Créer un ordre de changement potentiel de l'engagement

Créer un ordre de changement potentiel

1. Accédez à l'outil Engagements du projet. 
2. Recherchez le contrat d'engagement avec lequel travailler. Cliquez ensuite sur son lien Numéro.
3. Cliquez sur l'onglet Ordres de changement.
4. Cliquez sur Créer un OC potentiel.
   
5. Remplissez les champs suivants :
   • Signer avec DocuSign®
     Si vous avez activé l'intégration Procore + DocuSign® (voir Activer ou désactiver l'intégration DocuSign® sur un projet Procore), une coche apparaît dans cette case par défaut. Si vous ne souhaitez PAS collecter les signatures avec DocuSign®, décochez la case.
   • Numéro
     Acceptez le numéro par défaut, saisissez un nouveau numéro ou créez un schéma de numérotation personnalisé.

      Conseil

     Comment les numéros sont-ils assignés ? Pour savoir comment Procore assigne des numéros et pour comprendre vos options de numérotation personnalisées, voir Puis-je personnaliser le système de numérotation des objets financiers dans Procore ?
   • Date de création
     Indique la date et l'heure de création. Cette valeur ne peut pas être modifiée.
   • Révision
     Indique le numéro de révision. La première version est zéro (0). Les révisions suivantes sont attribuées dans un ordre séquentiel. Un OCP peut avoir plusieurs révisions, en fonction des commentaires du réviseur ou de l'approbateur.
   • Créé par
     Indique l'utilisateur Procore qui a créé l'OCP. Cette valeur ne peut pas être modifiée.
   • Entreprise sous-traitante
     Indique le nom de l'entreprise responsable de l'exécution des travaux sur le contrat.
   • Contrat
     Si vous avez reçu des autorisations d'accès à l'outil Engagements, cliquez sur ce lien pour ouvrir le contrat.
   • Titre
     Entrez un titre pour l'OCP dans cette case.
   • Statut
     Sélectionnez statut actuel de l'OCP. Pour en savoir plus, voir « Quels sont les statuts par défaut des ordres de changement dans Procore ? »
   • Ordre de changement de l'engagement
     Choisissez un (1) bouton d'option.

     Remarque

     Ce paramètre n'est requis que lorsque l'outil Engagements utilise le paramètre de configuration d'ordre de changement à 3 niveaux. Voir . Quels sont les différents paramètres de niveau d'ordre de changement dans Finances ?

     • Aucun. Un OCP peut être lié à une DOC à un moment ultérieur.
     • Ajouter à un existant. Reliez l'OCP à une DOC existante.
     • Créer un nouveau. Créez une nouvelle DOC. Vous avez également la possibilité de créer un nouvel ordre de changement en même temps.
   • Motif du changement
     Sélectionnez le motif de l'OCP. Cela peut être Demande du client, Conception – développement, Allocation, Condition existante, Frais de dédommagement, ou toute option supplémentaire créée par l'administrateur Procore de votre entreprise pour votre environnement spécifique. Voir « Définir les configurations par défaut de la gestion des changements ».
   • Privé
     Cochez cette case si vous souhaitez que l'OCP ne soit visible que par les utilisateurs disposant de autorisations administrateur sur l'outil Engagements.
   • Méthode comptable
     Ce champ hérite de la méthode comptable spécifiée dans le contrat d'engagement. Voir Comment définir la méthode comptable pour un contrat ?
   • Description
     Entrez une description plus détaillée pour le motif de l'OCP.
   • Demande reçue de
     Sélectionnez l'utilisateur Procore pour lequel vous soumettez l'OCP.
   • Impact sur le planning
     Si vous la connaissez, fournissez une estimation du nombre de jours supplémentaires nécessaires pour achever les travaux lorsque l'OCP est approuvé.

      En version bêta

     Note aux utilisateurs participant au programme bêta limité « Réalisation estimée du sous-traitant ». Lorsqu'un utilisateur passe un ordre de changement au statut « Approuvé » et qu'il inclut une valeur dans le champ « Impact sur le planning » de l'ordre de changement, Procore met automatiquement à jour le champ « Date d'achèvement estimée » du contrat d'engagement en fonction du nombre de jours entrés. Pour en savoir plus sur ce programme, voir Engagements : (Bêta) Date d'achèvement estimée du sous-traitant.
   • Lieu
     Utilisez cette liste déroulante pour sélectionner un lieu lié à l'OCP. Vous pouvez sélectionner un lieu existant ou ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un élément. 
   • Référence
     Ajoutez tout autre outil, matériel, plan ou document important à utiliser comme référence pour l'OCP.
   • Changement sur le chantier
     Cochez cette case si l'OCP nécessite un changement sur le chantier.
   • Entièrement payé
     Cochez cette case pour indiquer que vous avez reçu le paiement pour ce changement. 
   • Pièces jointes
     Sélectionnez et ajoutez tout document pertinent.
6. Cliquez sur Créer & saisir VDC.

Ajouter une ventilation des coûts à un ordre de changement potentiel

Lorsque des coûts sont associés à un OCP, vous devez ajouter des postes à la VDC.

1. Dans l'onglet Ventilation des coûts, cliquez sur Ajoute une ligne.

   Remarques

   • Si les sous-projets sont activés (voir Activer les sous-projets sur les projets pour SDP ), la liste déroulante Sous-projets contient tous les sous-projets ajoutés au projet. Voir Ajouter des éléments de segment « Sous-projet » à un projet Procore .
   • Tous les codes de coût liés aux sous-projets apparaîtront dans le champ suivant. 
2. Pour les contrats utilisant la méthode comptable Basé sur un montant :
   • Poste d'événement de changement
     Si les événements de changement sont activés, vous pouvez sélectionner un poste d'événement de changement si les engagements doivent être liés à un événement de changement.
   • Code budgétaire
     Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SDP de Procore ?
   • Description
     Saisissez une description pour le poste. Par exemple, tapez : Frais de service mensuels
   • Montant
     Saisissez le montant du coût.
   • Facturé à ce jour
     Le système calcule automatiquement le montant facturé sur l'engagement à ce jour.
   • Montant restant
     Saisissez le montant qui n'a PAS été facturé à ce jour.
   • Code fiscal
     Saisissez un code fiscal à utiliser pour ce poste. Ce champ n'apparaît que si vous avez activé la fonction de code fiscal. Voir Comment utiliser les codes fiscaux sur un projet ?
3. Pour les contrats utilisant la méthode comptable Basé sur une unité/quantité :
   • Poste d'événement de changement
     Si les événements de changement sont activés, vous pouvez sélectionner un poste d'événement de changement si les engagements doivent être liés à un événement de changement.
   • Code budgétaire
     Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir « Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SDP de Procore ? »
   • Description
     Saisissez une description pour le poste. Par exemple, tapez : Frais de service mensuels
   • Qté
     Saisissez le nombre d'unités.
   • UdM
     Entrez l'unité de mesure (UdM).

     Remarques

     • Pour afficher les options par défaut de la liste, voir Quelles unités de mesure figurent dans la liste principale de Procore ?
     • Pour mettre à jour les options disponibles dans la liste, voir Mettre à jour une unité de mesure dans la liste principale des unités de mesure.
   • Coût unitaire
     Saisissez le coût unitaire dans la case prévue à cet effet.
   • Montant
     Le système calcule automatiquement le sous-total, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire.
4. Cliquez sur Enregistrer.
   Une bannière VERTE apparaît pour indiquer que la ventilation des coûts est enregistrée.

    Important

   Si vous avez attribué un code budgétaire qui n'est pas actuellement représenté sur votre budget ou si vous laissez le champ du code budgétaire vide, un message de confirmation apparaît. Pour continuer, vous devez cliquer sur OK pour accuser réception du message. Cette action ajoute le(s) poste(s) correspondant(s) au budget de votre projet en tant que postes non budgétisés.