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Procore

(Beta) Créer des contrats clients

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 En version bêta
Ce contenu est destiné aux participants au programme bêta Finances : Expérience modernisée pour les contrats principaux. 
Version limitée
flag-us.png  L'outil Contrats clients est disponible en version limitée pour les clients Procore aux États-Unis qui ont implémenté le dictionnaire de point de vue Procore pour les entreprises spécialisées. Pour en savoir plus, voir Quels noms et termes d'outils sont différents dans Procore pour les entrepreneurs généraux, les maîtres d'ouvrage et les entrepreneurs spécialisés ?

Objectif

Créer un contrat principal unique ou plusieurs contrats clients pour un projet Procore. 

Contexte

Un contrat client est un accord formel et légal entre une EG de projet de construction et un sous-traitant. Dans cette relation, l'EG est généralement l'autorité contractante qui initie l'accord, possède les droits de développer une propriété et finance le projet. Le sous-traitant (également appelé le sous-traitant client, sous-traitant principal ou sous-traitant général) est embauché par le l'EG du projet et accepte la responsabilité de l'achèvement du projet de construction. Le sous-traitant conclut également d'autres accords avec différents sous-traitants, appelés engagements dans Procore, afin de mener à bien les travaux du projet.

Si votre entreprise a acheté Procore pour gérer vos projets de construction, vous pouvez créer un (1) ou plusieurs contrats clients pour chaque nouveau projet de construction.

Exemples

Quand créer un contrat client unique

La plupart des clients Procore qui gèrent leurs projets de construction dans Procore créent un seul contrat client pour un seul projet de construction. Si vous êtes une entreprise générale, la création d'un seul contrat client est le moyen le plus simple de gérer un projet de construction lorsqu'il a une seule EG et une seule source de financement.

Quand créer des contrats clients multiples

Si un projet a plusieurs EG, plusieurs sources de financement et/ou plusieurs méthodes de livraison de projet, vous pouvez également choisir de créer des contrats clients multiples pour un même projet. Si vous choisissez de créer des contrats clients multiples dans un seul projet Procore, il existe certaines limitations. Pour plus de détails, voir Y a-t-il des limitations du système lorsque les projets ont des contrats clients multiples ? Les raisons du choix de créer des contrats clients multiples incluent :

  • Sources de financement multiples. Un projet peut disposer de plusieurs EG ; chacune fournit un montant pour le financement du projet. Par exemple, une personne, une entreprise, une autorité publique, ou une combinaison de tous ces exemples. Voir « Configurer les paramètres : Contrats clients ».
  • Plusieurs étapes. Un projet peut être découpé en étapes. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de contrats clients distincts pour la préconstruction, le cours de la construction et l'entretien/la maintenance.
  • Plusieurs phases. Un projet peut être divisé en phases. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de contrats clients distincts pour les fondations, la plomberie, le CVC, etc.

Après avoir créé un contrat client, vous pouvez ensuite mettre à jour sa ventilation des coûts (VDC). Pour plus de détails, voir Mettre à jour la ventilation des coûts sur un Contrat client.

 Conseil

La VDC du contrat client de votre projet est-elle similaire aux postes du budget de votre projet ? Si oui, Procore recommande de créer le budget du projet avant le contrat client. Cela vous permet d'utiliser les fonctions d'importation de l'outil Contrats clients pour mettre rapidement à jour la ventilation des coûts sur un contrat client, ce qui élimine la saisie répétitive des données.

Éléments à prendre en compte

Conditions préalables

Procédure

Dans Procore, vous avez la possibilité de créer un seul contrat client ou plusieurs contrats clients comme décrit ci-dessous :

Créer un contrat client unique

  1. Accédez à l'outil Contrats clients du projet.
  2. Choisissez parmi ces options :
    • S'il s'agit du premier contrat du projet, cliquez sur Créer un contrat client sur la page « Créer un contrat client pour démarrer ». 
      OU
    • Si vous avez déjà créé au moins un (1) contrat client, cliquez sur Créer en haut à droite de la page.
      create-a-single-prime-contract.png
  3. Continuez avec les étapes suivantes :

Ajouter les informations de base du contrat

Mettez à jour les informations de base du contrat comme suit :

create-prime-contract-basic.png

Remarques
  • Il n'y a pas de champs obligatoires lors de l'ajout des informations de base du contrat.
  • Si vous cliquez sur le bouton Créer sans avoir terminé la saisie des données, Procore enregistre le contrat client, vous inscrit comme créateur et passe automatiquement son statut sur Ébauche.
  • Numéroter
    Pour numéroter votre ou vos contrats, choisissez parmi ces options :
    • Si vous numérotez vos contrats en utilisant un système de numérotation séquentielle, vous pouvez saisir n'importe quelle combinaison de caractères alphanumériques dans cette case. Pour les contrats suivants, Procore applique automatiquement une numérotation consécutive par ordre croissant.
      Exemple

      Les exemples ci-dessous vous montrent comment fonctionne la numérotation consécutive par ordre croissant de Procore :

      • Si le contrat précédent était 1, les contrats suivants seront 2, 3, et ainsi de suite.
      • Si le contrat précédent était PC-0001, les contrats suivants seront PC-0002, PC-0003, et ainsi de suite.
      • Si le contrat précédent était DCA00010-12-G-0001, les contrats suivants seront DCA00010-12-G-0002, DCA00010-12-G-0003, et ainsi de suite.
    • Si vous ne numérotez PAS vos contrats en utilisant la numérotation séquentielle, vous pouvez saisir manuellement un numéro unique pour chaque contrat client. Pour ce faire, écrasez l'entrée existante dans la case Numéroter. Les numéros de contrat dupliqués ne sont PAS autorisés.
  • Entreprise sous-traitante
    Sélectionnez le nom d'entreprise de l'entreprise générale du projet ou de son client dans la liste déroulante. Il s'agit de l'entreprise à laquelle appartient le projet de construction ou du client qui a engagé votre entreprise pour superviser les travaux du projet. Pour que l'option apparaisse dans la liste, voir « Ajouter une entreprise à l'annuaire du projet ».
  • Titre
    Saisissez un nom descriptif pour le contrat.

Mettre à jour les informations générales sur le contrat client

Mettez à jour le contrat avec des informations plus générales :

create-prime-contract-general-information.png

  • Statut
    Procore attribue automatiquement aux contrats le statut d'ébauche. Pour sélectionner un autre statut, choisissez l'une des étiquettes de statut dans la liste déroulante. Les options comprennent Ébauche, Envoyé pour appel d'offres, Envoyé pour signature, Approuvé, Terminé, ou Résilié.
    Remarque
    Pour créer des ordres de changement au contrat client (OCCC) et des factures EG, le statut de votre contrat client doit être défini sur Approuvé ou Terminé.
  • Exécuté
    Cochez cette case si le contrat a été entièrement exécuté. Un contrat entièrement exécuté est un accord juridiquement valable qui a été signé par les représentants autorisés de chaque partie.
  • Retenue de garantie par défaut
    Saisissez un nombre qui représentera le pourcentage servant de retenue de garantie sur les postes de la ventilation des coûts du contrat. Par exemple, si vous prévoyez de retenir dix (10) pour cent de la valeur de l'article, saisissez 10 %.
  • Sous-traitant
    Sélectionnez le sous-traitant dans la liste déroulante éponyme. Il s'agit de l'entreprise que votre équipe a engagée pour effectuer le travail. Pour que l'option apparaisse dans la liste, voir « Ajouter une entreprise à l'annuaire du projet ».
  • Architecte/ingénieur
    Sélectionnez l'architecte ou l'ingénieur responsable du projet dans cette liste déroulante. Pour que l'option apparaisse dans la liste, l'entreprise doit être enregistrée dans l'annuaire du projet.
  • Description
    Entrez une description plus détaillée du contrat client. Vous pouvez appliquer les options de la barre d'outils de formatage à votre texte.

Mettre à jour l'accès au contrat pour le contrat client

Par défaut, les contrats clients sont visibles pour tous les utilisateurs ayant des autorisations de niveau « Lecture seule » ou plus sur l'outil Contrats clients du projet. Pour modifier les autorisations d'accès, procédez comme suit sur la carte « Accès au contrat » :

  1. Facultatif : Déplacez le curseur Limiter la visibilité de ce contrat aux seuls administrateurs du projet et sélectionner les utilisateurs non-admin vers la gauche ou la droite pour activer ou désactiver la restriction. Par défaut, Procore active ce paramètre.
    Remarques
    • Le curseur est BLEU lorsque les restrictions sont activées.
    • Le curseur est GRIS lorsque les restrictions sont désactivées.
  2. Facultatif : Pour permettre aux utilisateurs disposant des autorisation de niveau « Lecture seule » ou « Standard » sur l'outil Contrats clients du projet d'accéder au contrat, sélectionnez le nom de la personne dans la liste déroulante Accès pour les utilisateurs non-admin. Pour que l'option apparaisse dans la liste, l'utilisateur doit disposer d'un profil dans l'annuaire du projet.

    create-prime-contract-contract-access.png
     
  3. Facultatif : Pour permettre aux utilisateurs de la liste « Accès pour les utilisateurs non-admin » d'afficher la ventilation des coûts, cochez la case Autoriser ces utilisateurs non administrateurs à afficher les éléments de la ventilation des coûts..

Mettre à jour les dates de contrat pour le contrat client

Pour mettre à jour le contrat client avec les dates importantes, procédez comme suit :

prime-contract-contract-dates.png

Remarque
L'administrateur Procore de votre entreprise gère les dates qui apparaissent dans la section « Dates du contrat » à l'aide de la fonctionnalité des ensembles de champs configurables. Pour plus de détails, voir « Quels champs de l'outil Contrats clients peuvent être configurés comme obligatoires, optionnels ou masqués ? »
  • Date de début
    Sélectionnez la date officielle de début du projet de construction.
  • Date d'achèvement approximative
    Sélectionnez la date d'achèvement approximative du projet de construction dans le contrôle du calendrier.
  • Date d'achèvement substantiel
    Sélectionnez la date d'achèvement substantiel du projet de construction dans les paramètres du calendrier.
     Conseil
    Si le champ « Date d'achèvement substantielle » est disponible sur votre projet, gardez à l'esprit que Procore met automatiquement à jour la « Date d'achèvement substantielle » pour qu'elle corresponde à la « Date d'achèvement substantielle révisée » de chaque ordre de changement au contrat client (OCCC) lorsque chaque ordre de changement est « Approuvé »
  • Date d'achèvement réelle
    Sélectionnez la date d'achèvement réelle du projet de construction .
  • Date du contrat
    Sélectionnez la date du contrat dans les paramètres du calendrier.
  • Date de réception du contrat signé
    Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date de réception du contrat signé représente la date à laquelle le contrat exécuté a été reçu.
  • Date d'exécution
    Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date d'exécution représente la date à laquelle l'accord a été signé par les représentants autorisés de toutes les parties contractantes. 
  • Date d'émission
    Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date d'émission représente la date à laquelle l'accord contractuel a été délivré aux deux parties.
  • Date de retour
    Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date de retour représente la date à laquelle le contrat a été retourné.
  • Date de la lettre d'intention
    Sélectionnez la date de la lettre d'intention (LI) dans le contrôle du calendrier.
  • Date de la lettre d'approbation
    Sélectionnez la date de la lettre d'approbation (LA) dans le contrôle du calendrier.
  • Date de résiliation du contrat
    Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date de résiliation de contrat est la date, indiquée dans le contrat principal, où toutes les parties ont satisfait à toutes les obligations et conditions contractuelles.
  • Date de livraison
    Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. 

Ajouter des inclusions et des exclusions au contrat client

Les inclusions et exclusions du contrat varient d'un projet à l'autre. Toutefois, il est question de définir exactement ce qui est inclus et NON inclus dans le prix et la portée des travaux du contrat. Pour mettre à jour la carte « Inclusions et exclusions » du contrat, suivez ces étapes :
create-prime-contract-inclusions-exclusions.png

  • Inclusions
    Ajoutez les inclusions du contrat dans cette case. Vous pouvez appliquer les options de la barre d'outils de formatage à votre texte. 
  • Exclusions
    Ajoutez les exclusions du contrat dans cette case. Vous pouvez appliquer des options de la barre d'outils de formatage à votre texte. 

Définir la méthode comptable pour le contrat client

La première étape de la mise à jour d'une ventilation des coûts consiste à définir la méthode comptable pour le contrat. La méthode que vous choisissez s'applique également à tous les ordres de changement et/ou factures pour ce contrat. La méthode comptable ne peut être modifiée qu'AVANT d'ajouter des postes à une VDC. Procore ne permet PAS de modifier la méthode comptable d'un contrat après l'ajout de postes. 

 Conseil
Quelle est la différence entre le contrat basé sur le montant et le contrat basé sur les unités/quantités ? Pour plus de détails, voir Comment puis-je définir la méthode comptable pour un contrat ou un financement ?
  • Pour modifier la méthode comptable en Unités/quantités, cliquez sur le bouton Changer pour Unités/quantités. 
  • Pour revenir à la méthode comptable basée sur les montants, cliquez sur le bouton Changer pour Basé sur les montants. 

Mettre à jour la ventilation des coûts du contrat client

Par défaut, vous pouvez saisir des postes sur la VDC du contrat à tout moment, tant que le statut du contrat n'est PAS « Approuvé ».

Remarque
Votre équipe de projet peut choisir d'activer un paramètre de contrat, lequel permet aux utilisateurs disposant des autorisations pour modifier la VDC d'apporter des changements à la VDC à tout moment. Pour en savoir plus sur ce paramètre, voir Qu'est-ce que le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable ? »
Ajout de postes dans la ventilation des coûts du contrat client

Pour ajouter manuellement des postes à la VDC du contrat client :

  1. Choisissez parmi ces options :
    • Si la VDC est vide, cliquez sur Ajouter une ligne sous « Vous n'avez pas encore de postes ». 
      OU
    • Si vous avez des postes existants, cliquez sur Ajouter une ligne. 
      Procore crée de nouveaux postes en commençant par le numéro « 1 ». Les lignes suivantes sont créées dans l'ordre numérique. 
  2. Attribuez un code budgétaire pour le nouveau poste. Ces options s'offrent à vous :
    • Pour attribuer au poste un code budgétaire existant, commencez par saisir un code dans la case Rechercher et sélectionnez le code correspondant dans la liste. 
      OU
    • Pour créer un nouveau code budgétaire pour le poste, cliquez sur le bouton Créer un code budgétaire. Ensuite, sélectionnez les éléments de segment pertinents dans la ou les listes déroulantes de manière à correspondre aux exigences du schéma de code budgétaire de votre projet. Enfin, cliquez sur Créer.
  3. Selon la méthode comptable utilisée, suivez les étapes adaptées pour ajouter un poste :
    • Pour un contrat basé sur le montant : 
      Une VDC basée sur le montant requiert la saisie de ces données :
      • Code budgétaire
        Sélectionnez un code budgétaire ou cliquez sur Créer un code budgétaire. Voir « Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SDP de Procore ? »
      • Description
        Saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez :  Frais de service mensuels
      • Montant
        Saisissez le montant total du poste.
      • Facturé à ce jour
        À l'avenir, lorsque vous créerez des factures, cette colonne indiquera automatiquement le montant déjà facturé à ce jour. 
      • Montant restant
        À l'avenir, lorsque vous créerez des factures, cette colonne indiquera automatiquement le montant qui n'a PAS encore été facturé à ce jour.
    • Pour un contrat basé sur les unités/quantités :
      Une VDC basée sur les unités/quantités requiert la saisie de ces données : 
      • Code budgétaire
        Sélectionnez un code budgétaire ou cliquez sur Créer un code budgétaire. Voir « Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SDP de Procore ? »
      • Description
        Saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez :  Frais de service mensuels
      • Qté
        Saisissez le nombre d'unités.
      • UdM
        Sélectionnez l'unité de mesure (UdM) dans la liste. Voir « Quelles unités de mesure figurent sur la liste principale de Procore ? » et « Ajouter une unité de mesure à la liste principale des unités de mesure ».
      • Coût unitaire
        Entrez le coût unitaire dans cette case. Vous remarquerez que la valeur de cette colonne contient quatre (4) points décimaux (par exemple, 0,0000 $) pour vous permettre de saisir la valeur spécifique requise pour calculer une tarification précise.
        Exemple
        Si vous achetez 50 000 unités pour 1 006 625,00 $, vous devez saisir un prix unitaire de 20,1325 $.
      • Montant
        Le système calcule automatiquement le sous-total, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire.
      • Facturé à ce jour
        À l'avenir, lorsque vous créerez des factures, cette colonne indiquera automatiquement le montant déjà facturé à ce jour. 
      • Montant restant
        À l'avenir, lorsque vous créerez des factures, cette colonne indiquera automatiquement le montant qui n'a PAS encore été facturé à ce jour.
  4. Facultatif : Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter autant de postes que nécessaire. 
  5. Cliquez sur Enregistrer. 
    Procore enregistre les postes sur la VDC du contrat. 
Importation de postes dans la ventilation des coûts du contrat client à partir d'un fichier CSV
  1. Dans la carte « Ventilation des coûts », cliquez sur le bouton Importer une VDC depuis un fichier CSV. 
    import-sov-from-csv.png
  2. Cliquez sur le bouton Télécharger le modèle CSV et choisissez l'une de ces options :
    • Modèle vierge. Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle vierge. 
      OU
    • Modèle avec des postes existants. Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle qui inclut toutes les données des postes existants du budget de votre projet. 
      Remarque
      • Procore télécharge un fichier modèle au format CSV à l'emplacement de téléchargement de fichiers de votre navigateur Web.
      • Le nom du fichier est : Modèle de la VDC du contrat client.csv
  3. Ouvrez le modèle que vous avez téléchargé sur votre ordinateur. 
  4. Saisissez les données que vous souhaitez charger directement dans le modèle. 
     Important
    Ne PAS modifier ou réorganiser les en-têtes de colonne dans le fichier modèle. 
  5. Après avoir saisi les données relatives aux postes, veillez à enregistrer les mises à jour de votre fichier au format « Comma Separated Values » (Valeurs séparées par des virgules). 
  6. Rendez-vous à nouveau sur Procore. Dans la section « Fichier CSV », choisissez l'une de ces options :
    • Cliquez sur Charger un fichier. 
      OU
    • Effectuez un glissé-déposé pour déplacer le modèle que vous venez de mettre à jour dans la section « Fichier CSV ». 
  7. Choisissez l'une de ces options :
    • Ajouter des postes supplémentaires. Choisissez cette option si vous souhaitez créer de nouveaux postes en utilisant les données de votre modèle.
      OU
    • Remplacer les postes existants. Choisissez cette option si vous souhaitez effacer tous les postes existants du contrat client et les remplacer par les données de votre modèle. 
  8. Cliquez sur Importer.

Joindre des fichiers au contrat client

Pour ajouter des pièces jointes à un contrat client :

  1. Sur la carte « Pièces jointes », cliquez sur Modifier.
  2. Cliquez sur Joindre des fichiers. 
  3. Dans la boîte de dialogue « Joindre des fichiers », mettez en surbrillance l'emplacement où sont stockés les fichiers à charger. Les options suivantes s'offrent à vous :
    • Mon ordinateur. Cliquez sur Charger des fichiers pour ouvrir l'explorateur de votre ordinateur. Sélectionnez les fichiers à charger et cliquez sur Ouvrir. 
    • Photos. Si l'outil Photos est actif sur le projet, choisissez l'emplacement dans la liste Sélectionner un album, puis recherchez le ou les fichiers à charger. 
    • Plans. Si l'outil Plans est actif sur le projet, choisissez le secteur dans la liste Sélectionner le secteur, puis recherchez le ou les fichiers à charger. 
    • Formulaires. Si l'outil Formulaires est actif sur le projet, choisissez le modèle dans la liste Sélectionner le modèle, puis recherchez le ou les fichiers à charger. 
    • Documents. Si l'outil Documents est actif sur le projet, rendez-vous sur le dossier où le ou les fichiers à charger sont stockés, puis mettez-les en surbrillance. 
  4. Cliquez sur Joindre. 

    create-prime-contract-attach-files.png

    Un indicateur de progression vous indique le statut d'avancement du chargement. 
  5. Cliquez sur l'icône (X) Fermer de la boîte de dialogue Joindre des fichiers.  

Créer plusieurs contrats clients

Répétez les étapes de la section Créer un contrat client unique ci-dessus pour chaque nouveau contrat client.

Mise en garde
Il existe quelques limitations importantes à connaître avant que vos équipes ne commencent à créer plusieurs contrats clients sur un projet Procore. Pour plus de détails, nous vous conseillons de consulter « Existe-t-il des limitations au système lorsque les projets comportent plusieurs contrats clients ? ».