Modifier des bons de commande
Objectif
Modifier un bon de commande à l'aide de l'outil Engagements du projet.
Contexte
Après avoir créé un bon de commande, vous pouvez le modifier à tout moment.
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
OU - Autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » sur l'outil Engagements du projet avec les autorisations granulaires « Mettre à jour le bon de commande de contrat » activées sur votre modèle d'autorisation.
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
- Pour les entreprises utilisant
l'outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer
- Si vous modifiez un contrat de sous-traitance qui n'a PAS encore été synchronisé avec le système ERP intégré de votre entreprise, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous. Pour déterminer si un contrat de sous-traitance a été synchronisé avec un système ERP, voir Que signifient les icônes ERP?
- Si vous modifiez un contrat de sous-traitance qui a déjà été synchronisé avec le système d’ERP intégré de votre entreprise, voir Modifier un engagement synchronisé avec ERP.
Conditions préalables
Procédure
- Accédez à l'outil Engagements du projet.
- Dans l'onglet Contrats, recherchez le contrat à modifier et cliquez sur son lien Numéro.
- Continuez avec les étapes suivantes :
Ajouter les informations de base
Mettez à jour les informations de base comme suit :
Remarques
- Il n'y a pas de champs obligatoires lors de l'ajout des informations de base.
- Si vous cliquez sur le bouton Créer sans avoir terminé la saisie des données, Procore enregistre le contrat, vous inscrit comme créateur et passe automatiquement son statut sur Ébauche.
- Numéro de contrat
Pour numéroter vos contrats, choisissez parmi ces options :- Si vous numérotez vos contrats en utilisant un système de numérotation séquentielle, vous pouvez saisir n'importe quelle combinaison de caractères alphanumériques dans cette case. Pour les contrats suivants, Procore applique automatiquement une numérotation consécutive par ordre croissant.
Exemple
Les exemples ci-dessous vous montrent comment fonctionne la numérotation consécutive par ordre croissant de Procore :
- Si le contrat précédent était 1, les contrats suivants seront 2, 3, et ainsi de suite.
- Si le contrat précédent était PC-0001, les contrats suivants seront PC-0002, PC-0003, et ainsi de suite.
- Si le contrat précédent était DCA00010-12-G-0001, les contrats suivants seront DCA00010-12-G-0002, DCA00010-12-G-0003, et ainsi de suite.
- Si vous ne numérotez PAS vos contrats en utilisant la numérotation séquentielle, vous pouvez saisir manuellement un numéro unique pour chaque contrat principal. Pour ce faire, écrasez l'entrée existante dans la case Numéroter. Les numéros de contrat dupliqués ne sont PAS autorisés.
- Si vous numérotez vos contrats en utilisant un système de numérotation séquentielle, vous pouvez saisir n'importe quelle combinaison de caractères alphanumériques dans cette case. Pour les contrats suivants, Procore applique automatiquement une numérotation consécutive par ordre croissant.
- Entreprise sous-traitante
Sélectionnez le nom de l'entreprise du maître d'ouvrage du projet ou de son client dans la liste déroulante. Il s'agit de l'entreprise à laquelle appartient le projet de construction ou du client qui a engagé votre entreprise pour superviser les travaux du projet. Pour que l'option apparaisse dans la liste, voir « Ajouter une entreprise à l'annuaire du projet ». - Titre
Saisissez un nom descriptif pour le contrat. - Facultatif : Signer avec DocuSign®
Déplacez ce curseur vers la droite pour collecter les signatures avec l'intégration Procore + DocuSign®. Pour savoir comment activer l'intégration dans Procore, voir Activer ou désactiver l'intégration DocuSign® sur un projet Procore.
Mettre à jour les informations générales
Mettez à jour le contrat avec des informations plus générales :
- Statut
Procore attribue automatiquement aux contrats le statut « Par défaut ». Pour sélectionner un autre statut, choisissez l'une des étiquettes de statut dans la liste déroulante. Les options comprennent :Remarque
Pour créer des ordres de changement et des factures, le statut de votre contrat doit être défini sur Approuvé ou Terminé. - Exécuté
Cochez cette case si le contrat a été entièrement exécuté. Un contrat entièrement exécuté est un accord juridiquement valable qui a été signé par les représentants autorisés de chaque partie. - Retenue de garantie par défaut
Saisissez un nombre qui représentera le pourcentage servant de retenue de garantie sur les postes de la ventilation des coûts du contrat. Par exemple, si vous prévoyez de retenir dix (10) pour cent de la valeur de l'article, saisissez 10 %. - Description
Saisissez une description plus détaillée de l'engagement. Vous pouvez appliquer les options de formatage dans la barre d'outils prévue à cet effet.
Mettre à jour la confidentialité du contrat
Par défaut, les contrats ne sont visibles que pour les utilisateurs qui ont reçu des autorisations de niveau « Lecture seule » ou plus dans l'outil Engagements du projet. Pour modifier les autorisations d'accès au contrat, procédez comme suit :
- Facultatif : Dans la section Confidentialité du contrat, le bon de commande peut être rendu privé en cochant la case à côté du mot « Privé ».
- Sous Accès pour les utilisateurs non-Admin, sélectionnez les personnes que vous souhaitez autoriser à accéder au contrat.
- Sélectionnez un ou plusieurs employés de l'entreprise sous-traitante dans la liste déroulante Contact de facturation.
Mettre à jour les dates du contrat
Pour mettre à jour le contrat avec les dates importantes, procédez comme suit :
Remarque
L'administrateur Procore de votre entreprise gère les dates qui apparaissent dans la section Dates du contrat à l'aide de la fonctionnalité des ensembles de champs configurables. Pour plus de détails, voir « Quels champs de l'outil Engagements peuvent être configurés comme obligatoires, optionnels ou masqués ? »- Date de début
Sélectionnez la date officielle de début du projet de construction. - Date d'achèvement approximative
Sélectionnez la date d'achèvement approximative du projet de construction dans le contrôle du calendrier. - Date d'achèvement réelle
Sélectionnez la date d'achèvement réelle du projet de construction. - Date de réception du contrat signé
Sélectionnez la date dans les paramètres du calendrier. La date de réception du contrat signé représente la date à laquelle le contrat exécuté a été reçu.
Définir la méthode comptable
Mettre à jour la ventilation des coûts
Il existe deux (2) méthodes pour mettre à jour la ventilation des coûts du contrat de sous-traitance :
- Ajouter des postes à la ventilation des coûts
- Importer des postes dans la ventilation des coûts à partir d'un fichier CSV
Ajouter des postes à la ventilation des coûts
Par défaut, vous pouvez saisir des postes dans la ventilation des coûts du contrat de sous-traitance à tout moment, tant qu'il n'a PAS le statut « Approuvé ».
Remarque
Si votre équipe de projet a activé le paramètre de configuration « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » dans cet outil, les utilisateurs disposant de l'autorisation utilisateur requise pour Modifier les contrats de sous-traitance peuvent ajouter des postes à la ventilation des coûts lorsqu'un contrat a un statut quelconque. Pour en savoir plus sur ce paramètre, voir Qu'est-ce que le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » ?Pour ajouter manuellement des postes individuels à la ventilation des coûts :
- Choisissez parmi ces options :
- Si la VDC est vide, cliquez sur Ajouter une ligne sous « Vous n'avez pas encore de postes ».
OU - Si vous avez des postes existants, cliquez sur Ajouter une ligne.
Procore crée de nouveaux postes en commençant par le numéro 1. Les lignes suivantes sont créées dans l'ordre numérique.
- Si la VDC est vide, cliquez sur Ajouter une ligne sous « Vous n'avez pas encore de postes ».
- Attribuez un code budgétaire pour le nouveau poste. Ces options s'offrent à vous :
- Pour attribuer au poste un code budgétaire existant, commencez à taper un code dans la case Rechercher et sélectionnez le code correspondant dans la liste.
OU - Pour créer un nouveau code budgétaire pour le poste, cliquez sur le bouton Créer un code budgétaire. Ensuite, sélectionnez les éléments de segment pertinents dans la ou les listes déroulantes de sorte à ce qu'ils correspondent aux exigences du schéma de code budgétaire de votre projet. Enfin, cliquez sur Créer.
- Pour attribuer au poste un code budgétaire existant, commencez à taper un code dans la case Rechercher et sélectionnez le code correspondant dans la liste.
- Selon la méthode comptable utilisée, suivez les étapes adaptées pour ajouter un poste :
- Pour un contrat basé sur le montant :
Une VDC basée sur le montant requiert la saisie de ces données :- Code budgétaire
Sélectionnez un code budgétaire ou cliquez sur Créer un code budgétaire. Voir « Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SDP de Procore ? » - Description
Saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels - Montant
Saisissez le montant total du poste. - Facturé à ce jour
À l'avenir, lorsque vous créerez des factures, cette colonne indiquera automatiquement le montant déjà facturé à ce jour. - Montant restant
À l'avenir, lorsque vous créerez des factures, cette colonne indiquera automatiquement le montant qui n'a PAS encore été facturé à ce jour.
- Code budgétaire
- Pour un contrat basé sur les unités/quantités :
Une VDC basée sur le montant requiert la saisie de ces données :- Code budgétaire
Sélectionnez un code budgétaire ou cliquez sur Créer un code budgétaire. Voir « Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SDP de Procore ? » - Description
Saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels - Qté
Saisissez le nombre d'unités. - UdM
Sélectionnez l'unité de mesure (UdM) dans la liste. Voir « Quelles unités de mesure figurent sur la liste principale de Procore ? » et « Ajouter une unité de mesure à la liste principale des unités de mesure ». - Coût unitaire
Entrez le coût unitaire dans cette case. Vous remarquerez que la valeur de cette colonne contient quatre (4) points décimaux (par exemple, 0,0000 $) pour vous permettre de saisir la valeur spécifique requise pour calculer une tarification précise.Exemple
Si vous achetez 50 000 unités pour 1 006 625,00 $, vous devez saisir un prix unitaire de 20,1325 $. - Montant
Le système calcule automatiquement le sous-total, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire. - Facturé à ce jour
À l'avenir, lorsque vous créerez des factures, cette colonne indiquera automatiquement le montant déjà facturé à ce jour. - Montant restant
À l'avenir, lorsque vous créerez des factures, cette colonne indiquera automatiquement le montant qui n'a PAS encore été facturé à ce jour.
- Code budgétaire
- Pour un contrat basé sur le montant :
- Facultatif : Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter autant de postes que nécessaire.
- Cliquez sur Enregistrer.
Procore enregistre les postes sur la VDC du contrat.
Importer des postes dans la ventilation des coûts à partir d'un fichier CSV
- Dans la carte Ventilation des coûts, cliquez sur le bouton Importer une VDC depuis un CSV.
- Cliquez sur le bouton Télécharger le modèle CSV et choisissez l'une de ces options :
- Modèle vierge. Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle vierge.
OU - Modèle avec des postes existants. Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle qui inclut toutes les données des postes existants du budget de votre projet.
Remarque
- Procore télécharge un fichier modèle au format CSV à l'emplacement de téléchargement de fichiers de votre navigateur Web.
- Le nom du fichier est : TBD
- Modèle vierge. Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle vierge.
- Ouvrez le modèle que vous avez téléchargé sur votre ordinateur.
- Saisissez les données que vous souhaitez charger directement dans le modèle.
Important
Ne modifiez ou ne réorganisez PAS les titres des colonnes dans le fichier modèle. - Après avoir saisi les données relatives aux postes, veillez à enregistrer les mises à jour de votre fichier au format « Comma Separated Values » (Valeurs séparées par des virgules).
- Rendez-vous à nouveau sur Procore. Dans la section Fichier CSV, choisissez l'une de ces options :
- Cliquez sur Charger un fichier.
OU - Effectuez un glissé-déposé pour déplacer le modèle que vous venez de mettre à jour dans la section Fichier CSV.
- Cliquez sur Charger un fichier.
- Choisissez l'une de ces options :
- Ajouter des postes supplémentaires. Choisissez cette option si vous souhaitez créer de nouveaux postes en utilisant les données de votre modèle.
OU - Remplacer les postes existants . Choisissez cette option si vous souhaitez effacer tous les postes existants du contrat de sous-traitance et les remplacer par les données de votre modèle.
Remarque
Si le paramètre de configuration « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » est activé dans l'outil Engagements du projet, l'option « Remplacer les postes existants » est grisée et indisponible une fois qu'une facture est créée et que les postes sont facturés. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce que le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » ?
- Ajouter des postes supplémentaires. Choisissez cette option si vous souhaitez créer de nouveaux postes en utilisant les données de votre modèle.
- Cliquez sur Importer.
Joindre des fichiers
Pour ajouter des pièces jointes au contrat :
- Sur la carte Pièces jointes, cliquez sur Modifier.
- Cliquez sur Joindre des fichiers.
- Dans la boîte de dialogue Joindre des fichiers, mettez en surbrillance l'emplacement où sont stockés les fichiers à charger. Les options suivantes s'offrent à vous :
- Mon ordinateur. Cliquez sur Charger des fichiers pour ouvrir l'explorateur de votre ordinateur. Sélectionnez les fichiers à charger et cliquez sur Ouvrir.
- Photos. Si l'outil Photos est actif sur le projet, choisissez l'emplacement dans la liste Sélectionner un album, puis recherchez le ou les fichiers à charger.
- Plans. Si l'outil Plans est actif sur le projet, choisissez le secteur dans la liste Sélectionner le secteur, puis recherchez le ou les fichiers à charger.
- Formulaires. Si l'outil Formulaires est actif sur le projet, choisissez le modèle dans la liste Sélectionner le modèle, puis recherchez le ou les fichiers à charger.
- Documents. Si l'outil Documents est actif sur le projet, rendez-vous sur le dossier où le ou les fichiers à charger sont stockés, puis mettez-les en surbrillance.
- Cliquez sur Joindre.
Un indicateur de progression vous indique le statut d'avancement du chargement. - Cliquez sur l'icône (X) Fermer de la boîte de dialogue Joindre des fichiers.