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Procore

Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance à partir de l'outil Facturations proportionnelles

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Phase de lancement : nouvel affichage des Admins et des collaborateurs pour les factures des sous-traitants
Le 23 mars 2022, l'expérience de facturation des sous-traitants modernisée a été activée dans tous les projets Procore utilisant les outils de gestion des factures de Procore. Pour vous donner le temps de prévisualiser les modifications de conception, Procore offre aux utilisateurs la possibilité de basculer entre l'expérience modernisée et héritée jusqu'en septembre 2023. Après septembre 2023, la possibilité de quitter la nouvelle expérience sera supprimée et l'ancienne expérience ne sera plus disponible dans Procore. Pour en savoir plus, voir Gestion financière : nouvelles vues Admin et collaborateur pour la facturation des sous-traitants.
Version limitée
flag-us.png flag-canada.png L'outil Facturation progressive n'est disponible que pour les clients de Procore aux États-Unis et au Canada qui ont implémenté le dictionnaire de points de vue Procore for Specialty Contractors. Pour en savoir plus, voir (version limitée) Options du dictionnaire de points de vue des maîtres d'ouvrage et entrepreneurs spécialisés. 

Objectif

Ajouter un contact de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous- traitance dans un projet Procore.

Contexte

Lors de la création d'un bon de commande ou d'un contrat de sous-traitance, vous pouvez ajouter un ou plusieurs contact(s) de facturation en suivant la procédure ci-dessous.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
      Remarques
      • Les autorisations d'accès aux outils Facturation et Facturation proportionnelle sont régies par les autorisations définies sur l'outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux. Les noms des outils Procore varient en fonction de la langue ou du dictionnaire de point de vue configuré dans Procore. Consultez « Quels sont les dictionnaires et les langues disponibles dans l'application Web de Procore ? »
      • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact de facturation) employé par une entreprise qui travaille sur un projet géré dans Procore, votre capacité à effectuer les tâches relatives à la facturation est déterminée par le titulaire du compte de l'entreprise Procore. Le titulaire du compte peut choisir de vous mettre les paramètres suivants à disposition :
        • Un compte utilisateur Procore.
        • Des autorisations d'accès aux outils Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
        • L'appartenance à la liste « privée » d'un contrat ou d'un financement spécifique.
        • Qualification de « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.
  • Informations supplémentaires :

Conditions préalables

  • Ajoutez le compte utilisateur du contact de facturation à l'annuaire du projet. Voir Ajouter un compte utilisateur à l'annuaire du projet.
    Remarques
    • Lors de l'ajout ou de la mise à jour du compte utilisateur du contact de facturation dans l'annuaire de l'entreprise, vérifiez les points suivants :
      • Le compte utilisateur dans l'outil Annuaire au niveau entreprise est défini sur Actif.
      • L'adresse e-mail saisie pour le compte utilisateur est valide.
      • Le paramètre « Envoyer ces messages utilisateur » dans le compte utilisateur doit être activé en sélectionnant l'option Par e-mail dans la liste déroulante.  
    • Lors de l'ajout ou de la mise à jour des « Coordonnées » dans l'onglet « Général » de la fiche de l'annuaire de l'entreprise, l'utilisateur doit être répertorié dans l'onglet « Utilisateurs » pour apparaître en tant que sélection dans la liste déroulante « Contacts de facturation » de l'outil Annuaire de l'entreprise liste.
    • Les utilisateurs que vous désignez comme « Contacts de facturation » dans l'annuaire de l'entreprise sont alors disponibles dans la liste déroulante « Contacts de facturation » sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance.
  • Activez le paramètre « Notifier les sous-traitants lorsque les factures sont approuvées » dans l'outil Engagements. Voir Configurer les paramètres : Engagements.
  • Suivez la procédure décrite dans Créer un bon de commande ou Créer un contrat de sous-traitance.

Procédure

  1. Accédez à l'outil du projet Facturations proportionnelles.
  2. Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
  3. Localisez la facture avec laquelle vous voulez travailler dans la liste. Ensuite, cliquez sur son lien Contrat pour ouvrir le contact d'engagement. 
    inv-subcontractor-contract-link.png
  4. Cliquez sur Modifier.
  5. Sous « Informations générales », procédez comme suit :
    inv-sc-gen-info-invoice-contacts.png
    • Assurez-vous que la bonne entreprise est sélectionnée dans la liste déroulante Entreprise sous-traitante.
    • Sélectionnez une ou plusieurs personnes dans la liste déroulante Contacts de facturation. Les utilisateurs que vous sélectionnez ici sont automatiquement ajoutés au menu déroulant « Privé(e) ».
      Remarques

      Pour sélectionner un contact de facturation dans la liste « Contacts de facturation », ce qui suit doit être vrai :

  6. Cliquez sur Enregistrer.
     Conseils

    Quand Procore envoie-t-il des notifications par e-mail aux contacts de facturation ? Un contact de facturation reçoit une notification par e-mail de Procore lorsque :

    • Le statut d'une facture est mis à jour sur Réviser et renvoyer.
    • Le statut de la ventilation des coûts du sous-traitant sur une facture en aval est mis à jour sur Réviser et renvoyer.
    • Un utilisateur disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet effectue les actions suivantes :
      • Il clique sur le bouton Créer et envoyer par e-mail ou Enregistrer et envoyer par e-mail dans l'onglet Général d'un bon de commande ou du contrat de sous-traitance. 
      • Il envoie une « Invitation à facturer » au contact de facturation.
        Remarque : Procore n'envoie PAS de notifications par e-mail aux contacts de facturation lorsque :
        • Un administrateur des factures crée ou met à jour une ventilation des coûts du sous-traitant sur une facture en aval pour le compte d'un contact de facturation.
        • Un administrateur des factures modifie le statut d'une ventilation des coûts du sous-traitant sur une facture en aval Approuvé, Ébauche, ou En révision.

    Quand Procore envoie-t-elle des notifications par e-mail aux membres de la liste de distribution d'une facture ? Les membres ajoutés à la liste de distribution d'une facture reçoivent une notification par e-mail sur une facture en aval lorsque :

    • Un contact de facturation soumet une ventilation des coûts du sous-traitant.
    • Un contact de facturation modifie et envoie à nouveau une ventilation des coûts du sous-traitant.
    • Un administrateur des factures modifie le statut de la ventilation des coûts du sous-traitant, qui passe de n'importe quel statut à « En révision ».