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Procore

Créer une facture de sous-traitant pour débloquer la retenue de garantie

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Objectif

Créer une facture de sous-traitant pour la libération de la retenue de garantie comme paiement final.

Contexte

Dans Procore, le terme retenue de garantie fait référence à la pratique de retenir une partie du montant d'un contrat jusqu'à ce que les travaux soient jugés terminés de manière satisfaisante. Le montant retenu est précisé dans un accord entre la partie contractante (la partie qui paie les travaux) et un contractant (la personne ou l'entreprise exécutant les travaux). Une pratique courante consiste à retenir 5 à 10 % de la valeur totale d'un contrat jusqu'à ce qu'un jalon soit atteint. Ensuite, le montant retenu peut être libéré sous forme de paiement échelonné. Lorsque les travaux sont pratiquement terminés, le montant retenu peut être libéré comme paiement final. 

Éléments à prendre en compte

Remarques
  • Les autorisations d'accès aux outils Facturation et Facturation proportionnelle sont régies par les autorisations définies sur l'outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux. Les noms des outils Procore varient en fonction de la langue ou du dictionnaire de point de vue configuré dans Procore. Consultez « Quels sont les dictionnaires et les langues disponibles dans l'application Web de Procore ? »
  • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact de facturation) employé par une entreprise qui travaille sur un projet géré dans Procore, votre capacité à effectuer les tâches relatives à la facturation est déterminée par le titulaire du compte de l'entreprise Procore. Le titulaire du compte peut choisir de vous mettre les paramètres suivants à disposition :
    • Un compte utilisateur Procore.
    • Des autorisations d'accès aux outils Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
    • L'appartenance à la liste « privée » d'un contrat ou d'un financement spécifique.
    • Qualification de « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.
  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour définir et libérer la retenue de garantie lors de la modification d'une facture avant, pendant ou après la période de facturation en cours, autorisations de niveau Admin sur l'outil Engagements du projet. OU
    • Pour libérer la retenue de garantie lors de la modification d'une facture pendant la période de facturation en cours uniquement, vous devez disposer des autorisations de niveau Standard sur l'outil Engagements du projet et être le contact de facturation désigné sur le contrat. Les contacts de facturation sont automatiquement ajoutés à la liste déroulante Privée du contrat. Si vous disposez de ces autorisations, consultez ces tutoriels : « Envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation » et « Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation ».
      OU
    • Pour libérer la retenue de garantie lors de la modification, d'une facture pendant la période de facturation en cours uniquement, autorisations de niveau Standard dans l'outil Engagements du projet et ajout à la liste déroulante Privé du contrat.
      OU
    • Renseignez-vous sur les autres possibilités d'autorisation : Afficher /Masquer
      • Certains clients Procore choisissent d'accorder à des utilisateurs externes des autorisations d'accès à l'outil Engagements du projet pour leur permettre de créer des factures. Les options suivantes sont disponibles, mais elles ne sont PAS recommandées :
        • Une autorisation de niveau Lecture seule sur l'outil Engagements du projet et désignation comme Contact de facturation sur le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Si les utilisateurs disposent de ces autorisations, ils peuvent modifier le montant de la retenue de garantie à libérer sur une facture avant la date d'échéance d'une période de facturation.
  • Informations supplémentaires :
    • Vous pouvez créer des factures pour les bons de commande et les contrats de sous-traitance.  
    • Si vous êtes le contact de facturation pour « l'entreprise sous-traitante » sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance, vous disposez des options suivantes pour soumettre une facture :
    • S'il existe plusieurs factures pour une même période de facturation, vous ne pouvez modifier les montants facturés que sur la dernière facture créée.
    • Si l’entrepreneur crée un planning de paiement une fois la facture approuvée, saisissez les montants des travaux que vous réclamez pendant cette période dans la colonne « Montant proposé » de la facture. Pour que cette colonne apparaisse, la fonction de planning de paiement doit être activée dans les paramètres de configuration de l’outil Facturation. Voir Configurer les paramètres : Facturation.

Procédure

  1. Accédez à l'outil Facturation du projet. 
  2. Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
  3. Localisez la facture de sous-traitant à mettre à jour dans le tableau. Cliquez ensuite sur le lien No de la facture pour l'ouvrir.
    La facture s'ouvre dans l'outil Engagements du projet.
    Remarques
    • Lorsque vous accédez à une facture à partir de l'outil Facturation, votre compte utilisateur doit disposer des autorisations utilisateur requises détaillées ci-dessus pour afficher et accéder à la facture.
  4. Dans la facture, cliquez sur l'onglet Général . L'onglet Général est actif par défaut lorsque vous ouvrez une facture.  
  5. Faites défiler jusqu'à Ventilation des coûts . 

  6. Si vous souhaitez définir ou libérer la retenue de garantie sur les postes de la VDC, suivez ces étapes :

    1. Choisissez parmi ces options pour sélectionner les postes :
      • Pour sélectionner tous les postes de la ventilation des coûts, cochez la case dans l'en-tête « Numéro de poste » du tableau de données. 
        OU
      • Pour sélectionner des postes individuels, cochez la ou les cases dans la colonne « Numéro d'élément » pour le(s) poste(s) souhaité(s). 
    2. Dans la ventilation des coûts, cliquez sur le bouton Modifier . 
    3. Facultatif : si vous êtes un administrateur de factures et que vous souhaitez définir la retenue de garantie pour la facture, procédez comme suit : 
      • Cochez une ou plusieurs cases Numéro d'élément. Cliquez ensuite sur l'icône de crayon au-dessus du tableau de données dans la ventilation des coûts. 
        Ceci ouvre le volet Modifier sur le côté droit de la page. 
      • Saisissez les valeurs de retenue à la source à appliquer au(x) poste(s) sélectionné(s) :
        • Retenue des travaux cette période (%) . Saisissez un pourcentage pour indiquer le pourcentage de retenue de garantie sur les travaux à débloquer pour cette période de facturation. 
        • Retenue de garantie libérée . Saisissez un pourcentage pour indiquer le pourcentage de retenue de garantie libéré.
        • Rétention des matériaux (%) . Saisissez un pourcentage pour indiquer le pourcentage de retenue de garantie sur les travaux à débloquer pour cette période de facturation. 
      • Cliquez sur Appliquer.
    4. Choisissez parmi ces options pour saisir la retenue de garantie des travaux :
      • Retenue des travaux cette période ($) . Affiche le montant en devise de la retenue de garantie des travaux pour cette période. La valeur qui apparaît ici est basée sur votre entrée dans la colonne « Travaux terminés cette période ». Une entrée dans cette cellule permet à Procore de calculer automatiquement la valeur en pourcentage dans la colonne « Conservation des travaux cette période (%) ». 
        OU
      • Retenue des travaux cette période (%) . Saisissez un pourcentage pour la retenue de garantie sur les travaux dont vous demandez la libération pour cette période. Une entrée dans cette cellule permet à Procore de calculer automatiquement la valeur de la devise dans la colonne « Retenue de garantie des travaux cette période ($) ». 
    5. Dans la colonne Total de la retenue de garantie libérée, saisissez le montant total de la retenue de garantie sur les travaux demandé pour débloquer le poste. 
    6. Choisissez parmi ces options pour saisir la retenue de garantie des matériaux : 
      • Retenue des matériaux ($) . Saisissez un montant en devise pour la retenue de garantie sur les matériaux dont vous demandez la libération pour cette période. La valeur qui apparaît ici est basée sur vos entrées dans les colonnes Nouveaux matériaux stockés et Matériaux précédents stockés. Une entrée dans cette cellule permet à Procore de calculer automatiquement la valeur en pourcentage dans la colonne « Conservation des matériaux cette période (%) ». 
        OU
      • Rétention des matériaux (%) . Saisissez un pourcentage pour la retenue de garantie sur les matériaux dont vous demandez la libération pour cette période. La valeur qui apparaît ici est basée sur vos entrées dans les colonnes Nouveaux matériaux stockés et Matériaux précédents stockés. Une entrée dans cette cellule permet à Procore de calculer automatiquement la valeur en pourcentage dans la colonne « Conservation des matériaux cette période (%) ». 
    7. Dans la colonne Retenue de garantie totale , Procore calcule la somme du montant « Retenue de garantie des travaux cette période ($) » plus le montant « Retenue de garantie des matériaux ($) » pour représenter le montant total de la retenue de garantie sur la facture. 
  7. Facultatif : si l'entrepreneur crée un échéancier de paiement une fois la facture approuvée, saisissez les montants pour les travaux que vous réclamez pour cette période dans la colonne « Montant proposé ».
    Remarque : pour que la colonne « Montant proposé » apparaisse, la fonction d'échéancier de paiement doit être activée dans les paramètres de configuration de l'outil Facturation. Voir Configurer les paramètres : Facturation .
  8. Cliquez sur Enregistrer.
  9. Facultatif. Si l'administrateur des factures vous demande d'inclure une copie signée du PDF, procédez comme suit :
    1. Choisissez Exporter > PDF.
    2. Signez le PDF.
       Conseil

      Comment ajouter une signature à un PDF ? Plusieurs options sont disponibles. Évaluez-les pour déterminer la meilleure option pour vous, selon les besoins de votre entreprise :

      • Signature manuscrite. Vous pouvez imprimer le fichier PDF exporté et y ajouter une signature physique. Utilisez ensuite un numériseur ou un appareil photo pour capturer le document signé et ajoutez-le en pièce jointe à la facture. 
      • Signature électronique. Vous pouvez ajouter une signature numérique ou électronique à la facture. Divers fournisseurs de logiciels tiers, tels que DocuSign© et Adobe® Acrobat™, proposent des fonctionnalités de signature pour les fichiers PDF. Après avoir signé le document, ajoutez-le en pièce jointe à la facture. 
  10. Cliquez sur l'onglet Résumé.
  11. Cliquez sur Modifier.
  12. Dans la section Pièces jointes, chargez toute documentation de sauvegarde requise, telle que les renonciations de privilège et le PDF d'exportation signé.
  13. Choisissez parmi les options suivantes :
    • Si vous êtes prêt à envoyer la facture à l'entrepreneur, cliquez sur Soumettre pour révision. Le statut de la facture devient alors En révision. 
    • Si vous n'êtes PAS prêt à soumettre la facture, cliquez sur Enregistrer. Ceci définit le statut de la facture sur Ébauche.
      Remarque : une fois que vous soumettez la facture à l'entrepreneur, vous ne pouvez plus la modifier, sauf si l'entrepreneur définit le statut sur Réviser et renvoyer.