Passer au contenu principal
Procore

Créer une facture de sous-traitant pour libérer la retenue de garantie dans l'outil Facturation

  1. Dernière mise à jour
  2. Enregistrer en tant que PDF

Objectif

Créer une facture de sous-traitant pour la libération de la retenue de garantie comme paiement final.

Contexte

Dans Procore, le terme retenue de garantie fait référence à la pratique de retenir une partie du montant d'un contrat jusqu'à ce que les travaux soient jugés terminés de manière satisfaisante. Le montant retenu est précisé dans un accord entre la partie contractante (la partie qui paie les travaux) et un contractant (la personne ou l'entreprise exécutant les travaux). Une pratique courante consiste à retenir 5 à 10 % de la valeur totale d'un contrat jusqu'à ce qu'un jalon soit atteint. Ensuite, le montant retenu peut être libéré sous forme de paiement échelonné. Lorsque les travaux sont pratiquement terminés, le montant retenu peut être libéré comme paiement final. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour définir et libérer la retenue de garantie lors de la modification de la facture la plus récente avant, pendant ou après la « date d'échéance » de la période de facturation :
    • Pour libérer la retenue de garantie lors de la modification de la facture la plus récente au cours de la période de facturation en cours :
      • Vous devez disposer des autorisations de niveau « Standard » dans l'outil Engagements au niveau projet. 
        ET
      • Vous devez être ajouté à la liste déroulante « Privé(e) » de l'engagement. 
    • En savoir plus sur les autorisations d'utilisateur requises pour les collaborateurs en aval : Afficher/Masquer  
      • Certains clients Procore choisissent de donner à leurs collaborateurs en aval l'accès à l'outil Engagements au niveau projet :
        • Pour modifier les montants de retenue de garantie sur la facture la plus récente avant la « date d'échéance » de la période de facturation:
          • Vous devez être un contact de facturation sur l'engagement.   
            ET
          • Vous devez disposer des autorisations de niveau « Lecture seule » pour l'outil Engagements au niveau projet. 
  • Informations supplémentaires :
    • S'il existe plusieurs factures pour une même période de facturation, vous ne pouvez modifier les montants facturés que sur la facture la plus récente.
    • Si vous ajoutez un échéancier de paiement après l'approbation de la facture, saisissez le montant pour les travaux que vous réclamez pour cette période dans la colonne « Montant proposé » du détail de la facture. Pour en savoir plus, consultez Créer un planning de paiement. 
    • Vous pouvez également gérer la retenue à l'aide de la fonction de rétention à échelle mobile. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce que la rétention à échelle mobile ?
    • Pour savoir comment créer une facture pour débloquer la retenue de garantie sur une facturation proportionnelle, voir Définir ou débloquer la retenue de garantie sur une facture de sous-traitant.

Procédure

  1. Accédez à l'outil Facturation du projet. 
  2. Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
  3. Localisez la facture de sous-traitant à mettre à jour dans le tableau. Cliquez ensuite sur le lien No de la facture pour l'ouvrir.
    La facture s'ouvre dans l'outil Engagements du projet.
    Remarques
    • Lorsque vous accédez à une facture à partir de l'outil Facturation, votre compte utilisateur doit disposer des autorisations utilisateur requises détaillées ci-dessus pour afficher et accéder à la facture.
  4. Dans la facture, cliquez sur l'onglet Général . L'onglet Général est actif par défaut lorsque vous ouvrez une facture.  
  5. Faites défiler jusqu'à Ventilation des coûts . 
  7. Facultatif : si l'entrepreneur crée un échéancier de paiement une fois la facture approuvée, saisissez les montants pour les travaux que vous réclamez pour cette période dans la colonne « Montant proposé ».
    Remarque : pour que la colonne « Montant proposé » apparaisse, la fonction d'échéancier de paiement doit être activée dans les paramètres de configuration de l'outil Facturation. Voir Configurer les paramètres : Facturation .
  8. Cliquez sur Enregistrer.
  9. Facultatif. Si l'administrateur des factures vous demande d'inclure une copie signée du PDF, procédez comme suit :
    1. Choisissez Exporter > PDF.
    2. Signez le PDF.
       Conseil

      Comment ajouter une signature à un PDF ? Plusieurs options sont disponibles. Évaluez-les pour déterminer la meilleure option pour vous, selon les besoins de votre entreprise :

      • Signature manuscrite. Vous pouvez imprimer le fichier PDF exporté et y ajouter une signature physique. Utilisez ensuite un numériseur ou un appareil photo pour capturer le document signé et ajoutez-le en pièce jointe à la facture. 
      • Signature électronique. Vous pouvez ajouter une signature numérique ou électronique à la facture. Divers fournisseurs de logiciels tiers, tels que DocuSign© et Adobe® Acrobat™, proposent des fonctionnalités de signature pour les fichiers PDF. Après avoir signé le document, ajoutez-le en pièce jointe à la facture. 
  10. Cliquez sur l'onglet Résumé.
  11. Cliquez sur Modifier.
  12. Dans la section Pièces jointes, chargez toute documentation de sauvegarde requise, telle que les renonciations de privilège et le PDF d'exportation signé.
  13. Choisissez parmi les options suivantes :
    • Si vous êtes prêt à envoyer la facture à l'entrepreneur, cliquez sur Soumettre pour révision. Le statut de la facture devient alors En révision. 
    • Si vous n'êtes PAS prêt à soumettre la facture, cliquez sur Enregistrer. Ceci définit le statut de la facture sur Ébauche.
      Remarque : une fois que vous soumettez la facture à l'entrepreneur, vous ne pouvez plus la modifier, sauf si l'entrepreneur définit le statut sur Réviser et renvoyer.