Créer une facture de sous-traitant pour débloquer la retenue de garantie
Objectif
Créer une facture de sous-traitant pour la libération de la retenue de garantie comme paiement final.
Contexte
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
- Pour définir et libérer la retenue de garantie lors de la modification d'une facture avant, pendant ou après la période de facturation en cours, autorisations de niveau Admin sur l'outil Engagements du projet. OU
- Pour libérer la retenue de garantie lors de la modification d'une facture pendant la période de facturation en cours uniquement, vous devez disposer des autorisations de niveau Standard sur l'outil Engagements du projet et être le contact de facturation désigné sur le contrat. Les contacts de facturation sont automatiquement ajoutés à la liste déroulante Privée du contrat. Si vous disposez de ces autorisations, consultez ces tutoriels : « Envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation » et « Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation ».
OU - Pour libérer la retenue de garantie lors de la modification, d'une facture pendant la période de facturation en cours uniquement, autorisations de niveau Standard dans l'outil Engagements du projet et ajout à la liste déroulante Privé du contrat.
OU - Renseignez-vous sur les autres possibilités d'autorisation : Afficher /Masquer
- Certains clients Procore choisissent d'accorder à des utilisateurs externes des autorisations d'accès à l'outil Engagements du projet pour leur permettre de créer des factures. Les options suivantes sont disponibles, mais elles ne sont PAS recommandées :
- Une autorisation de niveau Lecture seule sur l'outil Engagements du projet et désignation comme Contact de facturation sur le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Si les utilisateurs disposent de ces autorisations, ils peuvent modifier le montant de la retenue de garantie à libérer sur une facture avant la date d'échéance d'une période de facturation.
- Certains clients Procore choisissent d'accorder à des utilisateurs externes des autorisations d'accès à l'outil Engagements du projet pour leur permettre de créer des factures. Les options suivantes sont disponibles, mais elles ne sont PAS recommandées :
- Informations supplémentaires :
- Vous pouvez créer des factures pour les bons de commande et les contrats de sous-traitance.
- Si vous êtes le contact de facturation pour « l'entreprise sous-traitante » sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance, vous disposez des options suivantes pour soumettre une facture :
- Demandez à une personne disposant d'une autorisation d'accès suffisante dans Procore de créer la facture en votre nom.
OU - Suivez les étapes décrites dans Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation.
- Demandez à une personne disposant d'une autorisation d'accès suffisante dans Procore de créer la facture en votre nom.
- S'il existe plusieurs factures pour une même période de facturation, vous ne pouvez modifier les montants facturés que sur la dernière facture créée.
- Si l’entrepreneur crée un planning de paiement une fois la facture approuvée, saisissez les montants des travaux que vous réclamez pendant cette période dans la colonne « Montant proposé » de la facture. Pour que cette colonne apparaisse, la fonction de planning de paiement doit être activée dans les paramètres de configuration de l’outil Facturation. Voir Configurer les paramètres : Facturation.
Conditions préalables
Procédure
- Accédez à l'outil Facturation du projet.
- Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
- Localisez la facture de sous-traitant à mettre à jour dans le tableau. Cliquez ensuite sur le lien No de la facture pour l'ouvrir.
La facture s'ouvre dans l'outil Engagements du projet.Remarques
- Lorsque vous accédez à une facture à partir de l'outil Facturation, votre compte utilisateur doit disposer des autorisations utilisateur requises détaillées ci-dessus pour afficher et accéder à la facture.
- Dans la facture, cliquez sur l'onglet Général . L'onglet Général est actif par défaut lorsque vous ouvrez une facture.
- Faites défiler jusqu'à Ventilation des coûts .
- Facultatif : si l'entrepreneur crée un échéancier de paiement une fois la facture approuvée, saisissez les montants pour les travaux que vous réclamez pour cette période dans la colonne « Montant proposé ».
Remarque : pour que la colonne « Montant proposé » apparaisse, la fonction d'échéancier de paiement doit être activée dans les paramètres de configuration de l'outil Facturation. Voir Configurer les paramètres : Facturation . - Cliquez sur Enregistrer.
- Facultatif. Si l'administrateur des factures vous demande d'inclure une copie signée du PDF, procédez comme suit :
- Choisissez Exporter > PDF.
- Signez le PDF.
Conseil
Comment ajouter une signature à un PDF ? Plusieurs options sont disponibles. Évaluez-les pour déterminer la meilleure option pour vous, selon les besoins de votre entreprise :
- Signature manuscrite. Vous pouvez imprimer le fichier PDF exporté et y ajouter une signature physique. Utilisez ensuite un numériseur ou un appareil photo pour capturer le document signé et ajoutez-le en pièce jointe à la facture.
- Signature électronique. Vous pouvez ajouter une signature numérique ou électronique à la facture. Divers fournisseurs de logiciels tiers, tels que DocuSign© et Adobe® Acrobat™, proposent des fonctionnalités de signature pour les fichiers PDF. Après avoir signé le document, ajoutez-le en pièce jointe à la facture.
- Cliquez sur l'onglet Résumé.
- Cliquez sur Modifier.
- Dans la section Pièces jointes, chargez toute documentation de sauvegarde requise, telle que les renonciations de privilège et le PDF d'exportation signé.
- Choisissez parmi les options suivantes :
- Si vous êtes prêt à envoyer la facture à l'entrepreneur, cliquez sur Soumettre pour révision. Le statut de la facture devient alors En révision.
- Si vous n'êtes PAS prêt à soumettre la facture, cliquez sur Enregistrer. Ceci définit le statut de la facture sur Ébauche.
Remarque : une fois que vous soumettez la facture à l'entrepreneur, vous ne pouvez plus la modifier, sauf si l'entrepreneur définit le statut sur Réviser et renvoyer.