Envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation
Pour les clients Procore aux États-Unis
Lorsque votre entreprise applique le dictionnaire de point de vue « Anglais des maîtres d'ouvrage » ou « Anglais des entrepreneurs spécialisés », vous verrez différents noms d'outils et changements de termes dans l'interface utilisateur. Apprenez à appliquer les options du dictionnaire.
- Pour connaître les différences : Afficher/Masquer
Objectif
Envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation pour la période de facturation en cours.
Contexte
Avant que les utilisateurs de Procore Invoice Management puissent créer des factures de sous-traitant, un administrateur des factures doit créer une période de facturation dans l’outil Facturation. Une fois créés, les administrateurs de factures peuvent envoyer à un contact de facturation une « invitation à facturer » pour la période de facturation ouverte.
Exemple
Il s’agit d’un exemple d’invitation à facturer envoyée au contact de facturation de l’engagement.
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises
- Informations supplémentaires :
- Une « invitation à facturer » ne peut pas être envoyée pour la période de facturation ouverte si la « date d’échéance » de la facture est dépassée.
- Si votre équipe préfère ne pas inviter les contacts de facturation à soumettre des factures, suivez les étapes décrites dans Créer une facture de sous-traitant au nom d’un contact de facturation.
- Une « invitation à facturer » n’est peut-être pas nécessaire pour créer une facture afin de débloquer la retenue de garantie uniquement. Voir Créer une facture de sous-traitant pour le déblocage de la retenue de garantie dans l’outil Facturation.
Conditions préalables
- Avant d’envoyer des invitations :
- Un contact de facturation doit être affecté à l’engagement de la facture. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
- La ventilation des coûts du sous-traitant doit avoir le statut « Approuvé » (s’il en existe une). Voir Réviser la ventilation des coûts d’un sous-traitant pour un engagement.
- La facture doit correspondre à la période de facturation ouverte . Voir Modifier les périodes de facturation.
Procédure
- Accédez à l'outil Facturation du projet.
- Cliquez sur l'onglet Sous -traitant pour afficher une liste des factures de sous-traitants.
Conseil
Vous recherchez des factures qui n’ont pas reçu d’invitation à facturer ? Cliquez sur Ajouter un filtre, choisissez Statut de la facture, puis cochez Non invité - Sélectionnez les factures pour lesquelles envoyer les invitations :
- Pour sélectionner des factures individuelles, cochez les cases des lignes correspondantes.
- Pour sélectionner toutes les factures, cochez la case en haut du tableau.
Conseils
Le bouton « Envoyer les invitations » est-il grisé ? Les raisons possibles d'un bouton « Envoyer des invitations » inactif incluent :
- L’engagement n’a pas de contact de facturation assigné. Vous ne pouvez envoyer une invitation que lorsqu’un contact de facturation est affecté à un engagement. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
- La ventilation des coûts du sous-traitant (VDCS) n’est pas approuvée. Vous ne pouvez envoyer une invitation que lorsque la ventilation des coûts du sous-traitant (VDCS) a le statut « Approuvé » (s’il en existe une). Voir Activer ou désactiver l’onglet Ventilation des coûts du sous-traitant dans l’outil Engagements et Réviser la ventilation des coûts du sous-traitant pour un engagement.
- La date actuelle est dépassée par rapport à la date d’échéance de la période de facturation ouverte. Vous ne pouvez pas envoyer d'« invitation à facturer » pour la période de facturation ouverte si la « date d’échéance » de la facture est dépassée. Voir Gérer les périodes de facturation.
-
Bêta Cliquez sur Envoyer des invitations et choisissez une option dans le menu déroulant:- Travaux et matériaux. Permet aux sous-traitants de facturer uniquement les travaux et les matériaux.
- Libération de retenue de garantie. Permet aux sous-traitants de facturer uniquement la libération de retenue de garantie.
- Travaux, matériaux et retenue de garantie. Permet aux sous-traitants de facturer le travail, les matériaux et la retenue de garantie.
- Après l’envoi des invitations, voici ce qui se produit :
- Une bannière apparaît pour confirmer que l'invitation a bien été envoyée.
- Le contrat est supprimé du total « Non invité » et déplacé vers le total « Invité ».