Créer un planning de paiement

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Remarque

La fonction Calendrier de paiement est conçue pour les utilisateurs de Procore en Australie et en Nouvelle-Zélande afin de satisfaire à l'exigence légale de fournir aux demandeurs un calendrier de paiement. Cependant, cette fonctionnalité est disponible pour tous les utilisateurs de la gestion des factures.

Objectif

Créer un échéancier de paiement pour une facture de sous-traitant .

Contexte

Les entreprises de construction opérant en Australie et en Nouvelle-Zélande créent des échéanciers de paiement pour faciliter le processus d'approbation des factures, ainsi que les réclamations pour les travaux effectués par les collaborateurs en aval . Dans un flux de travail d'échéancier de paiement typique, les collaborateurs en aval soumettent des factures pour le travail effectué. Le collaborateur en amont révise la facture et approuve les montants de la réclamation. Un échéancier de paiement est ensuite créé pour la facture afin d'afficher les informations suivantes :

Montants réclamés
Tous les montants « approuvés »
Motifs des montants rejetés

Éléments à prendre en compte

Autorisations utilisateur requises :
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements au niveau projet.
Informations supplémentaires :
- Pour notifier automatiquement un contact de facturation par e-mail lorsque le statut d'une facture passe à « Approuvée », voir Configurer les paramètres : engagements .
- Pour définir un texte personnalisé pour le pied de page du fichier d'exportation PDF de l'échéancier de paiement, voir Configurer les paramètres : engagements .

Conditions préalables

Activez le paramètre « Afficher les montants de la réclamation des sous-traitants ». Voir Configurer les paramètres : Facturation ou Configurer les paramètres : Facturation progressive .
Suivez les étapes de la section Créer une facture de sous-traitant .
Pour que les montants apparaissent sur un échéancier de paiement, les montants doivent être saisis dans les colonnes « Travaux terminés cette période » et « Matériaux actuellement entreposés » sur la ventilation des coûts de la facture. Pour savoir comment saisir ces montants, voir :
- Créer une facture de sous-traitant
- Modifier une ventilation des coûts par lot

Procédure

Les étapes que vous utilisez dépendent de l'expérience que vous utilisez.

Contenu hérité

Ces étapes expliquent comment créer un échéancier de paiement à l'aide de l'ancienne expérience pour l'outil Engagements. Ces étapes ne seront disponibles que pendant une période limitée. Pour plus de détails, voir Finances du projet : Expérience modernisée pour l'outil Engagements.

Accédez à l'outil Engagements au niveau projet.
Cliquez sur l'onglet Contrats.
Recherchez l'engagement associé à la facture pour laquelle vous souhaitez créer l'échéancier de paiement.
Cliquez sur le lien Numéro de l'engagement pour l'ouvrir.
Cliquez sur l'onglet Factures.
Choisissez parmi ces options :
- Recherchez le poste de facture dans le tableau. Cliquez ensuite sur le PDF à droite du poste.
  OU
- Recherchez le poste de facture dans le tableau, puis cliquez sur son bouton Afficher . Cliquez sur le bouton Exporter et choisissez PDF dans le menu déroulant.

L'exemple ci-dessous vous montre un exemple d'échéancier de paiement.

Version limitée

Ces étapes ci-dessous décrivent comment créer un planning de paiement à l’aide de l’expérience moderne pour l’outil Engagements (voir Finances : expérience moderne pour l’outil Engagements) et l’expérience moderne pour les factures des sous-traitants (voir Gestion financière : nouvelles vues Admin et Collaborateur pour la facturation des sous-traitants).

Accédez à l'outil Engagements au niveau projet.
Cliquez sur l'onglet Contrats .
Recherchez l'engagement associé à la facture pour laquelle vous souhaitez créer l'échéancier de paiement.
Cliquez sur le lien Numéro de l'engagement pour l'ouvrir.
Cliquez sur l'onglet Factures.
Recherchez la dernière facture dans le tableau Factures (demandes d'achat) . Cliquez sur le lien Position de facturation ou N° de facture pour l'ouvrir.

Conseil
Comment trouver la dernière facture ?Révisez les valeurs de la colonne Position de facturation. Chaque facture se voit assigner un numéro, dans l'ordre, les factures sont créées. Cette colonne trie les factures de la plus récente à la plus ancienne par défaut. Pour modifier l'ordre de tri, cliquez sur le menu Débordement dans l'en-tête de colonne et choisissez l'une (1) des options Trier par cette colonne .
Dans la facture, cliquez sur le bouton Exporter et choisissez PDF dans le menu déroulant.