Créer une facture de sous-traitant pour libérer la retenue de garantie dans l'outil Facturation
Objectif
Créer une facture de sous-traitant pour la libération de la retenue de garantie comme paiement final.
Contexte
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
- Pour définir et libérer la retenue de garantie lors de la modification de la facture la plus récente avant, pendant ou après la « date d'échéance » de la période de facturation :
- Vous devez être un administrateur des factures.
- Pour libérer la retenue de garantie lors de la modification de la facture la plus récente au cours de la période de facturation en cours :
- Vous devez disposer des autorisations de niveau « Standard » dans l'outil Engagements au niveau projet.
ET - Vous devez être ajouté à la liste déroulante « Privé(e) » de l'engagement.
- Vous devez disposer des autorisations de niveau « Standard » dans l'outil Engagements au niveau projet.
- En savoir plus sur les autorisations d'utilisateur requises pour les collaborateurs en aval : Afficher/Masquer
- Certains clients Procore choisissent de donner à leurs collaborateurs en aval l'accès à l'outil Engagements au niveau projet :
- Pour modifier les montants de retenue de garantie sur la facture la plus récente avant la « date d'échéance » de la période de facturation:
- Vous devez être un contact de facturation sur l'engagement.
ET - Vous devez disposer des autorisations de niveau « Lecture seule » pour l'outil Engagements au niveau projet.
- Vous devez être un contact de facturation sur l'engagement.
- Pour modifier les montants de retenue de garantie sur la facture la plus récente avant la « date d'échéance » de la période de facturation:
- Certains clients Procore choisissent de donner à leurs collaborateurs en aval l'accès à l'outil Engagements au niveau projet :
- Pour définir et libérer la retenue de garantie lors de la modification de la facture la plus récente avant, pendant ou après la « date d'échéance » de la période de facturation :
- Informations supplémentaires :
- S'il existe plusieurs factures pour une même période de facturation, vous ne pouvez modifier les montants facturés que sur la facture la plus récente.
- Si vous ajoutez un échéancier de paiement après l'approbation de la facture, saisissez le montant pour les travaux que vous réclamez pour cette période dans la colonne « Montant proposé » du détail de la facture. Pour en savoir plus, consultez Créer un planning de paiement.
- Vous pouvez également gérer la retenue à l'aide de la fonction de rétention à échelle mobile. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce que la rétention à échelle mobile ?
- Pour savoir comment créer une facture pour débloquer la retenue de garantie sur une facturation proportionnelle, voir Définir ou débloquer la retenue de garantie sur une facture de sous-traitant.
Conditions préalables
Procédure
- Accédez à l'outil Facturation du projet.
- Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
- Localisez la facture de sous-traitant à mettre à jour dans le tableau. Cliquez ensuite sur le lien No de la facture pour l'ouvrir.
La facture s'ouvre dans l'outil Engagements du projet.Remarques
- Lorsque vous accédez à une facture à partir de l'outil Facturation, votre compte utilisateur doit disposer des autorisations utilisateur requises détaillées ci-dessus pour afficher et accéder à la facture.
- Dans la facture, cliquez sur l'onglet Général . L'onglet Général est actif par défaut lorsque vous ouvrez une facture.
- Faites défiler jusqu'à Ventilation des coûts .
- Facultatif : si l'entrepreneur crée un échéancier de paiement une fois la facture approuvée, saisissez les montants pour les travaux que vous réclamez pour cette période dans la colonne « Montant proposé ».
Remarque : pour que la colonne « Montant proposé » apparaisse, la fonction d'échéancier de paiement doit être activée dans les paramètres de configuration de l'outil Facturation. Voir Configurer les paramètres : Facturation . - Cliquez sur Enregistrer.
- Facultatif. Si l'administrateur des factures vous demande d'inclure une copie signée du PDF, procédez comme suit :
- Choisissez Exporter > PDF.
- Signez le PDF.
Conseil
Comment ajouter une signature à un PDF ? Plusieurs options sont disponibles. Évaluez-les pour déterminer la meilleure option pour vous, selon les besoins de votre entreprise :
- Signature manuscrite. Vous pouvez imprimer le fichier PDF exporté et y ajouter une signature physique. Utilisez ensuite un numériseur ou un appareil photo pour capturer le document signé et ajoutez-le en pièce jointe à la facture.
- Signature électronique. Vous pouvez ajouter une signature numérique ou électronique à la facture. Divers fournisseurs de logiciels tiers, tels que DocuSign© et Adobe® Acrobat™, proposent des fonctionnalités de signature pour les fichiers PDF. Après avoir signé le document, ajoutez-le en pièce jointe à la facture.
- Cliquez sur l'onglet Résumé.
- Cliquez sur Modifier.
- Dans la section Pièces jointes, chargez toute documentation de sauvegarde requise, telle que les renonciations de privilège et le PDF d'exportation signé.
- Choisissez parmi les options suivantes :
- Si vous êtes prêt à envoyer la facture à l'entrepreneur, cliquez sur Soumettre pour révision. Le statut de la facture devient alors En révision.
- Si vous n'êtes PAS prêt à soumettre la facture, cliquez sur Enregistrer. Ceci définit le statut de la facture sur Ébauche.
Remarque : une fois que vous soumettez la facture à l'entrepreneur, vous ne pouvez plus la modifier, sauf si l'entrepreneur définit le statut sur Réviser et renvoyer.