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Procore

Créer une facture de sous-traitant pour libérer la retenue de garantie dans l'outil Facturation

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Objectif

Créer une facture de sous-traitant pour la libération de la retenue de garantie comme paiement final.

Contexte

Dans Procore, le terme retenue de garantie fait référence à la pratique de retenir une partie du montant d'un contrat jusqu'à ce que les travaux soient jugés terminés de manière satisfaisante. Le montant retenu est précisé dans un accord entre la partie contractante (la partie qui paie les travaux) et un contractant (la personne ou l'entreprise exécutant les travaux). Une pratique courante consiste à retenir 5 à 10 % de la valeur totale d'un contrat jusqu'à ce qu'un jalon soit atteint. Ensuite, le montant retenu peut être libéré sous forme de paiement échelonné. Lorsque les travaux sont pratiquement terminés, le montant retenu peut être libéré comme paiement final. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour définir et libérer la retenue de garantie lors de la modification de la facture la plus récente avant, pendant ou après la « date d'échéance » de la période de facturation :
    • Pour libérer la retenue de garantie lors de la modification de la facture la plus récente au cours de la période de facturation en cours :
      • Vous devez disposer des autorisations de niveau « Standard » dans l'outil Engagements au niveau projet. 
        ET
      • Vous devez être ajouté à la liste déroulante « Privé(e) » de l'engagement. 
    • En savoir plus sur les autorisations d'utilisateur requises pour les collaborateurs en aval : Afficher/Masquer  
      • Certains clients Procore choisissent de donner à leurs collaborateurs en aval l'accès à l'outil Engagements au niveau projet :
        • Pour modifier les montants de retenue de garantie sur la facture la plus récente avant la « date d'échéance » de la période de facturation:
          • Vous devez être un contact de facturation sur l'engagement.   
            ET
          • Vous devez disposer des autorisations de niveau « Lecture seule » pour l'outil Engagements au niveau projet. 
  • Informations supplémentaires :
    • S'il existe plusieurs factures pour une même période de facturation, vous ne pouvez modifier les montants facturés que sur la facture la plus récente.
    • Si vous ajoutez un échéancier de paiement après l'approbation de la facture, saisissez le montant pour les travaux que vous réclamez pour cette période dans la colonne « Montant proposé » du détail de la facture. Pour en savoir plus, consultez Créer un planning de paiement. 
    • Vous pouvez également gérer la retenue à l'aide de la fonction de rétention à échelle mobile. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce que la rétention à échelle mobile ?

Procédure

  1. Accédez à l'outil Facturation du projet. 
  2. Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
  3. Choisissez parmi ces options dans l'onglet Sous -traitant :
    • Pour modifier une facture existante, recherchez la facture ébauche à modifier et cliquez sur son lien # de facture pour l'ouvrir. 
      OU
    • Pour créer une facture, recherchez le lien Contrat correspondant pour ouvrir le contrat. Cliquez ensuite sur Créer > Créer une facture. Procore crée une nouvelle facture avec le statut « Ébauche ».
  4. Dans l'onglet Général de la facture, faites défiler jusqu'à Ventilation des coûts. 
  5. Dans la ventilation des coûts, recherchez le(s) poste(s) à modifier et faites défiler vers la droite de la page pour afficher les colonnes de retenue de garantie.
  6. Saisissez le montant à débloquer dans la colonne Total de la retenue de garantie débloquée.
    Exemple

    Avant l'entrée des données, le montant total cumulatif retenu pour chaque poste est affiché dans la colonne Totale de la retenue de garantie. Dans le poste 1, la retenue totale de garantie est de 2 500,00 $. Dans le poste 2, il est de 1 250,00 $. 

    retainage-before-data-entry.png

    Saisissez le montant de la retenue de garantie à libérer :

    • Pour débloquer la totalité du montant retenu, saisissez 100 % de la valeur totale de la retenue de garantie. Au poste 1, saisissez 2 500,00 $ pour débloquer le montant total. 
    • Pour débloquer la moitié du montant retenu, saisissez 50 % de la valeur totale de la retenue de garantie. Au poste 2, saisissez 625 USD pour débloquer 50 % du montant de 1 250 USD. 

    Après la saisie des données, Procore réduit la valeur totale de la retenue de garantie du montant de votre saisie de données :

    retainage-after-data-entry.png

  7. Mettez à jour le montant de la retenue de garantie à débloquer dans chaque poste de la facture, si nécessaire. 
  8. Cliquez sur Enregistrer.
    Procore enregistre la facture sous son statut actuel. Une bannière apparaît en haut de l'écran pour indiquer le montant total de la retenue de garantie débloquée sur la facture. 
    Exemple

    Voici un exemple de bannière qui apparaît pour indiquer le montant total de la retenue de garantie débloquée sur la facture. 

    banner-retainage-relesed.png

     Conseils