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Procore

Premiers pas avec Procore Conversations

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Table des matières

Configuration de l'outil Conversations

Configuration de l’outil Conversations

Remarque
L’outil Conversations ne peut être activé et configuré que par les utilisateurs disposant d’autorisations « Admin » dans l’outil Annuaire au niveau entreprise (également appelé Admins de l’entreprise).

Vidéo 

 

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Configurer l’accès et les paramètres

L’outil Conversations peut être activé et configuré dans l’outil Admin au niveau entreprise. Voir Configurer l’accès et les paramètres de l’outil Conversations.

Les administrateurs de l’entreprise peuvent :

  • Choisissez d’activer certaines fonctionnalités telles que les messages directs, les conversations sur les éléments et la possibilité de modifier ou de supprimer un message 5 minutes après l’envoi.
  • Sélectionnez les projets sur lesquels l’outil Conversations sera disponible.

 

Considérations relatives aux autorisations

L’accès à l’outil Conversations est configuré par un administrateur d’entreprise du compte Procore. Voir Configurer l’accès et les paramètres de l’outil Conversations. 

Les utilisateurs du projet peuvent avoir des conversations avec n’importe quel autre utilisateur dans l’annuaire du projet et sur les éléments auxquels ils ont accès. Voir Comment les autorisations fonctionnent-elles pour l’outil Conversations ?

Les considérations suivantes s’appliquent :

  • Messages privés:
    • Si les Messages Privés sontactivés pour n’importe quel utilisateur, une personne de l’annuaire du projet (et les administrateurs de l’entreprise) peuvent démarrer des conversations privées.
    • Si les Messages Privés sont activés uniquement pour les employés internes, seuls les utilisateurs marqués comme employés internes peuvent démarrer des conversations privées.
    • Les messages directs sont privés et ne peuvent être vus que par les personnes qu’ils contiennent. Les utilisateurs Admin ne peuvent pas afficher les messages privés dont ils ne font pas partie.
      Note: Si vous êtes un administrateur d’entreprise et que vous avez besoin d’une copie de toutes les données Conversations du compte, un fichier texte JSON peut être fourni. Veuillez contacter le support technique Procore et inclure les dates à partir desquelles vous souhaitez que les données soient exportées.
  • Conversations de groupe:
    • Par défaut, seuls les administrateurs peuvent créer et gérer des groupes. Toutefois, vous pouvez choisir d’accorder le privilège « Créer et gérer des groupes » aux employés internes ou à tous les utilisateurs. Voir Configurer l’accès et les paramètres de l’outil Conversations.
    • Toute personne figurant dans l’annuaire du projet (et les administrateurs de l’entreprise) peut recevoir un message ou être mentionnée dans un groupe.
    • Les messages d’une conversation de groupe ne peuvent être vus que par les membres de ce groupe. 
  • Conversations sur les éléments:
    • Les conversations portant sur des éléments spécifiques d’un projet ne peuvent être consultées et auxquelles participent que les utilisateurs ayant accès à l’élément dans Procore (autorisations « Lecture seule » ou supérieures pour l’outil de l’élément, et accès approprié si un élément est marqué comme privé).
  • Toutes les conversations:
    • Les utilisateurs ne peuvent envoyer ou mentionner que les utilisateurs qui existent dans l’annuaire du projet, ainsi que les administrateurs de l’entreprise.
    • Les utilisateurs peuvent uniquement modifier et supprimer leurs propres messages (dans les cinq (5) minutes suivant l’envoi, et si la fonctionnalité est activée).
    • Les utilisateurs peuvent uniquement masquer une conversation de leur propre vue.

 

Conversations sur l'application Web de Procore

Vidéo

 

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Vue d'ensemble

Lorsque vous cliquez sur l’icône Conversations icon-conversations.png dans l’en-tête Procore, vous verrez votre propre vue de l’outil Conversations, où vous pouvez afficher et répondre aux messages directs, aux messages de groupe et aux conversations d’éléments pour tous vos projets au sein d’un compte Procore. Si vous appartenez à des projets pour différentes entreprises dans Procore, vous ne verrez que les conversations de projet pour l’entreprise pour laquelle vous êtes actuellement connecté à Procore.

conversations-view.png

Remarque :

  • Si aucune conversation n’existe encore pour un projet, vous ne verrez pas le nom du projet dans l’outil Conversations. (Dans l’image ci-dessus, « Conversation Building » est le seul projet pour lequel l’utilisateur participe aux conversations).
  • De même, vous ne verrez que les éléments pour lesquels des conversations ont été lancées dans la section Éléments et les groupes auxquels vous avez été ajouté dans la section Groupes.

Lors de l’affichage d’un élément dans un outil pris en charge, vous pouvez cliquer sur l’icône Conversations icon-conversations.png sur le côté droit de la page pour démarrer ou afficher une conversation (l’image ci-dessous montre les conversations dans l’outil DDR). Pour savoir avec quels outils vous pouvez actuellement utiliser Conversations, consultez Quels outils de projet prennent en charge Conversations ?

conversations-icon-sidebar-rfis.png

Créer et gérer des groupes

Les utilisateurs disposant du privilège « Créer et gérer un groupe » (voir Configurer l’accès et les paramètres de l’outil Conversations) peuvent créer des groupes pour envoyer des messages à des personnes spécifiques dans l’outil Conversations. Voir Créer un groupe dans l’outil Conversations et Gérer un groupe dans l’outil Conversations.

Envoyer des messages

Toutes les personnes d’un projet Procore peuvent envoyer des messages à partir de l’outil Conversations, et vous pouvez également envoyer des messages à partir d’outils prenant en charge les conversations. Voir Quels outils et éléments prennent en charge les conversations ?

Il existe trois (3) types de conversations différents : les messages directs, les conversations de groupe et les conversations d’objets.

Consultez les tutoriels suivants pour plus d’informations :

Afficher les messages

Vous pouvez afficher tous vos messages à partir de l’outil Conversations de Procore sur le Web ou sur mobile. Les messages non lus sont affichés en gras et disposent de badges de icon-notification-badge-cnvs.png notification pour vous assurer de ne jamais manquer les communications importantes.

Note: Si vous utilisez Procore avec différents comptes d’entreprise, vous ne verrez que les conversations de projet de l’entreprise à laquelle vous êtes actuellement connecté.

Consultez les tutoriels suivants pour plus d’informations :

Gérer les conversations

Vous ne pouvez effectuer ces actions que pour vos propres messages, et non pour le compte de quelqu’un d’autre.

Conversations sur les applications mobiles de Procore

Vidéo

 

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Vue d'ensemble

Remarque :

  • Au lieu d’un outil au niveau entreprise affichant les conversations pour tous vos projets, l’outil Conversations s’affichera comme un outil au sein de chaque projet.
  • Tant que les notifications push sont activées pour l’outil Conversations sur votre appareil mobile, vous recevrez des notifications push pour tous les nouveaux messages que vous recevez, que l’application Procore soit ouverte ou non.

Voir Conversations (iOS) et Conversations (Android) pour plus d’informations sur les actions disponibles. 

Meilleures pratiques pour les conversations Procore

Configuration de l’outil

Définissez vos préférences: personnalisez les conversations en fonction des besoins de votre entreprise. Les administrateurs peuvent configurer Conversations pour personnaliser des fonctionnalités telles que les fonctionnalités de création et de modification de groupe. N’importe quel membre du projet peut-il créer un groupe ? Ou est-il judicieux de limiter cette fonctionnalité ? Voulez-vous que les utilisateurs aient la possibilité de modifier leurs messages ? Ou est-il judicieux de limiter les capacités d’édition ? Étant donné que l’objectif est de favoriser l’adoption au sein de votre organisation, une bonne règle de base consiste à limiter le nombre de restrictions. Découvrez comment configurer Conversations.

Testez-le: au lieu d’opter pour Conversations pour tous les projets, activez-le sur un projet pour commencer. Cela permet de comprendre comment une équipe de projet de votre entreprise va s’adapter à ce nouvel outil. Identifiez les groupes, les paramètres et les flux de travail qui conviennent le mieux aux équipes de projet de votre entreprise. Tirez parti de ces résultats pour éclairer la stratégie de déploiement. 

Standardiser la configuration des conversations: pour créer une cohérence au sein de votre entreprise, envisagez de créer les mêmes groupes pour chaque projet. En créant une expérience uniforme sur tous les projets, les utilisateurs s’habitueront à communiquer de la même manière, augmentant ainsi l’adoption de cet outil. 

Application 

Envoyer une annonce de l’entreprise: alertez les parties prenantes internes de ce nouvel outil en envoyant une communication à l’échelle de l’entreprise. Assurez-vous de mentionner où les utilisateurs peuvent le trouver et une brève description de ce que c’est. 

Définissez les attentes : indiquez clairement comment les conversations doivent être utilisées dans chaque projet et quels types de communication, sinon tous, doivent être déplacés vers cet outil. 

Organisez un dîner-causerie: Nous avons créé une vidéo utile conçue spécialement pour les équipes internes qui souhaitent organiser un dîner-conférence. Utilisez ce contenu utile pour éduquer vos équipes.

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