Définir la méthode comptable pour le financement.

La première étape de la mise à jour d'une ventilation des coûts consiste à définir la méthode comptable pour le contrat. La méthode que vous choisissez s'applique également à tous les ordres de changement ou factures pour ce contrat. La méthode comptable ne peut être modifiée qu'AVANT d'ajouter des postes à une VDC. Procore ne permet PAS de modifier la méthode comptable d'un contrat après l'ajout de postes.