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Procore

Envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation

Objectif

Envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation pour la période de facturation en cours.

Contexte

Avant que vous ou un contact chargé de la facturation puissiez créer une nouvelle facture de sous-traitant, vous devez créer une période de facturation à l'aide de l'outil Facturation du projet. Ensuite, vous pouvez choisir parmi ces méthodes pour créer la facture :

  • Pour que le contact de facturation crée une nouvelle facture pour la période de facturation
    Si vous choisissez cette méthode, suivez les étapes ci-dessous pour envoyer au contact de facturation une invitation à facturer par e-mail. L'envoi d'une invitation à facturer est une notification de courtoisie qui rappelle au contact de facturation de créer et de soumettre la nouvelle facture avant la « Date d'échéance » spécifiée par la période de facturation.
  • Pour créer une nouvelle facture pour la période de facturation au nom du contact de facturation
    Si vous choisissez cette méthode, suivez les étapes décrites dans Créer une facture au nom d'un contact de facturation.
Exemple

L'illustration ci-dessous montre un exemple d'invitation à facturer que vous pouvez envoyer à un contact de facturation.

invoicing-invite-to-bill.png

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation, autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
       Notes
      • Les autorisations d'utilisateur ne sont PAS gérées dans l'outil Facturation du projet. Au lieu de ceci, l'outil Facturation est conçu pour les utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux et/ou Engagements.
      • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact de facturation pour une entreprise de sous-traitance qui effectue des travaux pour un entrepreneur général gérant votre contrat dans Procore), votre capacité à effectuer les tâches liées à la facturation est déterminée par l'équipe du projet qui contrôle ces paramètres pour votre compte utilisateur de Procore :
        • Les autorisations de votre compte utilisateur dans l'outil Engagements et/ou Contrats principaux du projet.
        • Votre appartenance à la liste « Privé(e) » d'un contrat principal spécifique, d'un bon de commande ou d'un contrat de sous-traitance.
        • Votre désignation en tant que « contact de facturation » sur un contrat principal, un bon de commande ou un engagement.
      • Pour en savoir plus sur les autorisations concernant les tâches réalisables avec l'outil Facturation, voir Autorisations : Facturation.
  • Informations supplémentaires :

Procédure

  1. Accédez à l'outil Facturation du projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Subcontractor.
  3. Recherchez les bons de commande ou les contrats de sous-traitance pour lesquels vous souhaitez envoyer une invitation à facturer dans la liste.
     Notes
  4.  Cochez les cases correspondant aux contrats de la période de facturation en cours. 
  5. Cliquez sur Envoyer les invitations.
    send-invites-button.png
    Après l'envoi des invitations, les événements suivants se produisent :
    success-invited-banner.png
    • Une bannière apparaît pour confirmer que l'invitation a bien été envoyée.
    • Le contrat est supprimé du total « Non invité » et déplacé vers le total « Invité ».
       Conseil

      Une fois que le contact de facturation a terminé l'étape suivante, le statut de la facture est mis à jour comme suit :

      • Si l'invitation à facturer est acceptée par le contact de facturation, le statut devient « Accepté ».
      • Si l'invitation à facturer est rejetée par le contact de facturation, le statut devient « Refusé ».

      Pour en savoir plus sur les statuts, consultez Quels sont les statuts par défaut des factures Procore ?

 

 Notes
  • Les autorisations d'utilisateur ne sont PAS gérées dans l'outil Facturation du projet. Au lieu de ceci, l'outil Facturation est conçu pour les utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux et/ou Engagements.
  • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact de facturation pour une entreprise de sous-traitance qui effectue des travaux pour un entrepreneur général gérant votre contrat dans Procore), votre capacité à effectuer les tâches liées à la facturation est déterminée par l'équipe du projet qui contrôle ces paramètres pour votre compte utilisateur de Procore :
    • Les autorisations de votre compte utilisateur dans l'outil Engagements et/ou Contrats principaux du projet.
    • Votre appartenance à la liste « Privé(e) » d'un contrat principal spécifique, d'un bon de commande ou d'un contrat de sous-traitance.
    • Votre désignation en tant que « contact de facturation » sur un contrat principal, un bon de commande ou un engagement.
  • Pour en savoir plus sur les autorisations concernant les tâches réalisables avec l'outil Facturation, voir Autorisations : Facturation.
 Notes
  • Les autorisations d'utilisateur ne sont PAS gérées dans l'outil Facturation du projet. Au lieu de ceci, l'outil Facturation est conçu pour les utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux et/ou Engagements.
  • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact de facturation pour une entreprise de sous-traitance qui effectue des travaux pour un entrepreneur général gérant votre contrat dans Procore), votre capacité à effectuer les tâches liées à la facturation est déterminée par l'équipe du projet qui contrôle ces paramètres pour votre compte utilisateur de Procore :
    • Les autorisations de votre compte utilisateur dans l'outil Engagements et/ou Contrats principaux du projet.
    • Votre appartenance à la liste « Privé(e) » d'un contrat principal spécifique, d'un bon de commande ou d'un contrat de sous-traitance.
    • Votre désignation en tant que « contact de facturation » sur un contrat principal, un bon de commande ou un engagement.
  • Pour en savoir plus sur les autorisations concernant les tâches réalisables avec l'outil Facturation, voir Autorisations : Facturation.