Envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation

Objectif

Envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation pour la période de facturation en cours.

Contexte

Avant que vous ou un contact chargé de la facturation puissiez créer une nouvelle facture de sous-traitant, vous devez créer une période de facturation à l'aide de l'outil Facturation du projet. Ensuite, vous pouvez choisir parmi ces méthodes pour créer la facture :

• Pour inviter le contact de facturation à créer une nouvelle facture pour la période de facturation
  Si vous choisissez cette méthode, suivez les étapes ci-dessous pour envoyer au contact de facturation une invitation à facturer par e-mail. L'envoi d'une invitation à facturer est une notification de courtoisie qui rappelle au contact de facturation de créer et de soumettre la nouvelle facture avant la date d'échéance spécifiée par la période de facturation. Pour créer une facture en tant que contact de facturation, consultez « Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation ».
• Pour créer une nouvelle facture pour la période de facturation au nom du contact de facturation
  Si vous choisissez cette méthode, suivez les étapes décrites dans « Créer une facture de sous-traitant au nom d'un contact de facturation ».

Éléments à prendre en compte

• Autorisations utilisateur requises :
  • Pour envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation, autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.

    Remarques

    • Les autorisations d'accès aux outils Facturation et Facturation proportionnelle sont régies par les autorisations définies sur l'outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux. Les noms des outils Procore varient en fonction de la langue ou du dictionnaire de point de vue configuré dans Procore. Consultez « Quels sont les dictionnaires et les langues disponibles dans l'application Web de Procore ? »
    • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact de facturation) employé par une entreprise qui travaille sur un projet géré dans Procore, votre capacité à effectuer les tâches relatives à la facturation est déterminée par le titulaire du compte de l'entreprise Procore. Le titulaire du compte peut choisir de vous mettre les paramètres suivants à disposition :
      • Un compte utilisateur Procore.
      • Des autorisations d'accès aux outils Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
      • L'appartenance à la liste « privée » d'un contrat ou d'un financement spécifique.
      • Qualification de « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.
• Informations supplémentaires :
  • Si vous ne souhaitez pas que le contrat de facturation crée des factures dans Procore, vous pouvez créer une facture de sous-traitant au nom d'un contact de facturation.
  • Si vous souhaitez créer une facture pour libérer la retenue de garantie, consultez « Créer une facture de sous-traitant pour libérer la retenue de garantie ».

Conditions préalables

• Ajoutez un contact de facturation à l'aide de l'un de ces outils Procore :
  • Engagements. Consultez Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
    OU
  • Facturation. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
• Créer des périodes de facturation manuelle ou Créer des périodes de facturation automatique

Procédure

1. Accédez à l'outil Facturation du projet.
2. Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
3. Recherchez les bons de commande ou les contrats de sous-traitance pour lesquels vous souhaitez envoyer une invitation à facturer dans la liste.

   Remarques

   • Pour afficher uniquement les factures pour lesquelles une invitation à facturer n'a pas été envoyée, cliquez sur Ajouter un filtre. Choisissez ensuite « Statut de la facture » et cochez la case Non invité.
   • Si vous créez une facture de sous-traitant pour libérer une retenue de garantie, vous n'avez pas besoin d'envoyer d'invitation à facturer. Consultez « Créer une facture de sous-traitant pour libérer la retenue de garantie ».
4.  Cochez les cases correspondant aux contrats de la période de facturation en cours. 
   • Pour sélectionner toutes les factures, cochez la case en haut du tableau.
   • Si le bouton « Envoyer les invitations » est grisé, que vous n'êtes PAS autorisé à envoyer des invitations et qu'un ou plusieurs engagements sélectionnés ont le statut suivant :
     • Aucun contact de facturation. Vous devez d'abord assigner un contact de facturation à l'engagement. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
     • VDC du sous-traitant non approuvées. Le statut de la ventilation des coûts du sous-traitant être approuvé. Consultez « Activer ou désactiver l'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant dans l'outil Engagements ».
     • Si le pourcentage accompli du contrat d'engagement est de 100 %, vous ne pouvez pas envoyer d'invitation à facturer.

       Remarque

       Si la date d'aujourd'hui est postérieure à la « Date d'échéance » de la période de facturation, vous ne serez PAS autorisé à envoyer une invitation par e-mail.
5. Cliquez sur Envoyer les invitations.
   
   Après l'envoi des invitations, voici ce qu'il se produit :
   
   • Une bannière apparaît pour confirmer que l'invitation a bien été envoyée.
   • Le contrat est supprimé du total « Non invité » et déplacé vers le total « Invité ».

      Conseil

     Une fois que le contact de facturation a terminé l'étape suivante, le statut de la facture est mis à jour comme suit :

     • Si l'invitation à facturer est acceptée par le contact de facturation, le statut devient « Accepté ».
     • Si l'invitation à facturer est rejetée par le contact de facturation, le statut devient « Refusé ».

     Pour en savoir plus sur les statuts, consultez Quels sont les statuts par défaut des factures Procore ?

Étape suivante

• Accepter ou refuser une « invitation à facturer » en tant que contact de facturation

Voir également

• Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance
• Créer une facture de sous-traitant au nom d'un contact de facturation