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Procore

Créer un ordre de changement potentiel de l'engagement

Contexte

En cas de changement de la portée des travaux ou du montant du contrat d'engagement initial pendant un projet de construction, le processus de gestion des changements commence. Vous pouvez créer un OCP si l'administrateur Procore de votre entreprise configure l'outil Engagements avec le paramètre de configuration des ordres de changement à deux (2) ou trois (3) niveaux. Voir  « Quels sont les différents paramètres de niveau d'ordre de changement dans Finances ? »

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
  • Informations supplémentaires :
  • Restrictions :
    • Pour créer un ordre de changement pour un engagement, l'engagement doit avoir le statut Approuvé.
  • Pour les entreprises utilisant icon-erp-synced2.png l'outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer  

Conditions préalables

Procédure

Créer un ordre de changement potentiel

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet. 
  2. Recherchez le contrat d'engagement avec lequel travailler. Cliquez ensuite sur son lien Numéro.
  3. Cliquez sur l'onglet Ordres de changement.
  4. Cliquez sur Créer un OC potentiel.
    create-potential-change-order-from-prime-contract.png
  5. Remplissez les champs suivants :
    • Signer avec DocuSign®
      Si vous avez activé l'intégration Procore + DocuSign® (voir Activer ou désactiver l'intégration DocuSign® sur un projet Procore), une coche apparaît dans cette case par défaut. Si vous ne souhaitez PAS collecter les signatures avec DocuSign®, décochez la case.
    • Numéro
      Acceptez le numéro par défaut, saisissez un nouveau numéro ou créez un schéma de numérotation personnalisé.
       Conseil
      Comment les numéros sont-ils assignés ? Pour savoir comment Procore assigne les numéros et comprendre vos options de numérotation personnalisées, voir Comment les engagements, les contrats et les changements sont-ils numérotés dans Procore ?
    • Date de création
      Indique la date et l'heure de création. Cette valeur ne peut pas être modifiée.
    • Révision
      Indique le numéro de révision. La première version est zéro (0). Les révisions suivantes sont attribuées dans un ordre séquentiel. Un OCP peut avoir plusieurs révisions, en fonction des commentaires du réviseur ou de l'approbateur.
    • Créé par
      Indique l'utilisateur Procore qui a créé l'OCP. Cette valeur ne peut pas être modifiée.
    • Entreprise sous-traitante
      Indique le nom de l'entreprise responsable de l'exécution des travaux sur le contrat.
    • Contrat
      Si vous avez reçu des autorisations d'accès à l'outil Engagements, cliquez sur ce lien pour ouvrir le contrat.
    • Titre
      Entrez un titre pour l'OCP dans cette case.
    • Statut
      Sélectionnez statut actuel de l'OCP. Pour en savoir plus, voir « Quels sont les statuts par défaut des ordres de changement dans Procore ? »
    • Ordre de changement de l'engagement
      Choisissez un (1) bouton d'option.
      Remarque

      Ce paramètre n'est requis que lorsque l'outil Engagements utilise le paramètre de configuration d'ordre de changement à 3 niveaux. Voir . Quels sont les différents paramètres de niveau d'ordre de changement dans Finances ?

      • Aucun. Un OCP peut être lié à une DOC à un moment ultérieur.
      • Ajouter à un existant. Reliez l'OCP à une DOC existante.
      • Créer un nouveau. Créez une nouvelle DOC. Vous avez également la possibilité de créer un nouvel ordre de changement en même temps.
    • Motif du changement
      Sélectionnez le motif de l'OCP. Cela peut être Demande du client, Conception – développement, Allocation, Condition existante, Frais de dédommagement, ou toute option supplémentaire créée par l'administrateur Procore de votre entreprise pour votre environnement spécifique. Voir « Définir les configurations par défaut de la gestion des changements ».
    • Privé
      Cochez cette case si vous souhaitez que l'OCP ne soit visible que par les utilisateurs disposant de autorisations administrateur sur l'outil Engagements.
    • Méthode comptable
      Ce champ hérite de la méthode comptable spécifiée dans le contrat d'engagement. Voir Comment définir la méthode comptable pour un contrat ?
    • Description
      Entrez une description plus détaillée pour le motif de l'OCP.
    • Demande reçue de
      Sélectionnez l'utilisateur Procore pour lequel vous soumettez l'OCP.
    • Impact sur le planning
      Si vous la connaissez, fournissez une estimation du nombre de jours supplémentaires nécessaires pour achever les travaux lorsque l'OCP est approuvé.
       En version bêta
      Note aux utilisateurs participant au programme bêta de la version limitée Date d'achèvement estimée du sous-traitant. Lorsqu'un utilisateur place un ordre de changement dans le statut « Approuvé » et qu'il inclut une valeur dans le champ « Impact sur le planning » de l'ordre de changement, Procore met automatiquement à jour le champ « Date d'achèvement estimée » dans le contrat d'engagement par le nombre de jours saisis. Pour en savoir plus sur ce programme, voir Engagements : (Beta) Date d'achèvement estimée du sous-traitant.
    • Lieu
      Utilisez cette liste déroulante pour sélectionner un lieu lié à l'OCP . Vous pouvez sélectionner un lieu existant ou ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un élément.
    • Référence
      Ajoutez tout autre outil, matériel, plan ou document important à utiliser comme référence pour l'OCP.
    • Changement sur le chantier
      Cochez cette case si l'OCP nécessite un changement sur le chantier.
    • Entièrement payé
      Cochez cette case pour indiquer que vous avez reçu le paiement pour ce changement. 
    • Pièces jointes
      Sélectionnez et ajoutez tout document pertinent.
  6. Cliquez sur Créer & saisir VDC.

Ajouter une ventilation des coûts à un ordre de changement potentiel

Lorsque des coûts sont associés à un OCP, vous devez ajouter des postes à la VDC.

  1. Dans l'onglet Ventilation des coûts, cliquez sur Ajoute une ligne.
    Remarques
  2. Pour les contrats utilisant la méthode comptable Basé sur un montant :
    • Poste d'événement de changement
      Si les événements de changement sont activés, vous pouvez sélectionner un poste d'événement de changement si les engagements doivent être liés à un événement de changement.
    • Code budgétaire
      Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SDP de Procore ?
    • Description
      Saisissez une description pour le poste. Par exemple, tapez : Frais de service mensuels
    • Montant
      Saisissez le montant du coût.
    • Facturé à ce jour
      Le système calcule automatiquement le montant facturé sur l'engagement à ce jour.
    • Montant restant
      Saisissez le montant qui n'a PAS été facturé à ce jour.
    • Code fiscal
      Saisissez un code fiscal à utiliser pour ce poste. Ce champ n'apparaît que si vous avez activé la fonction de code fiscal. Voir Comment utiliser les codes fiscaux sur un projet ?
  3. Pour les contrats utilisant la méthode comptable Basé sur une unité/quantité :
    • Poste d'événement de changement
      Si les événements de changement sont activés, vous pouvez sélectionner un poste d'événement de changement si les engagements doivent être liés à un événement de changement.
    • Code budgétaire
      Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir « Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SDP de Procore ? »
    • Description
      Saisissez une description pour le poste. Par exemple, tapez : Frais de service mensuels
    • Qté
      Saisissez le nombre d'unités.
    • UdM
      Entrez l'unité de mesure (UdM).
      Remarques
    • Coût unitaire
      Saisissez le coût unitaire dans la case prévue à cet effet.
    • Montant
      Le système calcule automatiquement le sous-total, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire.
  4. Cliquez sur Enregistrer.
    Une bannière VERTE apparaît pour indiquer que la ventilation des coûts est enregistrée.
     Important
    Si vous avez attribué un code budgétaire qui n'est pas actuellement représenté sur votre budget ou si vous laissez le champ du code budgétaire vide, un message de confirmation apparaît. Pour continuer, vous devez cliquer sur OK pour accuser réception du message. Cette action ajoute le(s) poste(s) correspondant(s) au budget de votre projet en tant que postes non budgétisés.