Envoyer une « invitation à facturer » à un contact de facturation depuis l'outil Facturations proportionnelles

Objectif

Pour envoyer une « invitation à facturer" pour la période de facturation actuelle à un contact de facturation depuis l'outil Facturations proportionnelles. 

Contexte

Avant que vous ou un contact chargé de la facturation puissiez créer une nouvelle facture de sous-traitant, vous devez créer une période de facturation à l'aide de l'outil Facturation du projet. Ensuite, vous pouvez choisir parmi ces méthodes pour créer la facture :

• Pour inviter un contact de facturation à créer une nouvelle facture pour la période de facturation en cours
  Si vous choisissez cette méthode, suivez les étapes ci-dessous pour envoyer au contact de facturation une « invitation à facturer » par e-mail. L'envoi d'une « invitation à facturer » est une notification de courtoisie qui rappelle au contact de facturation de créer et de soumettre la nouvelle facture avant la « date d'échéance » spécifiée par la période de facturation. Pour créer la facture en tant que contact de facturation, voir Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation.
• Pour créer une nouvelle facture pour la période de facturation au nom du contact de facturation
  Si vous choisissez cette méthode, suivez les étapes décrites dans  Créer une facture de sous-traitant au nom d'un contact de facturation.

Éléments à prendre en compte

• Autorisations utilisateur requises :
  • Pour envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation, autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.

    Remarques

    • Les autorisations d'accès au dossier Facturation & Les outils de facturation proportionnelle sont régis par les autorisations définies dans l'outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux. Les noms d'outils Procore varient en fonction du dictionnaire de points de vue configurés dans Procore. Voir Quels noms et termes d'outils sont différents dans Procore pour les entrepreneurs généraux, les maîtres d'ouvrage et les entrepreneurs spécialisés ?
    • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact de facturation) employé par une entreprise qui travaille sur un projet géré dans Procore, votre capacité à effectuer les tâches relatives à la facturation est déterminée par le titulaire du compte de l'entreprise Procore. Le titulaire du compte peut choisir de vous mettre les paramètres suivants à disposition :
      • Un compte utilisateur Procore.
      • Des autorisations d'accès aux outils Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
      • L'appartenance à la liste « privée » d'un contrat ou d'un financement spécifique.
      • Qualification de « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.
• Informations supplémentaires :
  • Si vous ne souhaitez pas que le contrat de facturation crée des factures dans Procore, vous pouvez créer une facture de sous-traitant au nom d'un contact de facturation
  • Si vous voulez créer une facture pour annuler une retenue de garantie. Voir Créer une facture de sous-traitant pour l'annulation de la retenue de garantie.

Conditions préalables

• Ajoutez un contact de facturation à l'aide de l'un de ces outils Procore :
  • Engagements. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance. 
    OU
  • Facturations proportionnelles. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
• Créer des périodes de facturation manuelle ou  Créer des périodes de facturation automatique

Procédure

1. Accédez à l'outil du projet Facturations proportionnelles. 
2. Cliquez sur l'onglet sous-traitant .
3. Recherchez les bons de commande ou les contrats de sous-traitance pour lesquels vous souhaitez envoyer une invitation à facturer dans la liste.

   Remarques

   • Pour afficher uniquement les factures pour lesquelles une invitation à facturer n'a pas été envoyée, cliquez sur Ajouter un filtre. Choisissez ensuite « Statut de la facture » et cochez la case Non invité.
   • Si vous créez une une facture de sous-traitant pour annuler une retenue de garantie, vous n'avez pas besoin d'envoyer une « invitation à facturer ». Voir Créer une facture de sous-traitant pour l'annulation de la retenue de garantie.
4.  Cochez les cases correspondant aux contrats de la période de facturation en cours. 
   • Pour sélectionner toutes les factures, cochez la case en haut du tableau.
   • Si le bouton « Envoyer les invitations » est grisé, que vous n'êtes PAS autorisé à envoyer des invitations et qu'un ou plusieurs engagements sélectionnés ont le statut suivant :
     • Aucun contact de facturation. Vous devez d'abord assigner un contact de facturation à l'engagement. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
     • Des VDCS NON approuvés. La Ventilation des coûts du sous-traitant (VDCS) doit être dans l'état  « Approuvé ». Voir Activer ou désactiver l'onglet VDC du sous-traitant dans l'outil Engagements.
     • Si le pourcentage accompli du contrat d'engagement est de 100 %, vous ne pouvez pas envoyer d'invitation à facturer.

       Remarque

       Si la date d'aujourd'hui est postérieure à la « Date d'échéance » de la période de facturation, vous ne serez PAS autorisé à envoyer une invitation par e-mail.
5. Cliquez sur  Envoyer les invitations.
   
   Après l'envoi des invitations, les événements suivants se produisent :
   
   • Une bannière apparaît pour confirmer que l'invitation a bien été envoyée.
   • Le contrat est supprimé du total « Non invité » et déplacé vers le total « Invité ».

      Conseil

     Une fois que le contact de facturation a terminé l'étape suivante, le statut de la facture est mis à jour comme suit :

     • Si l'invitation à facturer est acceptée par le contact de facturation, le statut devient « Accepté ».
     • Si l'invitation à facturer est rejetée par le contact de facturation, le statut devient « Refusé ».

     Pour en savoir plus sur les statuts, consultez Quels sont les statuts par défaut des factures Procore ?

Étape suivante

• Accepter ou refuser une « invitation à facturer » en tant que contact de facturation

Voir aussi

• Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance
• Créer une facture de sous-traitant au nom d'un contact de facturation