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Procore

Créer une facture de sous-traitant pour débloquer la retenue de garantie

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Objectif

Créer une facture de sous-traitant pour la libération de la retenue de garantie comme paiement final.

Contexte

Dans Procore, le terme retenue de garantie fait référence à la pratique de retenir une partie du montant d'un contrat jusqu'à ce que les travaux soient jugés terminés de manière satisfaisante. Le montant retenu est précisé dans un accord entre la partie contractante (la partie qui paie les travaux) et un contractant (la personne ou l'entreprise exécutant les travaux). Une pratique courante consiste à retenir 5 à 10 % de la valeur totale d'un contrat jusqu'à ce qu'un jalon soit atteint. Ensuite, le montant retenu peut être libéré sous forme de paiement échelonné. Lorsque les travaux sont pratiquement terminés, le montant retenu peut être libéré comme paiement final. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour définir et libérer la retenue de garantie lors de la modification de la facture la plus récente avant, pendant ou après la « date d'échéance » de la période de facturation :
    • Pour libérer la retenue de garantie lors de la modification de la facture la plus récente au cours de la période de facturation en cours :
      • Vous devez disposer des autorisations de niveau « Standard » dans l'outil Engagements au niveau projet. 
        ET
      • Vous devez être ajouté à la liste déroulante « Privé(e) » de l'engagement. 
    • En savoir plus sur les autorisations d'utilisateur requises pour les collaborateurs en aval : Afficher/Masquer  
      • Certains clients Procore choisissent de donner à leurs collaborateurs en aval l'accès à l'outil Engagements au niveau projet :
        • Pour modifier les montants de retenue de garantie sur la facture la plus récente avant la « date d'échéance » de la période de facturation:
          • Vous devez être un contact de facturation sur l'engagement.   
            ET
          • Vous devez disposer des autorisations de niveau « Lecture seule » pour l'outil Engagements au niveau projet. 
  • Informations supplémentaires :
    • S'il existe plusieurs factures pour une même période de facturation, vous ne pouvez modifier les montants facturés que sur la facture la plus récente.
    • Si vous ajoutez un échéancier de paiement après l'approbation de la facture, saisissez le montant pour les travaux que vous réclamez pour cette période dans la colonne « Montant proposé » du détail de la facture. Pour en savoir plus, consultez Créer un planning de paiement. 
    • Vous pouvez également gérer la retenue à l'aide de la fonction de rétention à échelle mobile. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce que la rétention à échelle mobile ?
    • Pour savoir comment créer une facture pour débloquer la retenue de garantie sur une facturation proportionnelle, voir Définir ou débloquer la retenue de garantie sur une facture de sous-traitant.

Procédure

  1. Accédez à l'outil Facturation du projet. 
  2. Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
  3. Localisez la facture de sous-traitant à mettre à jour dans le tableau. Cliquez ensuite sur le lien No de la facture pour l'ouvrir.
    La facture s'ouvre dans l'outil Engagements du projet.
    Remarques
    • Lorsque vous accédez à une facture à partir de l'outil Facturation, votre compte utilisateur doit disposer des autorisations utilisateur requises détaillées ci-dessus pour afficher et accéder à la facture.
  4. Dans la facture, cliquez sur l'onglet Général . L'onglet Général est actif par défaut lorsque vous ouvrez une facture.  
  5. Faites défiler jusqu'à Ventilation des coûts . 

  6. Si vous souhaitez définir ou libérer la retenue de garantie sur les postes de la VDC, suivez ces étapes :

    1. Choisissez parmi ces options pour sélectionner les postes :
      • Pour sélectionner tous les postes de la ventilation des coûts, cochez la case dans l'en-tête « Numéro de poste » du tableau de données. 
        OU
      • Pour sélectionner des postes individuels, cochez la ou les cases dans la colonne « Numéro d'élément » pour le(s) poste(s) souhaité(s). 
    2. Dans la ventilation des coûts, cliquez sur le bouton Modifier . 
    3. Facultatif : si vous êtes un administrateur de factures et que vous souhaitez définir la retenue de garantie pour la facture, procédez comme suit : 
      • Cochez une ou plusieurs cases Numéro d'élément. Cliquez ensuite sur l'icône de crayon au-dessus du tableau de données dans la ventilation des coûts. 
        Ceci ouvre le volet Modifier sur le côté droit de la page. 
      • Saisissez les valeurs de retenue à la source à appliquer au(x) poste(s) sélectionné(s) :
        • Retenue des travaux cette période (%) . Saisissez un pourcentage pour indiquer le pourcentage de retenue de garantie sur les travaux à débloquer pour cette période de facturation. 
        • Retenue de garantie libérée . Saisissez un pourcentage pour indiquer le pourcentage de retenue de garantie libéré.
        • Rétention des matériaux (%) . Saisissez un pourcentage pour indiquer le pourcentage de retenue de garantie sur les travaux à débloquer pour cette période de facturation. 
      • Cliquez sur Appliquer.
    4. Choisissez parmi ces options pour saisir la retenue de garantie des travaux :
      • Retenue des travaux cette période ($) . Affiche le montant en devise de la retenue de garantie des travaux pour cette période. La valeur qui apparaît ici est basée sur votre entrée dans la colonne « Travaux terminés cette période ». Une entrée dans cette cellule permet à Procore de calculer automatiquement la valeur en pourcentage dans la colonne « Conservation des travaux cette période (%) ». 
        OU
      • Retenue des travaux cette période (%) . Saisissez un pourcentage pour la retenue de garantie sur les travaux dont vous demandez la libération pour cette période. Une entrée dans cette cellule permet à Procore de calculer automatiquement la valeur de la devise dans la colonne « Retenue de garantie des travaux cette période ($) ». 
    5. Dans la colonne Total de la retenue de garantie libérée, saisissez le montant total de la retenue de garantie sur les travaux demandé pour débloquer le poste. 
    6. Choisissez parmi ces options pour saisir la retenue de garantie des matériaux : 
      • Retenue des matériaux ($) . Saisissez un montant en devise pour la retenue de garantie sur les matériaux dont vous demandez la libération pour cette période. La valeur qui apparaît ici est basée sur vos entrées dans les colonnes Nouveaux matériaux stockés et Matériaux précédents stockés. Une entrée dans cette cellule permet à Procore de calculer automatiquement la valeur en pourcentage dans la colonne « Conservation des matériaux cette période (%) ». 
        OU
      • Rétention des matériaux (%) . Saisissez un pourcentage pour la retenue de garantie sur les matériaux dont vous demandez la libération pour cette période. La valeur qui apparaît ici est basée sur vos entrées dans les colonnes Nouveaux matériaux stockés et Matériaux précédents stockés. Une entrée dans cette cellule permet à Procore de calculer automatiquement la valeur en pourcentage dans la colonne « Conservation des matériaux cette période (%) ». 
    7. Dans la colonne Retenue de garantie totale , Procore calcule la somme du montant « Retenue de garantie des travaux cette période ($) » plus le montant « Retenue de garantie des matériaux ($) » pour représenter le montant total de la retenue de garantie sur la facture. 
  7. Facultatif : si l'entrepreneur crée un échéancier de paiement une fois la facture approuvée, saisissez les montants pour les travaux que vous réclamez pour cette période dans la colonne « Montant proposé ».
    Remarque : pour que la colonne « Montant proposé » apparaisse, la fonction d'échéancier de paiement doit être activée dans les paramètres de configuration de l'outil Facturation. Voir Configurer les paramètres : Facturation .
  8. Cliquez sur Enregistrer.
  9. Facultatif. Si l'administrateur des factures vous demande d'inclure une copie signée du PDF, procédez comme suit :
    1. Choisissez Exporter > PDF.
    2. Signez le PDF.
       Conseil

      Comment ajouter une signature à un PDF ? Plusieurs options sont disponibles. Évaluez-les pour déterminer la meilleure option pour vous, selon les besoins de votre entreprise :

      • Signature manuscrite. Vous pouvez imprimer le fichier PDF exporté et y ajouter une signature physique. Utilisez ensuite un numériseur ou un appareil photo pour capturer le document signé et ajoutez-le en pièce jointe à la facture. 
      • Signature électronique. Vous pouvez ajouter une signature numérique ou électronique à la facture. Divers fournisseurs de logiciels tiers, tels que DocuSign© et Adobe® Acrobat™, proposent des fonctionnalités de signature pour les fichiers PDF. Après avoir signé le document, ajoutez-le en pièce jointe à la facture. 
  10. Cliquez sur l'onglet Résumé.
  11. Cliquez sur Modifier.
  12. Dans la section Pièces jointes, chargez toute documentation de sauvegarde requise, telle que les renonciations de privilège et le PDF d'exportation signé.
  13. Choisissez parmi les options suivantes :
    • Si vous êtes prêt à envoyer la facture à l'entrepreneur, cliquez sur Soumettre pour révision. Le statut de la facture devient alors En révision. 
    • Si vous n'êtes PAS prêt à soumettre la facture, cliquez sur Enregistrer. Ceci définit le statut de la facture sur Ébauche.
      Remarque : une fois que vous soumettez la facture à l'entrepreneur, vous ne pouvez plus la modifier, sauf si l'entrepreneur définit le statut sur Réviser et renvoyer.