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Procore

Créer des périodes de facturation automatique dans l'outil Facturations proportionnelles

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Version limitée
flag-us.png flag-canada.png L'outil Facturation progressive n'est disponible que pour les clients de Procore aux États-Unis et au Canada qui ont implémenté le dictionnaire de points de vue Procore for Specialty Contractors. Pour en savoir plus, voir (version limitée) Options du dictionnaire de points de vue des maîtres d'ouvrage et entrepreneurs spécialisés. 

Objectif

Créer des périodes de facturation automatique pour les factures de sous-traitant d'un projet. 

Contexte

Une période de facturation définit le cycle de facturation utilisé par l'équipe d'un projet et les contacts de facturation sur les factures et les facturations intermédiaires de Procore. En plus de définir la fréquence du cycle de facturation (par exemple, mensuelle ou hebdomadaire), une période de facturation définit également la date de début/de fin du cycle de facturation et la date d'échéance de la facture ou de la facturation progressive. 

Exemples

Les périodes de facturation courantes comprennent :

  • Mensuel
    Voici des exemples de périodes de facturation mensuelles courantes :
    • Commence le 1er jour d'un mois et se termine le 30 du même mois.
    • Commence le 15 d'un mois et se termine le 14 du mois suivant. 
  • Hebdomadaire 
    Voici des exemples de périodes de facturation hebdomadaires courantes :
    • Commence le dimanche de cette semaine et se termine le samedi de cette semaine.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
      Remarque
      • Les autorisations d'accès aux outils Facturation et Facturations proportionnelles sont régies par les autorisations définies sur l'outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux. Les noms des outils Procore varient en fonction de la langue ou du dictionnaire de point de vue configuré dans Procore. Consultez Quels sont les dictionnaires et les langues disponibles dans l'application Web de Procore ?
      • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact de facturation employé par une entreprise qui travaille sur un projet géré dans Procore, votre capacité à effectuer des tâches liées à une facture est déterminée par le titulaire du compte de l'entreprise Procore. Les paramètres que le titulaire du compte peut choisir de vous fournir comprennent :
        • Un compte utilisateur Procore.
        • Des autorisations d'accès aux outils Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
        • L'appartenance à la liste « privée » d'un contrat ou d'un financement spécifique.
        • Qualification de « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.
    Informations supplémentaires :
    • Vous ne pouvez créer des périodes de facturation que dans l'outil de facturation du projet. Vous ne pouvez pas créer de périodes de facturation au niveau entreprise. 
    • Une (1) seule période de facturation à la fois peut avoir le statut « Ouvert ».
    • Lorsque vous créez une nouvelle période de facturation, Procore définit automatiquement son statut sur « Ouvert ». Le statut de la période de facturation précédente est automatiquement défini sur « Fermé ». 
    • Pour les projets utilisant l'outil Coûts directs, une période de facturation détermine également les coûts directs à inclure sur une facture. 
    • Pour réussir à compiler les sauvegardes de facturation proportionnelle, la ou les périodes de facturation correspondant aux facturations proportionnelles sélectionnées doivent exister. Pour en savoir plus, consultez Créer des périodes de facturation automatique et Créer des périodes de facturation manuelle.

Procédure

  1. Accédez à l'outil Facturation au niveau projet. 
  2. Facultatif : cliquez sur l'onglet Périodes de facturation.
  3. Cliquez sur Créer une période de facturation.

    start-new-billing-period.png
  4. Dans l'invite « Configurer la période de facturation », l'onglet Manuel est actif par défaut. 
     Conseil
    Vous en avez assez de fixer de nouvelles dates à chaque fois que vous créez une période de facturation manuelle ? Un administrateur des factures peut configurer les dates de période de facturation par défaut pour prédéfinir les dates dans les champs De, À et Date d'échéance de l'invite « Configurer la période de facturation ». Voir Configurer les paramètres : Facturation. Si vous ne terminez pas cette configuration, aucune date prédéfinie ne s'affiche. À la place, vous verrez : mm/jj/aaaa
    set-up-billing-period-manual.png
  5. Dans l'onglet Manuel , acceptez la date de la période de facturation par défaut ou choisissez une autre date pour : 
    • De. Définissez la date de début de la nouvelle période de facturation.
      Remarque
      Lors de la création d'une facture alors que cette période de facturation est Ouvert, la date « Du » remplit automatiquement le champ « Début de la période » sur la nouvelle facture.
    • À. Définissez la date de fin de la nouvelle période de facturation.
      Remarque
      Lors de la création d'une facture alors que cette période de facturation est Ouverte, la date « À » remplit automatiquement le champ « Fin de la période » sur la nouvelle facture.
    • Date d'échéance. Définir la date d'échéance des nouvelles factures pendant la nouvelle période de facturation.
      Remarques
      • Lors de la création d'une facture alors que cette période de facturation est Ouverte, la date du champ « Date d'échéance » renseigne le champ « Début de la période » de la nouvelle facture.
      • Une fois que la « Date d'échéance » est dépassée pour une période de facturation ouverte , sachez que :
        • Les contacts de facturation ne peuvent plus créer ni soumettre une facture. De plus, les contacts de facturation ne peuvent modifier une facture de sous-traitant que si un administrateur des factures la place au statut Ébauche ou Réviser et renvoyer . 
        • Seuls les administrateurs des factures conservent la possibilité de créer une facture de sous-traitant. 
  6. Cliquez sur Créer.
    Procore crée la nouvelle période de facturation et définit son statut sur Ouvert. Procore définit également automatiquement la période de facturation précédente sur Fermé.