Contexte
Dans Procore, le terme retenue de garantie fait référence à la pratique de retenir une partie du montant d'un contrat jusqu'à ce que les travaux soient jugés terminés de manière satisfaisante. Le montant retenu est précisé dans un accord entre la partie contractante (la partie qui paie les travaux) et un contractant (la personne ou l'entreprise exécutant les travaux). Une pratique courante consiste à retenir 5 à 10 % de la valeur totale d'un contrat jusqu'à ce qu'un jalon soit atteint. Ensuite, le montant retenu peut être libéré sous forme de paiement échelonné. Lorsque les travaux sont pratiquement terminés, le montant retenu peut être libéré comme paiement final.
Éléments à prendre en compte
Remarques
- Les autorisations d'accès aux outils Facturation et Facturation proportionnelle sont régies par les autorisations définies sur l'outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux. Les noms des outils Procore varient en fonction de la langue ou du dictionnaire de point de vue configuré dans Procore. Consultez « Quels sont les dictionnaires et les langues disponibles dans l'application Web de Procore ? »
- Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact de facturation) employé par une entreprise qui travaille sur un projet géré dans Procore, votre capacité à effectuer les tâches relatives à la facturation est déterminée par le titulaire du compte de l'entreprise Procore. Le titulaire du compte peut choisir de vous mettre les paramètres suivants à disposition :
- Un compte utilisateur Procore.
- Des autorisations d'accès aux outils Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
- L'appartenance à la liste « privée » d'un contrat ou d'un financement spécifique.
- Qualification de « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.
- Autorisations utilisateur requises :
- Pour définir et libérer la retenue de garantie lors de la modification d'une facture avant, pendant ou après la période de facturation en cours, autorisations de niveau Admin sur l'outil Engagements du projet.
- OU
- Pour libérer la retenue de garantie lors de la modification d'une facture pendant la période de facturation en cours uniquement, vous devez disposer des autorisations de niveau Standard sur l'outil Engagements du projet et être le contact de facturation désigné sur le contrat. Les contacts de facturation sont automatiquement ajoutés à la liste déroulante Privée du contrat. Si vous disposez de ces autorisations, consultez ces tutoriels : « Envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation » et « Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation ».
OU
- En apprendre plus sur l'option des autorisations alternatives : Afficher /Masquer
- Certains clients Procore choisissent d'accorder à des utilisateurs externes des autorisations d'accès à l'outil Engagements du projet pour leur permettre de créer des factures. Les options suivantes sont disponibles, mais elles ne sont PAS recommandées :
- Une autorisation de niveau Lecture seule sur l'outil Engagements du projet et désignation comme Contact de facturation sur le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Si les utilisateurs disposent de ces autorisations, ils peuvent modifier le montant de la retenue de garantie à libérer sur une facture avant la date d'échéance d'une période de facturation.
- Informations supplémentaires :
Procédure
Passez la VDC de la facture en mode modification
- Accédez à l'outil Facturation du projet.
- Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
- Dans le tableau, recherchez la facture que vous souhaitez modifier.
- Cliquez sur le lien No de facture pour l'ouvrir.
- Faites défiler jusqu'à la section Ventilation des coûts.
- Cliquez sur le bouton Modifier.
Définir et libérer les retenues de garantie sur les postes de la VDC
Si vous souhaitez définir ou libérer la retenue de garantie sur les postes de la VDC, suivez ces étapes :
- Choisissez parmi ces options pour sélectionner les postes :
- Pour sélectionner tous les postes de la ventilation des coûts, cochez la case dans l'en-tête « Numéro de poste » du tableau de données.
OU
- Pour sélectionner des postes individuels, cochez la ou les cases dans la colonne « Numéro d'élément » pour le(s) poste(s) souhaité(s).
- Dans la ventilation des coûts, cliquez sur le bouton Modifier .
- Facultatif : si vous êtes un administrateur de factures et que vous souhaitez définir la retenue de garantie pour la facture, procédez comme suit :
- Cochez une ou plusieurs cases Numéro d'élément. Cliquez ensuite sur l'icône de crayon au-dessus du tableau de données dans la ventilation des coûts.
Ceci ouvre le volet Modifier sur le côté droit de la page.
- Saisissez les valeurs de retenue à la source à appliquer au(x) poste(s) sélectionné(s) :
- Retenue des travaux cette période (%) . Saisissez un pourcentage pour indiquer le pourcentage de retenue de garantie sur les travaux à débloquer pour cette période de facturation.
- Retenue de garantie libérée . Saisissez un pourcentage pour indiquer le pourcentage de retenue de garantie libéré.
- Rétention des matériaux (%) . Saisissez un pourcentage pour indiquer le pourcentage de retenue de garantie sur les travaux à débloquer pour cette période de facturation.
- Cliquez sur Appliquer.
- Choisissez parmi ces options pour saisir la retenue de garantie des travaux :
- Retenue des travaux cette période ($) . Affiche le montant en devise de la retenue de garantie des travaux pour cette période. La valeur qui apparaît ici est basée sur votre entrée dans la colonne « Travaux terminés cette période ». Une entrée dans cette cellule permet à Procore de calculer automatiquement la valeur en pourcentage dans la colonne « Conservation des travaux cette période (%) ».
OU
- Retenue des travaux cette période (%) . Saisissez un pourcentage pour la retenue de garantie sur les travaux dont vous demandez la libération pour cette période. Une entrée dans cette cellule permet à Procore de calculer automatiquement la valeur de la devise dans la colonne « Retenue de garantie des travaux cette période ($) ».
- Dans la colonne Total de la retenue de garantie libérée, saisissez le montant total de la retenue de garantie sur les travaux demandé pour débloquer le poste.
- Choisissez parmi ces options pour saisir la retenue de garantie des matériaux :
- Retenue des matériaux ($) . Saisissez un montant en devise pour la retenue de garantie sur les matériaux dont vous demandez la libération pour cette période. La valeur qui apparaît ici est basée sur vos entrées dans les colonnes Nouveaux matériaux stockés et Matériaux précédents stockés. Une entrée dans cette cellule permet à Procore de calculer automatiquement la valeur en pourcentage dans la colonne « Conservation des matériaux cette période (%) ».
OU
- Rétention des matériaux (%) . Saisissez un pourcentage pour la retenue de garantie sur les matériaux dont vous demandez la libération pour cette période. La valeur qui apparaît ici est basée sur vos entrées dans les colonnes Nouveaux matériaux stockés et Matériaux précédents stockés. Une entrée dans cette cellule permet à Procore de calculer automatiquement la valeur en pourcentage dans la colonne « Conservation des matériaux cette période (%) ».
- Dans la colonne Retenue de garantie totale , Procore calcule la somme du montant « Retenue de garantie des travaux cette période ($) » plus le montant « Retenue de garantie des matériaux ($) » pour représenter le montant total de la retenue de garantie sur la facture.
, vous pouvez également gérer la retenue à l'aide de la fonction de rétention à échelle mobile. Pour en savoir plus, consultez « Qu'est-ce que la rétention à échelle mobile ? »