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Procore

Premiers pas avec l'outil Correspondance

Introduction à l'outil Correspondance

L’outil Correspondance est si flexible que vous pouvez l’utiliser pour gérer à peu près toutes les communications que vous souhaitez élever en dehors de votre e-mail pour maintenir au lieu de votre système d’enregistrement Procore officiel.

Vous trouverez ci-dessous quelques idées sur ce que vous pouvez faire avec l'outil Correspondance, en fonction de la façon dont nos clients actuels l'utilisent.

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Entreprise générale
  • Autorisation de travail supplémentaire/autorisation de travail de chantier
  • Demande/notification de changement
  • Directives/ordre de démarrage des travaux
  • Demande d'avancement
  • Demande de documentation de sécurité
  • Programme d'atténuation des sous-traitants
  • Demande d'arpentage
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Maître d'ouvrage/GC
  • Directive/notification de modification
  • Résolution de problème
  • Rapport de non-conformité (RNC), réponse et révision
  • Notification de forfait
  • Demande de permis
  • Mise à jour hebdomadaire du statut du projet
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Entrepreneur spécialisé
  • Contraintes
  • Demande/notification de changement
  • Demande/notification de livraison
  • Autorisation de travail supplémentaire/autorisation de travail de chantier
  • Commande de matériaux
  • Avis de retard/avis de retard potentiel
  • Demande de changement de sous-niveau
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Toutes les entreprises

Configuration

Pour commencer à utiliser l'outil Correspondance sur vos projets, un administrateur de l'entreprise doit d'abord créer un ou plusieurs types de correspondance au niveau entreprise. 

Pour ceux qui n’ont pas d’autorisations admin au niveau entreprise : si vous souhaitez commencer à utiliser l’outil Correspondance, parlez à l’administrateur Procore de votre entreprise et consultez les listes ci-dessus pour des idées.

Procédure pour les administrateurs :

L'outil Correspondance ne ressemble à aucun autre outil de Procore. Alors que la plupart des outils Procore s'appliquent à un processus d'entreprise spécifique, tels que les DDR, et sont préconfigurés avec des champs paramétrables associés (par exemple, toutes les DDR ont des champs « Personne assignée » et « Date d'échéance »), vous devez configurer vous-même l'outil Correspondance. Lorsque vous configurez un nouveau type de correspondance pour votre entreprise, vous créez essentiellement un « outil Procore personnalisé » à partir de zéro, y compris le choix des champs de données qui lui seront associés. Ceci implique quelques étapes initiales de configuration.

Notez que Procore fournit les modèles prédéfinis suivants pour les types de correspondance : 

  • Addendum
  • Bulletin
  • Demande de changement
  • Directives du client
  • Contraintes
  • Avis d'alerte précoce
  • Prolongation du délai
  • Correspondance générale
  • Leçons apprises
  • Lettres
  • Lettres d'engagement
  • Demande de matériel
  • Plan d'atténuation
  • Avis de retard
  • Ordre d'exécution
  • Notification de forfait
  • Demande de permis
  • Demande de projet
  • Identification des risques
  • Directives du site

Vous pouvez trouver les modèles prédéfinis dans les paramètres d'administration au niveau entreprise. Voir Ajouter un type de correspondance de modèle. Ces modèles permettent de démarrer facilement avec l'outil Correspondance. Ensuite, lorsque vous êtes prêt à personnaliser vos propres types de correspondance, suivez les étapes ci-dessous.

Ci-dessous, nous couvrons les étapes recommandées pour configurer de nouveaux types de correspondance pour vos équipes. Vous pouvez créer plusieurs types de correspondance différents pour votre entreprise. Les directives suivantes vous guident à travers la configuration d'un type de correspondance. 

Créer un type de correspondance

Éléments à prendre en compte

  • Le nom que vous donnez au type de correspondance doit clairement décrire son utilisation prévue (certains exemples sont indiqués dans les listes ci-dessus). Le type est la première chose que les équipes de projet verront lorsqu'elles initient une nouvelle correspondance dans un projet, alors choisissez un nom de type qu'elles reconnaîtront et comprendront.
    • Recommandé : définissez un préfixe dans le nom du type de correspondance, qui peut être facilement compris et reconnu par les équipes de projet. Ceci permettra aux équipes de projet de reconnaître plus rapidement le type de correspondance lors de son utilisation dans l'annotation de plan ou lors de l'établissement d'un lien avec d'autres outils.
  • Les autorisations sont appliquées au niveau Type et sont basées sur des modèles (généralement par rôle, dans l'outil Autorisations au niveau entreprise). Déterminez donc qui devra afficher et utiliser ce type de correspondance, et créez des types distincts pour prendre en charge les communications avec des publics distincts (par exemple, un avis général à un sous-traitant serait un type distinct d'un avis général à un maître d'ouvrage). Voir Correspondance : autorisations pour plus d'informations.
  • Recommandé : sélectionnez « privé par défaut » lorsque vous créez le type de correspondance. Étant donné que les autorisations de correspondance sont basées sur les rôles, cette étape garantira que seules des parties spécifiques (par exemple, un sous-traitant particulier) pourront voir les correspondances qui leur sont assignées ou qui leur sont distribuées (plutôt que tous les sous-traitants). Inversement, si l'intention du type de correspondance est de diffuser des informations à tous les membres d'un rôle de projet particulier (par exemple, tous les sous-traitants), vous devez alors décocher l'option « privé par défaut ».
  • Le type de correspondance apparaît également dans sa propre ligne sur le graphique Aperçu du projet, sur la page d'accueil du projet. De cette façon, vous pouvez facilement suivre le statut des éléments dans chaque type de correspondance.
  • Si votre entreprise utilise des outils personnalisés (créés par l'équipe Solutions personnalisées de Procore), vous ne pouvez pas avoir de types de correspondance qui correspondent aux noms d'outils personnalisés. Si vous souhaitez utiliser un type de correspondance déjà associé à un outil personnalisé, nous vous recommandons de modifier le nom de l'outil personnalisé.

Procédure

  1. Accédez à l'outil Admin au niveau entreprise. 
  2. Sous Paramètres des outils, cliquez sur Correspondance.
  3. Cliquez sur l'onglet Types.
  4. Cliquez sur + Créer.
  5. Dans la fenêtre « Ajouter un type de correspondance », sélectionnez le bouton Créer un nouveau type personnalisé. (Voir Ajouter un type de correspondance de modèle pour des informations sur l'option Démarrer à partir du modèle ).
  6. Complétez les informations suivantes pour le nouveau type de correspondance :
    • Nom: Saisissez un nom pour le type de correspondance.
       Conseil
      En fonction du texte que vous saisissez dans le champ Nom, le système suggère des modèles de correspondance de même nom qui n'ont pas encore été ajoutés au compte Procore de votre entreprise. Vous pouvez sélectionner le bouton d'un type de correspondance modèle pour finir de remplir le champ Nom et pour remplir automatiquement le champ Préfixe du numéro.
    • Préfixe du numéro (facultatif) : Saisissez un préfixe alphanumérique (de 10 caractères maximum) pour le type de correspondance.
    • Facultatif : Cochez la case Les éléments sont privés par défaut si vous souhaitez que tous les éléments créés sous ce type de correspondance soient privés par défaut.
    • Facultatif : cochez la case Envoyer des rappels par e-mail pour les éléments en retard si vous souhaitez que Procore envoie des rappels automatiques par e-mail aux personnes assignées lorsqu'un élément auquel elles sont assignées est en retard. L'activation ou la désactivation de cette fonctionnalité affecte tous les projets qui utilisent ce type de correspondance. Il s'agit d'une fonctionnalité globale qui ne peut pas être configurée pour un seul projet.
  7. Cliquez sur Ajouter.
    Le nouveau type de correspondance est créé et une bannière indiquant « Le modèle a été ajouté avec succès. » apparaît. Vous êtes ensuite redirigé vers la page « Modifier l'ensemble de champs" du nouveau type de correspondance où vous pouvez mettre à jour l'ensemble de champs et l'appliquer à un ou plusieurs projets (ce qui vous permettra de commencer à créer et à afficher des éléments de correspondance avec le nouveau type de correspondance sur ces projets). Voir Créer de nouveaux ensembles de champs configurables.
     Conseil

Créer et appliquer des champs paramétrables

Éléments à prendre en compte

  • À cette étape, vous décidez quelles informations (ou champs de données) seront associés à ce type de correspondance. Les champs que vous ajoutez dicteront les informations que les équipes de projet collecteront « sur le terrain » et qu'elles utiliseront ce type de correspondance sur un projet réel. Par exemple, ce type de correspondance nécessite-t-il une date d'échéance, un champ de pièce jointe ou un emplacement pour documenter l'impact financier ? 
  • Vous pouvez marquer les champs comme « obligatoires », « facultatifs » ou les masquer complétement.
  • Vous pouvez ajouter des champs personnalisés pour personnaliser davantage les champs paramétrables.
  • Vous pouvez créer différents ensembles de champs pour un type de correspondance donné, afin de tenir compte des divers besoins en matière de données pour différents types de projet.

Procédure

Après avoir créé le type de correspondance, vous pouvez ensuite terminer la création de l'ensemble de champs pour ce type de correspondance.

Mettre à jour les paramètres de l'ensemble de champs

Commencez à l'étape 6 ci-dessous :

  1. Accédez à l'outil Admin au niveau entreprise. 
  2. Sous « Paramètres de l'outil », cliquez sur l'outil pour lequel vous souhaitez créer des ensembles de champs configurables.
  3. Cliquez sur l'onglet Ensemble de champs. Remarque : les
    admin-fieldsets-tab.png
    outils sans autres paramètres dans l'outil Admin au niveau entreprise s'ouvriront automatiquement sur cette page.
  4. Cliquez sur Créer un nouveau en regard de la section pour laquelle vous souhaitez configurer des ensembles de champs.
  5. Dans la fenêtre « Créer un ensemble de champs paramétrables », saisissez un nom pour l'ensemble de champs paramétrables et cliquez sur Créer.
  6. Sur la page « Modifier l'ensemble de champs », chaque nom de champ a les options suivantes :
    • Commutez le bouton en position ON  icon-toggle-on.png pour rendre le champ visible dans la section.
      OU
      Commutez le bouton en position OFF icon-toggle-off.png pour masquer le champ dans la section.
      Remarque : L'icône icon-toggle-on2.png indique que le champ est visible par défaut et ne peut pas être masqué.
    • Cochez la case « Obligatoire » pour désigner le champ comme requis.
      OU ALORS
      Décochez la case « Obligatoire » pour désigner le champ comme facultatif.
      Remarques :
      • Les champs sans case à cocher sont facultatifs par défaut et ne peuvent pas être modifiés en champs obligatoires.
      • Une case à cocher marquée en gris icon-checkbox-marked-grayed-out.png indique que le champ est obligatoire par défaut et ne peut pas être modifié en facultatif.
  7. Cliquez sur Enregistrer.
  8. Dans la fenêtre « Appliquer les modifications à [#] projet(s) ? » fenêtre, cliquez sur Assigner des projets pour ajouter l'ensemble de champs aux projets.
    • Dans la fenêtre « Assigner des projets », cochez la case à côté de chaque projet auquel vous souhaitez appliquer l'ensemble de champs et cliquez sur Mettre à jour.
    • Dans la fenêtre « Appliquer les modifications à [#] projet(s) ? », cliquez sur Confirmer.
  9. Facultatif : pour définir un ensemble de champs par défaut pour les nouveaux projets, cliquez sur le bouton icon-ellipsis-options-menu.png à la fin de sa ligne dans l'onglet « Ensembles de champs » et sélectionnez Définir comme nouveau projet par défaut.
    Remarque
    Les projets créés à partir d'un modèle de projet comprenant des ensembles de champs hériteront des ensembles de champs du modèle de projet au lieu des ensembles de champs par défaut de votre entreprise. Voir Configurer un modèle de projet.
Facultatif : ajoutez un champ personnalisé à l'ensemble de champs

Commencez à l'étape 3 ci-dessous :

  1. Cliquez sur l'onglet Ensembles de champs.
  2. Cliquez sur Modifier en regard de l'ensemble de champs auquel vous souhaitez ajouter les champs personnalisés.
    OU
    Cliquez sur Créer un nouveau pour créer un nouvel ensemble de champs. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs configurables.
  3. Faites défiler vers le bas de la page et cliquez sur Ajouter un champ personnalisé.
     Conseil
    Les champs personnalisés peuvent être ajoutés aux sections personnalisées des outils pris en charge. Voir Créer des sections personnalisées et Que sont les sections personnalisées et quels outils Procore les prennent en charge ?
  4. Cliquez sur Créer.
  5. Renseignez les informations suivantes pour le nouveau champ :
    • Nom du champ : Entrez un nom pour le champ.
    • Type de champ : Sélectionnez le type de champ que vous souhaitez créer.
      Remarque : Certains types de champs peuvent ne pas être disponibles pour tous les outils.
      • Case à cocher : Le champ sera une case à cocher qui peut être cochée ou décochée.
      • Société : Le champ sera un menu déroulant qui permet aux utilisateurs de sélectionner une société à partir de l'annuaire du projet.
      • Date : Ce champ permet à l'utilisateur de sélectionner une date de calendrier.
      • Chargements de fichiers : Ce champ permet d'ajouter des pièces jointes à partir d'outils pris en charge dans Procore ou de l'ordinateur de l'utilisateur.
      • Lieu : le champ sera un menu déroulant permettant aux utilisateurs de sélectionner un lieu existant.
      • Sélection multiple : Le champ sera un menu déroulant qui permettra aux utilisateurs de sélectionner plusieurs valeurs.
      • Numéro : le champ permet de saisir une valeur numérique.
        Remarque : lorsqu'un utilisateur saisit un nombre dans un champ personnalisé « Numéro » sans valeur décimale ou avec deux zéros après une virgule, les exportations PDF avec le champ affichent une valeur décimale de .0 pour le nombre. Par exemple, si un utilisateur saisit 123 ou 123,00 , l'exportation PDF affichera le nombre sous la forme 123,0 .
      • Texte brut (court) : le champ sera un champ de texte libre.
      • Utilisateur de l'annuaire du projet (sélection multiple) : le champ sera un menu déroulant permettant aux utilisateurs de sélectionner un ou plusieurs utilisateurs dans l'annuaire du projet.
      • Utilisateur de l'annuaire du projet (sélection unique) : le champ sera un menu déroulant permettant aux utilisateurs de sélectionner un utilisateur dans l'annuaire du projet.
      • Entrée en lecture seule : le champ vous permettra de taper un message, comme des instructions, dans la zone de texte, qui sera visible sur un élément.
      • Texte enrichi (long) : le champ sera un champ de texte enrichi prenant en charge les paragraphes pour permettre des réponses plus longues et du texte en gras, en italique et souligné.
      • Sélection unique (liste déroulante) : le champ sera un menu déroulant permettant aux utilisateurs de sélectionner une valeur.
      • Utilisateur de l'outil (sélection unique) : le champ sera un menu déroulant permettant aux utilisateurs de sélectionner un utilisateur avec des autorisations « Lecture seule » ou supérieures dans l'outil.
      • Date/Heure : le champ sera une combinaison d'un menu de calendrier et d'une entrée d'heure.
  6. Cliquez sur Créer.
    Remarque : Le champ sera automatiquement ajouté au bas de l'ensemble de champs.
  7. Commutez le bouton en position ONicon-toggle-on.png pour rendre le champ personnalisé visible dans la section.
    OU
    Commutez le bouton en position OFFicon-toggle-off.png pour masquer le champ personnalisé dans la section.
  8. Cochez la case "Obligatoire » pour indiquer que le champ personnalisé est obligatoire.
    OU
    Décochez la case "Obligatoire » pour désigner le champ personnalisé comme facultatif.
  9. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications dans l'ensemble de champs configurables.
  10. Si l'ensemble de champs est déjà appliqué à un ou plusieurs projets, cliquez sur Appliquer à un existant.
    OU
    Si vous venez de créer un nouvel ensemble de champs, cliquez sur Assigner des projets et commencez à l'étape 3 de la section Appliquer un ensemble de champs avec des champs personnalisés aux projets ci-dessous.
  11. Facultatif : cliquez et faites glisser l'icône de poignée de réorganisationicon-reorder-grip.png  pour réorganiser l'ordre dans lequel les champs personnalisés apparaîtront dans un ensemble de champs.
    Remarque : les champs Procore standard ne peuvent pas être réorganisés.
Facultatif : ajoutez une section personnalisée à l'ensemble de champs pour organiser les champs personnalisés.

Commencez à l'étape 5 ci-dessous :

  1. Naviguez vers l'outil Admin au niveau entreprise.
  2. Sous Paramètres des outils, cliquez sur l'outil pour lequel vous souhaitez créer une section personnalisée.
  3. Cliquez sur Ensembles de champs.
  4. Cliquez sur Modifier à côté de l'ensemble de champs auquel vous souhaitez ajouter une section personnalisée.
    OU
    Cliquez sur Créer un nouveau pour créer un nouvel ensemble de champs. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs configurables.
  5. Cliquez sur + Ajouter une section.
  6. Dans la fenêtre « Ajouter une section », entrez un nom pour la section et cliquez sur Ajouter.
  7. Pour ajouter un ou plusieurs champs personnalisés à la nouvelle section personnalisée, cliquez sur Ajouter un champ personnalisé sous le nom de la section personnalisée.
  8. Cliquez sur Choisir parmi existant pour ajouter un champ personnalisé existant.
    OU
    Cliquez sur Créer pour créer et ajouter un nouveau champ personnalisé. Voir Créer des champs personnalisés dans un ensemble de champs.
  9. Répétez les étapes 5 à 8 pour ajouter d'autres sections personnalisées.
  10. Facultatif : pour réorganiser les sections personnalisées, procédez comme suit :
    • Passez votre curseur à côté de la section personnalisée jusqu'à ce que l'icône de poignée icon-reorder-grip.png s'affiche.
    • Cliquez sur l'icône de poignée et faites glisser la section personnalisée au-dessus ou en dessous d'une autre section personnalisée.
  11. Facultatif : pour déplacer un champ personnalisé vers une autre section personnalisée, procédez comme suit :
    • Passez votre curseur à côté du champ personnalisé jusqu'à ce que l'icône de poignée icon-reorder-grip.png s'affiche.
    • Cliquez sur l'icône de poignée et faites glisser le champ personnalisé au-dessus du bouton Ajouter un champ personnalisé dans la section personnalisée vers laquelle vous souhaitez le déplacer.
  12. Cliquez sur Enregistrer.
Terminez la création de vos champs paramétrables et appliquez-les aux projets.
  1. Après avoir ajouté un ou plusieurs champs personnalisés à l'ensemble de champs paramétrables, cliquez sur Enregistrer.

  2. Dans la fenêtre « Appliquer les modifications à [#] projet(s) ? » :
     Important
    L'outil Correspondance ne s'affiche pas sur un projet tant qu'au moins un type de correspondance n'a pas été créé et qu'un ensemble de champs pour au moins un type de correspondance n'a pas été appliqué au projet.
    • Cliquez sur Appliquer à l'existant pour enregistrer vos modifications apportées à l'ensemble de champs sur les projets auxquels l'ensemble de champs est déjà appliqué.
      OU ALORS
    • Cliquez sur Assigner des projets pour ajouter ou supprimer l'ensemble de champs des projets.
      • Dans la fenêtre « Assigner des projets », cochez la case à côté de chaque projet auquel vous souhaitez appliquer l'ensemble de champs et cliquez sur Mettre à jour.
      • Dans la fenêtre « Appliquer les modifications à [#] projet(s) ? », cliquez sur Confirmer.
  3. Facultatif : pour définir un ensemble de champs par défaut pour les nouveaux projets, cliquez sur l'icône icon-ellipsis-options-menu.png à la fin de sa ligne dans l'onglet « Ensembles de champs » et sélectionnez Définir comme nouveau projet par défaut.

Ajuster les autorisations

Éléments à prendre en compte

  • Les paramètres d'autorisation pour la correspondance sont basés sur des modèles (généralement en fonction du rôle) et sont gérés dans l'outil autorisations de l'entreprise.
  • Chaque type de correspondance est doté de son propre ensemble d'autorisations, comme tous les outils Procore. Les paramètres d'autorisation sont Aucun(e), Lecture seule, Standard, Admin et autorisations granulaires.

Procédure

  1. Accédez à l'outil Autorisations de l'entreprise.
  2. Cliquez sur l'onglet Modèles d'autorisation de projet.
  3. Cliquez sur Actions à côté du modèle pour lequel vous souhaitez accorder des autorisations granulaires et sélectionnez Modifier le modèle.
  4. Faites défiler jusqu'à la section « Types de correspondance et outils personnalisés ».
  5. Sélectionnez le bouton dans la colonne Aucun, Lecture seule, Standard ou Admin sur la ligne pour chaque type de correspondance.
  6. Cliquez sur l'icône chevron > pour ouvrir ou fermer le menu des autorisations granulaires pour chaque type de correspondance.
    Remarque : Cette icône s'affiche uniquement lorsque le bouton Lecture seule ou Standard est sélectionné.
  7. Cochez la case « Tout activer » pour activer toutes les autorisations granulaires de l'outil de correspondance sur le modèle d'autorisation.
    Remarque : Le nom de cette case devient « TOUT DÉSACTIVER » si toutes les autorisations granulaires de l'outil Correspondance sont activées.
    OU
    Cochez la case pour chaque autorisation granulaire que vous souhaitez activer sur le modèle d'autorisation.
 Important
Des autorisations granulaires pour l'outil Correspondance du projet peuvent être accordées pour chacun des types de correspondance de votre entreprise individuellement, plutôt que sur une base à l'échelle de l'outil. Pour plus d'informations sur la création de types de correspondance, voir Créer un nouveau type de correspondance.
Nom de l'autorisation granulaire Description granulaire des autorisations
Créer un élément Accorde aux utilisateurs le privilège de créer un élément de correspondance.
Remarque : étant donné que les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Standard » sur un type de correspondance peuvent créer des éléments de correspondance, l'autorisation granulaire « Créer un élément » ne peut pas être décochée lorsque « Standard » est sélectionné pour le type de correspondance dans le modèle d'autorisations.
Répondre aux éléments sur lesquels ils se trouvent Accorde aux utilisateurs le privilège de répondre aux éléments de correspondance pour lesquels ils sont ajoutés au champ « Personne assignée », au champ « Reçu de » ou à la liste de distribution de l'élément.
Note: Étant donné que les utilisateurs disposant d’autorisations de niveau « Standard » sur un type de correspondance peuvent répondre aux éléments de correspondance sur lesquels ils se trouvent, l’autorisation granulaire « Répondre aux éléments sur lesquels ils sont activés » ne peut pas être cochée lorsque « Standard » est sélectionnée pour le type de correspondance sur le modèle d’autorisation.
Modifier les éléments ouverts qu'ils ont créés Accorde aux utilisateurs le privilège de modifier les éléments de correspondance « Ouvrir » qu'ils ont créés.
Remarque : étant donné que les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Standard » sur un type de correspondance peuvent modifier les éléments de correspondance « Ouvrir » qu'ils ont créés, l'autorisation granulaire « Modifier les éléments ouverts qu'ils ont créés » ne peut pas être décochée lorsque « Standard » est sélectionné pour le type de correspondance sur les autorisations. modèle.
Répondre aux éléments accessibles aux utilisateurs au sein de la même entreprise Accorde aux utilisateurs le privilège de répondre aux éléments de correspondance qui sont accessibles à un autre utilisateur au sein de la même entreprise. Les utilisateurs disposant de cette autorisation granulaire ne peuvent pas afficher les éléments de correspondance « Privés » à moins qu'ils ne disposent également de l'autorisation granulaire « Afficher les éléments privés accessibles aux utilisateurs au sein de la même entreprise ».
Afficher les éléments privés accessibles aux utilisateurs au sein de la même entreprise Accorde aux utilisateurs le privilège d’afficher les éléments de correspondance « privés » qui sont accessibles à un autre utilisateur au sein de leur même entreprise.
  1. Cliquez sur Enregistrer.

Configurer les paramètres avancés dans un projet

Vous pouvez configurer des paramètres supplémentaires pour chaque type de correspondance au niveau projet. Vous pouvez utiliser ces paramètres pour :

  • Activer les rappels par e-mail pour les éléments en retard
  • Définir une liste de distribution par défaut
  • Définir des dates d'échéance automatisées pour les réponses
  • Ajouter une description par défaut

Procédure

Paramètres de l'onglet

  1. Accédez à l'outil Correspondance du projet.
  2. Cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png et sélectionnez le type de correspondance pour lequel vous souhaitez configurer les paramètres.
  3. Cliquez sur Paramètres de l'ongletdans la barre latérale.
  4. Remplissez les éléments suivants si nécessaire pour votre projet :
    Remarque : les utilisateurs qui créent ou modifient un élément de correspondance à l'aide de ce type de correspondance peuvent modifier les champs Distribution, Date d'échéance et Description pour des éléments individuels.
    • Distribution par défaut : sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs ou groupes de distribution dans le menu déroulant. Cliquez sur icon-delete-x.png l'icône à côté du nom d'un utilisateur si vous souhaitez le supprimer de cette liste.
      Remarque : les utilisateurs doivent disposer d'autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieur sur le type de correspondance pour être ajoutés à cette liste. Voir Accorder des autorisations granulaires dans un modèle d'autorisation de projet.
    • Les réponses seront dues : saisissez un nombre pour les jours ouvrables par défaut après lesquels une réponse sera due.
    • Description par défaut : saisissez une description par défaut à ajouter aux éléments créés à l'aide de ce type de correspondance.
    • Paramètres d'e-mail : cochez ou décochez les cases sous chaque rôle d'utilisateur pour déterminer qui recevra les notifications par e-mail pour chaque événement d'e-mail. Voir Qui reçoit les e-mails d'éléments de correspondance et les notifications push ? pour plus d'informations.
      Remarque : certains paramètres de messagerie sont configurés au niveau entreprise et affectent tous les projets. Par exemple, la case à cocher « Envoyer des rappels par e-mail pour les éléments en retard » est décrit dans Créer un nouveau type de correspondance.
       Important
      Si un flux de travail de correspondance en libre-service personnalisé est utilisé sur un projet, les notifications par e-mail d'éléments de correspondance pour ce projet sont gérées via les paramètres de configuration du flux de travail. Voir (Bêta) Quand les notifications par e-mail sont-elles envoyées pour les flux de travail personnalisés en libre-service ? pour plus d'informations
  5. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer vos modifications.

Project level Correspondence tool settings WITHOUT Workflow settings section.png

Tableau des autorisations 

  1. Accédez à l'outil Correspondance du projet.
  2. Cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png et sélectionnez le type de correspondance pour lequel vous souhaitez afficher les autorisations d'utilisateur.
  3. Cliquez sur Tableau des autorisations dans la barre latérale.
    Le tableau des autorisations d'utilisateur s'affiche pour le type de correspondance.
    • L'icône de coche verte green-check.png indique le niveau d'autorisation accordé à l'utilisateur sur le type de correspondance : « Aucun », « Lecture seule », « Standard » ou « Admin ».
    • L'icône rouge red-x.png indique les niveaux d'autorisations qui ne sont pas assignés à l'utilisateur.
    • L'icône gris icon-permissions-admin-x.png indique quels niveaux d'autorisation ne sont pas assignés à l'utilisateur et ne peuvent actuellement pas être modifiés car l'utilisateur a reçu un modèle d'autorisation de projet. Pour modifier leurs autorisations dans l'outil Annuaire au niveau projet, consultez Modifier les autorisations d'un utilisateur dans l'annuaire du projet.
       Conseil
      Voir Matrice des autorisations d'utilisateur - Web et Matrice des autorisations d'utilisateur - Mobile pour plus d'informations sur les différentes actions qui peuvent être effectuées par les utilisateurs avec le niveau d'autorisations que vous sélectionnez.
  4. Pour modifier le niveau d'autorisation d'un utilisateur sur le type de correspondance lorsqu'il n'a pas de modèle d'autorisation de projet assigné, cliquez sur red-x.png l'icône rouge correspondant au niveau d'autorisation que vous souhaitez accorder à l'utilisateur.
    L'icône red-x.png rouge est remplacée par une  green-check.png icône de coche verte et le niveau d'autorisation de l'utilisateur sur le type de correspondance est automatiquement enregistré.

 

Meilleures pratiques

Planification

Étant donné que l'outil Correspondance est très flexible, il est important d'établir un programme complet à l'avance afin que vous puissiez vous assurer que vous l'utilisez d'une manière efficace qui répond le mieux aux besoins de vos équipes.

Éléments à prendre en compte
  1. Sondez les intervenants internes. Vous pouvez créer plusieurs types de correspondance différents. Obtenez l'avis des équipes sur les types les plus essentiels ou bénéfiques pour leurs projets.
  2. Identifiez les processus adaptés. Pour un processus donné, si vous répondez « oui » aux questions ci-dessous, la correspondance est probablement un bon choix. 
    • Ce processus est-il basé sur le partage d'informations et la communication avec d'autres intervenants ? Avez-vous besoin que les intervenants soient responsables de la réception ou de la réponse à ces informations ?
    • Ce processus est-il actuellement géré par e-mail, ou même par téléphone/SMS ?
    • Serait-il avantageux pour votre entreprise de formaliser et de centraliser la communication autour de ce processus ? 
    • Y a-t-il un risque de perte de temps ou d'argent si ce processus n'est pas suivi ou enregistré correctement ? 
    • Avez-vous des modèles existants que vous utilisez pour ce processus ?
    • Terminez-vous actuellement ce processus en dehors de Procore ou dans l'un des outils personnalisés de Procore ? 
    • Est-il nécessaire de lier ce processus aux DDR et aux événements de changement pour un suivi complet ?
    • Ce processus gagnerait-il à être lié à une annotation de plan ?
  3. Évaluez la situation dans son ensemble. Établissez votre programme pour les types de correspondance et leurs données associées, afin de vous assurer que vous utilisez Correspondance de manière efficace, sans redondance et d'une manière qui aura du sens pour vos équipes et vos processus.

Déploiement

Un déploiement et une adoption réussis nécessitent que les équipes participent et commencent à utiliser la nouvelle fonctionnalité. Ceci signifie que les gens doivent connaître la fonctionnalité, ses attentes en termes d'utilisation et savoir où trouver de l'aide et des commentaires !

Éléments à prendre en compte
  • Socialisez. Assurez-vous que les équipes de projet connaissent les types de correspondance que vous avez configurés et clarifiez les attentes relatives à l'utilisation de Correspondance. Faites des annonces générales et offrez des opportunités de questions/réponses (idéalement, plus d'une fois). Mettez à jour les manuels de procédures de l'entreprise en conséquence.
  • Entraînez-vous. Si vos équipes ont besoin d'une formation sur la correspondance, dirigez-les vers le site de support Procore ou l'icône d'aide dans l'application, la page des webinaires ou travaillez avec votre point de contact Procore pour demander une formation personnalisée.
  • Recueillez des commentaires. Gardez une ligne de communication ouverte avec les équipes de projet afin de pouvoir obtenir des commentaires directs sur ce qui fonctionne bien ou sur les points que vous pourriez vouloir ajuster.
  • Utilisez des rapports et des tableaux de bord. Surveillez le nombre et le statut des correspondances dans l'ensemble des projets afin d'identifier dans quels domaines améliorer l'adoption, clarifier les attentes ou apporter des changements à vos modèles.