Configurer les paramètres : Facturations proportionnelles

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Objectif

Configurer les paramètres avancés de l'outil Facturations proportionnelles du projet.

Contexte

Si votre équipe de projet prévoit d'utiliser l'outil Facturations proportionnelles de Procore, il est recommandé de configurer les paramètres de l'outil avant que votre équipe ne commence à créer des factures pour le projet. Les paramètres de facturation suivants sont contrôlés au niveau projet :

Période de facturation par défaut. Les paramètres de cette section vous permettent de définir la période de facturation par défaut pour l'outil Facturations proportionnelles. Lorsque vous renseignez ces informations, Procore remplit automatiquement les champs de date dans la fenêtre qui apparaît lorsque les utilisateurs cliquent sur le bouton + Créer une période de facturation.
E-mails. Les paramètres de cette section vous permettent d'ajouter le corps d'un message sortant à vos invitations et messages de rappel.
Autre. Les paramètres de cette section vous permettent d'inclure un pied de page sur vos factures, d'afficher ou de masquer les montants réclamés par les sous-traitants, ainsi que de spécifier si les sous-traitants sont autorisés à surfacturer.

Éléments à prendre en compte

Autorisations utilisateur requises :
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
  Remarques
  
  Les autorisations d'accès au dossier Facturation & Les outils de facturation proportionnelle sont régis par les autorisations définies dans l'outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux. Les noms d'outils Procore varient en fonction du dictionnaire de points de vue configurés dans Procore. Voir Quels noms et termes d'outils sont différents dans Procore pour les entrepreneurs généraux, les maîtres d'ouvrage et les entrepreneurs spécialisés ?
  
  Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact de facturation) employé par une entreprise qui travaille sur un projet géré dans Procore, votre capacité à effectuer les tâches relatives à la facturation est déterminée par le titulaire du compte de l'entreprise Procore. Le titulaire du compte peut choisir de vous mettre les paramètres suivants à disposition :
  
  Un compte utilisateur Procore.
  
  Des autorisations d'accès aux outils Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
  
  L'appartenance à la liste « privée » d'un contrat ou d'un financement spécifique.
  
  Qualification de « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.

Procédure

Accédez à l'outil du projet Facturations proportionnelles.
Cliquez sur l'icône Configurer les paramètres.
Sous Paramètres, les choix suivants sont disponibles :

Configurer la période de facturation par défaut

Dans la section Période de facturation par défaut, définissez la plage de dates et la date d'échéance par défaut que Procore utilisera lors de la création automatique de nouvelles périodes de facturation. Cliquez toujours sur le bouton Mettre à jour lorsque vos modifications sont prêtes à entrer en vigueur.

Date de début
Sélectionnez la date calendaire du mois du début de la période de facturation. Procore utilise ce paramètre pour :
- Remplir automatiquement la date Depuis lorsque vous créez une période de facturation manuelle. Consultez Créer des périodes de facturation manuelle. Les utilisateurs peuvent modifier cette date lors de la création d'une période de facturation.
- Remplir automatiquement la « date de début » lorsque Procore crée une période de facturation automatique. Consultez Créer des périodes de facturation automatique.
- Procore définit la « date de début » par défaut le « 1er du mois ». Vous pouvez modifier ce paramètre à la date de votre choix.
Date de fin
Sélectionnez la date calendaire du mois de la fin de la période de facturation. Procore utilise ce paramètre pour :
- Remplir automatiquement la date Jusqu'à dans une période de facturation manuelle. Consultez Créer des périodes de facturation manuelle. Les utilisateurs peuvent modifier cette date lors de la création d'une période de facturation.
- Remplir automatiquement la « date de début » lors de la création d'une période de facturation automatique. Consultez Créer des périodes de facturation automatique.
- Définir la « date de fin » par défaut au« 31 du mois ». Vous pouvez modifier ce paramètre à la date de votre choix.
Date d'échéance
Sélectionnez la date calendaire du mois qui indique la date à laquelle la facture doit être soumise à l'entreprise qui paie pour les travaux effectués mentionnée sur la facture. Procore utilise ce paramètre pour :
- Remplir automatiquement la « Date d'échéance » dans une période de facturation manuelle. Consultez Créer des périodes de facturation manuelle. Les utilisateurs peuvent modifier cette date lors de la création d'une période de facturation.
- Remplir automatiquement la « date d'échéance » dans une période de facturation automatique. Consultez Créer des périodes de facturation automatiques.
- Définir la date par défaut au 25 du mois.
  Important
  
  Une fois la « date d'échéance » passée, n'oubliez pas :
  - Un contact de facturation ne peut plus effectuer les étapes dans Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation.
  - Un contact de facturation ne peut modifier une facture qu'après l'expiration de la « date d'échéance », mais le statut de celle-ci doit être Ébauche ou Réviser et soumettre à nouveau.
  - Un administrateur des factures peut Créer une facture au nom d'un contact de facturation après la « date d'échéance ».

Configurer les options de l'e-mail de facturation

Dans la section E-mails, définissez les paramètres par défaut facultatifs pour les messages de notification par e-mail de l'outil Facturations proportionnelles. N'oubliez pas de cliquer sur le bouton Mettre à jour lorsque vos modifications sont prêtes à entrer en vigueur.

Facultatif : Message personnalisé d'invitation et de rappel
Saisissez un message dans cette zone. Ce texte sera inclus aussi bien dans les e-mails « d'invitation à facturer » que dans les e-mails de rappel automatique envoyés par Procore à vos contacts de facturation. Voir Envoyer une « invitation à facturer » à un contact de facturation.
Facultatif : Rappeler aux sous-traitants de facturer
Activez cette option pour envoyer un e-mail de rappel automatique à vos contacts de facturation. Elle est désactivée par défaut. Spécifiez ensuite la fréquence de ces e-mails en sélectionnant Tous les jours, Tous les 2 jours ou Tous les 3 jours dans la liste déroulante Fréquence. Une fois que la « date d'échéance » d'une facture est dépassée, Procore arrête automatiquement d'envoyer des messages de rappel.
Facultatif : Envoyer un récapitulatif des factures en révision
Activez cette option et sélectionnez Hebdomadaire dans la liste déroulante Fréquence pour envoyer un récapitulatif hebdomadaire tous les lundis. Par défaut, cette option est désactivée. Les factures correspondant à la période de facturation en cours sont incluses dans ce message récapitulatif lorsque leur statut est Ébauche, En révision ou Réviser et renvoyer. Les messages récapitulatifs sont envoyés aux personnes répertoriées dans la liste déroulante « Distribution de factures », qui se trouve dans la section Distributions par défaut de la page Configurer les paramètres dans l'outil Engagements. Consultez Configurer les paramètres avancés : Engagements.
Facultatif : Avertir les sous-traitants lorsque les factures sont approuvées
Activez cette option pour envoyer automatiquement un e-mail de notification à vos contacts de facturation lorsqu'un administrateur des factures définit le statut d'une facture sur Approuvé ou Approuvé avec note conditionnelle. Elle est désactivée par défaut. Consultez Réviser une facture de sous-traitant en tant qu'administrateur.

Configurer les paramètres « Autres »

Sous la section Autre, les choix ci-dessous sont disponibles. N'oubliez pas de cliquer sur le bouton Mettre à jour lorsque vos modifications sont prêtes à entrer en vigueur.

Facultatif : Texte du pied de page de la facture PDF du sous-traitant
Saisissez le texte que vous souhaitez voir apparaître dans le pied de page d'une facture PDF créée par un utilisateur disposant d'autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements. Voir Exporter une facture de sous-traitant. Ce champ permet notamment d'ajouter une déclaration de conformité aux réglementations locales.

Important
Le texte du pied de page de la facture PDF du sous-traitant s'affiche seulement si le PDF est généré par un utilisateur disposant d'autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet. Il n'apparaît sur aucun fichier PDF généré par un utilisateur disposant d'autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Engagements.
Facultatif : Afficher les montants réclamés par les sous-traitants. Si vous activez ce paramètre, un entrepreneur général pourra distinguer les montants réclamés par les sous-traitants des montants approuvés par l'entrepreneur général.

Remarque
En Australie et en Nouvelle-Zélande, l'activation du paramètre « Afficher les montants réclamés par les sous-traitants » permet également aux entreprises générales de créer un échéancier de paiement PDF en réponse à la facture. Voir Réviser une facture de sous-traitant en tant qu'Admin. Pour créer un échéancier de paiement, voir Créer un échéancier de paiement.
- Montant total réclamé
  Ce montant reflète la colonne « Montant proposé » dans l'onglet Détails de la facture. Cette valeur exclut la retenue de garantie.
- Montant total approuvé
  Ce montant correspond à la somme des valeurs « Travaux terminés cette période » et « Matériaux actuellement entreposés » de l'onglet « Détail » de la facture. En outre, elle exclut la retenue de garantie.
  - Montants réclamés et approuvés ligne par ligne dans le tableau détaillé.
  - Commentaire global pour la facture.
- Raisons de la différence
  Ce tableau comprend des commentaires sur des postes individuels pour lesquels il existait une différence entre les montants réclamés et approuvés. Pour plus d'informations sur l'ajout de commentaires, voir Réviser une facture de sous-traitant en tant qu'Admin.
Permettre aux sous-traitants de surfacturer. Activez cette option pour permettre à un contact de facturation de soumettre une facture à plus de 100 %. Ceci est inclus dans le PDF.

En version bêta

Note aux clients participant au programme bêta de l'outil Flux de travail au niveau Entreprise. Le paramètre suivant est disponible uniquement pour les participants au programme. Pour en savoir plus, voir (Bêta) Flux de travail.

Configurer les paramètres du flux de travail du sous-traitant

Dans la section Paramètres du flux de travail du sous-traitant, Procore répertorie tous les flux de travail qui pourraient être déclenchés pour les bons de commande ou les contrats de sous-traitance de votre projet. Vous devez également disposer des autorisations utilisateur appropriées sur l'outil Flux de travail.

Pour affecter les utilisateurs du projet Procore qui sont responsables de l'accomplissement des tâches assignées à des rôles spécifiques dans votre flux de travail :

Localisez le flux de travail à mettre à jour dans le tableau « Paramètres du flux de travail du sous-traitant ».
Cliquez sur le bouton Configurer pour ouvrir le flux de travail dans l'outil Flux de travail au niveau Entreprise.
- Affecter le gestionnaire de flux de travail. Sélectionnez l'utilisateur du projet qui est affecté à ce rôle dans la liste déroulante en haut de la page.
- Attribuer un groupe de distribution. Sélectionnez un groupe de distribution dans cette liste. Ces utilisateurs sont les personnes qui recevront des e-mails de notification de Procore lorsque des actions sont déclenchées par les étapes de votre flux de travail.
  Note : La section « Paramètres du flux de travail du sous-traitant » n'est visible et disponible que si vous avez activé l'outil Flux de travail pour travailler avec des factures de sous-traitant. Pour en savoir plus, consultez la section Configurer les paramètres avancés : flux de travail.
Cliquez sur Enregistrer dans l'outil Flux de travail. Un message VERT indiquant « Les paramètres du flux de travail ont été mis à jour avec succès » confirme vos nouveaux paramètres. Le nom du « gestionnaire d'éléments par défaut » et la « liste de distribution par défaut » que vous avez sélectionnés apparaissent dans le poste du flux de travail.

Cliquez sur Enregistrer dans la page Configurer les paramètres de l'outil Facturations proportionnelles.

Étape suivante

Créer des périodes de facturation manuelle ou Créer des périodes de facturation automatique