Envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation
Objectif
Envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation pour la période de facturation en cours.
Contexte
Avant que quiconque puisse créer une facture de sous-traitant, un administrateur des factures doit créer une période de facturation. Un administrateur peut ensuite créer une facture de sous-traitant et envoyer une « invitation à facturer » à un contact de facturation.
Exemple
Voici un exemple d'invitation à facturer envoyée par un administrateur des factures.
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
- Vous devez être un administrateur des factures.
- Exigences :
- L'engagement associé à la facture doit avoir un contact de facturation assigné.
- La ventilation des coûts du sous-traitant doit avoir le statut « Approuvé ».
- Restrictions :
- Vous ne pouvez pas envoyer d'invitation à facturer pour la période de facturation ouverte si la date d'échéance de la facture est postérieure.
- Informations supplémentaires :
- Vous pouvez également créer une facture de sous-traitant au nom d'un contact de facturation.
- Une « invitation à facturer » n'est pas nécessaire pour créer une facture pour débloquer la retenue de garantie uniquement. Voir Créer une facture de sous-traitant pour la libération de la retenue de garantie.
Conditions préalables
- Assurez-vous que les factures que vous prévoyez de sélectionner :
- Avoir un contact de facturation. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
- Correspond à une période de facturation ouverte . Voir Modifier les périodes de facturation.
Procédure
- Accédez à l'outil Facturation du projet.
- Cliquez sur l'onglet Sous -traitant pour afficher une liste des factures de sous-traitants.
Conseil
Vous souhaitez ajuster le filtre pour n'afficher que les factures qui n'ont pas reçu d'invitation à facturer ? Cliquez sur Ajouter un filtre, choisissez Statut de la facture, puis cochez la case Non invité . - Sélectionnez les factures pour lesquelles envoyer les invitations :
- Pour sélectionner des factures individuelles, cochez les cases des lignes correspondantes.
- Pour sélectionner toutes les factures, cochez la case en haut du tableau.
Conseils
Le bouton « Envoyer les invitations » est-il grisé ? Les raisons possibles d'un bouton « Envoyer des invitations » inactif incluent :
- Un engagement n'a pas de contact de facturation assigné. Vous ne pouvez envoyer une invitation que lorsqu'un contact de facturation est attribué à un engagement. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
- Une ventilation des coûts du sous-traitant (VDC) n'est pas approuvée. Vous ne pouvez envoyer une invitation qu'avec le statut de la ventilation des coûts du sous-traitant (VDC) « Approuvé ». Voir Activer ou désactiver l'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant dans l'outil Engagements et Réviser une ventilation des coûts du sous-traitant pour un engagement.
- La date à laquelle vous envoyez une invitation est postérieure à la date d'échéance de la période de facturation. Vous ne pouvez pas envoyer d'« invitation à facturer » pour une période de facturation ouverte si elle est postérieure à la « date d'échéance » de la facture. Voir Gérer les périodes de facturation.
- Cliquez sur Envoyer les invitations.
Après l'envoi des invitations, voici ce qu'il se produit :
- Une bannière apparaît pour confirmer que l'invitation a bien été envoyée.
- Le contrat est supprimé du total « Non invité » et déplacé vers le total « Invité ».