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Procore

Créer des contrats de sous-traitance

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Objectif

Créer un contrat de sous-traitance dans Procore à l'aide de l'outil Engagements du projet. 

Contexte

Les contrats de sous-traitance peuvent être attribués pendant les phases de pré-construction et de construction d'un projet et sont généralement créés et suivis dans Procore par la gestion de projet. Après l'attribution d'un contrat principal, le chef de projet crée des bons de commande et des contrats de sous-traitance pour des métiers spécifiques afin de sécuriser les matériaux et les services de sous-traitance pour un projet.

Éléments à prendre en compte

Conditions préalables

Procédure

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Dans l'onglet Contrats, cliquez sur le bouton Créer et choisissez Contrat de sous-traitance dans la liste déroulante.

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  3. Continuez avec les étapes suivantes :

Ajouter les informations de base

Mettez à jour les informations de base comme suit :

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Remarques
  • Il n'y a pas de champs obligatoires lors de l'ajout des informations de base.
  • Si vous cliquez sur le bouton Créer sans avoir terminé la saisie des données, Procore enregistre le contrat, vous inscrit comme créateur et passe automatiquement son statut sur Ébauche.
  • Numéro de contrat
    Pour numéroter vos contrats, choisissez parmi ces options :
    • Si vous numérotez vos contrats en utilisant un système de numérotation séquentielle, vous pouvez saisir n'importe quelle combinaison de caractères alphanumériques dans cette case. Pour les contrats suivants, Procore applique automatiquement une numérotation consécutive par ordre croissant.
      Exemple

      Les exemples ci-dessous vous montrent comment fonctionne la numérotation consécutive par ordre croissant de Procore :

      • Si le contrat précédent était 1, les contrats suivants seront 2, 3, et ainsi de suite.
      • Si le contrat précédent était PC-0001, les contrats suivants seront PC-0002, PC-0003, et ainsi de suite.
      • Si le contrat précédent était DCA00010-12-G-0001, les contrats suivants seront DCA00010-12-G-0002, DCA00010-12-G-0003, et ainsi de suite.
    • Si vous ne numérotez PAS vos contrats en utilisant la numérotation séquentielle, vous pouvez saisir manuellement un numéro unique pour chaque contrat principal. Pour ce faire, écrasez l'entrée existante dans la case Numéroter. Les numéros de contrat dupliqués ne sont PAS autorisés.
  • Entreprise sous-traitante
    Sélectionnez le nom de l'entreprise du maître d'ouvrage du projet ou de son client dans la liste déroulante. Il s'agit de l'entreprise à laquelle appartient le projet de construction ou du client qui a engagé votre entreprise pour superviser les travaux du projet. Pour que l'option apparaisse dans la liste, voir « Ajouter une entreprise à l'annuaire du projet ».
  • Titre
    Saisissez un nom descriptif pour le contrat.
  • Facultatif : Signer avec DocuSign®
    Déplacez ce curseur vers la droite pour collecter les signatures avec l'intégration Procore + DocuSign®. Pour savoir comment activer l'intégration dans Procore, voir Activer ou désactiver l'intégration DocuSign® sur un projet Procore.

Mettre à jour les informations générales

Mettez à jour le contrat avec des informations plus générales :

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  • Statut
    Procore attribue automatiquement aux contrats le statut « Par défaut ». Pour sélectionner un autre statut, choisissez l'une des étiquettes de statut dans la liste déroulante. Les options comprennent :
    Remarque
    Pour créer des ordres de changement et des factures, le statut de votre contrat doit être défini sur Approuvé ou Terminé.
  • Exécuté
    Cochez cette case si le contrat a été entièrement exécuté. Un contrat entièrement exécuté est un accord juridiquement valable qui a été signé par les représentants autorisés de chaque partie.
  • Retenue de garantie par défaut
    Saisissez un nombre qui représentera le pourcentage servant de retenue de garantie sur les postes de la ventilation des coûts du contrat. Par exemple, si vous prévoyez de retenir dix (10) pour cent de la valeur de l'article, saisissez 10 %.
  • Description
    Entrez une description plus détaillée du contrat principal. Vous pouvez appliquer les options de la barre d'outils de formatage à votre texte.

Mettre à jour l'accès au contrat

L'utilisation du paramètre de confidentialité n'autorise que les administrateurs du projet et les utilisateurs non-administrateurs sélectionnés. Pour modifier les autorisations d'accès du contrat, procédez comme suit :

  1. Cochez ou décochez la case « Privé ». Procore active ce paramètre par défaut. 
  2. Sélectionnez un employé de « l'entreprise sous-traitante » dans la liste déroulante Contact de facturation . 

Mettre à jour les dates du contrat

Pour mettre à jour le contrat avec les dates importantes, procédez comme suit :

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Remarque
L'administrateur Procore de votre entreprise gère les dates qui apparaissent dans la section Dates du contrat à l'aide de la fonctionnalité des ensembles de champs configurables. Pour plus de détails, voir « Quels champs de l'outil Engagements peuvent être configurés comme obligatoires, optionnels ou masqués ? »
  • Date de début
    Sélectionnez la date officielle de début du projet de construction.
  • Date d'achèvement approximative
    Sélectionnez la date d'achèvement approximative du projet de construction dans le contrôle du calendrier.
     En version bêta
    Note aux utilisateurs participant au programme bêta limité des ordres de changement initiés sur le chantier. Les informations ci-dessous détaillent une configuration disponible pour les utilisateurs Procore participant au programme de participation bêta pour les ordres de changement initiés sur le chantier. Pour plus d'informations sur cette version, voir Engagements : Autoriser les collaborateurs à soumettre des ordres de changement initiés sur le chantier. 
  • Date d'achèvement réelle
    Sélectionnez la date d'achèvement réelle du projet de construction.
  • Date de réception du contrat signé
    Sélectionnez la date dans les paramètres du calendrier. La date de réception du contrat signé représente la date à laquelle le contrat exécuté a été reçu.

Ajouter la portée des travaux

Les inclusions et exclusions du contrat varient d'un projet à l'autre. Toutefois, il est question de définir exactement ce qui est inclus et NON inclus dans le prix et la portée des travaux du contrat. Pour mettre à jour la carte Inclusions et exclusions du contrat, suivez ces étapes :

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  • Inclusions
    Ajoutez les inclusions du contrat dans cette case. Vous pouvez appliquer des options de formatage à votre texte dans la barre d'outils prévue à cet effet.
  • Exclusions
    Ajoutez les exclusions du contrat dans cette case. Vous pouvez appliquer des options de formatage à votre texte dans la barre d'outils prévue à cet effet.

Définir la méthode comptable

La première étape de la mise à jour d'une ventilation des coûts consiste à définir la méthode comptable pour le contrat. La méthode que vous choisissez s'applique également à tous les ordres de changement ou factures pour ce contrat. La méthode comptable ne peut être modifiée qu'AVANT d'ajouter des postes à une VDC. Procore ne permet PAS de modifier la méthode comptable d'un contrat après l'ajout de postes.

 Conseil
Quelle est la différence entre le contrat basé sur le montant et le contrat basé sur les unités/quantités ? Pour plus de détails, voir « Comment puis-je définir la méthode comptable pour un contrat ou un financement ? »
  • Pour modifier la méthode comptable en Unités/quantités, cliquez sur le bouton Changer pour Unités/quantités.
  • Pour revenir à la méthode comptable basée sur les montants, cliquez sur le bouton Changer pour une base sur les montants.

Mettre à jour la ventilation des coûts

Il existe deux (2) méthodes pour mettre à jour la ventilation des coûts du contrat de sous-traitance :

Ajouter des postes à la ventilation des coûts

Par défaut, vous pouvez saisir des postes dans la ventilation des coûts du contrat de sous-traitance à tout moment, tant qu'il n'a PAS le statut « Approuvé ».

Remarque
Si votre équipe de projet a activé le paramètre de configuration « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » dans cet outil, les utilisateurs disposant de l'autorisation utilisateur requise pour Modifier les contrats de sous-traitance peuvent ajouter des postes à la ventilation des coûts lorsqu'un contrat a un statut quelconque. Pour en savoir plus sur ce paramètre, voir Qu'est-ce que le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » ?

Pour ajouter manuellement des postes individuels à la ventilation des coûts :

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  1. Choisissez parmi ces options :
    • Si la VDC est vide, cliquez sur Ajouter une ligne sous « Vous n'avez pas encore de postes ».
      OU
    • Si vous avez des postes existants, cliquez sur Ajouter une ligne.
      Procore crée de nouveaux postes en commençant par le numéro 1. Les lignes suivantes sont créées dans l'ordre numérique.
  2. Attribuez un code budgétaire pour le nouveau poste. Ces options s'offrent à vous :
    • Pour attribuer au poste un code budgétaire existant, commencez à taper un code dans la case Rechercher et sélectionnez le code correspondant dans la liste.
      OU
    • Pour créer un nouveau code budgétaire pour le poste, cliquez sur le bouton Créer un code budgétaire. Ensuite, sélectionnez les éléments de segment pertinents dans la ou les listes déroulantes de sorte à ce qu'ils correspondent aux exigences du schéma de code budgétaire de votre projet. Enfin, cliquez sur Créer.
  3. Selon la méthode comptable utilisée, suivez les étapes adaptées pour ajouter un poste :
    • Pour un contrat basé sur le montant :
      Une VDC basée sur le montant requiert la saisie de ces données :
      • Code budgétaire
        Sélectionnez un code budgétaire ou cliquez sur Créer un code budgétaire. Voir « Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SDP de Procore ? »
      • Description
        Saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels
      • Montant
        Saisissez le montant total du poste.
      • Facturé à ce jour
        À l'avenir, lorsque vous créerez des factures, cette colonne indiquera automatiquement le montant déjà facturé à ce jour.
      • Montant restant
        À l'avenir, lorsque vous créerez des factures, cette colonne indiquera automatiquement le montant qui n'a PAS encore été facturé à ce jour.
    • Pour un contrat basé sur les unités/quantités :
      Une VDC basée sur le montant requiert la saisie de ces données :
      • Code budgétaire
        Sélectionnez un code budgétaire ou cliquez sur Créer un code budgétaire. Voir « Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SDP de Procore ? »
      • Description
        Saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels
      • Qté
        Saisissez le nombre d'unités.
      • UdM
        Sélectionnez l'unité de mesure (UdM) dans la liste. Voir « Quelles unités de mesure figurent sur la liste principale de Procore ? » et « Ajouter une unité de mesure à la liste principale des unités de mesure ».
      • Coût unitaire
        Entrez le coût unitaire dans cette case. Vous remarquerez que la valeur de cette colonne contient quatre (4) points décimaux (par exemple, 0,0000 $) pour vous permettre de saisir la valeur spécifique requise pour calculer une tarification précise.
        Exemple
        Si vous achetez 50 000 unités pour 1 006 625,00 $, vous devez saisir un prix unitaire de 20,1325 $.
      • Montant
        Le système calcule automatiquement le sous-total, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire.
      • Facturé à ce jour
        À l'avenir, lorsque vous créerez des factures, cette colonne indiquera automatiquement le montant déjà facturé à ce jour.
      • Montant restant
        À l'avenir, lorsque vous créerez des factures, cette colonne indiquera automatiquement le montant qui n'a PAS encore été facturé à ce jour.
  4. Facultatif : Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter autant de postes que nécessaire.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
    Procore enregistre les postes sur la VDC du contrat.
Importer des postes dans la ventilation des coûts à partir d'un fichier CSV
  1. Dans la carte Ventilation des coûts, cliquez sur le bouton Importer une VDC depuis un CSV.

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  2. Cliquez sur le bouton Télécharger le modèle CSV et choisissez l'une de ces options :
    • Modèle vierge. Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle vierge. 
      OU
    • Modèle avec des postes existants. Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle qui inclut toutes les données des postes existants du budget de votre projet.
      Remarque
      • Procore télécharge un fichier modèle au format CSV à l'emplacement de téléchargement de fichiers de votre navigateur Web.
      • Le nom du fichier est : TBD
  3. Ouvrez le modèle que vous avez téléchargé sur votre ordinateur.
  4. Saisissez les données que vous souhaitez charger directement dans le modèle.
     Important
    Ne modifiez ou ne réorganisez PAS les titres des colonnes dans le fichier modèle.
  5. Après avoir saisi les données relatives aux postes, veillez à enregistrer les mises à jour de votre fichier au format « Comma Separated Values » (Valeurs séparées par des virgules).
  6. Rendez-vous à nouveau sur Procore. Dans la section Fichier CSV, choisissez l'une de ces options :
    • Cliquez sur Charger un fichier. 
      OU
    • Effectuez un glissé-déposé pour déplacer le modèle que vous venez de mettre à jour dans la section Fichier CSV.
  7. Choisissez l'une de ces options :
    • Ajouter des postes supplémentaires. Choisissez cette option si vous souhaitez créer de nouveaux postes en utilisant les données de votre modèle.
      OU
    • Remplacer les postes existants . Choisissez cette option si vous souhaitez effacer tous les postes existants du contrat de sous-traitance et les remplacer par les données de votre modèle. 
      Remarque

      Si le paramètre de configuration « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » est activé dans l'outil Engagements du projet, l'option « Remplacer les postes existants » est grisée et indisponible une fois qu'une facture est créée et que les postes sont facturés. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce que le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » ?

  8. Cliquez sur Importer.

Joindre des fichiers

Pour ajouter des pièces jointes au contrat :

  1. Sur la carte Pièces jointes, cliquez sur Modifier.
  2. Cliquez sur Joindre des fichiers.
  3. Dans la boîte de dialogue Joindre des fichiers, mettez en surbrillance l'emplacement où sont stockés les fichiers à charger. Les options suivantes s'offrent à vous :
    • Mon ordinateur. Cliquez sur Charger des fichiers pour ouvrir l'explorateur de votre ordinateur. Sélectionnez les fichiers à charger et cliquez sur Ouvrir.
    • Photos. Si l'outil Photos est actif sur le projet, choisissez l'emplacement dans la liste Sélectionner un album, puis recherchez le ou les fichiers à charger.
    • Plans. Si l'outil Plans est actif sur le projet, choisissez le secteur dans la liste Sélectionner le secteur, puis recherchez le ou les fichiers à charger.
    • Formulaires. Si l'outil Formulaires est actif sur le projet, choisissez le modèle dans la liste Sélectionner le modèle, puis recherchez le ou les fichiers à charger.
    • Documents. Si l'outil Documents est actif sur le projet, rendez-vous sur le dossier où le ou les fichiers à charger sont stockés, puis mettez-les en surbrillance.
  4. Cliquez sur Joindre.

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    Un indicateur de progression vous indique le statut d'avancement du chargement.
  5. Cliquez sur l'icône (X) Fermer de la boîte de dialogue Joindre des fichiers.  

Enregistrer le contrat

Remarque
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Si le numéro de contrat de l'engagement que vous créez a déjà été utilisé pour un projet au sein de votre entreprise, une fenêtre de confirmation apparaît pour vous demander comment vous souhaitez procéder. Si vous choisissez d'ignorer ce message, cliquez sur Enregistrer et le contrat sera créé. De plus, si vous ne souhaitez pas recevoir ce message lors de la création d'engagements futurs, vous pouvez cocher la case à côté du texte Ne pas être en tant que. 

Pour enregistrer le contrat, cliquez sur l'un (1) de ces boutons :

  • Créer. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer le nouveau contrat et revenir à l'onglet « Général » en mode visualisation. 
    OU
  • Compléter avec DocuSign®. Cliquez sur ce bouton pour lancer l'intégration Procore + DocuSign® et préparer l'enveloppe pour la signature. Pour en savoir plus, consultez DocuSign®.
    OU
  • Annuler.