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Procore

Envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation

Objectif

Envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation pour la période de facturation en cours.

Contexte

Avant que vous ou un contact chargé de la facturation puissiez créer une nouvelle facture de sous-traitant, vous devez créer une période de facturation à l'aide de l'outil Facturation du projet. Ensuite, vous pouvez choisir parmi ces méthodes pour créer la facture :

  • Pour inviter le contact de facturation à créer une nouvelle facture pour la période de facturation
    Si vous choisissez cette méthode, suivez les étapes ci-dessous pour envoyer au contact de facturation une invitation à facturer par e-mail. L'envoi d'une invitation à facturer est une notification de courtoisie qui rappelle au contact de facturation de créer et de soumettre la nouvelle facture avant la date d'échéance spécifiée par la période de facturation. Pour créer une facture en tant que contact de facturation, consultez « Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation ».
  • Pour créer une nouvelle facture pour la période de facturation au nom du contact de facturation
    Si vous choisissez cette méthode, suivez les étapes décrites dans « Créer une facture de sous-traitant au nom d'un contact de facturation ».
Exemple

L'illustration ci-dessous montre un exemple d'invitation à facturer que vous pouvez envoyer à un contact de facturation.

invoicing-invite-to-bill.png

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation, autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
      Remarques
      • Les autorisations d'accès aux outils Facturation et Facturation proportionnelle sont régies par les autorisations définies sur l'outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux. Les noms des outils Procore varient en fonction de la langue ou du dictionnaire de point de vue configuré dans Procore. Consultez « Quels sont les dictionnaires et les langues disponibles dans l'application Web de Procore ? »
      • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact de facturation) employé par une entreprise qui travaille sur un projet géré dans Procore, votre capacité à effectuer les tâches relatives à la facturation est déterminée par le titulaire du compte de l'entreprise Procore. Le titulaire du compte peut choisir de vous mettre les paramètres suivants à disposition :
        • Un compte utilisateur Procore.
        • Des autorisations d'accès aux outils Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
        • L'appartenance à la liste « privée » d'un contrat ou d'un financement spécifique.
        • Qualification de « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.
  • Informations supplémentaires :

Procédure

  1. Accédez à l'outil Facturation du projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
  3. Recherchez les bons de commande ou les contrats de sous-traitance pour lesquels vous souhaitez envoyer une invitation à facturer dans la liste.
    Remarques
  4.  Cochez les cases correspondant aux contrats de la période de facturation en cours. 
  5. Cliquez sur Envoyer les invitations.
    send-invites-button.png
    Après l'envoi des invitations, voici ce qu'il se produit :
    success-invited-banner.png
    • Une bannière apparaît pour confirmer que l'invitation a bien été envoyée.
    • Le contrat est supprimé du total « Non invité » et déplacé vers le total « Invité ».
       Conseil

      Une fois que le contact de facturation a terminé l'étape suivante, le statut de la facture est mis à jour comme suit :

      • Si l'invitation à facturer est acceptée par le contact de facturation, le statut devient « Accepté ».
      • Si l'invitation à facturer est rejetée par le contact de facturation, le statut devient « Refusé ».

      Pour en savoir plus sur les statuts, consultez Quels sont les statuts par défaut des factures Procore ?

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel de gestion des factures de Procore et sur la façon dont il peut aider votre entreprise, veuillez visiter notre page produit du logiciel de gestion des factures de construction. .