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Procore

(Bêta) Réviser une facture de sous-traitant en tant qu'administrateur à partir de l'outil Facturations proportionnelles

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Remarque
Si vous disposez de la version généralement disponible des factures de sous-traitant, suivez les étapes de Réviser une facture de sous-traitant en tant qu'administrateur au lieu de celles ci-dessous.
Version limitée
flag-us.png flag-canada.png L'outil Facturation progressive n'est disponible que pour les clients de Procore aux États-Unis et au Canada qui ont implémenté le dictionnaire de points de vue Procore for Specialty Contractors. Pour en savoir plus, voir (version limitée) Options du dictionnaire de points de vue des maîtres d'ouvrage et entrepreneurs spécialisés. 

Objectif

Pour approuver ou rejeter les postes d'une facture descendante en tant qu'administrateur des factures.

Contexte

Si vous êtes administrateur de factures pour votre projet, il est important de vous assurer que les factures soumises par vos collaborateurs en aval sont exactes. Pour ce faire, Procore vous offre la possibilité d'approuver ou de rejeter des postes individuels sur la fiche Ventilation des coûts d'une facture. Pour approuver ou rejeter des postes, votre compte utilisateur Procore doit disposer des autorisations utilisateur requises détaillées ci-dessous. Une fois que vous avez obtenu les autorisations appropriées, vous pouvez suivre la procédure ci-dessous pour réviser les factures soumises à votre équipe pour paiement. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour réviser une facture de sous-traitant en tant qu'administrateur à partir de l'outil Facturation, autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
      Remarques
      • Les autorisations d'accès aux outils Facturation et Facturation proportionnelle sont régies par les autorisations définies sur l'outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux. Les noms des outils Procore varient en fonction de la langue ou du dictionnaire de point de vue configuré dans Procore. Consultez « Quels sont les dictionnaires et les langues disponibles dans l'application Web de Procore ? »
      • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact de facturation) employé par une entreprise qui travaille sur un projet géré dans Procore, votre capacité à effectuer les tâches relatives à la facturation est déterminée par le titulaire du compte de l'entreprise Procore. Le titulaire du compte peut choisir de vous mettre les paramètres suivants à disposition :
        • Un compte utilisateur Procore.
        • Des autorisations d'accès aux outils Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
        • L'appartenance à la liste « privée » d'un contrat ou d'un financement spécifique.
        • Qualification de « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.
  • Informations supplémentaires :
    • Les administrateurs des factures peuvent examiner les postes de n'importe quelle facture et ne sont PAS limités à l'examen de la facture la plus récente. Toutefois, il est important de garder à l'esprit que le rejet d'un poste ne modifiera PAS la valeur de la facture. 
    • Pour en savoir plus sur la révision d'une facture de projet à l'aide de l'outil Engagements du projet, consultez Réviser les factures de sous-traitant en tant qu'administrateur.

Procédure

  1. Accédez à l'outil du projet Facturations proportionnelles. 
  2. Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
  3. Localisez la facture à examiner. Cliquez ensuite sur son lien n° de facture. 
  4. Faites défiler jusqu'à la fiche Ventilation des coûts . 
  5. Cliquez sur le bouton Modifier sur la carte. 
  6. Dans la colonne Approbation du poste , approuvez ou rejetez chaque poste de la facture comme suit :
    Remarques

    Lorsque vous examinez chaque poste, gardez à l'esprit :

    • Les administrateurs des factures peuvent examiner les postes de n'importe quelle facture et ne sont PAS limités à l'examen de la facture la plus récente. Toutefois, il est important de garder à l'esprit que le rejet d'un poste ne modifiera PAS la valeur de la facture. 
    • Si vous avez activé l'option Activer les montants proposés par le sous-traitant dans les paramètres de l'engagement, la colonne « Montant proposé » apparaît. Pour en savoir plus, voir Créer un échéancier de paiement .
    • La colonne « Montant proposé » peut refléter ce qu'un contact de facturation a soumis, un utilisateur disposant d'autorisations de niveau « Admin » peut ajuster séparément les colonnes « Travaux terminés cette période » et « Matériaux actuellement stockés » pour définir les montants appropriés.
    • Pour en savoir plus sur la ventilation des coûts dans une facture de sous-traitant, voir Créer une facture au nom d'un contact de facturation .
    • Pour approuver un poste , cliquez sur la coche GRISE pour l'approuver. Une coche VERTE indique que vous avez approuvé le poste.
      sub-invoice-sov-line-item-approval-green-checkmark.png
    • Pour rejeter un poste :
      sub-invoice-sov-line-item-reject-reason.png
      1. Cliquez sur le « x » GRIS pour le rejeter. Un « x » ROUGE indique que vous avez rejeté le poste. 
        Ceci ouvre la boîte de dialogue Motif (facultatif). 
      2. Saisissez un motif dans la case Motif (facultatif).
      3. Cliquez sur Ajouter.
         Important
        • Les commentaires saisis dans la case « Motif(facultatif)» ne sont PAS inclus dans l'e-mail automatique envoyé au contact de facturation.Cependant,vous pouvez exporter un PDF qui inclut un tableau« Motifs de la différence »qui affiche les commentaires tels qu'ils ont été saisis.Consultez Exporter une facture de sous-traitant.
  7. Cliquez sur Enregistrer.
  8. Faites défiler jusqu'à la carte Informations générales .
  9. Cliquez sur le bouton Modifier.
  10. Modifiez le statut de la facture si nécessaire :
    • Si vous rejetez l'un des postes, Procore recommande de définir le statut de la facture sur « Réviser et renvoyer ». 
    • Si vous avez approuvé tous les postes, Procore recommande de définir le statut sur « Approuvé », « Approuvé comme noté » ou « En attente d'approbation du maître d'ouvrage » (selon votre situation).